- PL Polski
Machine translations can contain errors potentially reducing clarity and accuracy; the Ombudsman accepts no liability for any discrepancies. For the most reliable information and legal certainty, please refer to the source version in English linked above.
For more information please consult our language and translation policy.
Decyzja w sprawie odmowy przez Komisję Europejską publicznego dostępu do wiadomości tekstowych wymienianych między przewodniczącą Komisji a dyrektorem generalnym firmy farmaceutycznej w sprawie zakupu szczepionki przeciwko COVID-19 (sprawa 1316/2021/MIG)
Decision
Case 1316/2021/MIG - Opened on Thursday | 16 September 2021 - Recommendation on Wednesday | 26 January 2022 - Decision on Tuesday | 12 July 2022 - Institution concerned European Commission ( Maladministration found ) - Country Austria
Sprawa dotyczyła wniosku o publiczny dostęp do wiadomości tekstowych między przewodniczącą Komisji a dyrektorem generalnym firmy farmaceutycznej w sprawie zakupu szczepionek przeciwko COVID-19. Skarżący odniósł się do artykułu w New York Times, który odnosił się do takich wiadomości tekstowych. Komisja stwierdziła, że nie posiada wiadomości tekstowych.
Dochodzenie Rzecznika wykazało, że Komisja zwróciła się do gabinetu przewodniczącego (gabinetu) o wyszukiwanie wyłącznie dokumentów spełniających kryteria rejestracyjne Komisji. Ponieważ Komisja nie rejestruje wiadomości tekstowych, wyszukiwanie nie przyniosło żadnych wyników. W związku z tym Komisja nie próbowała zidentyfikować żadnych wiadomości tekstowych wykraczających poza to, co zostało zarejestrowane w jej systemie zarządzania zapisami, a zatem nie oceniła nawet, czy takie wiadomości tekstowe powinny zostać ujawnione.
Rzecznik uznał, że stanowi to niewłaściwe administrowanie. Zaleciła, aby Komisja zwróciła się do gabinetu przewodniczącego o ponowne wyszukiwanie wiadomości tekstowych, wyjaśniając, że wyszukiwanie nie powinno ograniczać się do dokumentów spełniających kryteria rejestracji. W przypadku zidentyfikowania jakichkolwiek wiadomości tekstowych Komisja powinna następnie ocenić, czy skarżącemu można udzielić publicznego dostępu do nich zgodnie z prawem UE.
W odpowiedzi Komisja nie poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, czy przeprowadziła to wyszukiwanie niezarejestrowanych wiadomości tekstowych. Komisja nie podała powodów, dla których nie przeprowadziła takiego przeszukania.
W tym kontekście Rzecznik Praw Obywatelskich potwierdził stwierdzenie niewłaściwego administrowania.
Kontekst
1. W kwietniu 2021 r. New York Times poinformował [1], że przewodniczący Komisji i dyrektor generalny (CEO) firmy farmaceutycznej wymienili wiadomości tekstowe i zaproszenia związane z zakupem szczepionek przeciwko COVID-19.
2. Zamówienia publiczne UE są ściśle uregulowanym obszarem działalności UE, często obejmującym duże kwoty środków publicznych [2]. Ogólnie rzecz biorąc, w tej dziedzinie istnieje wysoki poziom przejrzystości.
3. W maju 2021 r. skarżący, dziennikarz, zwrócił się do Komisji o publiczny dostęp [3] do wiadomości tekstowych i innych dokumentów związanych z wymianą informacji na temat zamówienia, o której mowa w tym artykule.
4. Komisja zidentyfikowała trzy dokumenty jako wchodzące w zakres wniosku skarżącego, do których udzieliła szerokiego dostępu. Komisja nie zidentyfikowała jednak żadnych wiadomości tekstowych.
5. Skarżący zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu swojej decyzji (poprzez złożenie „wniosku potwierdzającego”), kwestionując fakt, że nie zidentyfikowano żadnych wiadomości tekstowych.
6. W lipcu 2021 r. Komisja odpowiedziała skarżącemu, powtarzając, że nie posiada żadnych dodatkowych dokumentów.
7. Niezadowolony skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich, który wszczął dochodzenie w sprawie obawy skarżącego, że Komisja nie zidentyfikowała i nie ujawniła wiadomości tekstowych, do których ubiegał się o dostęp.
8. W trakcie dochodzenia zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z przedstawicielami Komisji w celu uzyskania dalszych informacji na temat sprawy. Sprawozdanie z tego spotkania [4] zostało przekazane skarżącemu, który następnie przedstawił swoje uwagi. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich dokonał również przeglądu dokumentów, w których szczegółowo opisano, w jaki sposób Komisja rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp.
9. Dochodzenie wykazało, że rozpatrując wniosek o publiczny dostęp, Komisja nie przeprowadziła pełnego wyszukiwania żądanych wiadomości tekstowych, ale ograniczyła swoje wyszukiwanie do zarejestrowanych wiadomości tekstowych. Dochodzenie wykazało również, że polityka Komisji polega de facto na nierejestrowaniu wiadomości tekstowych. W związku z tym sposób, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek, był wyraźnie niewystarczający. Komisja nie sprawdziła, czy rzeczywiście posiadała wiadomości tekstowe. Pomimo doniesień prasowych, że takie wiadomości istnieją, Komisja ograniczyła swoje wyszukiwanie do zarejestrowanych wiadomości, o których musiała wiedzieć, biorąc pod uwagę swoją politykę rejestracji, co skutkowałoby brakiem wiadomości tekstowych.
10. W tym kontekście Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że doszło do niewłaściwego administrowania w sposobie, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek, i zalecił Komisji naprawienie tego przypadku niewłaściwego administrowania [5].
Zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich
11. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji następujące zalecenie [6]:
Komisja powinna zwrócić się do gabinetu przewodniczącego o ponowne wyszukiwanie odpowiednich wiadomości tekstowych, wyjaśniając, że wyszukiwanie nie powinno ograniczać się do zarejestrowanych dokumentów lub dokumentów spełniających kryteria rejestracji.
Jeżeli zgłoszone wiadomości tekstowe istnieją i zostały zidentyfikowane, Komisja powinna ocenić, czy można udzielić publicznego dostępu do nich zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001.
12. W odpowiedzi Komisja nie poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, czy przeprowadziła zalecone przez niego przeszukanie. Komisja przyznała, że wiadomości tekstowe są dokumentami w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001. Komisja stwierdziła jednak, że rozpatrując wniosek, postępowała zgodnie ze swoją ustaloną praktyką, polegającą na wyszukiwaniu wyłącznie zarejestrowanych dokumentów (tj. dokumentów spełniających kryteria rejestracji).
13. W swoich uwagach do odpowiedzi Komisji skarżący wskazał, że nadal nie jest jasne, czy przedmiotowe wiadomości tekstowe (nadal) istniały.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich po wydaniu zalecenia
14. Komisja powinna rozpatrywać wnioski o publiczny dostęp do dokumentów zgodnie z prawem, tj. rozporządzeniem 1049/2001, oraz zasadami dobrej administracji. Komisja musi starać się reagować, być przystępna i przyjazna dla obywateli.
15. W tym przypadku nie chodzi o ogólną kwestię, czy wiadomości tekstowe powinny być rejestrowane, czy nie. Kwestia rejestracji wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych przez instytucje UE jest przedmiotem inicjatywy strategicznej Rzecznika Praw Obywatelskich, SI/4/2021 [7]. Rzecznika zachęca się, aby w odpowiedzi na to dochodzenie Komisja wyraziła zamiar wydania dalszych wytycznych dotyczących nowoczesnych narzędzi komunikacji, takich jak wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne. Rzecznik ufa, że Komisja będzie korzystać z wytycznych dotyczących dobrych praktyk wynikających z jej inicjatywy strategicznej.
16. Kwestią sporną w niniejszej sprawie jest sposób, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp do dokumentów.
17. Nie ulega wątpliwości, że wiadomości tekstowe (której treść odnosi się do polityk, działań i decyzji wchodzących w zakres odpowiedzialności instytucji) są uznawane za dokumenty UE na mocy rozporządzenia 1049/2001. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Komisja uznała to w swojej odpowiedzi na jej zalecenie [8].
18. Pomimo tego uznania Komisja wyłącza w praktyce wiadomości tekstowe z zakresu rozporządzenia 1049/2001.
19. Jak zauważyła Rzecznik w swoim zaleceniu, to, czy wiadomości tekstowe są rejestrowane w systemie zarządzania dokumentami danej instytucji, nie ma z prawnego punktu widzenia znaczenia dla definicji „dokumentu” zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001.
20. W tym przypadku z renomowanej gazety wynikało, że przewodnicząca Komisji wymieniła wiadomości tekstowe na temat zamówień szczepionek przeciwko COVID-19, „kwestii związanej z polityką, działaniami i decyzjami wchodzącymi w zakres odpowiedzialności instytucji”[9]. Te wiadomości tekstowe muszą być przechowywane przez Komisję od pewnego czasu [10].
21. Mimo to, rok po wydaniu zalecenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisja nadal nie przedstawiła żadnych powodów, które uniemożliwiałyby jej przeprowadzenie pełnego wyszukiwania wiadomości tekstowych.
22. W tym kontekście Rzecznik podtrzymuje swoje stwierdzenie niewłaściwego administrowania.
Wnioski
Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:
Komisja powinna była wyszukać żądane dokumenty, w tym dokumenty niezarejestrowane. Niedopełnienie tego obowiązku przez Komisję stanowi niewłaściwe administrowanie.
Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.
Emily O'Reilly
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
Strasburg, dnia 12 lipca 2022 r.
[1] Dostępne pod adresem: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html. Na przykład w artykule napisano:
„Przez miesiąc pani von der Leyen wymieniała wiadomości tekstowe i telefony z (...) dyrektorem generalnym (...). I kiedy to mówili, dwie rzeczy stały się jasne: „[przedsiębiorstwo]” może mieć więcej dawek, które może zaoferować blokowi – o wiele więcej. Unia Europejska byłaby zachwycona, gdyby je miała. Ta osobista dyplomacja odegrała dużą rolę w porozumieniu, które ma zostać sfinalizowane w tym tygodniu, w którym Unia Europejska zamknie 1,8 mld dawek (...)”.
[2] https://ted.europa.eu/TED/search/canReport.do
[3] Zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.
Wniosek o dostęp został złożony za pośrednictwem strony AskTheEU.org i jest dostępny pod adresem: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_between_president_von_d.
[4] Sprawozdanie z posiedzenia jest dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.
[5] Niniejsze dochodzenie nie dotyczyło polityki Komisji w zakresie tego, jakie dokumenty, w tym wiadomości tekstowe, powinny być rejestrowane, czy nie. Dochodzenie dotyczy sposobu, w jaki Komisja rozpatrywała wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów, który może łatwo zweryfikować, czy jest w posiadaniu, czy nie.
[6] Pełny tekst zalecenia jest dostępny pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678.
[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.
[8] Wcześniej Komisja stwierdziła inaczej w odpowiedzi na pytanie poselskie https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html.
[9] Zob. art. 3 lit. a) rozporządzenia 1049/2001.
[10] Zob. art. 2 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001.