Baggrunden for klagen

1. Klageren, en italiensk enhed, deltog i Kommissionens indkaldelse af forslag JUST/2015/RRAC/AG Aktionstilskud til forebyggelse og bekæmpelse af racisme, fremmedhad, homofobi og andre former for intolerance – RETTIGHEDER, KVALITET OG CITIZENSHIP/RETSPROGRAMMET (2014-2020) ("indkaldelsen"). Fristen for indsendelse af forslag udløb den 18. februar 2016 kl. 12.00. I indkaldelsen var det fastsat, at forslag kun kunne indgives via PRIAMOS, et onlineansøgningssystem, der forvaltes af Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere.

2. På grund af påståede tekniske problemer med PRIAMOS sendte klageren sit forslag pr. e-mail. Den henledte Kommissionens opmærksomhed på de tekniske problemer. Kommissionen svarede imidlertid ikke.

3. Den 4. juli 2016 tildelte Kommissionen tilskud i forbindelse med indkaldelsen, men tog ikke klagerens ansøgning i betragtning.

Forespørgslen

4. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af Kommissionens manglende svar på klagerens korrespondance. Ombudsmandens undersøgelsesteam har også undersøgt spørgsmålet om, at Kommissionen med urette afviste klagerens e-mailanmodning.

5. I løbet af undersøgelsen tog Ombudsmandens undersøgelsesteam behørigt hensyn til oplysningerne i klagen. Undersøgelsesholdet foretog navnlig en grundig analyse af Kommissionens svar på klagerens korrespondance. Ombudsmandens undersøgelsesteam anmodede klageren om afklaring og foretog sin egen undersøgelse i forbindelse med den klagede sag.

Påstand om, at Kommissionen har undladt at besvare korrespondancen

Klagerens og institutionens argumenter

6. Klageren fremsendte kopier af to e-mails, hvori han forklarede, at hans forsøg på at indsende et forslag blev mødt med et "servermidlertidigt utilgængeligt"svar. I sit svar af 2. september 2016 forklarede Kommissionen, at den ikke kunne identificere nogen forsøg fra klagerens side på at fremsætte forslaget inden fristen i systemet. Den bekræftede også, at PRIAMOS havde været fuldt operationel på den sidste dag for indgivelse af ansøgninger, dvs. på den dato, hvor den ifølge klageren forsøgte at indgive forslaget. Da PRIAMOS fungerede korrekt, og Kommissionen ikke kunne acceptere e-mailansøgninger, afviste den klagerens forslag med henblik på at opretholde ligebehandling af alle ansøgninger. Den opfordrede også klageren til at deltage i en ny indkaldelse af forslag (på et lignende område). På trods af Ombudsmandens opfordring fremsatte klageren ingen bemærkninger til Kommissionens svar.

Ombudsmandens vurdering

7. Med hensyn til sagens proceduremæssige aspekt har Kommissionen nu besvaret klagerens korrespondance og undskyldt for ikke at have svaret tidligere. Kommissionen har derfor taget stilling til dette aspekt af klagen.

8. Med hensyn til Kommissionens materielle begrundelse for afslaget på klagerens ansøgning finder Ombudsmanden det rimeligt. For det første bemærker Ombudsmanden, at det i punkt 7.1 i indkaldelsen (proceduren for indgivelse af ansøgninger) hedder, at "ansøgninger skal indgives i deres helhed via PRIAMOS. Der vil ikke blive taget hensyn til ansøgninger (hele eller delvise), der indgives på papir, pr. fax eller pr. e-mail" (understregning tilføjet af Ombudsmanden). I den forbindelse rådede Kommissionen ansøgerne til "ikke at vente til sidste øjeblik med at registrere sig i systemet og indgive en ansøgning". Ansøgerne blev desuden underrettet om, at "der ikke vil blive indrømmet nogen forlængelse af fristen. Ingen ansøgning vil blive accepteret, hvis upload af ansøgningspakken mislykkes af årsager, som ligger uden for Kommissionens kontrol".

9. For det andet er der ingen omstændigheder, der tyder på, at de tekniske vanskeligheder ved indgivelsen af klagerens ansøgning gennem PRIAMOS skyldtes tekniske problemer fra Kommissionens side. Den klage, der blev indgivet til Ombudsmanden, indeholdt ingen dokumentation for, at PRIAMOS ikke var tilgængeligt, eller at der var genereret fejlmeddelelser fra PRIAMOS. Klageren begrundede derfor ikke, at det var nødvendigt at sende en e-mail-ansøgning efter fristens udløb. Sagsøgeren har heller ikke fremsat bemærkninger til Kommissionens begrundelse for afslaget på ansøgningen.

10. På denne baggrund finder Ombudsmanden, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til den begrundelse, som Kommissionen havde givet for sin afvisning af klagerens forslag.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afsluttes sagen med følgende konklusioner [1]:

Kommissionen har taget stilling til det proceduremæssige aspekt af klagen (manglende svar).

Der var ingen fejl eller forsømmelser med hensyn til Kommissionens begrundelse for at afvise klagerens forslag.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Strasbourg, den 1.12.2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Kontor 1- Forespørgsler og IKT

[1] Oplysninger om Ombudsmandens klageprocedure findes på webstedet.