Résumé

L'UE a la responsabilité et le défi de proposer et d'adopter une politique et une législation qui touchent plus de 500 millions d'Européens. L'élaboration d'une politique, y compris d'une politique qui donne lieu à des propositions de nouvelle législation de l'UE, est l'une des principales tâches de la Commission européenne. Si la Commission s’appuie largement sur son expertise et son expérience internes dans ce domaine, elle s’appuie également sur un large éventail de sources externes, telles que des agences européennes spécialisées, des études réalisées pour elle par des experts et des universitaires, des retours d’information sur ses «livres verts», des consultations publiques et des auditions, et plus de 800 groupes d’experts.

Cette enquête stratégique portait sur un aspect important de la dépendance de la Commission européenne à l’égard de sources d’expertise externes, à savoir son système de groupes d’experts. La Commission met en place des groupes d’experts chargés de solliciter des conseils et une expertise externes auprès de particuliers, d’organisations et/ou d’États membres et d’autres autorités publiques dans le cadre de l’élaboration de propositions législatives et d’initiatives politiques, de l’élaboration d’actes délégués et de la mise en œuvre de la législation, des programmes et des politiques existants. Il appartient à la Commission de décider de la manière de tenir compte de l’expertise et des conseils fournis par ses groupes d’experts dans l’exercice de ses fonctions dans l’intérêt général de l’Union européenne.

S’appuyant sur les réalisations antérieures de la Commission en matière d’amélioration de la gestion de ces groupes, l’enquête de la Médiatrice visait à aider la Commission à recenser et à remédier aux principales faiblesses systémiques de ses règles générales régissant les groupes d’experts. À l'issue d'une consultation publique, le Médiateur a fait une série de suggestions à la Commission sur la manière d'améliorer les règles dans les domaines suivants: la réalisation d’une composition équilibrée des groupes d’experts, les appels à candidatures pour la composition de groupes d’experts, les synergies avec le registre de transparence, la politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel et l’amélioration de la disponibilité des données dans le registre des groupes d’experts.

En ce qui concerne la transparence des travaux des groupes d’experts, des améliorations importantes sont encore possibles. Le Médiateur a donc adressé deux recommandations spécifiques à la Commission afin de permettre au public de suivre en détail les délibérations des groupes d'experts et de connaître, en fin de compte, les points de vue qui ont influencé la Commission.

En 2016, au cours de cette enquête de la Médiatrice et à la suite d’appels du Parlement européen et de la société civile, la Commission a réformé son système de groupes d’experts. Il a publié une décision de la Commission contenant des règles révisées régissant le fonctionnement et les travaux de ses groupes d'experts. Avec sa réforme, la Commission a considérablement révisé les règles de son groupe d’experts et a mis en place un système plus solide et plus transparent. Les nouvelles règles sont largement conformes aux suggestions de la Médiatrice. En particulier, la Commission a rendu la procédure de sélection des membres des groupes d’experts plus transparente, elle a mis en place une nouvelle politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel et elle exige désormais que les organisations et les personnes agissant en qualité d’indépendants soient inscrites au registre de transparence afin d’être nommées aux groupes d’experts.

La Commission a également bien progressé pour ce qui est de faciliter un meilleur contrôle public des travaux des groupes d’experts. Les procès-verbaux des réunions doivent désormais être «significatifs et complets», les membres peuvent faire publier leurs opinions dissidentes et les groupes d’experts peuvent décider de délibérer publiquement. En cas de délibérations publiques, le public peut être invité à assister à une réunion ou la réunion peut être retransmise en ligne.

La Médiatrice clôt cette enquête, maintenant que la réforme du système des groupes d’experts est achevée. Elle continuera de suivre la mise en œuvre par la Commission de ses réformes du système des groupes d’experts.

Résultat de l'enquête stratégique - les principales améliorations en un coup d'œil:

• Règles juridiquement contraignantes et responsabilité politique accrue des groupes d’experts
• Appels à candidatures publics en tant que moyen standard de sélection des membres
• Enregistrement obligatoire dans le registre de transparence
• Liens entre les inscriptions au registre des groupes d’experts et au registre de transparence
• Catégorisation cohérente des organisations
• Nouvelle politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel
• Description du mandat et des conseils nécessaires pour chaque nouveau groupe
• Procès-verbaux complets et significatifs des réunions
• Publication des opinions dissidentes
• Modalités des délibérations publiques

 

Contexte de l'enquête stratégique [1]

1. L'élaboration de la politique de l'UE, y compris la politique qui donne lieu à des propositions de nouvelle législation de l'UE, qui touchera en fin de compte plus de 500 millions de citoyens européens, est l'une des principales tâches de la Commission européenne. Si la Commission s’appuie largement sur son expertise et son expérience internes en matière d’élaboration de politiques, elle sollicite également la contribution d’un large éventail de sources externes, dont plus de 800 groupes d’experts. Les groupes d’experts sont des organes consultatifs créés par la Commission pour lui fournir des conseils et une expertise en ce qui concerne i) l’élaboration de propositions législatives et d’initiatives politiques dans le cadre du droit d’initiative de la Commission; ii) la préparation d’actes délégués; iii) la mise en œuvre de la législation, des programmes et des politiques existants de l’Union, ainsi que la coordination et la coopération avec les États membres et les parties prenantes à cet égard; et iv) la préparation rapide des actes d’exécution. Les groupes d'experts jouent donc un rôle crucial et privilégié dans l'élaboration de la politique de l'UE.

2. La légitimité de l'élaboration des politiques de l'UE doit bien entendu tenir compte de la question de savoir si la Commission a consulté un éventail suffisamment diversifié de sources extérieures. Il est également important que les contributions des groupes d'experts soient, en elles-mêmes, équilibrées et considérées comme légitimes. Pour obtenir cette légitimité, la Commission doit veiller à ce que le public sache qui sont les experts, comment ils ont été choisis et quel travail ils accomplissent pour la Commission.

3. La Médiatrice a ouvert cette enquête stratégique ^[2] afin de donner suite à son engagement à suivre les progrès accomplis par la Commission en matière de transparence et de composition des groupes d’experts ^[3]. S’appuyant sur les réalisations antérieures de la Commission en matière d’amélioration de la gestion de ces groupes, l’enquête visait à aider la Commission à recenser et à remédier aux principales faiblesses systémiques de ses règles générales régissant les groupes d’experts [4]. Ces faiblesses risquaient d’entraver la poursuite des progrès en ce qui concerne la composition équilibrée des groupes d’experts de la Commission et la transparence de leurs travaux ^[5].

4. La nouvelle Commission de l'époque venait de prendre un certain nombre d'initiatives importantes pour améliorer la transparence de ses travaux ^[6]. Elle a généralement déclaré que la transparence et la responsabilité étaient des sujets prioritaires dans ses efforts pour construire une administration européenne modèle. La Médiatrice a donc estimé qu’il était opportun de présenter à la Commission une série de propositions ambitieuses sur la manière d’améliorer les règles régissant les groupes d’experts de la Commission. Le Médiateur s'est ainsi appuyé sur les demandes que différentes parties prenantes, dont le Parlement européen, avaient déjà adressées à la Commission ^[7].

5. Au cours de son enquête, la Médiatrice a présenté deux types de propositions à la Commission sur la manière d'améliorer son système de groupes d'experts: «suggestions d’amélioration» et «recommandations». Si les deux types de propositions visent à remédier aux faiblesses recensées dans le système, les «recommandations» reposent sur la constatation d’une mauvaise administration existante.

L'enquête

6. L’enquête stratégique de la Médiatrice visait à obtenir un impact substantiel au fil du temps. Afin d’être en mesure de cartographier et de mesurer les résultats, il a couvert la période allant de l’entrée en fonction de la nouvelle Commission en 2014 jusqu’à la fin de la phase de mise en œuvre par la Commission des règles réformées de son groupe d’experts en 2017.

7. Dans un premier temps, la Médiatrice a mené une consultation publique afin de permettre aux parties intéressées d’éclairer son enquête [8]. De nombreuses parties prenantes qui ont soumis des contributions se sont inquiétées de la persistance de lacunes majeures dans le système, notamment en ce qui concerne la catégorisation incohérente des membres des groupes d’experts; une représentation disproportionnée des intérêts des entreprises dans les groupes d’experts; un manque de données sur le registre des groupes d’experts; et l’absence d’une politique efficace en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel. La Médiatrice a tenu compte des retours d’information reçus lors de la consultation publique et a examiné attentivement les informations disponibles dans le registre des groupes d’experts [9].

