Monsieur le Président,

Le 30 mai 2016, la Commission a adopté une décision établissant de nouvelles règles horizontales régissant les groupes d’experts (décision relative aux groupes d’experts de la Commission [1]). Ces règles de troisième génération révisent en grande partie le système des groupes d’experts de la Commission et, dans une large mesure, suivent les propositions formulées par l’Office dans le cadre de l’enquête stratégique OI/6/2014/NF. En outre, de nombreuses préoccupations déjà exprimées par le Parlement européen ont apparemment été satisfaites [2].

Dans l'ensemble, les résultats de la réforme sont louables et ont abouti à un système plus solide, inclusif, transparent et juridiquement contraignant. Je joins en annexe un aperçu de notre évaluation préliminaire de la mesure dans laquelle mes propositions, suggestions et recommandations ont été prises en compte (annexe I). Je communiquerai une évaluation finale et détaillée des nouvelles règles et de leur mise en œuvre dans ma prochaine décision dans le cadre de cette enquête.

L’objet de la présente lettre est de demander des documents à la Commission et de demander une réunion pour permettre à mon personnel d’évaluer dans quelle mesure mes deux recommandations spécifiques (exposées ci-dessous) ont été acceptées et appliquées. Étant donné que la décision de la Commission prévoit que les groupes existants doivent se conformer aux nouvelles règles d'ici la fin de 2016, je pense qu'il nous reste suffisamment de temps pour passer à cette prochaine étape de l'enquête.

Mes deux recommandations étaient les suivantes:

La Commission devrait réviser son règlement intérieur type en ce qui concerne:

• le contenu des procès-verbaux publiés et prévoient que, dans le cours normal des travaux, les procès-verbaux publiés auront le plus de sens possible et, en particulier, exposent les positions exprimées par les membres;
•  
• la confidentialité des délibérations des groupes d'experts, et prévoir que, en règle générale, ces délibérations soient transparentes et que les délibérations d'un groupe d'experts ne soient confidentielles que dans des cas exceptionnels, à la suite d'un vote à la majorité au sein du groupe et avec l'accord de la Commission. Dans ce contexte, la transparence exige, au minimum, la publication préalable de l’ordre du jour et des documents de référence, suivie d’une publication en temps utile des procès-verbaux adéquats de la réunion du groupe d’experts concerné.

En ce qui concerne les procès-verbaux, la Commission s ' est engagée à respecter une nouvelle norme de qualité en exigeant que les procès-verbaux soient "significatifs et complets". Le terme "significatif" peut être directement retracé à ma recommandation. Bien que la Commission n'ait pas prévu l'énoncé des points de vue exprimés par les membres, l'exigence selon laquelle les procès-verbaux sont « complets » semble viser à donner suite, dans une certaine mesure, à ma recommandation. En outre, en tant que nouvel élément de transparence, la Commission autorise désormais la publication d’opinions dissidentes dans une annexe à un avis, à une recommandation ou à un rapport adopté par vote. Si l'adoption d'un document par vote reste l'exception (et est toujours le résultat final des travaux d'un groupe d'experts), la nouvelle disposition est un pas bienvenu dans la bonne direction. Il reste à voir dans la pratique dans quelle mesure les procès-verbaux des réunions des groupes d'experts sont désormais détaillés et si les avis, recommandations et rapports font état de points de vue divergents.

En ce qui concerne les délibérations, la Commission a mis en œuvre ce que j'ai identifié comme les "exigences minimales de transparence". Les nouvelles règles prévoient la publication préalable de l’ordre du jour et des documents de référence ainsi que la publication en temps utile des procès-verbaux. La Commission n’a pas renversé la règle par défaut des délibérations confidentielles. Bien qu'il ait supprimé la déclaration explicite antérieure selon laquelle les délibérations doivent être confidentielles, il semble qu'aucun changement de fond n'ait eu lieu. Les délibérations des groupes d'experts sont également confidentielles en vertu des nouvelles règles, à moins que le groupe ne décide à la majorité de délibérer publiquement. Encore une fois, ce qui reste à voir dans la pratique, c'est à quel point la publication des documents est opportune et à quelle fréquence les groupes ont fait usage de la possibilité de délibérer publiquement.

