Tytuł sprawy: Odmowa przez Komisję Europejską publicznego dostępu do wiadomości tekstowych wymienianych między przewodniczącą Komisji a dyrektorem generalnym firmy farmaceutycznej w sprawie zakupu szczepionki przeciwko COVID-19

Data: Wtorek, 5 października 2021 r.

Posiedzenie zdalne (Webex)

Obecni

Komisja Europejska (Sekretariat Generalny)

Dyrektor (Transparency, Efficiency & Resources)

Zastępca kierownika działu (Przejrzystość, Zarządzanie Dokumentami i Dostęp do Dokumentów)

Zastępca kierownika działu (Zdrowie, Edukacja i Kultura)

Urzędnik ds. polityki – kierownik zespołu ds. zarządzania zapisami i archiwów

Urzędnik ds. prawnych i merytorycznych – dostęp do dokumentów

Starszy ekspert – koordynator ds. stosunków międzyinstytucjonalnych – stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich (Dyrekcja Dochodzeniowa)

HICKEY Rosita, dyrektor ds. dochodzeń

DYRBERG Peter, ekspert ds. zapytań i procesów

KING Jennifer, ekspertka prawna

GEHRING Michaela, urzędnik ds. dochodzeń

EHNERT Tanja, urzędnik ds. dochodzeń

Cel spotkania

Celem spotkania było uzyskanie przez zespół dochodzeniowy Rzecznika dalszych informacji na temat sprawy, w szczególności (i) na temat polityki Komisji w zakresie prowadzenia rejestrów wiadomości tekstowych (zwanych dalej również po prostu „tekstami”) oraz sposobu wdrażania tej polityki w praktyce, a także (ii) na temat tego, czy, a jeśli tak, to w jaki sposób i gdzie, Komisja wyszukiwała ewentualne wiadomości tekstowe objęte wnioskiem skarżącego.

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich przedstawił się, podziękował przedstawicielom Komisji za spotkanie z nimi i określił cel spotkania. Przedstawiły one ramy prawne mające zastosowanie do spotkań odbywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, w szczególności fakt, że Rzecznik Praw Obywatelskich nie ujawnia żadnych informacji uznanych przez Komisję za poufne ani skarżącemu, ani żadnej innej osobie spoza Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, bez uprzedniej zgody Komisji ^[1].

Zespół śledczy wyjaśnił, że sporządzi projekt sprawozdania ze spotkania, które zostanie przesłane Komisji w celu upewnienia się, że jest ono zgodne ze stanem faktycznym i kompletne. Sprawozdanie ze spotkania zostanie następnie sfinalizowane, włączone do dokumentacji i przekazane skarżącemu. Żadne poufne informacje nie zostałyby zawarte w sprawozdaniu ani w inny sposób przekazane skarżącemu lub jakiejkolwiek osobie trzeciej.

Informacje przekazane przez Komisję

W sprawie polityki Komisji w zakresie prowadzenia rejestrów

Przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że zasady Komisji dotyczące prowadzenia rejestrów są określone w jej „decyzji w sprawie zarządzania rejestrami i archiwów”^[2] oraz w jej „wytycznych dotyczących rejestracji dokumentów”^[3].

Artykuł 7 ust. 1 decyzji zawiera następującą definicję dokumentów, które muszą być zarejestrowane w systemie zarządzania dokumentami Komisji:

„Dokumenty są rejestrowane, jeżeli zawierają ważne informacje, które nie są krótkotrwałe, lub jeżeli mogą wiązać się z działaniami lub działaniami następczymi ze strony Komisji lub jednego z jej departamentów.”

natomiast w wytycznych określono następujące szczegółowe kryteria rejestracji:

„(...) Jeżeli odpowiedź na wszystkie poniższe pytania brzmi »tak«, dokument należy zarejestrować w Ares lub w odpowiednim systemie zarządzania dokumentami korporacyjnymi.

1. Czy dokument jest związany z polityką, działalnością lub decyzjami wchodzącymi w zakres odpowiedzialności instytucji?

2. Czy informacje zawarte w dokumencie są ważne, a nie krótkotrwałe?

Pytanie to wymaga subtelnego osądu uwzględniającego treść i kontekst danego dokumentu.

• Dokument, który wymaga działań lub działań następczych ze strony Komisji Europejskiej lub jednego z jej departamentów lub wiąże się z odpowiedzialnością instytucji, jest ważny, a nie krótkotrwały. Podobnie dokument, który może być później potrzebny jako dowód zgodnie z zasadami i przepisami mającymi zastosowanie do podstawowego „procesu biznesowego”, uznaje się za ważny, a nie krótkotrwały;
• Natomiast informacje uznaje się za nieistotne i krótkotrwałe, jeżeli ich nieprzechowywanie nie miałoby negatywnych skutków administracyjnych ani prawnych dla Komisji Europejskiej.

