1)

Evropský veřejný ochránce práv je zmocněn provádět správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení o dočasném zproštění výkonu služby v souladu se služebním řádem úředníků Evropské unie a pracovním řádem ostatních zaměstnanců Evropské unie, který je stanoven nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 259/68 (2)(dále jen „služební řád“), a v souladu s rozhodnutím evropského veřejného ochránce práv ze dne 4. listopadu 2004, kterým se stanoví prováděcí ustanovení týkající se vedení správních šetření a disciplinárních řízení. V případě nutnosti rovněž oznamuje případy úřadu OLAF.

2)

Zaměstnanci úřadu veřejného ochránce práv jsou povinni oznamovat potenciálně protiprávní činnosti, včetně podvodu a úplatkářství, které poškozují zájmy Unie. Zaměstnanci jsou rovněž povinni oznamovat jednání týkající se výkonu pracovních povinností, které může představovat vážné porušení povinností úředníků Unie. Tato povinnost je upravena rozhodnutím evropského veřejného ochránce práv o vnitřních pravidlech týkajících se whistleblowingu ze dne 20. února 2015.

3)

Evropský veřejný ochránce práv zavedl politiku pro prevenci a efektivní řešení skutečných nebo potenciálních případů psychického nebo sexuálního obtěžování na pracovišti, jak je uvedeno v rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv ze dne 18. prosince 2017. Uvedené rozhodnutí stanoví neformální postup, jehož prostřednictvím se údajná oběť obtěžování může obrátit „korespondenty pro etiku“ a/nebo dohodovací výbor při úřadu evropského veřejného ochránce práv.

4)

Evropský veřejný ochránce práv může také provádět vyšetřování možných porušení bezpečnostních pravidel, pokud jde o utajované informace Evropské unie (dále jen „utajované informace EU“).

5)

Evropský veřejný ochránce práv se podrobuje interním i externím auditům svých činností.

6)

V souvislosti s těmito správními šetřeními, audity a vyšetřováními evropský veřejný ochránce práv spolupracuje s dalšími orgány, institucemi a jinými subjekty Unie.

7)

Evropský veřejný ochránce práv může spolupracovat s vnitrostátními orgány třetích zemí a mezinárodními organizacemi, a to buď na jejich žádost, nebo z vlastního podnětu.

8)

Evropský veřejný ochránce práv také může spolupracovat s orgány veřejné moci členských států EU, a to buď na jejich žádost, nebo z vlastního podnětu.

9)

Evropský veřejný ochránce práv provádí šetření údajných případů nesprávného úředního postupu při činnosti orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s výjimkou Soudního dvora Evropské unie při výkonu jeho soudních pravomocí. V této souvislosti může nastat situace, kdy bude evropský veřejný ochránce práv povinen ochránit důvěrnost osobních údajů obsažených v dokumentech získaných od stran sporu a během šetření. Může se také stát, že bude evropský veřejný ochránce práv povinen ochránit práva a svobody stěžovatelů, jakož i jiných dotčených osob.

10)

Za účelem plnění svých úkolů evropský veřejný ochránce práv shromažďuje a zpracovává informace a několik kategorií osobních údajů, včetně údajů o totožnosti fyzických osob, kontaktních údajů, údajů o profesních úlohách a úkolech, informací o soukromém a profesním chování a výkonnosti a finančních údajů. Evropský veřejný ochránce práv působí jako správce údajů.

11)

Podle nařízení (EU) 2018/1725 (dále jen „nařízení“) je proto evropský veřejný ochránce práv povinen poskytovat subjektům údajů informace o těchto činnostech zpracování a o jejich právech jako subjektů údajů.

12)

Evropský veřejný ochránce práv může být povinen hledat rovnováhu mezi těmito právy a cíli správních šetření, auditů, vyšetřování a soudních řízení. Rovněž může být nutné najít rovnováhu mezi právy subjektu údajů a základními právy a svobodami jiných subjektů údajů. Za tímto účelem článek 25 nařízení dává evropskému veřejnému ochránci práv možnost omezit za přísných podmínek použití článků 14 až 22, 35 a 36 nařízení, jakož i článku 4 v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 20. Nejsou-li omezení stanovena právním aktem přijatým na základě Smluv, je nezbytné přijmout vnitřní pravidla, podle kterých je evropský veřejný ochránce práv oprávněn tato práva omezit.