8. À la suite de son analyse du système de groupes d’experts de la Commission, la Médiatrice a demandé à la Commission de répondre à une série de suggestions détaillées d’amélioration ^[10]. Le Médiateur a suggéré que la Commission définisse ses règles générales régissant les groupes d'experts dans une décision juridiquement contraignante de la Commission et qu'elle apporte d'importantes modifications au système dans les domaines suivants:

A. Appels à candidatures:

1. Appel public à candidatures pour chaque groupe d'experts
2. Un portail d'appels à candidatures pour les groupes d'experts
3. Un délai minimum standard pour tous les appels à candidatures

B. Synergies avec le registre de transparence:

1. Enregistrement obligatoire dans le registre de transparence en vue de la nomination à des groupes d’experts
2. Catégorisation cohérente des membres des groupes d’experts de la Commission
3. Contrôles systémiques et lien vers le profil d’un membre dans le registre de transparence

C. Nouvelle politique en matière de conflits d ' intérêts pour les experts nommés à titre personnel

D. La nature des règles horizontales et la réalisation d'une composition équilibrée:

1. Le concept d'équilibre
2. Exigence de solde
3. Description individuelle du solde par groupe

E. Transparence, y compris amélioration de la disponibilité des données dans le registre:

1. Transparence des délibérations et des procès-verbaux des réunions
2. Publication des documents
3. Publication d’informations sur l’intérêt commun partagé par les parties prenantes représentées par un expert individuel

9. Dans sa première réponse ^[11], la Commission a accepté de mettre en œuvre, en tout ou en partie, un certain nombre de suggestions d’amélioration formulées par la Médiatrice. Plus important encore, la Commission a indiqué qu'elle était prête à réformer, dans un avenir proche, ses règles régissant les groupes d'experts. La Commission est également convenue de lier le registre des groupes d’experts et le registre de transparence [12] et de renforcer le rôle des appels à candidatures dans la sélection des membres des groupes d’experts. Elle a également annoncé qu'elle mettrait en place une version remaniée de son registre des groupes d'experts. La Médiatrice s’est félicitée des engagements de la Commission et a formulé d’autres suggestions [13] sur les questions pour lesquelles, malgré la volonté de la Commission de reconsidérer ses règles, elle voyait de nouvelles possibilités d’amélioration.

10. Considérant toutefois que les dispositions de la Commission en matière de transparence en ce qui concerne les résultats des groupes d’experts ne permettaient pas au public de suivre en détail les délibérations des groupes d’experts et de savoir, en fin de compte, quels points de vue avaient influencé la Commission, la Médiatrice a également formulé deux recommandations spécifiques ^[14]. Elle a recommandé i) que la Commission exige que les procès-verbaux des réunions des groupes d’experts soient significatifs et détaillés et ii) que les délibérations des groupes soient non confidentielles par défaut.

11. Le 30 mai 2016, la Commission a annoncé ses réformes du système des groupes d’experts. Il a publié une décision ^{de la Commission [15]} contenant des règles révisées régissant le fonctionnement et les travaux de ses groupes d'experts. Le lendemain, elle a répondu ^[16] aux autres suggestions et recommandations du Médiateur, en présentant les nouvelles règles et en expliquant comment elles répondaient aux suggestions et recommandations du Médiateur. Bien que les nouvelles règles soient largement conformes aux différentes suggestions du Médiateur sur la manière d’améliorer le système, il n’était pas clair dans quelle mesure les dispositions relatives aux procès-verbaux des réunions et aux délibérations des groupes d’experts donnaient effet aux recommandations du Médiateur dans ces domaines.

12. La Médiatrice a donc jugé nécessaire d’évaluer plus avant dans quelle mesure la Commission avait accepté ses deux recommandations spécifiques et les avait mises en pratique. Après la fin de la phase transitoire de la Commission pour la mise en œuvre de ses nouvelles règles relatives aux groupes d’experts, la Médiatrice a demandé [17] documents et informations afin de déterminer dans quelle mesure la Commission exige désormais que les procès-verbaux des réunions des groupes d’experts soient détaillés et à quelle fréquence, le cas échéant, les groupes ont fait usage de la possibilité de délibérer en public. Le Médiateur et le personnel de la Commission se sont ensuite réunis ^[18] pour discuter des mesures prises par la Commission pour donner effet aux recommandations du Médiateur.

13. Le Médiateur est désormais en mesure de se prononcer définitivement sur le bien-fondé des nouvelles règles de la Commission régissant ses groupes d’experts. Elle attache de l’importance à l’évaluation globale suivante de l’impact de son enquête, ainsi que des efforts du Parlement européen et des organisations de la société civile, sur le système de groupes d’experts de la Commission. Une analyse détaillée de la manière dont ses suggestions individuelles ont été prises en compte dans les nouvelles règles de la Commission figure en annexe.

Suggestions de la Médiatrice et nouvelles règles de la Commission régissant les groupes d’experts

Évaluation du Médiateur

14. La réforme par la Commission de ses règles générales régissant la création et le fonctionnement de ses groupes d’experts se compose d’un ensemble de trois documents: la décision de la Commission [19] contenant les règles générales révisées; un document contenant les annexes [20] de la décision, y compris des formulaires normalisés relatifs à la sélection des membres des groupes d’experts et aux règles de procédure des groupes; et une communication de la Commission [21] expliquant les principales caractéristiques de la réforme. Les nouvelles règles générales ont remplacé et abrogé les anciennes règles. Elles s'appliquent à tous les groupes d'experts existants et futurs et devaient être mises en œuvre d'ici la fin de 2016.

15. La Médiatrice reconnaît les efforts considérables déployés par la Commission pour que plus de 800 groupes se conforment aux nouvelles règles dans un délai relativement court. Dans le même temps, la Commission devait mettre en place le registre remanié des groupes d’experts. Avec sa réforme, la Commission a considérablement révisé les règles de son groupe d’experts et a mis en place un système plus solide, plus inclusif et plus transparent. Les nouvelles règles constituent une réponse claire aux différentes parties prenantes qui ont fait part de leurs préoccupations [22]. Bien qu’une réforme de cette ampleur et de cette portée nécessite des choix qui risquent de ne pas satisfaire toutes les demandes formulées, le résultat global a répondu aux attentes du Médiateur quant à ce qui pourrait être réalisé de manière réaliste sur une période de trois ans. Le résultat est louable.

Contrôle politique et responsabilité

16. Comme l’a demandé le Médiateur, la Commission a, pour la première fois, adopté des règles générales régissant les groupes d’experts sous la forme d’une décision de la Commission, conférant à ces règles une autorité et une force juridiques. Elle a également consolidé son système en faisant entrer dans son champ d'application des organes consultatifs qui auparavant n'étaient pas traités comme des groupes d'experts, uniquement en raison du petit nombre de membres.[23] Il est important de noter que la Commission a montré sa détermination à assumer le contrôle politique et la responsabilité de ses groupes d'experts en soumettant la création de tout groupe d'experts à l'approbation du commissaire. Elle a également officiellement chargé son secrétariat général de superviser la mise en œuvre des nouvelles règles régissant les groupes d’experts [24].

Renforcer le rôle du registre de transparence

17. La Commission a pleinement suivi la suggestion de la Médiatrice de renforcer la transparence en créant des synergies entre le registre des groupes d’experts et le registre de transparence. La Commission a établi un lien entre les inscriptions des organisations et des personnes agissant en qualité d’indépendants dans le registre des groupes d’experts et leur profil dans le registre de transparence. La Commission a également harmonisé la catégorisation des organisations qui sont membres de groupes d’experts avec la catégorisation du registre de transparence. Il est important de noter que le lien entre les deux registres n’est pas seulement technique, mais signifie également que les membres des groupes d’experts sont désormais, en règle générale [25], tenus de s’inscrire au registre de transparence. En d’autres termes, les entités qui ne sont pas inscrites au registre de transparence ne peuvent plus être membres de groupes d’experts. Grâce aux nouveaux liens entre les deux registres, le public dispose désormais, pour la première fois, d'informations fiables sur les membres des groupes d'experts. En outre, la Commission indique désormais quels intérêts sont représentés par des organisations et des experts individuels désignés pour représenter un intérêt commun partagé par les parties prenantes.

