Veřejné akce evropského veřejného ochránce práv

Veřejný záznam o činnosti zpracování [1]: Nakládání s osobními a kontaktními údaji, fotografiemi, videozáznamy a zvukovými záznamy řečníků a účastníků veřejných akcí evropského veřejného ochránce práv, ať už offline nebo online

1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 12-05-2021

2. Referenční číslo [2]: 4/2021

3. Jméno a kontaktní údaje správce [3]: Evropský veřejný ochránce práv, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: oddělení pro komunikaci, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:

paní Francesca Pavesi - zástupkyně pověřence pro ochranu osobních údajů: pan Nicholas Hernanz

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele [4]: Pro konkrétní akce mohou existovat zpracovatelé: dodavatelé a subdodavatelé využívaní k obecné organizaci, správě a platbě registrace, organizace cestovního ruchu atd.

Smluvní doložky zajišťují, aby zpracovatelé údajů zpracovávali jména a kontaktní a bankovní údaje řečníků a dalších účastníků akcí veřejné ochránkyně práv pouze podle pokynů veřejné ochránkyně práv. Stejná ustanovení zajišťují, že fotografové mohou předávat fotografie pořízené na akci veřejného ochránce práv pouze oddělení pro komunikaci. Všichni zpracovatelé údajů musí mít certifikaci od uznávaných mezinárodních odborníků na ochranu údajů.

V případě událostí přenášených online, jako je webinář, působí příslušná webová platforma (tj. WebEx) jako zpracovatel vašich osobních údajů pro technické zajištění online události, ať už prostřednictvím prohlížeče nebo mobilní aplikace. Platí příslušná prohlášení o ochraně osobních údajů.

V případě použití nástrojů pro hlasování a dotazování, které byly přidány do digitální platformy (tj. Slido), působí příslušný nástroj jako zpracovatel určitých údajů, jako jsou IP adresy účastníků. Platí příslušné zásady používání souborů cookie a prohlášení o ochraně osobních údajů.

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců)[5]:

Pro akce pořádané dne:

• Prostory Evropského parlamentu: EP je společným správcem pro zpracování povolení ke vstupu do svých budov z bezpečnostních důvodů.
• Prostory Evropské komise: Evropská komise je společným správcem pro zpracování povolení ke vstupu do svých budov z bezpečnostních důvodů.
• soukromé obchodní prostory (např. hotely): soukromý obchodní subjekt je společným správcem pro ověřování totožnosti hostů akce.

7. Účel (účely) zpracování [6]: Oddělení pro komunikaci koordinuje, organizuje a řídí různé druhy veřejných akcí v souladu se strategií veřejného ochránce práv a ročním plánem řízení úřadu. Jeho cílem je udržet vysokou viditelnost činnosti úřadu ve veřejném zájmu.

Údaje jsou proto shromažďovány za účelem zasílání pozvánek a informací potenciálním řečníkům a účastníkům, umožnění registrace na akci, sledování akce a usnadnění a zlepšení výměny názorů a budoucí spolupráce s řečníky a účastníky a mezi nimi.

Údaje jsou rovněž shromažďovány za účelem usnadnění finančních a smluvních vztahů s řečníky a dalšími účastníky a dodavateli, zajištění cest a hotelů a splnění bezpečnostních požadavků.

Snímky, jako jsou fotografie a videozáznamy a zvukové záznamy pořízené na akcích, se používají ke sdělování činností veřejného ochránce práv.

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů [7]:

Subjekty údajů

Všechny osoby (interní i externí) pozvané na akce a účastnící se akcí, tj.:

• členové Evropské sítě veřejných ochránců práv;
• zástupci orgánů, institucí nebo jiných subjektů EU;
• zástupci organizací občanské společnosti, sdružení a nevládních organizací;
• akademičtí pracovníci/jednotlivci, kteří pozorně sledují práci veřejného ochránce práv;
• novináři;
• externí dodavatelé, jako jsou moderátoři a fotografové;
• zaměstnanci úřadu veřejného ochránce práv;
• každý účastník akce veřejného ochránce práv.

