Αξιότιμε κύριε Πρόεδρε,

Στις 30 Μαΐου 2016, η Επιτροπή εξέδωσε απόφαση για τη θέσπιση νέων οριζόντιων κανόνων που διέπουν τις ομάδες εμπειρογνωμόνων [απόφαση της Επιτροπής για τις ομάδες εμπειρογνωμόνων [1]]. Οι εν λόγω κανόνες τρίτης γενιάς αναθεωρούν σε μεγάλο βαθμό το σύστημα των ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής και, σε μεγάλο βαθμό, ακολουθούν τις προτάσεις που υπέβαλε η εν λόγω Υπηρεσία στο πλαίσιο της στρατηγικής έρευνας OI/6/2014/NF. Επιπλέον, φαίνεται ότι έχουν ικανοποιηθεί πολλές ανησυχίες που είχε εκφράσει και στο παρελθόν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο [2].

Συνολικά, το αποτέλεσμα της μεταρρύθμισης είναι αξιέπαινο και έχει οδηγήσει σε ένα πιο ισχυρό, χωρίς αποκλεισμούς, διαφανές και νομικά δεσμευτικό σύστημα. Επισυνάπτω επισκόπηση της προκαταρκτικής μας αξιολόγησης σχετικά με τον βαθμό στον οποίο ελήφθησαν υπόψη οι προτάσεις, οι προτάσεις και οι συστάσεις μου (παράρτημα I). Θα κοινοποιήσω μια τελική, λεπτομερή αξιολόγηση των νέων κανόνων και της εφαρμογής τους στην επικείμενη απόφασή μου στην παρούσα έρευνα.

Σκοπός της παρούσας επιστολής είναι να ζητηθούν έγγραφα από την Επιτροπή και να ζητηθεί συνάντηση για να μπορέσει το προσωπικό μου να εκτιμήσει τον βαθμό στον οποίο οι δύο συγκεκριμένες συστάσεις μου (που παρατίθενται κατωτέρω) έγιναν δεκτές και εφαρμόστηκαν. Δεδομένου ότι η απόφαση της Επιτροπής προβλέπει ότι οι υφιστάμενες ομάδες έπρεπε να συμμορφωθούν με τους νέους κανόνες έως το τέλος του 2016, πιστεύω ότι έχει πλέον παρέλθει αρκετός χρόνος για να προχωρήσουμε σε αυτό το επόμενο βήμα της έρευνας.

Οι δύο συστάσεις μου ήταν οι εξής:

Η Επιτροπή θα πρέπει να αναθεωρήσει τους πρότυπους διαδικαστικούς κανόνες της όσον αφορά:

• το περιεχόμενο των δημοσιευμένων πρακτικών και να προβλέπει ότι, κατά τη συνήθη πορεία των εργασιών, τα δημοσιευμένα πρακτικά θα είναι όσο το δυνατόν πιο ουσιαστικά και, ιδίως, να εκθέτει τις θέσεις που εκφράζουν τα μέλη·
•  
• τον εμπιστευτικό χαρακτήρα των διαβουλεύσεων της ομάδας εμπειρογνωμόνων και να προβλέπουν ότι, κατά γενικό κανόνα, οι εν λόγω διαβουλεύσεις θα πρέπει να είναι διαφανείς και ότι μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις, μετά από ψηφοφορία με πλειοψηφία εντός της ομάδας και με τη συγκατάθεση της Επιτροπής, οι διαβουλεύσεις μιας ομάδας εμπειρογνωμόνων θα είναι εμπιστευτικές. Η διαφάνεια στο πλαίσιο αυτό απαιτεί, τουλάχιστον, προηγούμενη δημοσίευση της ημερήσιας διάταξης και των εγγράφων τεκμηρίωσης και, στη συνέχεια, έγκαιρη δημοσίευση των κατάλληλων πρακτικών της συγκεκριμένης συνεδρίασης της ομάδας εμπειρογνωμόνων.