18. La Médiatrice note également avec satisfaction que, selon la Commission [26], le nombre d’inscriptions au registre de transparence a sensiblement augmenté au cours des neuf mois qui ont suivi l’adoption des nouvelles règles générales régissant les groupes d’experts.

Politique en matière de conflits d'intérêts pour les experts indépendants

19. La Commission a mis en place une nouvelle politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel afin de veiller à ce que ces experts agissent en toute indépendance et dans l’intérêt public. La nouvelle politique comprend la définition d'un conflit d'intérêts, des règles pour le traitement des déclarations d'intérêts et des règles sur la gestion des conflits d'intérêts. Les déclarations d'intérêts des personnes nommées experts à titre personnel sont publiées dans le registre des groupes d'experts. Un formulaire de déclaration d’intérêts dûment rempli fournit un compte rendu informatif des activités et intérêts récents d’un expert.[27] Il est désormais rappelé aux experts nommés à titre personnel, sur une base annuelle, qu’ils sont tenus d’informer la Commission de toute modification de leurs intérêts déclarés.

Sélection au moyen d’appels à candidatures publics

20. La Commission a fait des appels à candidatures publics le moyen standard de sélection des membres des groupes d'experts (se réservant le droit de s'écarter de la règle standard dans des circonstances exceptionnelles). La Commission a ainsi introduit une plus grande transparence dans le processus de sélection. La Médiatrice estime que la transparence accrue du processus de sélection des membres des groupes d’experts rendra le processus plus inclusif et garantira une composition plus équilibrée des groupes. Afin d’améliorer la visibilité des appels à candidatures, la Commission a créé une section spécifique sur le registre des groupes d’experts, qui prévoit la possibilité de rechercher des appels à candidatures dans des domaines d’action particuliers et de s’y abonner. Plus généralement, les parties prenantes intéressées peuvent désormais également s’abonner au fil d’actualité d’un groupe d’experts particulier, afin d’être informées des modifications apportées au registre.

Composition équilibrée

21. La Médiatrice estime que la composition d’un groupe d’experts particulier est équilibrée si elle reflète fidèlement les différents types d’expertise recherchés par la Commission qui, pris ensemble, permettent au groupe d’exécuter pleinement le mandat qui lui a été confié [28]. L’« équilibre » ne fait donc pas référence, ni n’exige, une situation d’équilibre arithmétique ou de parité des différents intérêts représentés dans un groupe d’experts. Notant que le Parlement européen est d’accord avec la Médiatrice sur ce point [29], elle regrette que la Commission n’ait pas profité de l’occasion pour expliquer explicitement, dans ses nouvelles règles régissant les groupes d’experts, ce qu’elle entend précisément par «équilibre». La Médiatrice continue de penser qu’il serait utile que la Commission adopte une position claire sur la question afin d’éviter les malentendus de la part des parties prenantes et du public.

22. La Médiatrice se félicite que la Commission ait, à toutes fins utiles, accepté sa suggestion d’établir une «définition individuelle de l’équilibre» pour chaque groupe d’experts, c’est-à-dire une explication de la composition recherchée pour un groupe particulier. Selon les nouvelles règles, la Commission, lors de la création d ' un groupe d ' experts, " définira clairement son mandat" et les tâches du groupe et indiquera le domaine d ' activité et le type de conseil requis. La Commission a précisé dans ses nouvelles règles que les autorités des États membres, ainsi que d’autres entités publiques, qui sont membres de groupes d’experts, ne peuvent être représentées aux réunions que par des fonctionnaires ou d’autres agents publics. La Commission a ainsi répondu à une préoccupation exprimée par les organisations de la société civile, à savoir la représentation détournée des intérêts des entreprises sous le couvert des pouvoirs publics.  

23. Le Médiateur est convaincu que toutes ces améliorations, prises ensemble, auront une incidence positive sur la composition équilibrée des groupes. Elle comprend également et s’attend à ce que la Commission reste déterminée à remédier à tout déséquilibre réel ou perçu au cas par cas. Selon elle, toute autre mesure qui pourrait être envisagée, par exemple la mise à disposition de fonds pour soutenir la capacité des groupes sous-financés à participer, est, dans une certaine mesure, de nature politique et plus appropriée à ce niveau, y compris par l’intermédiaire du Parlement européen.

Recommandations de la Médiatrice concernant les procès-verbaux des réunions et les délibérations

Évaluation du Médiateur

24. La Médiatrice a adressé à la Commission les deux recommandations suivantes en vue d’améliorer la transparence des travaux de ses groupes d’experts:

La Commission devrait réviser son règlement intérieur type en ce qui concerne:

• le contenu des procès-verbaux publiés et prévoir que, dans le cours normal des travaux, les procès-verbaux publiés auront le plus de sens possible et, en particulier, énonceront les positions exprimées par les membres;
• la confidentialité des délibérations des groupes d’experts, et prévoient que, en règle générale, ces délibérations devraient être transparentes et que les délibérations d’un groupe d’experts ne seraient confidentielles que dans des cas exceptionnels, à la suite d’un vote à la majorité au sein du groupe et avec l’accord de la Commission. Dans ce contexte, la transparence exige, au minimum, la publication préalable de l’ordre du jour et des documents de référence, suivie d’une publication en temps utile des procès-verbaux adéquats de la réunion du groupe d’experts concerné.

25. Les règles en vigueur au début de la présente enquête constituaient simplement un règlement intérieur type pour les groupes d'experts. Ils n’étaient pas contraignants pour la Commission et étaient faibles en termes de contenu. Ils ne prévoyaient que des comptes rendus sommaires, ce qui impliquait de ne pas divulguer les positions individuelles exprimées par les membres du groupe d'experts au cours des délibérations. Ils prévoyaient également que les délibérations seraient confidentielles. La Médiatrice a estimé que ces dispositions ne permettaient pas un contrôle public adéquat des conseils et de l’expertise fournis à la Commission par ses groupes d’experts.

26. Dans un premier temps, la Commission a intégré les dispositions pertinentes relatives aux procès-verbaux des réunions et aux délibérations dans les nouvelles règles générales juridiquement contraignantes régissant les groupes d’experts. Il ne s’agit donc plus simplement d’un règlement intérieur, mais d’un élément inhérent au système des groupes d’experts de la Commission. La Commission a ainsi envoyé un signal fort indiquant qu'elle prenait au sérieux l'accent mis par le Médiateur sur la qualité des procès-verbaux et la transparence des délibérations. Bien que la Commission n’ait pas reproduit le libellé des recommandations de la Médiatrice, les nouvelles règles générales régissant les groupes d’experts, ainsi que les mesures de mise en œuvre [30] prises par la Commission, prévoient les améliorations suivantes.

Procès-verbal de la réunion

27. Dans ses nouvelles règles régissant les groupes d’experts, la Commission a introduit une nouvelle norme de qualité pour les procès-verbaux des réunions des groupes d’experts en exigeant que les procès-verbaux soient «significatifs et complets». La Médiatrice se félicite que la Commission ait employé le terme «significatif», qui est tiré de sa recommandation. Bien que la Commission n’ait pas explicitement prévu, dans ses nouvelles règles générales, l’exposé des points de vue exprimés par les membres, la Médiatrice comprend et s’attend à ce que l’exigence d’un procès-verbal «complet» soit destinée à tenir compte de cet aspect de sa recommandation. Par rapport à la norme précédemment applicable des «procès-verbaux sommaires», la nouvelle disposition marque, en elle-même, de réels progrès en vue de permettre au public de comprendre efficacement le processus au cours duquel l’avis d’un groupe d’experts a été élaboré.

28. Il est important de noter que la Commission a pris de nouvelles mesures pour veiller à ce que sa nouvelle norme de qualité pour le contenu des procès-verbaux des réunions soit correctement respectée au stade de la mise en œuvre. Le secrétariat général de la Commission a élaboré un modèle de procès-verbal des réunions des groupes d’experts, que les différentes directions générales (DG) de la Commission ont été invitées à utiliser. Le modèle comprend des orientations spécifiques sur la manière de rédiger les procès-verbaux. En particulier, il demande aux DG d’énumérer tous les points discutés par un groupe d’experts et de rédiger le procès-verbal de manière à permettre une compréhension approfondie des sujets à l’ordre du jour et de tout autre sujet discuté lors de la réunion. Le modèle demande également que les positions exprimées par les participants en ce qui concerne chacun des sujets abordés soient consignées, ainsi que d’éventuelles conclusions ou un vote sur chaque sujet abordé.

