Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje důvod shromažďování a zpracování údajů žadatelů; způsob, jakým evropský veřejný ochránce práv shromažďuje poskytnuté údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu; jak jsou tyto informace používány; a jaká práva mohou uchazeči ve vztahu ke svým údajům uplatňovat.

Správcem údajů je evropský veřejný ochránce práv.

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Žadatelé poskytují své údaje prostřednictvím on-line (internetového) nástroje pro podávání žádostí. Za účelem provedení výběrového řízení se údaje importují do nástroje IT určeného k podpoře a usnadnění řízení.

Tyto údaje obecně zahrnují, ale nejsou omezeny na: základní osobní údaje (jméno, příjmení, státní příslušnost, telefonní číslo); informace obsažené v životopise (vzdělání, pracovní zkušenosti, jazykové znalosti atd.); kopie dokladu prokazujícího občanství žadatele; v případě potřeby prohlášení o jakémkoli zdravotním postižení s cílem zajistit, aby mohla být zavedena nezbytná opatření týkající se přístupnosti; v případě uchazečů, kteří jsou zaměstnanci EU, správní status (tj. stálý úředník, dočasný zaměstnanec atd.), orgán, v němž pracují, název jejich současného pracovního místa, jejich současná platová třída; informace obsažené v motivačním dopise; kopie diplomů žadatelů; případně kopie hodnotících zpráv žadatelů; kopie dokladů o odborné praxi, je-li to relevantní; odpovědi na případové studie zaslané uchazeči.

Zaměstnanci oddělení PAB – HR odpovědní za výběrová řízení rovněž zpracovávají údaje uložené ve sdílené složce na serveru EO, jako jsou: rozhodnutí o jmenování poradních výběrových komisí, sdělení o způsobilosti podepsaná poradní výběrovou komisí a schválená veřejným ochráncem práv; hodnotící tabulky uchazečů; oznámení o předběžném výběru předložená výkonnému řediteli. Žádosti o přezkum / žádosti o informace zaslané uchazeči e-mailem a příslušné odpovědi jsou uloženy ve funkční e-mailové schránce „Kariéra“.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Účelem zpracování údajů je identifikovat uchazeče o volná pracovní místa v úřadu EO a provést příslušné výběrové řízení.

3. Jaký je právní základ a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Právním základem postupu pro výběr úředníků a ostatních zaměstnanců je služební řád (a zejména články 27–34), pracovní řád ostatních zaměstnanců EU a rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv ze dne 1. prosince 2014, kterým se přijímají obecná prováděcí ustanovení týkající se přijímání a využívání smluvních zaměstnanců.

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725).

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Údaje zaslané na internetové stránky spravuje útvar evropské veřejné ochránkyně práv pro informační a komunikační technologie (IKT). Nástroj pro výběr řídí oddělení pro personál, správu a rozpočet (odvětví lidských zdrojů) a odvětví informačních a komunikačních technologií.

5. Kdo budou příjemci údajů?

Evropský veřejný ochránce práv, generální tajemník, zaměstnanci útvaru IKT odpovědní za správu údajů předkládaných on-line, zaměstnanci oddělení PAB odpovědní za výběrová řízení (odvětví lidských zdrojů) a členové poradní výběrové komise. Na žádost podanou oddělení lidských zdrojů může tým generálního tajemníka nahlédnout do životopisu úspěšných uchazečů, jejich motivačních dopisů a odpovědí na případové studie.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Údaje uchazečů zaslané na internetové stránky jsou uchovávány na jejich online osobním účtu po dobu dvou let v případě, že se uchazeči chtějí ucházet o budoucí volná pracovní místa. Pokud se žadatelé nepřipojí ke svému účtu do dvou let, účet a údaje v něm obsažené se automaticky vymažou poté, co je žadateli zaslán e-mail s oznámením.

Údaje neúspěšných uchazečů se vymažou z nástroje pro výběr, ze sdílené složky na serveru EO a z funkční e-mailové schránky „Kariéra“ dva roky po skončení výběrového řízení.

Údaje o přijatých uchazečích jsou uchovávány po dobu 10 let od ukončení pracovního poměru nebo od poslední výplaty důchodu, po jejímž uplynutí jsou zničeny.

Část údajů (státní příslušnost, pohlaví, země bydliště, data podání přihlášky, registrační číslo přihlášky, referenční číslo výběrového řízení, rok narození a mluvené jazyky) je anonymizována a uchovávána pouze pro statistické účely.

7. Jak chráníme údaje subjektu údajů?

Data jsou shromažďována online v zabezpečeném režimu. Přístup k údajům na internetových stránkách je chráněn heslem podle volby žadatele.

Elektronické údaje jsou uloženy na internetových stránkách a na serverech veřejného ochránce práv (nástroj pro výběr a sdílená složka). Údaje jsou chráněny řadou bezpečnostních opatření zavedených odvětvím informačních a komunikačních technologií na ochranu integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

Přístup k osobním údajům je chráněn správou přístupových práv, která jsou podle zásady „vědět jen to nejnutnější“ přísně omezena pravomocí uživatele.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je používáme.

Máte také právo požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se vás týkají, za předpokladu, že je zachována důvěrnost jednání a rozhodování výběrové poradní komise, spolu s právy ostatních uchazečů. Žadatelé mohou opravit identifikační údaje kdykoli během řízení. Pokud jde o údaje týkající se kritérií přípustnosti nebo posouzení, lze právo na opravu uplatnit až do data uzávěrky pro podání žádostí.

Máte právo kdykoli vznést námitku proti používání vašich údajů evropským veřejným ochráncem práv z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace.

Za určitých podmínek máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali nebo omezili jejich použití.

Evropský veřejný ochránce práv odpoví na vaše žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s výběrovým řízením úředníků a jiných zaměstnanců úřadu můžete kdykoli zaslat evropskému veřejnému ochránci práv na tuto adresu: career@ombudsman.europa.eu

Vedoucí personálního, správního a rozpočtového oddělení
Evropský veřejný ochránce práv
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Štrasburk Cedex

Pověřence pro ochranu osobních údajů evropského veřejného ochránce práv můžete rovněž kontaktovat na této adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EDPS@edps.europa.eu