Όσον αφορά τα πρακτικά, η Επιτροπή δεσμεύτηκε σε ένα νέο πρότυπο ποιότητας απαιτώντας τα πρακτικά να είναι «ουσιαστικά και πλήρη». Ο όρος "σημαντική" μπορεί να αποδοθεί άμεσα στη σύστασή μου. Μολονότι η Επιτροπή δεν έχει προβλέψει τη διατύπωση απόψεων από τα μέλη, η απαίτηση τα πρακτικά να είναι «πλήρη» φαίνεται να έχει ως στόχο να ανταποκριθεί, σε κάποιο βαθμό, στη σύστασή μου. Επιπλέον, ως νέο χαρακτηριστικό διαφάνειας, η Επιτροπή επιτρέπει πλέον τη δημοσίευση αντιφατικών γνωμοδοτήσεων σε παράρτημα γνωμοδότησης, σύστασης ή έκθεσης που εγκρίνεται με ψηφοφορία. Ενώ η έγκριση ενός εγγράφου με ψηφοφορία παραμένει η εξαίρεση (και αποτελεί πάντα το τελικό προϊόν των εργασιών μιας ομάδας εμπειρογνωμόνων), η νέα διάταξη αποτελεί ευπρόσδεκτο βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση. Αυτό που μένει να φανεί στην πράξη είναι πόσο λεπτομερή είναι τώρα τα πρακτικά των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων και κατά πόσον οι γνώμες, οι συστάσεις και οι εκθέσεις περιλαμβάνουν περιγραφή των αποκλινουσών απόψεων.

Όσον αφορά τις διαβουλεύσεις, η Επιτροπή εφάρμοσε αυτό που προσδιόρισα ως «ελάχιστες απαιτήσεις διαφάνειας». Οι νέοι κανόνες προβλέπουν την προηγούμενη δημοσίευση της ημερήσιας διάταξης και των εγγράφων αναφοράς, καθώς και την έγκαιρη δημοσίευση των πρακτικών. Η Επιτροπή δεν αντέστρεψε τον βασικό κανόνα των εμπιστευτικών διαβουλεύσεων. Ενώ έχει διαγράψει την προηγούμενη ρητή δήλωση ότι οι συζητήσεις πρέπει να είναι εμπιστευτικές, φαίνεται ότι δεν έχει πραγματοποιηθεί καμία ουσιαστική αλλαγή. Οι διαβουλεύσεις της ομάδας εμπειρογνωμόνων είναι επίσης εμπιστευτικές βάσει των νέων κανόνων, εκτός εάν η ομάδα αποφασίσει με πλειοψηφία να προβεί σε δημόσια διαβούλευση. Και πάλι, αυτό που μένει να φανεί στην πράξη είναι πόσο έγκαιρη είναι η δημοσίευση των εγγράφων και πόσο συχνά οι ομάδες έχουν κάνει χρήση της δυνατότητας δημόσιας διαβούλευσης.

Για να ξεκινήσουμε την αξιολόγηση αυτών των εκκρεμών σημείων, τα οποία παρατίθενται με έντονους χαρακτήρες ανωτέρω, οι υπηρεσίες μου εξέτασαν τα πρακτικά, τα οποία είναι διαθέσιμα στο μητρώο των ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής, δεκαπέντε ομάδων εμπειρογνωμόνων από οκτώ Γενικές Διευθύνσεις της Επιτροπής. Εξέτασαν πρακτικά πριν και μετά την απόφαση της Επιτροπής της 30ής Μαΐου 2016. Ειδικότερα, έλεγξαν κατά πόσον:

οι παρατηρήσεις που διατυπώνονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης αποδίδονται σε συγκεκριμένα μέλη· ·

σημειώνεται η διαφωνία που εκφράστηκε κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων με τη συναίνεση της ομάδας·

είναι σαφές ποια μέλη της ομάδας εμπειρογνωμόνων συμμετείχαν στην εν λόγω συνεδρίαση (δηλαδή αν παρέχεται κατάλογος συμμετεχόντων)·

τα πρακτικά περιέχουν τις κύριες αποφάσεις (δράσεις) ή τα συμπεράσματα στα οποία έχει καταλήξει ή έχει καταλήξει η ομάδα εμπειρογνωμόνων· ·

τα πρακτικά περιέχουν αρκετές λεπτομέρειες ώστε το κοινό να είναι σε θέση να κατανοήσει αποτελεσματικά τη διαδικασία μέσω της οποίας ελήφθησαν οι αποφάσεις των ομάδων εμπειρογνωμόνων ή εξήχθησαν τα συμπεράσματά τους· ·

Κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης που συζητείται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης καταγράφεται στα πρακτικά.

Επισκόπηση των διαπιστώσεών μας παρατίθεται στον συνημμένο πίνακα MS Excel (Παράρτημα III). Στο παράρτημα ΙΙ της παρούσας επιστολής περιγράφεται η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε για την εν λόγω έρευνα. Η αρχική μας εντύπωση είναι ότι η ποιότητα των λεπτών δεν φαίνεται να έχει βελτιωθεί σημαντικά.