29. La Médiatrice se félicite que la Commission continue de surveiller l’utilisation de ce modèle par ses DG et la manière dont elles suivent les orientations relatives à la rédaction des procès-verbaux. Le secrétariat général de la Commission s’est engagé à diffuser aux DG des exemples de bonnes pratiques en matière de procès-verbaux de réunions, en leur demandant de s’inspirer de ces exemples pour améliorer encore la pertinence des procès-verbaux de réunions de leurs propres groupes d’experts. Elle continuera également à fournir des orientations aux DG sur des questions spécifiques et à proposer régulièrement des cours de formation au personnel. La Médiatrice est convaincue que les exemples de bonnes pratiques figurant dans les procès-verbaux des groupes d’experts, que la Commission a transmis à la Médiatrice en vue d’une réunion qui s’est tenue en juin 2017, étaient effectivement significatifs et complets. Elle encourage la Commission à redoubler d’efforts pour faire en sorte que ses bonnes pratiques actuelles en matière de rédaction de procès-verbaux de réunions de groupes d’experts deviennent une pratique courante dans un avenir proche.  

30. En tant que nouvel élément de transparence, les nouvelles règles de la Commission régissant les groupes d’experts permettent désormais la publication d’avis dissidents dans une annexe à un avis, à une recommandation ou à un rapport adopté par vote. Bien que les groupes d’experts adoptent généralement leurs positions par consensus et que le recours à un vote reste l’exception, la nouvelle disposition constitue une étape bienvenue vers une plus grande transparence des résultats des groupes d’experts. Le Médiateur est rassuré sur le fait que les membres de certains groupes d'experts, même s'ils sont peu nombreux, ont déjà fait usage de la nouvelle possibilité de faire enregistrer et publier leurs opinions dissidentes.

Délibérations

31. En ce qui concerne les délibérations des groupes d’experts, les nouvelles règles de la Commission mettent pleinement en œuvre ce que la Médiatrice a qualifié d’«exigences minimales de transparence». Les nouvelles règles prévoient la publication préalable de l’ordre du jour et des documents de référence, suivie de la publication en temps utile du procès-verbal d’une réunion particulière d’un groupe d’experts. Le public sera ainsi informé de l'objet de toutes les délibérations du groupe d'experts ainsi que de l'état d'avancement des discussions. La Médiatrice comprend donc que la Commission a, conformément à ces exigences minimales de transparence, supprimé les délibérations confidentielles des groupes d’experts.  

32. Cette interprétation est confirmée par le fait que la Commission a supprimé de ses règles régissant les groupes d’experts la déclaration explicite selon laquelle les délibérations doivent être confidentielles. Les nouvelles règles prévoient plutôt que les groupes d’experts peuvent décider de délibérer publiquement. Bien que ce changement de formulation puisse sembler de nature formaliste, le Médiateur y voit un pas en avant. Lues ensemble, les nouvelles règles sur la norme de qualité pour les procès-verbaux des réunions et les exigences minimales de transparence pour les délibérations signifient que la question n'est plus de savoir si le public parviendra à se familiariser avec le contenu des délibérations des groupes d'experts. Un procès-verbal est requis pour chaque réunion, y compris les délibérations. La question est plutôt de savoir à quelle vitesse et à quel niveau de détail le public sera en mesure de suivre les délibérations. La réponse est évidente si un groupe d'experts décide de se réunir publiquement (voir point 33 ci-dessous). S'il n'en décide pas ainsi, les questions clés seront de savoir dans quelle mesure la publication des documents est opportune et dans quelle mesure le procès-verbal reliera les points de vue exprimés aux différents membres.

33. Le nouveau modèle de procès-verbal de réunion de la Commission comprend une rubrique spécifique – «nature de la réunion» – dans laquelle il convient de préciser si une réunion particulière d’un groupe d’experts s’est tenue en public ou non. Si un groupe décide de se réunir en public, la DG est invitée à indiquer les modalités choisies [31]. En énumérant la possibilité de permettre aux membres du public d’assister à une réunion en personne ou de diffuser une réunion en ligne, le modèle confirme la compréhension du Médiateur selon laquelle la nouvelle notion de «délibérations publiques» va au-delà de la non-confidentialité. En fait, la Commission a mis en pratique la suggestion de la Médiatrice d’examiner si certaines délibérations de groupes d’experts pourraient être pleinement ouvertes au public, par exemple au moyen de la diffusion en continu sur l’internet [32]. La Commission a confirmé au Médiateur que son objectif dans ce domaine est d'encourager une plus grande ouverture et de mieux faire connaître, auprès de ses DG, l'idée d'organiser des réunions de groupes d'experts publics, chaque fois que cela est opportun. La Médiatrice se félicite que certains groupes d'experts, même s'ils sont peu nombreux, aient déjà fait usage de la possibilité de diffuser en ligne [33] leurs réunions. Sur cette base, le Médiateur comprend que la Commission est passée du concept de délibérations confidentielles à celui de distinction entre délibérations publiques et non publiques. Dans le premier cas, les membres du public sont invités à assister à une réunion en personne ou la réunion est retransmise en ligne.

34. Enfin, la Commission a annoncé qu’elle créerait, d’ici la fin de 2017, une nouvelle section sur son registre des groupes d’experts spécifiquement consacrée aux documents sur les travaux des groupes d’experts. La Commission s’attend à ce que cette nouvelle section, qui classera les documents par type, accroisse la visibilité des documents et incite les DG à publier les documents en temps utile.

Conclusion sur les recommandations de la Médiatrice

35. Bien que des progrès supplémentaires soient possibles et nécessaires en ce qui concerne la transparence des travaux des groupes d’experts, la Médiatrice estime que les nouvelles règles de la Commission relatives aux procès-verbaux et aux délibérations des groupes d’experts sont conformes à l’esprit de ses recommandations. Pour autant que la Commission donne suite aux changements qu'elle a maintenant entrepris, le Médiateur espère que des résultats tangibles seront obtenus et que l'ouverture deviendra le principe de fonctionnement par défaut des groupes d'experts.

Conclusion

Compte tenu des nouvelles règles générales de la Commission régissant les groupes d’experts, la Médiatrice clôt l’enquête en concluant ce qui suit:

L’objectif de cette enquête a été largement atteint, c’est-à-dire la réforme du système des groupes d’experts de la Commission. À l’avenir, la Médiatrice continuera de suivre la manière dont la Commission met en œuvre ses deux recommandations spécifiques sur la transparence des travaux de ses groupes d’experts.

La Commission sera informée de cette décision.

 

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 14/11/2017

 

 

Annexe :

Évaluation par la Médiatrice de la réforme par la Commission des règles générales régissant les groupes d’experts

Tableau récapitulatif des recommandations, suggestions et engagements individuels en matière d'améliorations

