Tytuł sprawy: Odmowa przez Komisję Europejską publicznego dostępu do wiadomości tekstowych wymienianych między przewodniczącą Komisji a dyrektorem generalnym firmy farmaceutycznej w sprawie zakupu szczepionki przeciwko COVID-19

Data: Wtorek, 5 października 2021 r.

Posiedzenie zdalne (Webex)

Obecność

Komisja Europejska (Sekretariat Generalny)

Dyrektor (Przejrzystość, Wydajność & Zasoby)

Zastępca kierownika działu (przejrzystość, zarządzanie dokumentami i dostęp do dokumentów)

Zastępca kierownika działu (Zdrowie, Edukacja i Kultura)

Specjalista ds. polityki – kierownik zespołu ds. zarządzania dokumentacją i archiwów

Urzędnik ds. prawnych i politycznych – dostęp do dokumentów

Starszy ekspert – koordynator ds. stosunków międzyinstytucjonalnych – stosunki z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich (Dyrekcja ds.

HICKEY Rosita, dyrektor ds. dochodzeń

DYRBERG Peter, ekspert ds. zapytań i procesów

KING Jennifer, ekspert prawny

GEHRING Michaela, urzędnik ds. dochodzeń

EHNERT Tanja, urzędnik ds. dochodzeń

Cel posiedzenia

Celem spotkania było uzyskanie przez zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich dalszych informacji na temat sprawy, w szczególności (i) na temat polityki Komisji w zakresie prowadzenia rejestrów wiadomości tekstowych (zwanych dalej również po prostu „tekstami”) oraz sposobu wdrażania tej polityki w praktyce, a także (ii) czy, a jeśli tak, to w jaki sposób i gdzie Komisja wyszukała ewentualne wiadomości tekstowe wchodzące w zakres wniosku skarżącego.

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika przedstawił się, podziękował przedstawicielom Komisji za spotkanie z nimi i określił cel spotkania. Przedstawiły one ramy prawne mające zastosowanie do posiedzeń Rzecznika Praw Obywatelskich, w szczególności fakt, że Rzecznik nie ujawnia żadnych informacji określonych przez Komisję jako poufne, ani skarżącemu, ani żadnej innej osobie spoza Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, bez uprzedniej zgody Komisji ^[1].

Zespół prowadzący dochodzenie wyjaśnił, że sporządzi projekt sprawozdania ze spotkania, które zostanie przesłane Komisji, aby upewnić się, że jest ono zgodne ze stanem faktycznym i kompletne. Sprawozdanie ze spotkania zostanie następnie sfinalizowane, włączone do akt i przekazane skarżącemu. Żadne poufne informacje nie zostałyby zawarte w sprawozdaniu ani w inny sposób przekazane skarżącemu lub jakiejkolwiek osobie trzeciej.

Informacje przekazane przez Komisję

W sprawie polityki Komisji w zakresie prowadzenia rejestrów

Przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że zasady Komisji dotyczące prowadzenia dokumentacji są określone w jej „decyzji w sprawie zarządzania dokumentacją i archiwizacji”^[2] oraz w jej „Wytycznych dotyczących rejestracji dokumentów”^[3].

Artykuł 7 ust. 1 decyzji zawiera następującą definicję dokumentów, które muszą być rejestrowane w systemie zarządzania dokumentami Komisji:

„Dokumenty są rejestrowane, jeżeli zawierają ważne informacje, które nie są krótkotrwałe, lub jeżeli mogą obejmować działania lub działania następcze ze strony Komisji lub jednej z jej służb.”

natomiast w wytycznych określono następujące szczegółowe kryteria rejestracji:

„(...) Jeżeli odpowiedź na wszystkie poniższe pytania brzmi »tak«, dokument należy zarejestrować w Ares lub w odpowiednim systemie zarządzania dokumentami korporacyjnymi.

1. Czy dokument jest związany z polityką, działalnością lub decyzjami wchodzącymi w zakres kompetencji instytucji?

2. Czy informacje zawarte w dokumencie są ważne i nie są krótkotrwałe?

Pytanie to wymaga subtelnego osądu z uwzględnieniem treści i kontekstu danego dokumentu.

• Dokument, który wymaga działania lub działań następczych ze strony Komisji Europejskiej lub jednego z jej departamentów lub wiąże się z odpowiedzialnością instytucji, jest ważny i nie jest krótkotrwały. Podobnie dokument, który może być później potrzebny jako dowód zgodnie z zasadami i przepisami mającymi zastosowanie do leżącego u podstaw „procesu biznesowego”, uznaje się za ważny, a nie krótkotrwały;
• Natomiast informacje uznaje się za nieistotne i krótkotrwałe, jeżeli ich nieprzechowywanie nie miałoby negatywnych skutków administracyjnych ani prawnych dla Komisji Europejskiej.