Datová pole

• jména potenciálních řečníků, účastníků a externích dodavatelů;
• e-mailové adresy a telefonní čísla řečníků, účastníků a externích dodavatelů;
• pracovní zařazení, životopisy řečníků;
• údaje o bankovním účtu řečníků a externích dodavatelů;
• jména zaměstnavatelů řečníků (v příslušných případech), účastníků a externích dodavatelů;
• Snímky, jako jsou fotografie a videozáznamy a zvukové záznamy pořízené na akcích;
• obrazy a zvukové a obrazové nahrávky dodávané potenciálními řečníky;
• Otázky položené účastníky během on-line akcí prostřednictvím nástrojů pro průzkumy veřejného mínění a dotazování.

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro výmaz [8]: Jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, údaje o bankovním účtu, životopisy a jména (případných) zaměstnavatelů účastníků se uchovávají po dobu pěti let a poté se vymažou, zatímco jména, kontaktní údaje a vyobrazení řečníků se archivují pro historické účely.

Údaje, zejména jména, tituly a obrázky řečníků, jsou zveřejňovány na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv a na sociálních médiích a zůstávají tam na dobu neurčitou.

Fotografie a videozáznamy nebo zvukové záznamy z veřejných akcí jsou uchovávány interně po dobu pěti let a poté jsou vymazány. Ty, které jsou považovány za relevantní pro činnost úřadu, jsou následně archivovány pro historické účely.

10. Příjemci údajů [9]:

Oddělení pro komunikaci, které koordinuje, organizuje a řídí veřejné akce v souladu se strategií veřejného ochránce práv a ročním plánem řízení úřadu.

Generální sekretariát a oddělení pro personál, administrativu a rozpočet, které se zabývají finančními a smluvními aspekty veřejných akcí.

Kabinet veřejného ochránce práv, který uvádí jména a kontaktní údaje řečníků nebo účastníků.

Jména, názvy pracovních míst a obrázky řečníků a účastníků akcí se mohou objevit na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv, v extranetu sítě a ve výroční zprávě, která je přístupná veřejnosti. Tyto údaje se mohou rovněž objevit v informačním bulletinu Evropské sítě veřejných ochránců práv Network in Focus, který je k dispozici na extranetu sítě a na internetových stránkách veřejného ochránce práv.

Údaje se mohou rovněž objevit na kanálech veřejného ochránce práv v sociálních médiích, které jsou veřejně dostupné.

Seznamy řečníků a účastníků akce jsou rozeslány všem řečníkům a účastníkům.

Jména, názvy a vyobrazení řečníků a účastníků akce mohou být zveřejněny v interním informačním bulletinu úřadu veřejného ochránce práv.

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím?[10]: Nevztahuje se na tento návrh.

12. Obecný popis bezpečnostních opatření [11]: Osobní údaje zaměstnanců veřejného ochránce práv a externích subjektů údajů – shromážděné v souvislosti s organizací akcí – jsou chráněny bezpečnostními opatřeními zavedenými odvětvím informačních a komunikačních technologií za účelem zachování integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů [12]:

• Subjekt údajů může svá práva uplatnit například tím, že požádá o přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, a to zasláním e-mailu na adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Žádost se vyřídí bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce.
• Při registraci na akci jsou potenciální účastníci informováni o tom, že jejich fotografie mohou být pořízeny během akce a použity úřadem veřejného ochránce práv pro komunikační účely. V případě jakýchkoli obav se mohou obrátit na oddělení pro komunikaci na adrese eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Oddělení se bude snažit v co největší míře vyhovět jejich obavám (například v závislosti na konfiguraci místnosti nebo ztmavnutím/zakrytím jejich obrazu na kolektivních tištěných obrazovkách pořízených během webinářů a digitálních konferencí).
• Potenciální účastníci jsou rovněž dotázáni, zda si přejí, aby jejich kontaktní údaje byly doplněny na seznamy kontaktů veřejné ochránkyně práv, aby byli informováni o budoucích činnostech. Veškerá budoucí sdělení jim umožňují odhlásit se z těchto seznamů, pokud si to přejí.

Prohlášení o ochraně osobních údajů

týkající se shromažďování jmen, kontaktních údajů, fotografií, videozáznamů, zvukových nahrávek a fotografií a audiovizuálních pomůcek oddělením pro komunikaci úřadu evropského veřejného ochránce práv

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje úřad evropského veřejného ochránce práv shromažďuje, proč a jak je shromažďuje, zpracovává, používá a uchovává. Prohlášení rovněž popisuje, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva.

Správcem údajů je evropský veřejný ochránce práv.