Recommandation du Médiateur	Mise en œuvre par la Commission (Décision des groupes d’experts de la Commission et réponse à la recommandation de la Médiatrice)	Évaluation du Médiateur
La Commission devrait réviser son règlement intérieur type en ce qui concerne:
• le contenu des procès-verbaux publiés et prévoir que, dans le cours normal des travaux, les procès-verbaux publiés auront le plus de sens possible et, en particulier, exposeront les positions exprimées par les membres;	Article 13, paragraphes 7 et 8 "Les procès-verbaux de la discussion sur chaque point de l'ordre du jour et sur les avis rendus par le groupe sont significatifs et complets." «En principe, les groupes d’experts adoptent leurs avis, recommandations ou rapports par consensus. En cas de vote, le résultat du vote est décidé à la majorité simple des membres. Les membres qui ont voté contre ou se sont abstenus ont le droit de faire annexer aux avis, recommandations ou rapports un document résumant les motifs de leur position." Réponse "Conformément à la demande du Médiateur, les règles horizontales révisées renforcent encore la transparence. Comme l’a demandé la Médiatrice, les règles horizontales révisées prévoient que les procès-verbaux doivent être significatifs et complets. Comme suggéré par la Médiatrice, les règles horizontales révisées chargent les services de la Commission d’assurer la publication préalable de l’ordre du jour et des documents de référence en temps utile avant la réunion, suivie de la publication en temps utile des procès-verbaux adéquats de la réunion du groupe d’experts concerné. [...] Lorsque des avis, recommandations ou rapports sont donnés par les groupes d’experts, les membres qui ont voté contre eux ou se sont abstenus ont le droit de faire annexer aux avis, recommandations ou rapports un document résumant les motifs de leur position.»	le libellé de la Médiatrice n’est pas reproduit; toutefois, les nouvelles règles ainsi que les mesures d’exécution de la Commission sont conformes à l’esprit de la recommandation de la Médiatrice. Les règles prévoient désormais une nouvelle norme de qualité, à savoir que les procès-verbaux doivent être «significatifs et complets». Le nouveau modèle de procès-verbal de la Commission prévoit la présentation des positions exprimées par les participants. En tant que nouvelle caractéristique de transparence, les nouvelles règles de la Commission permettent désormais la publication d’avis dissidents dans une annexe à un avis, à une recommandation ou à un rapport adopté par vote. L’évaluation complète de la Médiatrice est exposée dans la décision clôturant son enquête stratégique.
• la confidentialité des délibérations des groupes d'experts, et prévoir que, en règle générale, ces délibérations soient transparentes et que les délibérations d'un groupe d'experts ne soient confidentielles que dans des cas exceptionnels, à la suite d'un vote à la majorité au sein du groupe et avec l'accord de la Commission. Dans ce contexte, la transparence exige, au minimum, la publication préalable de l’ordre du jour et des documents de référence, suivie d’une publication en temps utile des procès-verbaux adéquats de la réunion du groupe d’experts concerné.	Article 13, paragraphe 6, et article 26, paragraphe 1 "En accord avec les services compétents de la Commission, le groupe peut, à la simple majorité de ses membres, décider que les délibérations sont publiques." "Le service compétent de la Commission met à disposition tous les documents pertinents des groupes d'experts et des sous-groupes, y compris les ordres du jour, les procès-verbaux et les observations des participants [...]. [...] En particulier, les services veillent à ce que l'ordre du jour et les autres documents de référence pertinents soient publiés en temps utile avant la réunion, puis à ce que le procès-verbal soit publié en temps utile." Réponse «En ce qui concerne la confidentialité des délibérations des groupes d’experts, les travaux des groupes d’experts sont collectifs, ce qui conduit très souvent à des conclusions consensuelles, dans un esprit de confiance mutuelle. Les experts devraient pouvoir contribuer librement aux travaux des groupes d'experts dans le cadre de discussions à huis clos. Toutefois, comme par le passé, un groupe d'experts peut, à la majorité simple de ses membres, en accord avec le service compétent de la Commission, décider que les délibérations sont publiques. Les règles horizontales révisées offrent donc suffisamment d’espace aux groupes pour décider de la manière dont ils souhaitent fonctionner, de manière flexible, en fonction de circonstances spécifiques. Nous pensons qu’avec cet ensemble de dispositions, un équilibre raisonnable est trouvé entre les besoins de transparence et de confidentialité.»	le libellé de la Médiatrice n’est pas reproduit; toutefois, les nouvelles règles ainsi que les mesures d’exécution de la Commission sont conformes à l’esprit de la recommandation de la Médiatrice. Les nouvelles règles de la Commission mettent en œuvre ce que la Médiatrice a qualifié d’«exigences minimales de transparence»: la réglementation prévoit désormais la publication préalable de l’ordre du jour et d’autres documents de référence ainsi que la publication en temps utile des procès-verbaux. En vertu des nouvelles règles, la Commission a supprimé la notion de délibérations confidentielles; Les procès-verbaux seront toujours publiés. Si un groupe d’experts décide de délibérer publiquement, la réunion peut être retransmise en ligne ou le public peut être invité à y assister en personne. L’évaluation complète de la Médiatrice est exposée dans la décision clôturant son enquête stratégique.

Évaluation générale de la mise en œuvre par la Commission des suggestions de la Médiatrice:

La Commission a mis en œuvre de manière satisfaisante la grande majorité des suggestions du Médiateur.

Les cinq suggestions suivantes n'ont pas été (entièrement) mises en œuvre:

• Il n’y a pas d’explication autonome de la notion d’équilibre de la Commission.
• Il n'y a pas d'exigence absolue d'équilibre. La règle prévoit toujours que la Commission s ' efforce d ' assurer l ' équilibre "dans la mesure du possible" (article 10, paragraphe 5).
• La Commission n’a pas défini de critères généraux pour la catégorisation des intérêts économiques et non économiques dans les groupes d’experts.
• Les experts individuels nommés à titre personnel ne sont pas tenus de mettre à jour leur déclaration d’intérêts sur une base annuelle (article 11, paragraphe 5).
• Les documents relatifs aux travaux des groupes d’experts peuvent être publiés soit sur le registre, soit sur un site internet spécifique (article 26, paragraphe 1). La Commission n’a donc pas accepté de publier uniquement dans le registre (afin que les documents puissent faire l’objet d’une recherche).

