Skarżący zwrócił się do Komisji Europejskiej o publiczny dostęp do wiadomości tekstowych i innych dokumentów dotyczących dyskusji między przewodniczącą Komisji a dyrektorem generalnym firmy farmaceutycznej na temat zakupu szczepionek przeciwko COVID-19. W odpowiedzi Komisja stwierdziła, że nie zidentyfikowała żadnych wiadomości tekstowych objętych wnioskiem.

W kontekście dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich okazało się, że Komisja nie uważa, aby wiadomości tekstowe zasadniczo podlegały jej wewnętrznym kryteriom wpisywania do rejestru dokumentów ze względu na „krótkotrwały” charakter ich treści. Rozpatrując wniosek, Komisja zwróciła się do osobistego biura przewodniczącego Komisji (gabinetu) o wskazanie wyłącznie dokumentów spełniających kryteria rejestracji. W związku z tym osobiste biuro przewodniczącego Komisji nie było zobowiązane do identyfikacji żadnych wiadomości tekstowych, w związku z czym Komisja nie oceniła, czy takie wiadomości powinny zostać ujawnione.

Rzecznik uznał, że stanowi to niewłaściwe administrowanie. Aby rozwiązać ten problem, zaleciła, aby Komisja zwróciła się do osobistego biura przewodniczącego Komisji o ponowne wyszukiwanie odpowiednich wiadomości tekstowych, wyjaśniając, że wyszukiwanie nie powinno ograniczać się do zarejestrowanych dokumentów lub dokumentów spełniających kryteria rejestracji. W przypadku późniejszej identyfikacji jakichkolwiek wiadomości tekstowych wezwała Komisję do oceny, czy można udzielić publicznego dostępu.

W odpowiedzi Komisja nie poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, czy ponownie szukała wiadomości tekstowych, które nie zostały zarejestrowane w jej rejestrze, i nie podała powodów, dla których nie szukała takich wiadomości. W tym kontekście Rzecznik Praw Obywatelskich potwierdził stwierdzenie niewłaściwego administrowania.