3. Czy dokument jest sporządzany lub otrzymywany przez Komisję Europejską?

• Dokument uznaje się za „sporządzony” tylko wtedy, gdy jest „stabilny”, tj. gdy został zatwierdzony jako gotowy do przekazania przez osobę uprawnioną do przejęcia odpowiedzialności za jego treść zgodnie z zasadami i przepisami mającymi zastosowanie do podstawowego „procesu biznesowego”;
• Osoba ta nie musi być osobą, której powierzono praktyczne zadanie redagowania lub pisania na maszynie, lecz osobą lub jednostką administracyjną odpowiedzialną za treść zgodnie z wymogami proceduralnymi i przepisami wewnętrznymi Komisji Europejskiej dotyczącymi danego procesu biznesowego;
• Dokument uznaje się za „otrzymany”, jeżeli został celowo dostarczony Komisji Europejskiej przez nadawcę (zewnętrznego).”

Przedstawiciele Komisji uznali, że teksty i podobne komunikaty są krótkotrwałe i efemeryczne, w związku z czym nie spełniają wyżej wymienionych kryteriów rejestrowania ich w systemie zarządzania dokumentami Komisji. Przedstawiciele Komisji stwierdzili jednak, że istotnym aspektem przy ustalaniu, czy informacje są rejestrowane, nie jest ich nośnik, lecz ich treść. W związku z tym, gdyby treść tekstu odzwierciedlała decyzję Komisji lub w jakikolwiek sposób ją zobowiązywała, musiałaby być rejestrowana podobnie jak inne dokumenty, na przykład poprzez zapisanie informacji w formie notatki w odpowiednich aktach.

Do tej pory Komisja nie zarejestrowała żadnych wiadomości tekstowych w swoim systemie zarządzania dokumentami. Jest to logiczne, biorąc pod uwagę, że teksty mają zazwyczaj charakter krótkotrwały i nie są wykorzystywane w formalnym procesie decyzyjnym Komisji i nie są wiążące dla instytucji.

Ponieważ uważa się, że teksty nie spełniają kryteriów rejestracji, Komisja nie dysponuje mechanizmem technicznym służącym do tego celu. Istnieje natomiast mechanizm dotyczący wiadomości e-mail, które można dość łatwo zarejestrować w systemie zarządzania dokumentami Komisji, klikając jeden przycisk (jeżeli spełniają trzy kryteria określone w wytycznych, jak powyżej). Ponieważ teksty te nie są zarejestrowane, nie są one następnie objęte harmonogramem zatrzymywania danych Komisji.

Aby zapewnić wśród pracowników wiedzę na temat tego, co należy zarejestrować, Komisja zapewnia regularne szkolenia w zakresie zarządzania dokumentami na wszystkich szczeblach, w tym dla urzędników, kierowników działów i członków gabinetu. Chociaż szkolenie to opiera się na wytycznych Komisji, podczas szkolenia nie wspomina się konkretnie o obsłudze tekstów i wiadomości błyskawicznych. Ponieważ wiadomości tekstowe nie są rejestrowane, uczestnicy nie otrzymują instrukcji dotyczących sposobu rejestrowania tekstu. W wytycznych dostępnych w Komisji wskazano jednak, że jeżeli informacje zawarte w tekście zostaną uznane za ważne, długotrwałe i spełniające określone powyżej kryteria rejestracji, należy je uchwycić i przechowywać jako zapis w innym formacie, na przykład jako notatkę do akt.

Ponadto każda dyrekcja generalna (DG) ma eksperta ds. etyki i przejrzystości, który przechodzi regularne ukierunkowane szkolenia w zakresie prowadzenia dokumentacji. Eksperci ci spotykają się co miesiąc, aby omówić rozwój sytuacji w tej dziedzinie. Oni z kolei szkolą swoich współpracowników w DG i służą jako punkt kontaktowy w przypadku pytań.

Jeśli chodzi o gabinety komisarzy, każdy z nich ma urzędnika ds. zarządzania dokumentami (DMO), który na początku każdej nowej kadencji przechodzi szkolenie w zakresie zarządzania dokumentami. Następnie do gabinetów należy ustanowienie procesów w celu zapewnienia zgodności z przepisami Komisji dotyczącymi prowadzenia dokumentacji.

Jeśli chodzi o identyfikację dokumentów, które muszą zostać zarejestrowane, przedstawiciele Komisji stwierdzili, że obowiązkiem każdego autora/odbiorcy dokumentu jest dokonanie oceny i podjęcie decyzji, czy spełnia on kryteria.