Pour commencer notre évaluation de ces points en suspens, indiqués en gras ci-dessus, mon personnel a examiné le procès-verbal, publié dans le registre des groupes d'experts de la Commission, de quinze groupes d'experts de huit directions générales de la Commission. Ils ont examiné les procès-verbaux antérieurs et postérieurs à la décision de la Commission du 30 mai 2016. En particulier, ils ont vérifié si:

· les commentaires formulés au cours de la réunion sont attribués à des membres spécifiques;

· la dissidence exprimée lors des réunions avec le consensus du groupe est notée;

· il est clair quels membres du groupe d'experts ont participé à la réunion en question (c'est-à-dire si une liste des participants est fournie);

· les procès-verbaux contiennent les principales décisions ou conclusions (d'action) que le groupe d'experts a prises ou auxquelles il est parvenu;

· les procès-verbaux contiennent suffisamment de détails pour permettre au public de comprendre efficacement le processus par lequel les décisions ou les conclusions des groupes d’experts ont été prises;

· chaque point de l'ordre du jour discuté au cours de la réunion est consigné dans le procès-verbal.

Un aperçu de nos constatations figure dans le tableau MS Excel ci-joint (annexe III). L'annexe II de la présente lettre décrit la méthodologie utilisée pour cette recherche. Notre première impression est que la qualité des procès-verbaux ne semble pas s'être sensiblement améliorée.

Afin de discuter de ces exemples de conclusions et d’aller de l’avant avec l’enquête, je vous saurais gré de bien vouloir, conformément à l’article 3, paragraphe 2, du statut du Médiateur, envoyer les documents suivants à mon bureau afin que nous puissions les examiner avant la réunion:

Dix exemples de procès-verbaux de groupes d'experts adoptés récemment qui, selon la Commission, répondent aux normes énoncées dans la décision du groupe d'experts de la Commission.

· Dix exemples de procès-verbaux de groupes d'experts adoptés récemment, pour lesquels la Commission estime qu'il y a encore place à amélioration.

Il serait alors utile d'obtenir des réponses aux questions suivantes au cours de la réunion:

1. Quelles mesures spécifiques la Commission a-t-elle prises pour améliorer la pertinence et l’exhaustivité des procès-verbaux produits à la suite des réunions des groupes d’experts? Des lignes directrices ont-elles été élaborées et diffusées? Si tel est le cas, veuillez en fournir des copies qui seront examinées au cours de la réunion ou, si possible, accompagnées des documents demandés ci-dessus.

2. La Commission pourrait-elle indiquer quels obstacles elle a rencontrés dans la mise en œuvre des recommandations susmentionnées du Médiateur?

3. Quelles autres mesures la Commission compte-t-elle prendre pour améliorer la pertinence et l’exhaustivité des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts à l’avenir?

4. Quels progrès ont été accomplis en ce qui concerne la publication en temps utile des ordres du jour, des documents de référence et des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts? Quelles mesures, le cas échéant, la Commission a-t-elle prises pour accélérer la publication des ordres du jour, des documents de référence et des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts?

5. À quelle fréquence et quels groupes d'experts ont fait usage de la possibilité de délibérer publiquement?

6. À quelle fréquence et dans quels groupes d’experts les membres qui ont voté contre un avis, une recommandation ou un rapport (ou qui se sont abstenus de voter) ont-ils fait usage de leur droit de faire figurer leurs opinions dissidentes dans une annexe?

Je vous saurais gré de bien vouloir faire en sorte que les documents soient envoyés à mon bureau d’ici la mi-mai et que la réunion ait lieu d’ici la fin du mois de mai 2017.

Si votre personnel a des questions concernant cette demande, il peut prendre contact avec Mme Nastasja Fuxa. En particulier, si vous souhaitez soumettre des documents ou des informations que vous considérez comme confidentiels, veuillez contacter Mme Fuxa.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Pièces jointes:

· Annexe I: Évaluation préliminaire de la réforme par la Commission de ses règles horizontales régissant les groupes d’experts

· Annexe II: Méthodologie utilisée pour l'élaboration de l'annexe III

· Annexe III: Tableau Excel contenant un examen des procès-verbaux des réunions disponibles dans le registre des groupes d’experts

[1] Décision de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission, C(2016) 3301 final.

[2] Rapport du Parlement européen adopté le 14 février 2017 http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&language=EN&reference=P8-TA-2017-0021