M. Jean-Claude Juncker Président Commission européenne 1049 BRUXELLES BELGIQUE

Strasbourg, le 27 janvier 2015

Enquête d'initiative du Médiateur européen OI/6/2014/NF concernant la composition des groupes d'experts de la Commission

Monsieur le Président,

Le 12 mai 2014, j'ai informé la Commission de ma décision de lancer une enquête d'initiative sur la composition des groupes d'experts de la Commission. L'objectif de mon enquête d'initiative est de promouvoir la transparence et, de manière constructive, de soutenir les efforts visant à parvenir à une composition plus équilibrée des groupes d'experts de la Commission. La présente lettre a pour objet de communiquer à la Commission i) le retour d’information que j’ai reçu lors de la consultation publique menée dans le cadre de la présente enquête, ii) mon point de vue préliminaire sur les questions concernées et iii) une série de suggestions (exposées en annexe), auxquelles j’invite la Commission à répondre par un avis au plus tard le 30 avril 2015.

L’analyse que j’ai effectuée jusqu’à présent me confirme que l’objectif consistant à parvenir à une composition équilibrée des groupes d’experts de la Commission est une tâche complexe et difficile. Néanmoins, le rôle clé joué par ces groupes pour contribuer à l'élaboration de la législation et de la politique de l'UE montre clairement que tout doit être mis en œuvre pour que le public puisse contrôler et faire confiance à leur travail.

Selon moi, la Commission a déjà adopté une série d'initiatives positives qui, si elles étaient appliquées à l'ensemble des groupes d'experts, permettraient d'accroître considérablement la transparence et d'assurer l'équilibre. Les suggestions présentées ci-dessous visent donc à s’appuyer sur ce que la Commission a déjà entrepris dans divers domaines, du cadre de dialogue civil de la DG AGRI à ses efforts en matière de registre de transparence. Bien que les suggestions soient détaillées et ambitieuses, j’espère qu’elles vous seront utiles et réalisables lorsque vous vous efforcerez de mettre en place une administration européenne modèle. Vous trouverez ci-après mon analyse détaillée:

Consultation publique

Dans un premier temps, j'ai mené une consultation publique dans le cadre de mon enquête d'initiative. J'ai reçu 60 contributions dont j'ai tenu compte pour déterminer la voie à suivre dans mon enquête. Veuillez trouver ci-joint, pour votre information, des copies des contributions. Je les publierai également sur mon site Web, dès que mes services auront terminé le processus de rédaction des documents.

La teneur globale des contributions reçues est négative par rapport à la situation actuelle. Les parties prenantes font valoir que des lacunes majeures persistent en ce qui concerne la composition et la transparence des groupes d’experts de la Commission. Les principaux problèmes recensés par les parties prenantes sont i) la catégorisation incohérente des organisations qui sont membres de groupes d’experts, ii) la perception d’une domination persistante des intérêts des entreprises dans un grand nombre de groupes d’experts, iii) un manque de données sur le registre des groupes d’experts et iv) la désignation de personnes étroitement affiliées à un groupe spécifique de parties prenantes en tant qu’experts à titre personnel, liée à l’absence d’une politique efficace en matière de conflits d’intérêts.

Portée de l'enquête d'initiative et résumé de mes points de vue préliminaires

Le champ d'application de mon enquête d'initiative ne couvre pas les groupes d'experts de la Commission composés uniquement d'autorités des États membres[1]. En d'autres termes, la présente enquête porte exclusivement sur les groupes d'experts de la Commission dont les membres comptent des représentants d'intérêts (organisations ou experts individuels représentant un intérêt) et/ou des experts indépendants nommés à titre personnel. Conformément à l'approche adoptée par la Médiatrice dans l'affaire 1682/2010/(ANA)BEH, le terme «groupes d'experts de la Commission» devrait, dans le cadre de la présente enquête, être compris comme désignant non seulement les groupes d'experts au sens strict, mais aussi «d'autres entités similaires».

Malheureusement, je considère qu’il n’est actuellement pas possible d’examiner de manière adéquate et cohérente la composition de groupes d’experts spécifiques en raison de lacunes dans le cadre régissant ces groupes, ainsi que dans le registre des groupes d’experts. Je note qu'il n'existe pas d'étiquetage ou de catégorisation cohérents des organisations nommées à des groupes d'experts et que la vague catégorie «association» semble être fréquemment utilisée comme catégorie de repli. Qui plus est, la Commission n’a jusqu’à présent élaboré aucun critère général permettant de délimiter différents groupes de parties prenantes. En particulier, il n'y a pas de critères pour la catégorisation plus large des groupes d'intervenants considérés comme représentant respectivement des intérêts économiques et non économiques.