3. Czy dokument został sporządzony lub otrzymany przez Komisję Europejską?

• Dokument uznaje się za „sporządzony” tylko wtedy, gdy jest „stabilny”, tj. gdy został zatwierdzony jako gotowy do przekazania przez osobę upoważnioną do przyjęcia odpowiedzialności za jego treść zgodnie z zasadami i przepisami mającymi zastosowanie do leżącego u jego podstaw „procesu biznesowego”;
• Osoba ta nie musi być osobą, której powierzono praktyczne zadanie redagowania lub pisania na maszynie, ale osobą lub jednostką administracyjną odpowiedzialną za treść zgodnie z wymogami proceduralnymi i wewnętrznymi przepisami Komisji Europejskiej dotyczącymi danego procesu biznesowego;
• Dokument uznaje się za „otrzymany”, jeżeli został on celowo dostarczony Komisji Europejskiej przez (zewnętrznego) nadawcę.”

Przedstawiciele Komisji uznali, że teksty i podobne komunikaty są krótkotrwałe i ulotne, w związku z czym nie spełniają wyżej wymienionych kryteriów rejestrowania ich w systemie zarządzania dokumentami Komisji. Przedstawiciele Komisji stwierdzili jednak, że istotnym aspektem dla ustalenia, czy informacje są rejestrowane, nie jest ich nośnik, lecz ich treść. W związku z tym, gdyby treść tekstu odzwierciedlała decyzję Komisji lub w jakikolwiek sposób zobowiązywała Komisję, musiałby on zostać zapisany tak jak inne dokumenty, na przykład poprzez zapisanie informacji w formie notatki w odpowiednich aktach.

Do tej pory Komisja nie zarejestrowała żadnych wiadomości tekstowych w swoim systemie zarządzania dokumentami. Jest to logiczne, biorąc pod uwagę, że teksty mają zazwyczaj krótkotrwały charakter i nie są wykorzystywane w formalnym procesie decyzyjnym Komisji oraz nie wiążą instytucji.

Ponieważ uznaje się, że teksty nie spełniają kryteriów rejestracji, Komisja nie dysponuje w tym celu mechanizmem technicznym. Istnieje natomiast mechanizm dotyczący wiadomości e-mail, które można dość łatwo rejestrować w systemie zarządzania dokumentami Komisji, klikając jeden przycisk (jeżeli spełniają one trzy kryteria określone w wytycznych, jak powyżej). Z uwagi na fakt, że teksty nie są zarejestrowane, nie są one następnie objęte harmonogramem zatrzymywania danych Komisji.

Aby zapewnić pracownikom wiedzę na temat tego, co należy zarejestrować, Komisja zapewnia regularne szkolenia w zakresie zarządzania dokumentami na wszystkich szczeblach, w tym dla urzędników, kierowników działów i członków gabinetu. Chociaż szkolenie to opiera się na wytycznych Komisji, podczas szkolenia nie wspomina się konkretnie o obsłudze tekstów i wiadomości błyskawicznych. Ponieważ wiadomości tekstowe nie są rejestrowane, uczestnicy nie otrzymują instrukcji dotyczących sposobu zapisywania tekstu. W wytycznych dostępnych w Komisji wskazano jednak, że jeżeli informacje zawarte w tekście uznano za istotne, długotrwałe i spełniające kryteria rejestracji określone powyżej, należy je uchwycić i przechowywać jako zapis w innym formacie, takim jak na przykład notatka do akt.

Ponadto każda dyrekcja generalna (DG) ma eksperta ds. etyki i przejrzystości, który regularnie przechodzi ukierunkowane szkolenia w zakresie prowadzenia dokumentacji. Eksperci ci spotykają się co miesiąc w celu omówienia rozwoju sytuacji w tej dziedzinie. Oni z kolei szkolą swoich kolegów w dyrekcji generalnej i służą jako punkt kontaktowy w przypadku pytań.

Jeśli chodzi o gabinety komisarzy, każdy z nich ma urzędnika ds. zarządzania dokumentami (DMO), który na początku każdej nowej kadencji przechodzi szkolenie w zakresie zarządzania dokumentami. Następnie do gabinetów należy ustanowienie procedur w celu zapewnienia zgodności z przepisami Komisji dotyczącymi prowadzenia dokumentacji.

Jeśli chodzi o identyfikację dokumentów, które należy zarejestrować, przedstawiciele Komisji stwierdzili, że każdy autor/odbiorca dokumentu jest odpowiedzialny za dokonanie oceny i podjęcie decyzji, czy spełnia on kryteria.