Suggestion du Médiateur	Mise en œuvre par la Commission (Décision des groupes d’experts de la Commission et réponse à la recommandation de la Médiatrice)	Évaluation du Médiateur
En ce qui concerne les points susceptibles d'être améliorés, le Médiateur a suggéré à la Commission:
a) s’engager à toujours recourir à des appels publics à candidatures pour la sélection de membres de groupes d’experts qui ne sont pas des autorités publiques;	Article 10, paragraphes 1 à 4 "La sélection des membres du groupe d'experts s'effectue au moyen d'appels publics à candidatures, à l'exception des membres des types D et E et des organismes représentatifs institués par la législation de l'Union pour fournir des conseils dans des domaines spécifiques [...]." [...] "La Commission peut s'écarter des dispositions figurant aux paragraphes 1 à 3, lorsque cela est jugé justifié par des priorités impérieuses ou des cas d'urgence. Lorsque la Commission décide qu'un appel public n'est pas un instrument approprié pour la sélection des membres d'un groupe d'experts spécifique, le choix des experts se fait sur la base de critères objectifs vérifiables, qui sont publiés dans le registre des groupes d'experts."	Mis en œuvre mais prévoyant une exception. Mise en œuvre globalement satisfaisante
b) s’engager à utiliser la catégorisation du registre de transparence pour classer, dans le registre des groupes d’experts, les organisations membres de groupes d’experts relevant du champ d’application du registre de transparence;	Article 7, paragraphe 2, et article 25 + annexe "Formulaire de classement" "Les groupes d'experts peuvent être composés des types de membres suivants: a) les personnes nommées à titre personnel qui doivent agir en toute indépendance et dans l'intérêt public («membres de type A»); b) les personnes désignées pour représenter un intérêt commun partagé par les parties prenantes dans un domaine d'action particulier, qui ne représentent pas une partie prenante individuelle, mais une orientation politique commune à différentes organisations de parties prenantes (les «membres de type B»). [...] c) les organisations au sens large du terme, y compris les entreprises, les associations, les organisations non gouvernementales, les syndicats, les universités, les instituts de recherche, les cabinets d'avocats et les cabinets de conseil («membres de type C»); d) les autorités des États membres, au niveau national, régional ou local («membres de type D»); e) d'autres entités publiques, telles que les autorités des pays tiers, y compris les autorités des pays candidats, les organes ou organismes de l'Union et les organisations internationales (les «membres de type E»).» "Les services de la Commission classent les membres [...] des groupes et sous-groupes d'experts [...] dans le registre des groupes d'experts conformément aux dispositions de la présente décision et de ses annexes, sur la base des informations fournies par les demandes répondant à un appel public à candidatures." Formulaire de classification de l'annexe: «Cette demande est introduite en tant que type d’organisation suivant: (veuillez sélectionner une seule option, en tenant compte des définitions indiquées ci-dessous). a) Les universités, les instituts de recherche et les groupes de réflexion b) Banques/institutions financières c) Sociétés/groupes d) Cabinets d'avocats e) ONG f) Associations professionnelles g) Services de consultants professionnels h) Associations professionnelles i) Les syndicats j) Autres (veuillez préciser)" Réponse "[...] la Commission ne juge pas approprié de reproduire intégralement la catégorisation du registre de transparence pour classer les membres des groupes d'experts. Toutefois, de nombreuses catégories actuellement utilisées dans le registre de transparence seront également utilisées dans le nouveau registre des groupes d’experts, ce qui garantira un degré élevé d’harmonisation.»	Entièrement mis en œuvre Les catégories d’organisations sont clairement fondées sur la catégorisation du registre de transparence (1 catégorie supplémentaire pour le registre des groupes d’experts: "Banques/institutions financières")
c) veiller à ce que le secrétariat commun du registre de transparence continue d’améliorer et d’intensifier ses contrôles systématiques des nouveaux enregistrements entrants en ce qui concerne la section correcte de l’enregistrement;	En dehors du champ d’application de la décision de la Commission Réponse "L'accord interinstitutionnel actuel ne prévoit pas de contrôle ex ante formel des nouveaux déclarants. Toutes les organisations inscrites au registre de transparence sont toutefois liées par le code de conduite du registre de transparence [...]. [...] Tous les nouveaux enregistrements entrants sont soumis à un contrôle d'éligibilité qui, entre autres, évalue le caractère approprié de la section choisie par le déclarant en fonction de son profil et de ses activités. Les efforts visant à améliorer la qualité des données continueront de s'intensifier. La consultation publique en cours sur un registre de transparence obligatoire permettra également aux parties prenantes d’exprimer leur point de vue sur la manière d’améliorer la convivialité et la qualité globale des données figurant dans le registre.»	Réponse satisfaisante
d) exiger que les experts individuels nommés à titre personnel mettent à jour leurs déclarations d’intérêts sur une base annuelle;	Article 11, paragraphe 5 «Les membres de type A sont tenus d’informer rapidement le service compétent de la Commission de toute modification pertinente des informations fournies précédemment, y compris en ce qui concerne les activités à venir, auquel cas ils doivent immédiatement soumettre un formulaire DOI nouvellement complété décrivant la modification, afin de permettre aux services de la Commission de l’évaluer en temps utile. Le président de chaque groupe ou sous-groupe d'experts rappelle cette obligation à tous les membres de type A lors de la première réunion de chaque année civile." Réponse «[...] la Commission considère qu’il est disproportionné que les DG traitent les mises à jour annuelles des déclarations d’intérêts lorsqu’aucun changement n’est intervenu dans la situation de l’expert.» [Suite par l'explication des «mesures de substitution».]	Non mise en œuvre exactement comme demandé (pas d’exercice annuel automatique de mise à jour des DOI). Toutefois, l’obligation pour les experts individuels d’informer rapidement la Commission de tout changement pertinent + obligation pour le président du groupe de rappeler aux membres leur obligation sur une base annuelle. Satisfaisant dans l'ensemble.
e) Expliquer, dans les règles horizontales régissant les groupes d’experts, ce que la Commission entend par «équilibre»;	Aucune disposition correspondante Réponse "Les règles horizontales révisées confirment une nouvelle fois l'engagement ferme de la Commission à œuvrer en faveur d'une composition équilibrée des groupes d'experts. Lors de la sélection des membres des groupes d'experts, les services de la Commission doivent s'efforcer de garantir non seulement un niveau élevé d'expertise, mais aussi un équilibre géographique, une représentation équilibrée des savoir-faire pertinents et des domaines d'intérêt, ainsi qu'un équilibre entre les hommes et les femmes. Les règles horizontales révisées indiquent clairement que cette composition équilibrée doit être assurée en tenant compte des tâches spécifiques des groupes d’experts et du type d’expertise requis compte tenu du mandat du groupe. [...]»	Pas de mise en œuvre complète (pas de disposition autonome sur ce que signifie «équilibre»). Certains éléments de ce que signifie «équilibre» pour la Commission peuvent - comme c'était le cas sous les anciennes règles - être déduits de l'article 10, paragraphe 5, sur une composition équilibrée. Voir ci-dessous.
f) Exiger que les groupes d'experts aient une composition équilibrée. La Commission peut autoriser une exception à l’exigence d’équilibre dans des cas dûment justifiés;	Article 10, paragraphes 5 et 6 «Lors de la sélection des membres des groupes, les services de la Commission s’efforcent d’assurer, dans la mesure du possible, un niveau élevé d’expertise, un équilibre géographique ainsi qu’une représentation équilibrée des savoir-faire pertinents et des domaines d’intérêt, en tenant compte des tâches spécifiques du groupe d’experts, du type d’expertise requis et de la réponse reçue aux appels à candidatures.» «Lorsqu’ils nomment des experts individuels, soit à titre personnel, soit pour représenter un intérêt commun, les services de la Commission s’efforcent de parvenir à un équilibre entre les hommes et les femmes dans la composition du groupe d’experts. L’objectif à moyen terme est d’au moins 40 % de représentants de chaque sexe au sein de chaque groupe d’experts.» Réponse "Étant donné que les appels publics donnent des chances égales à toutes les parties concernées, la Commission ne peut souscrire à l'avis du Médiateur selon lequel si la Commission rencontre des difficultés pour parvenir à une composition pleinement équilibrée, elle devrait envisager de modifier le mandat du groupe, de réduire sa taille ou même de décider de ne pas le créer du tout. En fait, cela réduirait considérablement la capacité de la Commission à avoir accès à l’expertise et à estimer qu’elle en a réellement besoin, ce qui va à l’encontre de l’objectif même de la création de groupes d’experts.»	Non mis en œuvre. La Médiatrice a demandé à la Commission de prévoir une exigence d'équilibre absolu combinée à la possibilité d'une exception dans des cas dûment justifiés (comme la Commission a accepté de le faire pour les appels à candidatures - voir la suggestion a) ci-dessus). La Commission a conservé exactement la même formulation que celle utilisée dans les anciennes règles: l'équilibre n'est requis que "dans la mesure du possible".
g) Définir et expliquer, en se référant principalement au mandat d'un groupe à établir, quelle composition est recherchée et pourquoi, en tenant compte des critères suivants: l’objectif/les tâches du groupe et l’expertise requise, les parties prenantes les plus susceptibles d’être concernées par la question, la manière dont ces groupes de parties prenantes sont organisés et, éventuellement, le rapport entre les intérêts économiques et non économiques représentés;	Article 5, paragraphe 1, et article 10, paragraphe 2 "Lorsqu'elle crée un groupe d'experts, la Commission ou ses services définissent clairement son mandat, conformément au rôle des groupes d'experts énoncé à l'article 3, ainsi que les tâches du groupe d'experts, de manière aussi précise que possible, tout en indiquant son domaine d'activité et le type de conseil requis." «[...] Les appels décrivent clairement les critères de sélection, y compris l’expertise requise et, le cas échéant, les intérêts à représenter en ce qui concerne les travaux à effectuer. [...]» Réponse "[...] les appels à candidatures devraient clairement définir les critères de sélection, y compris l'expertise requise et, le cas échéant, les intérêts à représenter par rapport aux travaux à effectuer. Ces exigences fournissent des orientations adéquates aux services de la Commission pour assurer une composition équilibrée de leurs groupes d'experts, sans qu'il soit nécessaire de fixer des exigences ex ante plus spécifiques pour chaque groupe. [...] Enfin, la Commission tient à souligner que l'équilibre final atteint au sein des groupes d'experts dépend également du nombre et de la qualité des réponses qu'elle reçoit à ses appels à candidatures. En revanche, la composition des groupes d’experts ne devrait pas être conçue en instaurant un plafond ou un quota pour chaque catégorie d’intérêts, quelles que soient les circonstances concrètes dans lesquelles ces groupes opèrent et l’intérêt manifesté par les parties prenantes concernées au cours de la procédure de sélection, car cela aboutirait souvent à une composition artificielle de groupes, qui serait alors incapable de fournir à la Commission la valeur ajoutée dont elle a besoin et pourquoi le groupe est créé. À la lumière de ce qui précède, la Commission soutient également qu’il n’est ni approprié ni utile d’élaborer une définition théorique de l’équilibre ou une définition de l’équilibre pour chaque groupe [...]».	Entièrement mis en œuvre Bien que la disposition en tant que telle ne soit pas nouvelle, elle est beaucoup plus détaillée qu'auparavant et, pour la première fois, utilise le terme «mandat» d'un groupe.  La Commission s'est engagée à définir le mandat du groupe en fonction des tâches à accomplir, du domaine d'activité du groupe et du type de conseil requis. En outre, les appels à candidatures définiront également les intérêts à représenter par rapport aux travaux à effectuer. La nouvelle formulation est suffisamment proche de l’idée de la Médiatrice d’une «définition individuelle de l’équilibre».