Je note, en outre, que le Parlement européen a adopté, le 22 octobre 2014, une résolution sur le budget général de l’Union européenne pour l’exercice 2015, qui envisageait de maintenir «certainscrédits en réserve jusqu’à ce que la Commission modifie les règles relatives aux groupes d’experts et assure leur pleine exécution au sein de toutes les DG». Le projet d'amendement déposé par un groupe de députés, sur lequel se fonde la résolution, souligne ce qui est perçu comme un manquement persistant à garantir une composition équilibrée et la transparence des groupes d'experts.

À la lumière des contributions reçues, des préoccupations exprimées par le Parlement européen dans le cadre de la procédure budgétaire, ainsi que de mes propres avis préliminaires, comme indiqué ci-dessus, j’ai décidé de concentrer mon enquête d’initiative exclusivement sur les questions systémiques qui ont une incidence négative sur la composition équilibrée des groupes d’experts et la transparence des travaux des groupes.

Bien entendu, j'ai également tenu compte d'évolutions positives que j'estime pertinentes pour la présente enquête d'initiative.

Évolutions positives qui sous-tendent mes suggestions d’améliorations

Depuis décembre 2013, les groupes de dialogue civil de la DG AGRI, un type spécifique de groupe d'experts de la Commission, sont régis par un nouveau cadre. Je considère que ce cadre juridique, dont la mise en œuvre fait l’objet d’un réexamen dans le cadre de l’enquête d’initiative OI/7/2014/NF, présente des avantages évidents par rapport aux règles horizontales régissant les groupes d’experts de la Commission[2]. Je voudrais souligner les points suivants. Le cadre des groupes de dialogue civil de la DG AGRI est juridiquement contraignant. Il prévoit que ces groupes doivent avoir une représentation équilibrée des intérêts, en particulier un équilibre entre les intérêts économiques et non économiques. Le cadre des groupes de dialogue civil de la DG AGRI exige également que, pour pouvoir être nommée membre d’un tel groupe, une organisation soit inscrite au registre de transparence. En outre, le cadre exige un appel à candidatures obligatoire pour chaque groupe. Compte tenu de ces avantages, j'estime que le cadre juridique des groupes de dialogue civil de la DG AGRI devrait servir de référence pour toute modification future des règles horizontales de la Commission régissant les groupes d'experts[3].

Je constate avec une grande satisfaction que la nouvelle Commission a pris un certain nombre d'initiatives pour améliorer la transparence de ses travaux. Selon les méthodes de travail de la nouvelle Commission, les membres de la Commission ne doivent pas, en règle générale, rencontrer des organisations professionnelles ou des personnes agissant en qualité d’indépendants qui ne sont pas inscrites au registre de transparence. En outre, depuis le 1er décembre 2014, les ordres du jour des réunions des commissaires, des membres de leur cabinet, ainsi que des directeurs généraux, avec des organisations ou des personnes agissant en qualité d'indépendants sur des questions relatives à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques dans l'Union sont rendus publics.

Qui plus est, l’accord interinstitutionnel révisé entre la Commission et le Parlement européen sur le registre de transparence s’applique depuis le 1er janvier 2015. Le nouvel accord améliore la catégorisation établie des parties prenantes en fournissant des descriptions plus détaillées des différentes sections du registre de transparence, en vue de mieux permettre aux déclarants de choisir la bonne catégorie d’enregistrement. Il établit également des liens explicites avec les groupes d’experts de la Commission en i) exigeant des déclarants qu’ils inscrivent leur appartenance à des groupes d’experts sur le registre, ainsi qu’en ii) prévoyant que la Commission peut offrir des incitations aux déclarants en ce qui concerne les groupes d’experts afin d’encourager l’enregistrement.

Dans le cadre du registre de transparence, je note que vous avez engagé la nouvelle Commission à présenter une proposition d’accord interinstitutionnel entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission sur un registre de transparenceobligatoire au cours de son mandat. Vous avez annoncé que la Commission montrerait l'exemple dans ce processus.

Compte tenu de ce qui précède, je considère qu’il est opportun pour moi de proposer à la Commission d’envisager la mise en place d’un nouveau cadre pour les groupes d’experts de la Commission, afin que la composition des groupes d’experts soit mieux équilibrée et transparente à l’avenir, ainsi que de prévoir la possibilité d’un réexamen de leur composition. Ce nouveau cadre devrait tenir compte des suggestions spécifiques suivantes.

Par souci de clarté et pour faciliter la consultation, j'ai regroupé mes suggestions sous les rubriques thématiques suivantes: (i) la nature (juridique) des règles horizontales et la réalisation d’une composition équilibrée, (ii) les appels à candidatures, (iii) le lien vers le registre de transparence, (iv) la politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel, et (v) l’amélioration de la disponibilité des données dans le registre.