1. Jaké osobní údaje evropský veřejný ochránce práv zpracovává?

• Jména potenciálních řečníků, účastníků a externích dodavatelů.
• E-mailové adresy a telefonní čísla řečníků, účastníků a externích dodavatelů.
• Názvy pracovních pozic, životopisy řečníků.
• Údaje o bankovním účtu řečníků a externích dodavatelů.
• Jména zaměstnavatelů řečníků (v příslušných případech), účastníků a externích dodavatelů.
• Snímky, jako jsou fotografie a video a audio nahrávky pořízené na akcích.
• Snímky a zvukové a obrazové nahrávky dodávané potenciálními reproduktory.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Výhradně za účelem koordinace, organizace a řízení veřejných akcí veřejného ochránce práv.

3. Jaké jsou právní základy a potřeba zpracování těchto údajů?

Údaje zpracováváme při plnění povinností evropského veřejného ochránce práv ve veřejném zájmu v souladu se statutem evropského veřejného ochránce práv a čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725. Ptáme se také potenciálních účastníků, zda chtějí, aby jejich kontaktní údaje byly přidány do naší databáze.

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Evropský veřejný ochránce práv odpovídá za zpracování údajů, které provádějí oddělení pro personál, správu a rozpočet a oddělení pro komunikaci. Oddělení pro komunikaci může pověřit externí odborníky, aby pořizovali fotografie a pořizovali zvukové a obrazové záznamy veřejných akcí veřejného ochránce práv.

5. Kdo je zpracovatel?

Pro konkrétní akce mohou existovat zpracovatelé: dodavatelé a subdodavatelé využívaní pro obecnou organizaci, správu a platbu registrace atd.

Smluvní doložky zajišťují, aby zpracovatelé údajů zpracovávali jména a kontaktní a bankovní údaje řečníků a dalších účastníků akcí veřejné ochránkyně práv pouze podle pokynů veřejné ochránkyně práv. Stejná ustanovení zajišťují, že fotografové mohou předávat fotografie pořízené na akci veřejného ochránce práv pouze oddělení pro komunikaci. Všichni zpracovatelé údajů musí mít certifikaci od uznávaných mezinárodních odborníků na ochranu údajů.

V případě událostí přenášených online, jako je webinář, působí příslušná webová platforma (tj. WebEx) jako zpracovatel vašich osobních údajů pro technické zajištění online události, ať už prostřednictvím prohlížeče nebo mobilní aplikace. Platí příslušná prohlášení o ochraně osobních údajů.

V případě použití nástrojů pro hlasování a dotazování, které byly přidány do digitální platformy (tj. Slido), působí příslušný nástroj jako zpracovatel určitých údajů, jako jsou IP adresy účastníků. Platí příslušné zásady používání souborů cookie a prohlášení o ochraně osobních údajů.

6. Kdo přijímá data?

• Členové týmu oddělení pro komunikaci, generálního sekretariátu, personálního, správního a rozpočtového oddělení a kabinetu veřejného ochránce práv, jejichž práce vyžaduje, aby nakládali s osobními údaji v souvislosti s pořádáním veřejných akcí.
• Internetové stránky veřejné ochránkyně práv a výroční zpráva, které jsou k dispozici veřejnosti. Extranet sítě, internetová stránka dostupná pouze pro členy sítě. Údaje se mohou rovněž objevit v informačním bulletinu Evropské sítě veřejných ochránců práv Network in Focus, který je k dispozici na extranetu sítě a na internetových stránkách veřejného ochránce práv.
• Údaje se mohou rovněž objevit na kanálech veřejného ochránce práv v sociálních médiích, které jsou veřejně dostupné.
• Seznamy řečníků a účastníků akce jsou rozeslány všem řečníkům a účastníkům.
• Jména a vyobrazení řečníků a účastníků akce mohou být zveřejněna v interním informačním bulletinu úřadu veřejného ochránce práv.

7. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

• Jména a pracovní zařazení řečníků na akcích a případně jména jejich zaměstnavatelů se zveřejňují na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv.
• Obrázky a audio/videozáznamy z akcí jsou zveřejňovány na internetových stránkách veřejné ochránkyně práv, používány v jejích publikacích a distribuovány prostřednictvím oficiálních účtů na sociálních médiích. Jsou také uchovávány interně po dobu pěti let a poté jsou vymazány. Ty, které jsou považovány za relevantní pro činnost úřadu, jsou následně archivovány pro historické účely.

