Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje důvod zpracování, způsob, jakým evropský veřejný ochránce práv shromažďuje veškeré poskytnuté osobní údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu, jak jsou tyto informace používány a jaká práva mohou subjekty údajů ve vztahu ke svým údajům uplatňovat.

Správcem údajů je evropský veřejný ochránce práv. Společným správcem je lékařská služba Evropského parlamentu (EP).

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Uchazeči poskytují své údaje prostřednictvím internetového nástroje pro podávání přihlášek [1]. Za účelem provedení výběrového řízení se údaje importují do nástroje IT určeného k podpoře a usnadnění řízení.

Zpracováváme následující osobní údaje:

• Základní osobní údaje (jméno, příjmení, státní příslušnost, datum narození, e-mail a město a země bydliště, telefon);
• informace obsažené v životopise (vzdělání, pracovní zkušenosti, jazykové znalosti);
• doklad(y) prokazující zdravotní postižení (např. doklad vydaný vnitrostátním nebo regionálním orgánem nebo akreditovaným subjektem v členském státě EU, evropský průkaz osob se zdravotním postižením, nedávné potvrzení vydané lékařem)
• případně žádost o přiměřené úpravy práce během stáže spolu s řádným odůvodněním potřeby přiměřené úpravy [2];
• kopie diplomů, diplomů nebo osvědčení žadatele.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Účelem zpracování je určit uchazeče o stáže nabízené osobám se zdravotním postižením a provést příslušné výběrové řízení.

3. Jaké jsou právní základy a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Právním základem je rozhodnutí evropské veřejné ochránkyně práv o stážích ze dne 13. února 2023, oznámení evropské veřejné ochránkyně práv o stážích 2023 – Stáže pro osoby se zdravotním postižením a čl. 1d odst. 4 služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie [3].

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725).

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Služby informačních a komunikačních technologií (IKT) úřadu EO zpracovávají údaje předložené na internetových stránkách. Nástroj pro výběr řídí oddělení lidských zdrojů a zaměstnanci IKT.

5. Kdo budou příjemci údajů?

Výkonný ředitel, (případně) generální tajemník, ředitel pro administrativu, úředník pro stáže, vedoucí oddělení lidských zdrojů, vedoucí oddělení pro šetření, zaměstnanci podílející se na hodnocení uchazečů a zaměstnanci v oblasti informačních a komunikačních technologií.

Přístup k dokumentům osvědčujícím zdravotní postižení budou mít pouze zaměstnanci oddělení lidských zdrojů. Uchazeči, kteří vyžadují přiměřené ubytování, by měli oddělení lidských zdrojů výkonného úřadu uvést odůvodnění, aniž by v této fázi předložili jakýkoli podpůrný dokument.

V případě, že vybraní stážisté požádají o poskytnutí přiměřené úpravy, lékařská služba Evropského parlamentu posoudí podpůrné dokumenty s cílem určit platnost žádosti o přiměřenou úpravu a navrhne výkonnému řediteli nezbytná opatření. Přístup k předloženým dokumentům má pouze lékařská služba EP.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Údaje uchazečů zaslané do on-line nástroje pro podávání přihlášek jsou v případě, že se chtějí ucházet o budoucí stáže, uchovávány na jejich on-line osobním účtu po dobu dvou let. Pokud se uchazeči nepřipojí ke svému účtu do dvou let, účet a údaje v něm obsažené se po zaslání oznamovacího e-mailu automaticky vymažou. Uchazeči mohou EO kdykoli požádat o smazání svého účtu.

Údaje předané do nástroje pro výběr neúspěšných uchazečů jsou vymazány devět měsíců po skončení období stáží, pro které byly údaje shromážděny. Údaje o uchazečích vybraných na stáže se vymažou dva roky po skončení jejich stáže.

7. Jak chráníme údaje subjektu údajů?

Data jsou shromažďována online v zabezpečeném režimu. Přístup k údajům prostřednictvím on-line formuláře je chráněn heslem podle volby žadatele.

Elektronická data jsou uložena v on-line aplikačním nástroji na serverech výkonného dekretu, což znamená, že jsou chráněna řadou bezpečnostních opatření zavedených službami IKT na ochranu integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je používáme. Máte rovněž právo požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se vás týkají, za předpokladu, že je zachována důvěrnost jednání a rozhodování zaměstnanců podílejících se na hodnocení uchazečů, jakož i práva ostatních uchazečů.

Identifikační údaje můžete kdykoli během řízení opravit. Pokud jde o údaje týkající se kritérií přípustnosti nebo posouzení, lze právo na opravu uplatnit až do data uzávěrky pro podání žádostí.

Máte právo kdykoli vznést námitku proti používání vašich údajů ze strany EO z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Za určitých podmínek máte právo požádat, aby EO vymazal vaše osobní údaje nebo omezil jejich použití. EO odpoví na vaše žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s výběrovým řízením stážistů na stáže pro osoby se zdravotním postižením můžete kdykoli zaslat výkonnému řediteli na tuto adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Evropský veřejný ochránce práv
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Štrasburk Cedex

Můžete se také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů úřadu EO na této adrese: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EIOÚ@edps.europa.eu .

[1] Ve výjimečných a řádně odůvodněných případech může úřad přijímat žádosti podané e-mailem.

[2] Pouze vybraní uchazeči budou požádáni o předložení příslušných podpůrných dokladů, které odůvodní jejich žádost o přiměřené úpravy. Lékařská služba Evropského parlamentu posoudí podpůrné dokumenty s cílem určit platnost žádosti o přiměřenou úpravu a navrhne nezbytná opatření.

[3] Viz čl. 1d odst. 4 služebního řádu a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie: (...) Přiměřenou úpravou ve vztahu k hlavním funkcím zaměstnání se rozumí vhodná opatření, která v případě potřeby umožní zdravotně postižené osobě přístup k zaměstnání, jeho výkon nebo postup v zaměstnání nebo absolvování odborné přípravy, pokud tato opatření nepředstavují pro zaměstnavatele nepřiměřenou zátěž.“