Suggestions d'amélioration

A. La nature (juridique) des règles horizontales et la réalisation d'une composition équilibrée:

À mon avis, il est important que le cadre des groupes d’experts de la Commission soit rendu juridiquement contraignant. Établir les règles horizontales dans un texte juridiquement contraignant permettrait, tout d'abord, d'assurer la cohérence entre le traitement des groupes de dialogue civil de la DG AGRI et celui des groupes d'experts de la Commission en général. Il n’y a pas de raison évidente que le cadre pour un type spécifique de groupe d’experts de la Commission soit juridiquement contraignant, alors que le cadre pour d’autres groupes ne l’est pas. Qui plus est, l’adoption d’un texte juridiquement contraignant sur le cadre applicable aux groupes d’experts confirmerait l’engagement de la Commission à disposer de groupes d’experts équilibrés et lui permettrait de lever l’incertitude inhérente au libellé de la communication de la Commission actuellement applicable[4].

Concrètement, il serait possible de rendre le cadre des groupes d’experts juridiquement contraignant en adoptant une décision de la Commission sur les règles horizontales régissant les groupes d’experts.

Une décision de la Commission sur les règles horizontales régissant les groupes d'experts devrait en outre tenir compte des points suivants.

1. Bien que la signification du terme «équilibre» puisse être complexe et variera d’un groupe d’experts à l’autre, la représentation équilibrée de tous les intérêts pertinents devrait être une exigence obligatoire. La disposition actuellement applicable prévoit que la composition des groupes d ' experts de la Commission ne doit être équilibrée que "dans la mesure du possible". Cette disposition ne permet pas de garantir l'équilibre de tous les groupes d'experts. Elle ne démontre pas non plus l’engagement de la Commission à s’efforcer de parvenir à une composition équilibrée des groupes d’experts dans chaque cas.

2. Une décision de la Commission relative aux règles horizontales applicables aux groupes d’experts devrait exiger de la Commission qu’elle définisse individuellement le terme «équilibre» pour chaque groupe d’experts. Lors de l’établissement d’une telle définition individuelle, la Commission devrait tenir compte de l’objectif/des tâches particuliers du groupe; l'expertise requise; quelles parties prenantes seraient les plus susceptibles d’être concernées par la question; la manière dont ces groupes de parties prenantes sont organisés; et quelle devrait être la proportion des intérêts économiques et non économiques représentés.

Étant donné que la nomination des membres d'un groupe d'experts équilibré exige nécessairement que la Commission ait une idée claire de ce que signifie «équilibre» dans le contexte du mandat du groupe, l'exigence d'établir d'emblée une définition individuelle de l'équilibre ne devrait pas impliquer de travail supplémentaire pour la Commission. Au contraire, cette exigence équivaudrait à une obligation de divulguer les définitions que la Commission utilise en tout état de cause.

La Commission devrait publier sa définition individuelle de l'"équilibre" dans sa décision instituant un groupe d'experts ou, en l'absence d'une telle décision formelle, dans l'appel à candidatures. La publication de la définition de l'«équilibre» pour les groupes d'experts formels également dans les appels à candidatures garantirait que les appels à candidatures pour les groupes d'experts formels et informels sont structurés de manière uniforme.

3. En ce qui concerne la définition individuelle du terme «équilibre», la Commission devrait, afin de permettre un réexamen du rapport entre les intérêts économiques et non économiques représentés au sein d'un groupe d'experts, élaborer des critères généraux pour la délimitation des intérêts économiques et non économiques. Ces critères généraux devraient être définis dans la décision de la Commission établissant le cadre général des groupes d’experts. L’établissement de tels critères impliquerait principalement que la Commission indique quels groupes de parties prenantes elle estime représenter des intérêts économiques et quels groupes de parties prenantes elle estime représenter des intérêts non économiques. Pour mener à bien cet exercice, la Commission devrait s’appuyer sur les sections et sous-sections du registre de transparence (voir la rubrique C ci-dessous).

Toujours sur la question de la composition équilibrée des groupes d'experts, j'ai noté le traitement incohérent de la Commission à l'égard de deux organisations actives dans le secteur agricole: Agriculteurs européens («COPA») et coopératives agricoles européennes («COGECA»). Dans ses groupes d’experts, la Commission a parfois désigné le COPA et le COGECA en tant qu’organisation unique, faisant référence au membre concerné comme étant le «COPA-COGECA». Dans d’autres groupes d’experts, la Commission a désigné «COPA» et «COGECA» en tant que membres distincts.

4. La Médiatrice invite la Commission à expliquer ce traitement incohérent et à donner son avis sur la question de savoir si le COPA et le COGECA devraient, aux fins de la participation à des groupes d’experts et à d’autres entités similaires, être considérés comme une seule organisation ou comme deux organisations distinctes. Dans ce contexte, il convient de tenir compte du fait que tant le COPA que le COGECA indiquent leur statut juridique respectif d ' "association de fait" sur leurs profils de registre de transparence.

5. La Médiatrice invite en outre la Commission à l’informer si, de la même manière, elle a traité de manière incohérente d’autres organisations nommées à des groupes d’experts. Si tel est le cas, le Médiateur invite la Commission à motiver sa décision.