8. Jak chráníme vaše údaje?

Osobní údaje jsou chráněny bezpečnostními opatřeními zavedenými odvětvím informačních a komunikačních technologií v úřadu veřejného ochránce práv, aby byla zachována integrita a důvěrnost elektronického majetku orgánu.

9. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

• Subjekt údajů může svá práva uplatnit například tím, že požádá o přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, a to zasláním e-mailu na adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Žádost se vyřídí bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od jejího obdržení.

a) Při registraci na akci informujeme potenciální účastníky, že jejich fotografie mohou být pořízeny během akce a použity úřadem veřejného ochránce práv pro komunikační účely. V případě jakýchkoli obav se mohou obrátit na oddělení pro komunikaci na adrese eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Oddělení se bude snažit co nejvíce vyhovět jejich obavám (například v závislosti na konfiguraci místnosti nebo ztmavnutím jejich obrazu na obrazovkách hromadného tisku pořízených během webinářů a digitálních konferencí).

• Ptáme se také potenciálních účastníků, zda chtějí být přidáni do našich seznamů kontaktů, abychom je mohli informovat o našich aktivitách. Veškerá budoucí sdělení jim umožní odhlásit se z těchto seznamů, pokud si to přejí.

10. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Subjekt údajů může kdykoli zaslat otázky týkající se ochrany údajů na adresu:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Vedoucí personálního, správního a rozpočtového oddělení
Evropský veřejný ochránce práv
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Štrasburk Cedex

Můžete se také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů evropského veřejného ochránce práv: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

nebo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů: edps@edps.europa.eu

Štrasburk, 12. května 2021

 

[1] Vyplní kontrolor. Viz čl. 31 odst. 1 a 5 o záznamech o činnostech zpracování podle nařízení 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Pro sledování. Pokud se úřad rozhodne vést centrální rejstřík, obraťte se na správce tohoto rejstříku, aby získal referenční číslo.

[3] Používejte v co největší míře funkční e-mailové schránky, abyste zajistili kontinuitu provozu.

[4] Připadá-li v úvahu. Pokud ke zpracování osobních údajů vaším jménem využíváte zpracovatele (zhotovitele), uveďte to (např. 360° hodnocení, externě zajišťované IT služby nebo lékařské prohlídky před nástupem do zaměstnání).

[5] Připadá-li v úvahu. Pokud jste zodpovědní společně s jiným orgánem EU, uveďte to zde (např. dva orgány se sdílenou lékařskou službou). Pokud tomu tak je, nezapomeňte v popisu uvést, kdo má na starosti co a na koho se mohou lidé obracet se svými dotazy.

[6] Velmi stručný popis toho, čeho hodláte dosáhnout; pokud tak činíte na konkrétním právním základě, uveďte to také (např. služební řád pro výběrová řízení).

[7] V případě, že se kategorie údajů mezi různými kategoriemi osob liší, vysvětlete to také (např.: podezřelí vs. svědci při správních šetřeních)

[8] Uveďte dobu administrativního uchovávání včetně výchozího bodu; v případě potřeby rozlišujte mezi kategoriemi osob nebo údajů (např. ve výběrových řízeních: uchazeči, kteří se dostali na rezervní seznam, a uchazeči, kteří se na rezervní seznam nedostali).

[9] Kdo bude mít přístup k údajům evropského veřejného ochránce práv? Někdo mimo kancelář? Není třeba uvádět subjekty, které mohou mít přístup v průběhu konkrétního vyšetřování (např. OLAF, EIOÚ, Účetní dvůr).

[10] Pokud ano, uveďte identifikaci země nebo mezinárodní organizace a dokumentaci vhodných záruk (např. zpracovatel ve třetí zemi používající standardní smluvní doložky, orgán veřejné moci třetí země, se kterým spolupracujete na základě smlouvy).

[11] Kde je to možné. Uveďte obecný popis vašich bezpečnostních opatření, která byste mohli poskytnout také veřejnosti. Viz článek 33 o bezpečnosti zpracování nařízení 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[12] Zvažte zveřejnění příslušné části prohlášení o ochraně osobních údajů a poskytnutí odkazu. Viz články 15 a 16 o informacích, které mají být poskytnuty subjektu (subjektům) údajů, a články 17 až 22 o právech subjektů údajů nařízení 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.