h) définir des critères généraux pour la catégorisation des intérêts économiques et non économiques dans les groupes d’experts;	Aucune disposition correspondante Réponse "À la lumière de l'expérience acquise, la Commission ne juge pas approprié de définir des critères généraux pour la catégorisation des intérêts économiques et non économiques dans les groupes d'experts. Comme indiqué dans la réponse de la Commission à la Médiatrice dans le cadre de son enquête d’initiative OI/7/2014/NF concernant la composition des groupes de dialogue civil (CDG), il s’est avéré impossible d’établir une méthode de classification fiable. Là encore, la nature des intérêts représentés devrait être appréciée au cas par cas dans le cadre des appels à candidatures.»	Non mis en œuvre, mais explication utile fournie.
i) prévoir la publication systématique et en temps utile, dans le registre des groupes d’experts, de tous les documents relatifs aux travaux des groupes d’experts et de leurs sous-groupes (y compris les procès-verbaux des réunions), à l’exception des documents ou parties de documents couverts par l’une des exceptions prévues par le règlement (CE) no 1049/2001, dans la mesure où une exception pertinente s’applique.	Article 26 «Les services compétents de la Commission mettent à disposition tous les documents pertinents des groupes et sous-groupes d’experts, y compris les ordres du jour, les procès-verbaux et les contributions des participants, soit dans le registre des groupes d’experts, soit au moyen d’un lien à partir du registre vers un site web spécifique où ces informations peuvent être consultées. [...] En particulier, les services veillent à ce que l'ordre du jour et les autres documents de référence pertinents soient publiés en temps utile avant la réunion, puis à ce que les procès-verbaux soient publiés en temps utile." "Des exceptions à la publication ne sont prévues que lorsqu'il est considéré que la divulgation d'un document porterait atteinte à la protection de tout intérêt public ou privé au sens de l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001." Réponse "La Commission ne peut souscrire à l'avis de la Médiatrice selon lequel la transparence n'est garantie que si tous les documents sont chargés dans le registre des groupes d'experts afin qu'ils soient accessibles en un seul endroit. Par souci de proportionnalité et afin d’éviter une charge de travail administrative inutile, la Commission maintient que les modalités souples susmentionnées actuellement utilisées en ce qui concerne la publication permettent au grand public d’être correctement informé et sont donc justifiées.»	Entièrement mis en œuvre en ce qui concerne le contenu: la publication systématique et en temps utile des documents, à l'exception des documents ou parties de documents qui relèvent de l'une des exceptions prévues par le règlement (CE) n° 1049/2001. Non mis en œuvre en ce qui concerne le lieu de publication des documents. Le Médiateur a demandé à la Commission de publier les documents directement dans le registre uniquement, étant donné que les documents peuvent ensuite être consultés. La Commission maintient la situation actuelle dans laquelle les documents peuvent être publiés soit sur le registre, soit sur un site web spécifique. Dans l’ensemble, la mise en œuvre peut être considérée comme satisfaisante.
Évaluation générale de la mise en œuvre par la Commission des engagements déjà pris: La Commission a traduit les engagements pris dans son avis au Médiateur (daté de mai 2015) dans les dispositions de la nouvelle décision relative aux groupes d’experts. Observation générale de la Commission, dans sa réponse à la recommandation du Médiateur, sur les engagements qu’elle a pris dans son avis: «[...] les règles horizontales révisées donnent pleinement suite aux engagements pris par la Commission dans sa réponse au Médiateur du 29 mai 2015: - l'obligation pour les services de la Commission de sélectionner les membres des groupes d'experts au moyen d'appels publics à candidatures, sous certaines conditions; - améliorer considérablement la gestion des conflits d’intérêts en ce qui concerne les personnes nommées à titre personnel; - prévoyant qu’une nouvelle version du registre des groupes d’experts de la Commission et d’autres entités similaires (ci-après le «registre des groupes d’experts») reflétant les règles horizontales révisées devrait être mise en place, et garantissant pour la première fois des synergies entre le registre des groupes d’experts et le registre de transparence, et - rationaliser la classification des membres des groupes afin d’apporter plus de clarté et de transparence en ce qui concerne la composition des groupes d’experts.»
Engagement de la Commission	Mise en œuvre par la Commission (Décision des groupes d’experts de la Commission et réponse à la recommandation de la Médiatrice)	Évaluation du Médiateur
Avant de donner suite à sa recommandation, la Médiatrice a pris note de l'engagement pris par la Commission de:
i. améliorer la visibilité des appels à candidatures en créant, dans le registre des groupes d’experts, une section qui leur est exclusivement consacrée;	Considérant 5 et article 27 «La transparence devrait être renforcée par la publication d’une nouvelle version du registre des groupes d’experts de la Commission et d’autres entités similaires (ci-après le «registre des groupes d’experts»), reflétant les règles horizontales révisées. [...]» "Migration vers la nouvelle version du registre des groupes d'experts: Des outils de migration garantissant le transfert automatique des données existantes, lorsque cela est techniquement possible, sont mis en place. Les services de la Commission encodent manuellement les données qui ne peuvent pas faire l'objet d'une migration automatique, ainsi que les données supplémentaires requises en raison de ces règles horizontales, d'ici la fin de l'année 2016."	Entièrement mis en œuvre
ii. utiliser un délai minimal standard de quatre semaines pour tous les appels à candidatures, avec la possibilité de s’écarter de ce délai dans des cas dûment justifiés ou d’utiliser des appels à candidatures ouverts en permanence;	Article 10, paragraphes 2 et 3 «[...] Le délai minimal de dépôt des candidatures est de quatre semaines.» "Les services de la Commission peuvent sélectionner les membres des groupes d'experts au moyen d'un appel ouvert en permanence, à publier dans le registre des groupes d'experts, auquel cas un appel spécifique ne serait pas nécessaire."	Entièrement mis en œuvre
iii. exiger l’inscription au registre de transparence pour la nomination à des groupes d’experts d’organisations relevant du champ d’application du registre de transparence et de personnes agissant en qualité d’indépendants représentant un intérêt commun partagé par les parties prenantes;	Article 8 "Les membres de type B et de type C ne sont nommés que s'ils sont inscrits au registre de transparence."	Entièrement mis en œuvre
iv. relier les organisations relevant du champ d’application du registre de transparence et les personnes agissant en qualité d’indépendants désignées en tant que représentants d’un intérêt commun partagé par les parties prenantes, qui sont membres de groupes d’experts, à leur profil dans le registre de transparence;	Article 24 "Synergies entre le registre des groupes d'experts et le registre de transparence Le service de la Commission veille à ce qu'un lien soit établi entre les membres des types B et C et les membres suppléants des groupes d'experts et des sous-groupes inscrits au registre des groupes d'experts et le profil de ces membres dans le registre de transparence." Réponse "Grâce à la nouvelle version du registre des groupes d'experts, des synergies sont assurées pour la première fois entre ce registre et le registre de transparence, notamment en reliant les organisations et les personnes représentant un intérêt commun publiées dans le registre des groupes d'experts au profil de ces membres dans le registre de transparence."	Entièrement mis en œuvre
v. adopter une nouvelle politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel;	Article 2, paragraphe 4, article 11 et annexes 4, 5, 6 et 7 "Le terme "conflit d'intérêts" désigne toute situation dans laquelle une personne a un intérêt qui peut compromettre ou être raisonnablement perçu comme compromettant sa capacité d'agir en toute indépendance et dans l'intérêt public lorsqu'elle fournit des conseils à la Commission en ce qui concerne l'objet du travail effectué par le groupe d'experts ou le sous-groupe en question". Voir l’article 11 pour les règles détaillées sur la manière de traiter les déclarations d’intérêts et de gérer les conflits d’intérêts. Annexes: - Déclaration d'intérêts type - Orientations pour remplir la déclaration d'intérêts	Entièrement mis en œuvre
vi. revoir la classification des membres des groupes d’experts dans le registre afin d’éviter un traitement incohérent des organisations;	Article 25, paragraphe 2, + annexe 8 "Les services de la Commission classent les membres [...] nommés avant l'adoption de la présente décision conformément aux dispositions de la présente décision et de ses annexes avant la fin de l'année 2016. En cas de doute sur la classification appropriée des membres des types B et C, les services peuvent demander à ces membres de remplir un formulaire de classification, comme indiqué à l'annexe 8.	Entièrement mis en œuvre
vii. Fournir, dans le registre des groupes d’experts, davantage d’informations sur l’intérêt représenté par les experts individuels désignés pour représenter un intérêt commun partagé par les parties prenantes.	Article 23, paragraphe 1, point e), et article 24, paragraphe 3, + annexe «Formulaire de classement» "La publication par les services de la Commission de données relatives à la composition des groupes d'experts dans le registre des groupes d'experts est soumise aux dispositions suivantes: e) l'intérêt représenté par les membres des types B et C est identifié. "[...] Les services demandent également aux membres de type B et aux membres suppléants d'indiquer dans le registre de transparence l'intérêt commun qu'ils représentent." Formulaire de classification de l'annexe: «Le demandeur représente les intérêts suivants: (veuillez sélectionner une ou plusieurs options, en tenant compte des définitions indiquées ci-dessous): a) Académie/Recherche b) La société civile c) Employés/Travailleurs d) Finances e) Industrie f) Professionnels g) PME h) Autres (veuillez préciser)»	Mise en œuvre
viii. envisager d’apporter des ajustements techniques au registre des groupes d’experts, notamment en redéfinissant l’onglet «statistiques» afin de présenter des informations supplémentaires et de fournir une meilleure vue sur la composition des groupes d’experts;	Réponse «Compte tenu des ressources importantes nécessaires pour publier une nouvelle version du registre des groupes d’experts, il n’a pas été possible d’inclure certaines nouvelles fonctionnalités à ce stade, y compris la refonte de l’onglet «statistiques». La Commission réexaminera cette question à l’avenir.»	Dans l'attente de , dépendra des futures modifications à apporter à la nouvelle version du registre des groupes d'experts.