B. Appels à candidatures:

La Commission et les organisations de la société civile sont généralement d'accord sur le fait que le niveau de représentation de la société civile dans les groupes d'experts n'est pas toujours satisfaisant. Le Médiateur reconnaît que les groupes de la société civile n'auront pas toujours la capacité de participer aux groupes concernés. Les améliorations suggérées ci-dessous par rapport aux normes de la Commission en matière d'appels à candidatures devraient toutefois contribuer à accroître le nombre d'organisations de la société civile pouvant être nommées à des groupes d'experts.

1. À l’instar du cadre juridique de la Commission pour les groupes de dialogue civil de la DG AGRI, la Commission devrait publier un appel à candidatures pour chaque groupe d’experts.

Étant donné que la réponse potentielle à un appel public à candidatures ne peut pas être raisonnablement prédite, il est difficile de voir comment et dans quelles circonstances spécifiques le Conseil pourrait arriver à la conclusion, dès le départ, qu'un appel public à candidatures ne servirait pas un objectif utile[5].

2. Qui plus est, les parties intéressées doivent pouvoir accéder facilement aux appels à candidatures. La Commission devrait créer un portail unique sur lequel les appels à candidatures sont publiés. Le portail unique devrait être créé sur le modèle du site web de la Commission pour les consultations[6] et devrait être relié au registre des groupes d'experts.

Dans la pratique, le développement de ce portail unique signifierait, de l'avis du Médiateur, l'ajout des fonctions suivantes à la section "Actualités" du registre des groupes d'experts:

- Planification indicative des appels à candidatures

- Appels à candidatures par domaine politique

- Système d'alerte par e-mail pour les nouveaux appels à candidatures

3. La Commission devrait introduire un délai standard pour tous les appels à candidatures. Cela devrait permettre aux organisations disposant de ressources financières et/ou humaines limitées de planifier en conséquence et de pouvoir soumettre les documents requis en temps utile. Un délai de six semaines semble être un minimum raisonnable.

C. Lien vers le registre de transparence:

Le manque de cohérence dans l'étiquetage/la catégorisation des organisations nommées aux groupes d'experts est l'un des principaux obstacles à l'examen de la question de savoir si la composition est équilibrée ou non. Le fait qu'une même organisation puisse être étiquetée différemment dans différents groupes d'experts est difficile à comprendre. En outre, l'étiquetage des organisations dans le registre des groupes d'experts diffère de la catégorisation des déclarants dans le registre de transparence. Cette dernière divergence est particulièrement problématique en ce qui concerne la composition des groupes d’experts, qui doit être inscrite au registre de transparence.

Je reconnais que l'étiquetage d'une organisation particulière peut être une tâche complexe. Le registre de transparence contient toutefois des catégories et des sous-catégories bien définies de parties prenantes. La délimitation de ces catégories et sous-catégories a encore été renforcée depuis le 1er janvier 2015, comme indiqué ci-dessus. L’avantage crucial du registre de transparence réside en outre dans le fait que les déclarants s’étiquetent eux-mêmes en choisissant la section appropriée du registre à laquelle s’inscrire.

1. Étant donné que l’inscription au registre de transparence est déjà une condition préalable à l’adhésion à certains groupes d’experts de la Commission et qu’un registre de transparence obligatoire devrait être introduit dans un avenir proche, je propose que la Commission utilise la catégorisation du registre de transparence pour classer les membres des groupes d’experts de la Commission [7].

2. En outre, à la lumière des méthodes de travail de la nouvelle Commission et du registre de transparence obligatoire prévu, les règles horizontales de la Commission applicables aux groupes d’experts devraient exiger l’inscription au registre de transparence pour les nominations aux groupes d’experts.

Cette exigence ne concernerait, bien entendu, que les membres des groupes d’experts qui peuvent être inscrits au registre de transparence. Aujourd’hui déjà, les membres de la Commission ne doivent pas rencontrer d’organisations professionnelles ou de personnes agissant en qualité d’indépendants qui ne sont pas inscrites au registre de transparence. Si la Commission juge inapproprié que ses membres rencontrent des organisations et des personnes agissant en qualité d’indépendants qui ne sont pas inscrites au registre de transparence, elle devrait également juger inapproprié que ces organisations et ces personnes agissant en qualité d’indépendants influencent la politique et le processus décisionnel de la Commission par leur participation à des groupes d’experts.

Concrètement, la Commission devrait exiger l’enregistrement de toutes les organisations et de toutes les personnes agissant en qualité d’indépendants pour être nommées à des groupes d’experts, soit en tant que représentants d’un intérêt commun partagé par les parties prenantes, soit en tant qu’experts individuels à titre personnel.