13)

Evropský veřejný ochránce práv například může být nucen omezit informace, které poskytuje subjektu údajů o zpracování jeho osobních údajů během fáze předběžného posouzení správního šetření nebo během samotného šetření, a to před případným zamítnutím případu nebo ve fázi předběžného disciplinárního řízení. Za určitých okolností by poskytnutí těchto informací mohlo závažně ovlivnit schopnost evropského veřejného ochránce práv účinně provádět šetření, existuje-li například riziko, že dotčená osoba by mohla zničit důkazy nebo by před výslechem mohla ovlivňovat případné svědky. Může se také stát, že evropský veřejný ochránce práv bude povinen ochránit práva a svobody svědků, jakož i jiných dotčených osob.

14)

Může být zapotřebí chránit anonymitu svědka nebo oznamovatele (whistleblowera), který požádal o utajení své totožnosti. V takovém případě může evropský veřejný ochránce práv v zájmu ochrany práv a svobod těchto osob rozhodnout o omezení přístupu k údajům o jejich totožnosti, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

15)

Může být zapotřebí chránit důvěrné informace o zaměstnanci, který se obrátil na korespondenty pro etiku při úřadu evropského veřejného ochránce práv a/nebo na dohodovací výbor v souvislosti s řízením týkajícím se obtěžování. V takovém případě může být evropský veřejný ochránce práv nucen v zájmu ochrany práv a svobod všech dotčených osob omezit přístup k údajům o totožnosti údajné oběti, údajného obtěžovatele a dalších dotčených osob, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

16)

Evropský veřejný ochránce práv by například mohl být nucen omezit informace, které poskytuje subjektu údajů uvedenému ve stížnosti nebo v dokumentaci šetření o zpracování jeho osobních údajů během šetření údajného nesprávného úředního postupu orgánu, instituce nebo jiného subjektu EU. Poskytnutí těchto informací by mohlo závažně ovlivnit schopnost evropského veřejného ochránce práv účinně provádět šetření, existuje-li například riziko, že dotčená osoba by mohla šetření ohrozit. Může se také stát, že evropský veřejný ochránce práv bude muset ochránit práva a svobody stěžovatele i dalších zúčastněných osob.

17)

Evropský veřejný ochránce práv by měl uplatňovat omezení pouze tehdy, pokud respektují podstatu základních práv a svobod a představují nezbytně nutné a přiměřené opatření v demokratické společnosti. Evropský veřejný ochránce práv by měl uvést odůvodnění těchto omezení.

18)

V souladu se zásadou odpovědnosti by evropský veřejný ochránce práv měl vést záznamy o tom, jak tato omezení uplatňuje.

19)

Evropský veřejný ochránce práv by při zpracovávání osobních údajů vyměňovaných s jinými organizacemi v souvislosti se svými úkoly měl s těmito organizacemi konzultovat možné důvody pro uložení omezení a nezbytnost a přiměřenost těchto omezení, pokud to neohrozí činnosti evropského veřejného ochránce práv.

20)

Ustanovení čl. 25 odst. 6 nařízení ukládá správci údajů povinnost informovat subjekty údajů o hlavních důvodech pro použití omezení a o jejich právu podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů.

21)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení je evropský veřejný ochránce práv oprávněn odložit, neprovést nebo odepřít poskytnutí informací o důvodech pro použití omezení subjektu údajů, pokud by jakýmkoli způsobem mařilo účinek omezení. Evropský veřejný ochránce práv by měl v jednotlivých případech posoudit, zda by informování o omezení mařilo jeho účinek.

22)

Evropský veřejný ochránce práv by měl omezení zrušit, jakmile přestanou platit podmínky odůvodňující jeho uplatňování, přičemž tyto podmínky by měl pravidelně posuzovat.

23)

V zájmu nejvyšší možné ochrany práv a svobod subjektů údajů a v souladu s čl. 44 odst. 1 nařízení by měl být pověřenec pro ochranu osobních údajů včas konzultován ohledně veškerých omezení, která mohou být použita, a ohledně ověření jejich souladu s tímto rozhodnutím.

24)

Článek 16 odst. 5 a čl. 17 odst. 4 nařízení stanoví výjimky z práva subjektů údajů na informace a z práva na přístup k informacím. Pokud se použijí tyto výjimky, není evropský veřejný ochránce práv povinen uplatňovat omezení podle tohoto rozhodnutí,