Toto prohlášení o ochraně osobních údajů popisuje, jak evropský veřejný ochránce práv chrání vaše osobní údaje, když odpovídáte na konzultaci s veřejným ochráncem práv, a kde veřejný ochránce práv jako takový jedná jako správce údajů. Toto prohlášení rovněž stanoví, jaká práva máte jako subjekt údajů.

Vysvětluje zejména důvody pro shromažďování a zpracování údajů; způsob, jakým veřejný ochránce práv shromažďuje poskytnuté údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu; a jaká práva mohou přispěvatelé uplatňovat ve vztahu ke svým údajům.

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Přispěvatelé vyplní kontaktní formulář na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv, který směruje příspěvky do vyhrazené e-mailové schránky pro konzultace. Příspěvky mohou být také zaslány dopisem nebo e-mailem. Příspěvky zpracovávají příslušní zaměstnanci úřadu evropského veřejného ochránce práv.

Evropský veřejný ochránce práv může kontaktovat přispěvatele s žádostí o vysvětlení a/nebo o šíření výsledků konzultace/šetření. Kontaktní údaje osoby odpovědné za dotaz jsou uvedeny ve výzvě k odpovědi na konzultaci.

Shromažďované a dále zpracovávané osobní údaje jsou údaje nezbytné pro účast na konzultaci, a to: jméno, příjmení, e-mail, popis pracovní pozice a preferovaný jazyk pro další korespondenci, jiný jazyk, v němž by člověk přijal odpověď, a obsah (většinou názory jednotlivce nebo organizace na dané téma).

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Evropský veřejný ochránce práv si přeje dát veřejnosti a zúčastněným stranám příležitost vyjádřit své názory v souvislosti se strategickými šetřeními a iniciativami, které by měly prospěch z vnějších vstupů, a může proto zahájit veřejné konzultace.

3. Jaký je právní základ a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Právním základem tohoto zpracování údajů je článek 11 Smlouvy o EU.

Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s nařízením 2018/1725 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty EU. Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725).

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Odvětví informačních a komunikačních technologií (IKT) evropského veřejného ochránce práv spravuje údaje předložené na internetových stránkách. Zaměstnanci evropské veřejné ochránkyně práv odpovědní za provádění veřejných konzultací a pověření zaměstnanci na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“ budou dále zpracovávat údaje předložené přispěvateli.

5. Kdo budou příjemci údajů?

zaměstnanci evropského veřejného ochránce práv odpovědní za provedení této operace zpracování mají přístup k vašim osobním údajům; jakož i další oprávnění zaměstnanci evropského veřejného ochránce práv na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“.

V rámci šetření předá evropský veřejný ochránce práv příslušnému orgánu, instituci nebo jinému subjektu EU všechny obdržené příspěvky. V zájmu transparentnosti poskytuje evropský veřejný ochránce práv obdržené veřejné příspěvky ke konzultaci.

Při účasti na konzultaci musíte identifikovat sebe a organizaci, jejímž jménem přispíváte. Anonymní příspěvky na konzultace nejsou akceptovány. Cílem je zabránit zneužití.

V zájmu transparentnosti poskytuje evropská veřejná ochránkyně práv veřejné příspěvky, které obdržela v reakci na veřejnou konzultaci. Vaše osobní údaje nebudou zveřejněny. Neměli byste ve svých příspěvcích uvádět zbytečné osobní údaje, zejména osobní údaje třetích stran. Pokud jsou tyto údaje zahrnuty, budou z verze, která je zveřejněna, odstraněny.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Příspěvky jsou uloženy v příslušném spisu v souladu s politikou uchovávání v systému správy případů veřejného ochránce práv po dobu deseti let od ukončení případu ^[2]. To zahrnuje základní osobní údaje (jména, příjmení, e-mailovou adresu), jazykové preference a odpovědi. Příspěvky jsou archivovány v souladu s politikou veřejného ochránce práv v oblasti archivace ^[3].

7. Jak chráníme vaše údaje?

Elektronické údaje jsou uloženy na serverech evropského veřejného ochránce práv. Tyto údaje jsou chráněny řadou bezpečnostních opatření zavedených odvětvím informačních a komunikačních technologií evropského veřejného ochránce práv na ochranu integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

Přístup k osobním údajům je chráněn správou přístupových práv, která jsou přísně omezena a založena na zásadě „vědět jen to nejnutnější“.

E-mailové adresy se nikdy nezveřejňují, ale jsou uchovávány a evropský veřejný ochránce práv je může použít pro korespondenci související s poskytnutou odpovědí.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Při účasti na konzultaci si můžete zvolit, zda mají být vaše osobní údaje zveřejněny na našich webových stránkách, či nikoli.

Jako „subjekt údajů“ máte rovněž zvláštní práva podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné. Za určitých podmínek máte právo na výmaz svých osobních údajů, omezení zpracování svých osobních údajů a právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů.

Evropský veřejný ochránce práv odpoví na vaše žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

V neposlední řadě máte právo se kdykoli obrátit na evropského inspektora ochrany údajů, pokud se domníváte, že evropský veřejný ochránce práv v důsledku zpracování vašich osobních údajů porušil vaše práva podle nařízení 2018/1725.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s veřejnými konzultacemi evropského veřejného ochránce práv můžete kdykoli zaslat na tuto adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Pověřence pro ochranu osobních údajů evropského veřejného ochránce práv můžete rovněž kontaktovat na této adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

[2] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Viz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.