En ce qui concerne les experts individuels qui ne sont pas indépendants et qui sont désignés pour représenter un intérêt commun partagé par les parties prenantes, on pourrait supposer qu’ils seront très probablement des employés d’organisations qui font partie du groupe de parties prenantes dont ils représentent l’intérêt commun, ou qu’ils seront autrement étroitement affiliés à celles-ci.

Même si ces personnes ne sont pas, par définition, censées représenter ces organisations, elles garderont nécessairement à l'esprit les intérêts de ces organisations lorsqu'elles agiront en tant que membres des groupes d'experts concernés. Je suis donc d’avis qu’il semblerait raisonnable, dans une situation d’affiliation étroite, d’exiger que les organisations concernées s’inscrivent elles-mêmes dans le registre de transparence.

3. La proposition de relier les groupes d’experts de la Commission au registre de transparence augmenterait considérablement la fiabilité des données. Toutefois, pour que cela fonctionne correctement, il semble nécessaire que le secrétariat commun du registre de transparence vérifie systématiquement si, à première vue, les déclarants s’inscrivent à la bonne section du registre de transparence. Cela exigerait très probablement une augmentation des ressources du Secrétariat. Pour toute autre information fournie par les déclarants, le système actuel de contrôles de qualité, ainsi que le système révisé d’alertes et de plaintes pour la détection d’informations incorrectes dans le registre de transparence, semblent constituer un pas en avant.

4. Sur un plan pratique, la Commission devrait relier chaque membre d’un groupe d’experts à son profil dans le registre de transparence afin que le public puisse facilement accéder à ces données.

5. Les personnes qui ne sont pas des travailleurs indépendants et qui sont nommées dans des groupes d’experts en tant qu’experts individuels à titre personnel ne relèvent pas du champ d’application du registre de transparence. Étant donné que ces experts individuels "[agissent] de manière indépendante et [expriment] leur point de vue personnel", la Commission devrait, dans le cadre d ' une politique révisée en matière de conflits d ' intérêts, publier un CV suffisamment détaillé et une déclaration d ' intérêts pour chaque expert individuel concerné dans le registre des groupes d ' experts (voir la rubrique D ci-dessous).

D. Politique en matière de conflits d'intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel:

Dans bon nombre des contributions que j'ai apportées à ma consultation publique, les intervenants se sont dits préoccupés par la nomination de personnes, qui sont affiliées à un groupe d'intervenants précis (« lobbyistes »), à titre d'experts à titre personnel.

Selon la Commission, ces experts "agissent en toute indépendance et expriment leur point de vue personnel".

La Commission a toutefois reconnu, dans le cadre de sa collecte et de son utilisation de l’expertise, qu’«[i]l est vrai que personne n’est totalement “indépendant”: les individus ne peuvent jamais mettre entièrement de côté toutes les réflexions sur leur parcours personnel - famille, culture, employeur, sponsor, etc. Néanmoins, dans la mesure du possible, il convient de s’attendre à ce que les experts agissent de manière indépendante. Les experts peuvent, bien sûr, toujours apporter à la table des connaissances qu'ils détiennent en raison de leur affiliation ou de leur nationalité: en effet, des experts peuvent parfois être sélectionnés pour cette raison même. Néanmoins, l’objectif est de réduire au minimum le risque que des intérêts particuliers faussent les conseils prodigués en établissant des pratiques qui favorisent l’intégrité, en rendant les dépendances explicites et en reconnaissant que certaines dépendances – variant d’une question à l’autre – pourraient empiéter davantage sur le processus politique que d’autres»[8].

À la lumière de ce qui précède, il convient de garantir que les experts individuels nommés à titre personnel ne se trouvent pas dans une situation de conflit d’intérêts.

À mon avis, les règles horizontales de la Commission pour les groupes d'experts ne prévoient pas de garanties suffisantes à cet effet. Afin d’éviter les situations dans lesquelles des personnes sont nommées membres de groupes d’experts à titre personnel alors qu’en réalité, elles ont des liens avec des parties prenantes qui les rendent inaptes à ce rôle, il apparaît nécessaire que la Commission révise sa politique en matière de conflits d’intérêts dans ce domaine. La Commission devrait prendre des mesures ayant un effet préventif et correctif.

1. Afin de prévenir les conflits d'intérêts, la Commission devrait évaluer soigneusement les antécédents des personnes dans le cadre de l'analyse des demandes de nomination à titre personnel à des groupes d'experts. L’analyse devrait être effectuée en vue de détecter tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.

Conformément aux principes directeurs de l’OCDE «Gérer les conflits d’intérêts dans la fonction publique», le Médiateur a toujours considéré que les principes de bonne administration et, en particulier, le principe d’égalité de traitement, exigent que les institutions de l’UE veillent à ce qu’aucun conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent n’affecte leur travail. En ce qui concerne les conflits d’intérêts apparents, le Médiateur a en outre estimé que la Commission, en tant qu’institution, devrait faire tout son possible pour éviter non seulement les conflits d’intérêts réels, mais aussi les conflits d’intérêts apparents, afin de maintenir la confiance du public dans ses activités.