Jeżeli chodzi o wnioski o publiczny dostęp do dokumentów, przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że na początkowym etapie rozpatrywania wniosku jest on przydzielany właściwym służbom, od których dokumenty (mogą) pochodzić, z uwzględnieniem przedmiotu wniosku. Odpowiednia dyrekcja generalna i Rada Ministrów ^[4] (jeżeli wniosek dotyczy dokumentów Rady Ministrów) przeprowadzają wstępne wyszukiwanie ewentualnych dokumentów. Jeżeli nie istnieją żadne dokumenty, a wnioskodawca wyraża wątpliwości co do tego (składając „wniosek potwierdzający”), dział C1 „Przejrzystość, zarządzanie dokumentami iamp; Dostęp do dokumentów” Sekretariatu Generalnego ponownie kontaktuje się z odpowiednią dyrekcją generalną i zwraca się do niej o ponowne przeszukanie. Jeżeli DG potwierdzi, że nie istnieją żadne dodatkowe dokumenty, dział C1 „Przejrzystość, Zarządzanie Dokumentami i Kampania; Dostęp do Dokumentów” wymaga podpisanego komunikatu dyrektora generalnego potwierdzającego to oświadczenie. 

Jeżeli chodzi o korzystanie z profesjonalnych smartfonów, przedstawiciele Komisji stwierdzili, że Komisja prowadzi politykę dotyczącą tego, kto kwalifikuje się do otrzymania smartfona, co obejmuje całe kierownictwo, tj. wszystkich zastępców kierowników działów i powyżej. Komisja stosuje jednak również podejście „przynieś swój własny smartfon”, co oznacza, że pracownicy mogą zainstalować odpowiednie oprogramowanie na swoich osobistych smartfonach, aby mieć dostęp do swoich kont e-mail Komisji. W tym przypadku obowiązki personelu są określone w Prywatnym Urządzeniu Mobilnym – karcie użytkownika. Przedstawiciele Komisji stwierdzili, że sprawdzą, czy polityka ta została określona na piśmie, a jeśli istnieją odpowiednie dokumenty, przekażą jej kopię.

W przedmiotowej sprawie

Jeżeli chodzi o wniosek skarżącego o udzielenie dostępu, przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że po otrzymaniu pierwotnego wniosku dział Sekretariatu Generalnego zajmujący się wnioskiem skonsultował się z gabinetem przewodniczącego. Rada Ministrów określiła trzy dokumenty jako wchodzące w zakres wniosku. Dział E.4 „Zdrowie, Edukacja i Kampania; Kultura” Sekretariatu Generalnego odpowiedzialny za rozpatrzenie wniosku na etapie wstępnym ocenił następnie te trzy dokumenty i postanowił udzielić skarżącemu szerokiego częściowego dostępu.

Gdy skarżący złożył ponowny wniosek, argumentując, że powinny istnieć dodatkowe dokumenty, a mianowicie teksty, dział C1 „Przejrzystość, Zarządzanie Dokumentami & Dostęp do Dokumentów” Sekretariatu Generalnego, zgodnie z procedurą wewnętrzną, ponownie skonsultował się z Gabinetem Przewodniczącego. Gabinet Przewodniczącego potwierdził, że nie istnieją żadne dodatkowe dokumenty spełniające kryteria rejestracji. SG uwzględnił następnie tę ocenę przy udzielaniu odpowiedzi skarżącemu.

Wymiana informacji z gabinetem przewodniczącego została zarejestrowana w aktach dotyczących dostępu i zostanie udostępniona Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

Zakończenie posiedzenia

Zespół prowadzący dochodzenie podziękował przedstawicielom Komisji za poświęcony czas i przedstawione wyjaśnienia, a spotkanie zakończyło się.

Po spotkaniu Komisja przekazała Rzecznikowi kopie następujących dokumentów, które uznała za poufne:

• wymiana informacji z Gabinetem Przewodniczącego na temat wniosku skarżącego o udzielenie dostępu,
• Prywatne urządzenie mobilne – karta użytkownika
• Corporate Mobile Device – User’s Charter (Karta użytkownika) oraz
• Dwa dokumenty dotyczące polityki Komisji w zakresie przydziału sprzętu informatycznego.

Bruksela, 8 grudnia 2021 r.

Rosita Hickey Michaela Gehring

Dyrektor Biura Dochodzeniowego

[1] Art. 4 ust. 8 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[2] Decyzja Komisji z dnia 6.7.2020 r. w sprawie zarządzania dokumentacją i archiwami, dostępna pod adresem: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_pl.pdf.

[3] Komisja potwierdziła, że dokument ten można udostępnić skarżącemu. Zostanie on załączony do niniejszego sprawozdania.

[4] Należy podkreślić, że gabinety nie odpowiadają bezpośrednio na wnioski o dostęp do dokumentów. Wnioski, które dotyczą dokumentów pochodzących z gabinetów, są rozpatrywane przez odpowiednie dyrekcje generalne/służby obsługujące danego komisarza (w tym przewodniczącego i wiceprzewodniczących Komisji). Zgodnie z praktyką administracyjną Komisji dokumenty są zazwyczaj identyfikowane przez gabinety, a odpowiedzi są przygotowywane przez odpowiednie służby po konsultacji z danym gabinetem w sprawie ewentualnego ujawnienia.