 

 

 

 

[1] Des enquêtes stratégiques sont menées à l’initiative de la Médiatrice et portent sur des questions d’intérêt public majeur. Elles permettent au Médiateur d'enquêter sur ce qui semble être des problèmes systémiques au sein des institutions de l'UE et de promouvoir des évolutions positives dans des domaines d'activité clés.

[2] Toute la correspondance relative à cette enquête stratégique est disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/case.faces/en/43789/html.bookmark

[3] Fin 2013, la Médiatrice a clôturé son enquête sur la plainte 1682/2010/BEH concernant la transparence et la composition équilibrée des groupes d’experts de la Commission. La décision du Médiateur est disponible à l’adresse suivante: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/52942/html.bookmark

[4] Voir les règles générales alors applicables aux groupes d’experts: Communication à la Commission, Cadre pour les groupes d’experts de la Commission: Règles horizontales et registre public, 10 novembre 2010, [C(2010) 7649 final, SEC(2010) 1360], annexe.

[5] L’enquête a porté sur des groupes d’experts de la Commission ayant, parmi leurs membres, des représentants d’intérêts (organisations ou experts individuels représentant un intérêt) et/ou des experts indépendants nommés à titre personnel. L’enquête n’a pas porté sur des groupes d’experts de la Commission composés uniquement d’autorités des États membres.

[6] Parmi ces initiatives figure l’obligation pour les membres de la Commission de ne pas rencontrer d’organisations ou de personnes agissant en qualité d’indépendants qui ne sont pas inscrites au registre de transparence; la publication des ordres du jour des réunions des commissaires, des membres de leur cabinet et des directeurs généraux; et l’engagement pris par la Commission de présenter une proposition relative à un registre de transparence obligatoire.

[7] Différentes organisations de la société civile et le Parlement européen ont, pendant un certain nombre d’années, fait part de leurs préoccupations quant à la composition et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission. En 2014, le Parlement européen a proposé le gel du budget de la Commission pour les groupes d’experts en raison de la violation persistante perçue des normes relatives à la composition équilibrée et à la transparence des groupes d’experts.

[8] Des informations sur la consultation publique sont disponibles à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/54300/html.bookmark

[9] Le registre des groupes d’experts de la Commission et d’autres entités similaires est disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/

[10] Voir la lettre à la Commission européenne demandant une réponse: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/58861/html.bookmark

[11] La réponse de la Commission est disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60019/html.bookmark

[12] Le registre de transparence de l'UE est un registre public géré conjointement par la Commission et le Parlement européen et qui vise à fournir des informations sur les organisations et les représentants d'intérêts qui interagissent avec les institutions. Bien que l’enregistrement ne soit actuellement pas obligatoire, toutes les organisations et les personnes agissant en qualité d’indépendants qui exercent des activités dans le but d’influencer directement ou indirectement la formulation ou la mise en œuvre des politiques et les processus décisionnels des institutions de l’UE sont, à quelques exceptions près, censées s’inscrire au registre de transparence. Voir l’accord interinstitutionnel entre le Parlement européen et la Commission européenne sur le registre de transparence, JO 2014, L 277, p. 11.

[13] Voir la recommandation du Médiateur: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/63441/html.bookmark

[14] Voir la recommandation du Médiateur, en particulier les points 52 à 62.

[15] Décision de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission, C(2016) 3301 final.

[16] La réponse de la Commission à la recommandation est disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/68227/html.bookmark

[17] La demande de documents et d'informations ainsi que d'une réunion est disponible ici: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/78385/html.bookmark

[18] Le rapport de la réunion est disponible ici: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/81083/html.bookmark

[19] Décision de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission, C(2016) 3301 final:

http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/PDF/C_2016_3301_F1_COMMISSION_DECISION_EN.pdf

[20] http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/PDF/C_2016_3301_F1_ANNEX_EN.pdf

[21] Communication à la Commission, Cadre pour les groupes d'experts de la Commission: règles horizontales et registre public, 30 mai 2016, C(2016) 3300 final:

http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/PDF/C_2016_3300_F1_COMMUNICATION_TO_COMMISSION_EN.pdf

[22] La Commission reconnaît explicitement les contributions du Parlement européen, des organisations de la société civile et du Médiateur au considérant 2 de sa décision relative aux groupes d'experts.

[23] De l’avis du Médiateur, il est clairement préférable que la Commission mette en place un système relativement formalisé de groupes d’experts plutôt que de permettre la prolifération de task forces et de groupes de travail ad hoc qui échappent aux règles des groupes d’experts.

[24] Voir la communication de la Commission, p. 3.

[25] L’obligation d’être inscrit au registre de transparence pour pouvoir être membre d’un groupe d’experts s’applique aux types de membres qui relèvent du champ d’application du registre de transparence, à savoir les organisations et les personnes agissant en qualité d’indépendants désignées pour représenter un intérêt des parties prenantes. Si un expert nommé pour représenter un intérêt des parties prenantes n’est pas un travailleur indépendant, son organisation patronale doit être inscrite au registre de transparence.

[26] Voir le rapport sur la réunion du Médiateur et de la Commission.

[27] Dans le cadre de leur candidature, les personnes qui demandent à être nommées experts à titre personnel doivent également soumettre un CV à jour.

[28] Voir les points 34 et suivants de la recommandation du Médiateur.

[29] Voir la résolution du Parlement européen du 14 février 2017 sur le contrôle du registre et la composition des groupes d’experts de la Commission [2015/2319(INI), P8_TA(2017)0021, point 10: «souligne, dans ce contexte, et en ce qui concerne les points 34 à 45 de l’avis susmentionné du Médiateur, que, bien que la Commission n’ait pas encore formellement défini sa notion d’«équilibre», celle-ci ne doit pas être comprise comme le résultat d’un exercice arithmétique, mais plutôt comme le résultat d’efforts visant à garantir que les membres d’un GE, ensemble, possèdent l’expertise technique nécessaire et l’étendue des perspectives nécessaires pour remplir le mandat du GE en question; estime que la notion d'équilibre devrait dès lors être comprise comme étant liée au mandat spécifique de chaque groupe d'experts; estime que les critères permettant d’évaluer l’équilibre d’un groupe d’experts devraient inclure les tâches du groupe, l’expertise technique requise, les parties prenantes les plus susceptibles d’être concernées par la question, l’organisation de groupes de parties prenantes et le ratio approprié d’intérêts économiques et non économiques;» 

[30] Voir le rapport sur la réunion du Médiateur et de la Commission:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/81083/html.bookmark

[31] La Commission a informé le Médiateur que le but de cette rubrique est de faire en sorte que ses DG et les groupes d'experts eux-mêmes réfléchissent à la possibilité d'ouvrir une réunion particulière au public, selon le sujet. La décision de rendre publique une réunion particulière doit nécessairement être prise avant la réunion, afin de permettre les modalités pratiques pertinentes, telles que la réservation d’une salle de réunion appropriée ou la mise en place d’une diffusion en continu sur l’internet.

[32] Voir le point 57 de la recommandation du Médiateur.

[33] Voir par exemple: https://webcast.ec.europa.eu/6th-meeting-of-the-structured-dialogue-with-european-structural-and-investment-funds-partners-group-of-experts; https://webcast.ec.europa.eu/inaugural-meeting-of-the-platform-on-animal-welfare