2. Le Médiateur estime donc que la Commission devrait prévoir, dans sa décision fixant le cadre général des groupes d'experts (proposée par le Médiateur), qu'aucune personne présentant un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent ne sera nommée à titre personnel à un groupe d'experts.

3. Si l’évaluation par la Commission de la demande d’adhésion d’une personne à titre personnel révèle une situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, la Commission pourrait envisager la possibilité de désigner cette personne en tant que représentant d’un intérêt commun partagé par les parties prenantes ou, à défaut, de désigner son organisation d’affiliation en tant que membre du groupe d’experts.

En ce qui concerne les mesures correctives en cas de conflit d’intérêts, les sanctions prévues à la règle 9, paragraphe 1, des règles horizontales (la possibilité d’exclure un expert individuel du groupe d’experts ou d’une réunion spécifique de celui-ci) ne peuvent être efficaces que si un conflit d’intérêts est détecté en premier lieu.

Afin de prévoir une telle possibilité de détecter les conflits d’intérêts, la Commission devrait, sous réserve de la mise en garde ci-dessous, adopter les mesures suivantes dans ses règles horizontales.

4. Un CV suffisamment détaillé de chaque expert désigné à titre personnel devrait être publié dans le registre des groupes d’experts. Le CV doit, entre autres, divulguer l'expérience professionnelle passée et présente de l'expert, y compris des informations sur les employeurs passés et présents, ainsi que des informations sur les sources de financement reçues.

5. Chaque expert désigné à titre personnel devrait déclarer par écrit toute circonstance susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts en ce qui concerne son activité au sein du groupe d’experts. Cette déclaration d'intérêts devrait également être publiée dans le registre des groupes d'experts. En outre, afin de tenir dûment compte de l'évolution des intérêts, la déclaration d'intérêts devrait être mise à jour chaque année.

Il est important de noter que la Commission devrait veiller à mettre en œuvre les mesures susmentionnées dans le plein respect du règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.

E. Amélioration de la disponibilité des données dans le registre:

Il convient d’améliorer encore la qualité des données figurant dans le registre des groupes d’experts, au-delà de ce qui est abordé ci-dessus en ce qui concerne l’étiquetage/la catégorisation des membres.

1. Il serait utile que la Commission revoie l'onglet "statistiques" du registre des groupes d'experts. Actuellement, les chiffres sont fournis par type de membre (expert individuel désigné à titre personnel, expert individuel désigné comme représentant d’un intérêt, organisation, administration nationale). Afin de permettre au public de revoir la composition équilibrée d’un groupe d’experts sur la base des intérêts représentés, l’onglet «Statistiques» devrait également afficher le nombre de membres par catégorie/groupe d’acteurs. Comme suggéré ci-dessus, les catégories concernées devraient être équivalentes aux (sous-)sections du registre de transparence. Dans un deuxième temps, le rapport entre les intérêts économiques et non économiques représentés par les membres du groupe d’experts devrait également être affiché dans l’onglet «Statistiques».

Ces améliorations techniques permettraient une première évaluation rapide de la composition équilibrée d'un groupe d'experts.

2. La Commission devrait veiller à ce que les documents relatifs aux travaux des groupes d'experts et de leurs sous-groupes (ordres du jour, procès-verbaux des réunions, etc.) soient publiés systématiquement et en temps utile. Bien que le type de documents fournis sur les travaux des groupes d'experts eux-mêmes semble largement acceptable, les documents sur les travaux des sous-groupes ne semblent guère disponibles. En règle générale, les documents devraient être publiés le plus tôt possible, c'est-à-dire à l'avance dans la mesure du possible. Qui plus est, la publication devrait avoir lieu en téléchargeant les documents dans le registre des groupes d’experts, et non en les hébergeant sur un autre site web, par exemple celui de la DG concernée. Ce n'est que si des documents sont disponibles sur le registre lui-même que le public pourra les consulter via la fonction de recherche du registre.

3. La Commission devrait veiller à fournir suffisamment d’informations sur l’intérêt qu’un expert individuel représente en tant que représentant d’un intérêt commun partagé par les parties prenantes. En d’autres termes, la Commission devrait publier systématiquement la profession ou le titre professionnel d’un expert individuel, son organisation d’affiliation (le cas échéant), les groupes de parties prenantes dont il représente l’intérêt et l’intérêt commun spécifique représenté.