W odniesieniu do wniosków o publiczny dostęp do dokumentów przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że na początkowym etapie rozpatrywania wniosek jest przydzielany właściwym służbom, od których dokumenty (mogą) pochodzić, z uwzględnieniem przedmiotu wniosku. Odpowiednia dyrekcja generalna i Gabinet ^[4] (jeżeli wniosek dotyczy dokumentów Gabinetu) przeprowadzają wstępne wyszukiwanie ewentualnych dokumentów. Jeżeli dokumenty nie istnieją, a wnioskodawca ma co do tego wątpliwości (poprzez złożenie „wniosku potwierdzającego”), dział C1 „Przejrzystość, Zarządzanie Dokumentami i Dostęp do Dokumentów” Sekretariatu Generalnego ponownie kontaktuje się z odpowiednią dyrekcją generalną i zwraca się o ponowne przeszukanie. W przypadku gdy DG potwierdzi, że nie istnieją żadne dodatkowe dokumenty, dział C1 „Przejrzystość, Zarządzanie Dokumentami i Dostęp do Dokumentów” wymaga podpisanego komunikatu dyrektora generalnego potwierdzającego to oświadczenie. 

Jeśli chodzi o korzystanie z profesjonalnych smartfonów, przedstawiciele Komisji stwierdzili, że Komisja prowadzi politykę dotyczącą tego, kto kwalifikuje się do otrzymania smartfona, która obejmuje wszystkie kierownictwo, tj. wszystkich zastępców kierowników działów i wyżej. Komisja stosuje jednak również podejście „przynieś własny smartfon”, co oznacza, że pracownicy mogą zainstalować odpowiednie oprogramowanie na swoich osobistych smartfonach, aby mieć dostęp do swoich kont e-mail Komisji. W tym przypadku obowiązki pracowników określono w karcie użytkownika prywatnego urządzenia mobilnego. Przedstawiciele Komisji stwierdzili, że sprawdzą, czy polityka ta została określona na piśmie, i jeśli istnieją odpowiednie dokumenty, przekażą Rzecznikowi kopię.

W przedmiotowej sprawie

Jeżeli chodzi o wniosek skarżącego o udzielenie dostępu, przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że po otrzymaniu pierwotnego wniosku dział w Sekretariacie Generalnym zajmujący się wnioskiem skonsultował się z gabinetem przewodniczącego. Rada Ministrów wskazała trzy dokumenty jako wchodzące w zakres wniosku. Dział E.4 „Zdrowie, Edukacja i Kultura” Sekretariatu Generalnego odpowiedzialny za rozpatrzenie wniosku na etapie wstępnym ocenił następnie te trzy dokumenty i postanowił udzielić skarżącemu szerokiego częściowego dostępu.

Kiedy skarżący złożył ponowny wniosek, argumentując, że powinny istnieć dodatkowe dokumenty, a mianowicie teksty, dział C1 „Przejrzystość, Zarządzanie Dokumentami i Udostępnienie Dokumentów” Sekretariatu Generalnego, zgodnie z procedurą wewnętrzną, ponownie skonsultował się z Gabinetem Przewodniczącego. Gabinet przewodniczącego potwierdził, że nie istnieją żadne dodatkowe dokumenty spełniające kryteria rejestracji. Sekretariat Generalny uwzględnił następnie tę ocenę przy udzielaniu odpowiedzi skarżącemu.

Wymiana poglądów z gabinetem przewodniczącego została zarejestrowana w aktach dotyczących dostępu i zostanie udostępniona Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

Zakończenie posiedzenia

Zespół prowadzący dochodzenie podziękował przedstawicielom Komisji za poświęcony im czas i przedstawione wyjaśnienia, a posiedzenie zakończyło się.

Po spotkaniu Komisja przekazała Rzecznikowi kopie następujących dokumentów, które uznała za poufne:

• wymiany poglądów z gabinetem przewodniczącego w sprawie wniosku skarżącego o udzielenie dostępu,
• Prywatne urządzenie mobilne – Karta użytkownika
• Corporate Mobile Device – User’s Charter (Karta użytkownika korporacyjnego urządzenia mobilnego) oraz
• Dwa dokumenty dotyczące polityki Komisji w zakresie przydziału sprzętu informatycznego.

Bruksela, 8 grudnia 2021 r.

Rosita Hickey Michaela Gehring

Dyrektor ds. zapytań ofertowych

[1] Art. 4.8 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[2] Decyzja Komisji z dnia 6.7.2020 r. w sprawie zarządzania dokumentacją i archiwami, dostępna pod adresem: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komisja potwierdziła, że dokument ten można udostępnić skarżącemu. Zostanie ona załączona do niniejszego sprawozdania.

[4] Należy podkreślić, że gabinety nie odpowiadają bezpośrednio na wnioski o dostęp do dokumentów. Wnioski dotyczące dokumentów pochodzących z gabinetów są rozpatrywane przez odpowiednie dyrekcje generalne/służby obsługujące danego komisarza (w tym przewodniczącego i wiceprzewodniczących Komisji). Zgodnie z praktyką administracyjną Komisji dokumenty są zazwyczaj identyfikowane przez gabinety, a odpowiedzi są przygotowywane przez odpowiednie służby po konsultacji z danym gabinetem w sprawie potencjalnego ujawnienia.