Προκειμένου να συζητηθούν αυτά τα δειγματοληπτικά ευρήματα και να προχωρήσει η έρευνα, θα σας παρακαλούσα, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 2 του Καταστατικού του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή να αποστείλει στο Γραφείο μου τα ακόλουθα έγγραφα προς εξέταση πριν από τη συνεδρίαση:

Δέκα παραδείγματα πρακτικών της ομάδας εμπειρογνωμόνων που εγκρίθηκαν πρόσφατα, τα οποία, σύμφωνα με την Επιτροπή, πληρούν τα πρότυπα που ορίζονται στην απόφαση της ομάδας εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής.

Δέκα παραδείγματα πρακτικών ομάδων εμπειρογνωμόνων που εγκρίθηκαν πρόσφατα, για τα οποία η Επιτροπή πιστεύει ότι υπάρχουν ακόμη περιθώρια βελτίωσης.

Στη συνέχεια, θα ήταν χρήσιμο να ληφθούν απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης:

1. Ποια συγκεκριμένα μέτρα έχει λάβει η Επιτροπή για να βελτιώσει τη σημασία και την πληρότητα των πρακτικών που συντάσσονται μετά τις συνεδριάσεις των ομάδων εμπειρογνωμόνων; Καταρτίστηκαν και διανεμήθηκαν κατευθυντήριες γραμμές; Εάν ναι, παρακαλείσθε να υποβάλετε αντίγραφα που θα επανεξεταστούν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης ή, εάν είναι δυνατόν, μαζί με το υλικό που ζητείται ανωτέρω.

2. Θα μπορούσε η Επιτροπή να περιγράψει τυχόν εμπόδια που αντιμετώπισε κατά την εφαρμογή των ανωτέρω συστάσεων της Διαμεσολαβήτριας;

3. Ποια περαιτέρω μέτρα προτίθεται να λάβει η Επιτροπή για να βελτιώσει τη σημασία και την πληρότητα των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων στο μέλλον;

4. Ποια πρόοδος έχει σημειωθεί όσον αφορά την έγκαιρη δημοσίευση των ημερήσιων διατάξεων, των εγγράφων τεκμηρίωσης και των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων; Ποια μέτρα έχει λάβει, εάν υπάρχουν, η Επιτροπή για να επιταχύνει τη δημοσίευση των ημερήσιων διατάξεων, των εγγράφων τεκμηρίωσης και των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων;

5. Πόσο συχνά και ποιες ομάδες εμπειρογνωμόνων έχουν κάνει χρήση της δυνατότητας δημόσιας διαβούλευσης;

6. Πόσο συχνά και σε ποιες ομάδες εμπειρογνωμόνων τα μέλη που καταψήφισαν γνωμοδότηση, σύσταση ή έκθεση (ή απείχαν από την ψηφοφορία) έκαναν χρήση του δικαιώματός τους να επισυνάπτουν τις μειοψηφούσες γνώμες τους σε παράρτημα;

Θα σας παρακαλούσα να μεριμνήσετε ώστε τα έγγραφα να αποσταλούν στο Γραφείο μου έως τα μέσα Μαΐου και η συνεδρίαση να πραγματοποιηθεί έως το τέλος Μαΐου 2017.

Εάν το προσωπικό σας έχει απορίες σχετικά με την παρούσα έρευνα, μπορεί να επικοινωνήσει με την κα Nastasja Fuxa. Ειδικότερα, εάν επιθυμείτε να υποβάλετε έγγραφα ή πληροφορίες που θεωρείτε εμπιστευτικές, επικοινωνήστε με την κ. Fuxa.

Με εκτίμηση,

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Συνημμένα:

Παράρτημα I: Προκαταρκτική αξιολόγηση της μεταρρύθμισης των οριζόντιων κανόνων της Επιτροπής που διέπουν τις ομάδες εμπειρογνωμόνων

Παράρτημα II: Μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για την κατάρτιση του παραρτήματος III

Παράρτημα III: Πίνακας Excel που περιέχει επισκόπηση των πρακτικών των συνεδριάσεων που είναι διαθέσιμα στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων

[1] Απόφαση της Επιτροπής, της 30ής Μαΐου 2016, για τη θέσπιση οριζόντιων κανόνων σχετικά με τη δημιουργία και τη λειτουργία των ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής, C(2016) 3301 final.

[2] Έκθεση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που εγκρίθηκε στις 14 Φεβρουαρίου 2017 http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&language=EN&reference=P8-TA-2017-0021