4. En cherchant à accroître encore la transparence, je voudrais inviter la Commission à veiller à ce que les procès-verbaux qui sont produits pour enregistrer les réunions des groupes d'experts et de leurs sous-groupes, y compris les délibérations, soient aussi détaillés que possible. À l'heure actuelle, l'article 14 du règlement intérieur type des groupes d'experts de la Commission prévoit que les délibérations d'un groupe sont confidentielles, à moins qu'il ne décide à la majorité simple de ses membres - et en accord avec les services de la Commission - d'ouvrir ses délibérations au public. L ' article 9 du règlement intérieur type dispose que "le procès-verbal ne mentionne pas la position individuelle des membres au cours des délibérations du groupe". En ce qui concerne plus généralement les réunions, le même article 9 dispose que "[l]es comptes rendus sommaires des débats sur chaque point de l ' ordre du jour et les avis rendus par le groupe sont établis par le secrétariat sous la responsabilité du président".

L'utilisation de l'expression "procès-verbal sommaire" combinée au fait que les procès-verbaux ne doivent être rédigés que sur "la discussion" et sur les avis rendus "par le groupe" - et non par ses membres - crée le risque que le compte rendu des activités d'un groupe se fasse de manière vague et limitée. C'est quelque chose qu'ilconvient d'éviter. [9] À cet égard, bon nombre des contributions apportées à la consultation publique soulèvent la préoccupation que les groupes d'experts appliquent la soi-disant «règle de Chatham House»[10] dans leurs réunions.

Sur la base de tout ce qui précède, je suggère à la Commission d’envisager i) d’adopteren 2015 une décision fixant le cadre général des groupes d’experts et ii) de réexaminer la composition des groupes d’experts actifs ou en attente, une fois cette décision adoptée.

Je vous invite à soumettre un avis sur mon analyse ci-dessus et des suggestions d'amélioration d'ici le 30 avril 2015. Je publierai cette lettre ainsi que l'avis de la Commission sur mon site web.

Veuillez trouver ci-joint, pour plus de facilité, une annexe contenant un résumé des suggestions d'amélioration formulées par le Médiateur.

En gardant à l’esprit mes suggestions concernant l’établissement d’un lien entre les groupes d’experts de la Commission et le registre de transparence, j’encourage la Commission à continuer d’agir en vue de mettre en place un registre de transparence obligatoire.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly

Pièces jointes: (envoyé par e-mail)

● Annexe - Synthèse des suggestions d'amélioration du Médiateur

● Contributions reçues par le bureau du Médiateur à la consultation publique concernant la composition des groupes d'experts de la Commission

 

Annexe - Résumé des suggestions d'amélioration du Médiateur[11]

A. La nature (juridique) des règles horizontales et la réalisation d'une composition équilibrée:

La Commission devrait adopter une décision fixant le cadre des groupes d'experts. La présente décision de la Commission devrait exiger ce qui suit.

1. Une représentation équilibrée de tous les intérêts pertinents au sein de chaque groupe d'experts.

2. Une définition individuelle de l'«équilibre» doit être établie pour chaque groupe d'experts.

3. Une disposition contenant des critères généraux pour la délimitation des intérêts économiques et non économiques.

La Médiatrice a constaté que la Commission avait nommé de manière incohérente les organisations des agriculteurs européens («COPA») et des coopératives agricoles européennes («COGECA») en tant que membre unique de certains groupes d’experts («COPA-COGECA») et en tant que deux membres distincts d’autres groupes d’experts («COPA» et «COGECA»). Le Médiateur invite donc la Commission à:

4. Expliquer son traitement incohérent du COPA et du COGECA en ce qui concerne la composition des groupes d’experts.

5. Indiquer au Médiateur si, de la même manière, il a traité de manière incohérente d’autres organisations nommées à des groupes d’experts.

B. Appels à candidatures:

1. Publier un appel à candidatures pour chaque groupe d'experts.

2. Créer un portail unique pour les appels à candidatures aux groupes d'experts.

3. Introduire un délai minimum standard de 6 semaines pour tous les appels à candidatures.

C. Lien vers le registre de transparence:

1. Utilisez la catégorisation du registre de transparence pour classer les membres des groupes d’experts de la Commission.

2. Exiger l’inscription au registre de transparence pour la nomination aux groupes d’experts.

3. Vérifier systématiquement si les déclarants s’inscrivent à la bonne section du registre de transparence.

4. Lier chaque membre d’un groupe d’experts à son profil dans le registre de transparence.

5. Voir la rubrique D ci-dessous pour les personnes qui ne sont pas des travailleurs indépendants et qui sont nommées à titre personnel à des groupes d’experts en tant qu’experts individuels.

D. Politique en matière de conflits d'intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel:

La Commission devrait revoir sa politique en matière de conflits d'intérêts et prendre les mesures suivantes.

1. Évaluer soigneusement les antécédents des personnes en vue de détecter tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent.

2. Veiller à ce qu'aucune personne ayant un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent ne soit nommée à titre personnel à un groupe d'experts.

3. Envisager, dans une situation de conflit d’intérêts, la possibilité de désigner une personne en tant que représentant d’un intérêt commun partagé par les parties prenantes ou de désigner son organisation d’affiliation au groupe d’experts.

4. Publier un CV suffisamment détaillé de chaque expert désigné à titre personnel dans le registre des groupes d’experts.

5. Publier une déclaration d’intérêts de chaque expert désigné à titre personnel dans le registre des groupes d’experts.

E. Amélioration de la disponibilité des données dans le registre:

1. Repenser l'onglet "statistiques" du registre des groupes d'experts.

2. Publier les documents relatifs aux travaux des groupes d'experts et de leurs sous-groupes sur le registre des groupes d'experts de manière systématique et en temps utile.

3. Publier, dans le registre des groupes d’experts, des informations suffisantes sur l’intérêt qu’un expert individuel représente en tant que représentant d’un intérêt commun partagé par les parties prenantes.

4. Veiller à ce que les procès-verbaux des réunions des groupes d'experts et de leurs sous-groupes, y compris les délibérations, soient aussi détaillés que possible.

Sur la base de ce qui précède, la Commission devrait envisager i) d’adopteren 2015 une décision fixant le cadre général des groupes d’experts et ii) de réexaminer la composition des groupes d’experts actifs ou en attente, une fois cette décision adoptée.

 

[1] La Commission peut néanmoins choisir d'appliquer également à ces groupes les mesures qu'elle adopte en réponse à la présente enquête d'initiative.

[2] Les règles horizontales régissant les groupes d’experts de la Commission sont énoncées dans la communication suivante de la Commission: Cadre pour les groupes d’experts de la Commission: Règles horizontales et registre public, 10.11.2010 [C(2010) 7649 final, SEC(2010) 1360].

[3] Je tiens à préciser que ce qui précède ne remet en rien en cause l’importance de mon enquête d’initiative OI/7/2014/NF sur la question de la composition équilibrée des groupes de dialogue civil accueillis par la DG AGRI. OI/7/2014 a été ouvert dans le but spécifique d'examiner attentivement la nomination des membres des groupes de dialogue civil. Il ne s’agit pas d’évaluer le cadre juridique qui sous-tend les groupes de dialogue civil.

[4] Voir note de bas de page 2 ci-dessus.

[5] Étant donné que la décision de la Commission établissant un cadre pour les groupes de dialogue civil de la DG AGRI, adoptée en décembre 2013, prévoit un appel à candidatures obligatoire pour chaque groupe, et compte tenu de son analyse approfondie de la question au cours de la présente enquête d’initiative (y compris les arguments pertinents avancés dans les réponses à sa consultation publique), le point de vue de la Médiatrice sur la nécessité d’organiser un appel à candidatures public pour chaque groupe d’experts a évolué depuis qu’elle a pris sa décision clôturant l’enquête sur la plainte 1682/2010/(ANA)BEH.

[6] Voir http://ec.europa.eu/yourvoice/consultations/index_fr.htm.

[7] En ce qui concerne l’étiquetage/la catégorisation incohérente des organisations nommées à des groupes d’experts, la Médiatrice a donc développé sa réflexion sur la nécessité de disposer de catégories générales et bien définies de parties prenantes depuis qu’elle a pris sa décision de clôturer l’enquête sur la plainte 1682/2010/(ANA)BEH. Les principaux facteurs qui ont influencé cette évolution ont été son analyse approfondie de la question au cours de la présente enquête d’initiative (y compris les arguments pertinents avancés dans les réponses à sa consultation publique), l’entrée en vigueur de l’accord interinstitutionnel révisé sur le registre de transparence, ainsi que l’engagement de la présidente de la Commission à présenter une proposition de registre de transparence obligatoire.

[8] Communication de la Commission sur la collecte et l'utilisation de l'expertise par la Commission: principes et lignes directrices, COM(2002) 713 final, page 9.

[9] L’article 11, paragraphe 5, des règles horizontales applicables aux groupes d’experts de la Commission prévoit que l’obligation de secret professionnel énoncée dans les traités et les modalités de leur mise en œuvre s’appliquent. En outre, les dispositions des règles de la Commission en matière de sécurité relatives à la protection des informations classifiées de l'UE, énoncées à l'annexe de la décision 2001/884/CE, CECA, Euratom de la Commission, s'appliquent aux groupes d'experts. À la lumière de ces garanties spécifiques, il n’est pas évident qu’il soit nécessaire de restreindre davantage la transparence.

[10] La règle de Chatham House prévoit que « [l]orsqu’une réunion, ou une partie de celle-ci, se tient en vertu de la règle de Chatham House, les participants sont libres d’utiliser les informations reçues, mais ni l’identité ni l’affiliation du ou des orateurs, ni celle de tout autre participant, ne peuvent être révélées. » Voir http://www.chathamhouse.org/about/chatham-house-rule.

[11] Pour le libellé précis de la suggestion en question, veuillez vous reporter au texte intégral du paragraphe pertinent de la lettre du Médiateur.