Baggrunden for klagen

1. Klageren, en italiensk enhed, deltog i Kommissionens indkaldelse af forslag JUST/2015/RRAC/AG Aktionstilskud til forebyggelse og bekæmpelse af racisme, fremmedhad, homofobi og andre former for intolerance – RETTIGHEDER, Lighed og Borgerrettigheder/JUSTICEPROGRAMMET (2014-2020) ("indkaldelsen"). Fristen for indsendelse af forslag udløb den 18. februar 2016 kl. 12.00. Ifølge indkaldelsen kunne forslag kun indsendes via PRIAMOS, et onlineansøgningssystem, der forvaltes af Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere.

2. På grund af påståede tekniske problemer med PRIAMOS sendte klageren sit forslag pr. e-mail. Den henledte Kommissionens opmærksomhed på de tekniske problemer. Kommissionen svarede imidlertid ikke.

3.  Den 4. juli 2016 tildelte Kommissionen tilskud i forbindelse med indkaldelsen, men behandlede ikke klagerens ansøgning.

Undersøgelsen

4. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af Kommissionens manglende svar på klagerens korrespondance. Ombudsmandens undersøgelseshold har også undersøgt spørgsmålet om, at Kommissionen med urette afviste klagerens e-mailansøgning.

5. I løbet af undersøgelsen tog Ombudsmandens undersøgelseshold behørigt hensyn til oplysningerne i klagen. Undersøgelsesholdet foretog navnlig en grundig analyse af Kommissionens svar på klagerens korrespondance. Ombudsmandens undersøgelseshold anmodede klageren om præcisering og foretog sin egen undersøgelse i forbindelse med den klagede sag.

Påstand om, at Kommissionen ikke besvarede korrespondancen

Klagerens og institutionens argumenter

6. Klageren fremsendte kopier af to e-mails og forklarede, at hans forsøg på at indsende et forslag blev mødt med et "server midlertidig utilgængeligt"svar. I sit svar af 2. september 2016 forklarede Kommissionen, at den ikke kunne identificere nogen forsøg fra klagerens side på at indsende forslaget inden fristen i systemet. Den bekræftede også, at PRIAMOS havde været fuldt operationel på den sidste dag for indgivelse af ansøgninger, dvs. på den dato, hvor den ifølge klageren forsøgte at indgive forslaget. Da PRIAMOS fungerede korrekt, og Kommissionen ikke kunne acceptere e-mailansøgninger, afviste den klagerens forslag for at sikre ligebehandling af alle ansøgninger. Den opfordrede også klageren til at deltage i en ny indkaldelse af forslag (på et lignende område). På trods af Ombudsmandens opfordring fremsatte klageren ingen bemærkninger til Kommissionens svar.

Ombudsmandens vurdering

7. Med hensyn til sagens proceduremæssige aspekt har Kommissionen nu besvaret klagerens korrespondance og undskyldt, at den ikke havde svaret tidligere. Kommissionen har derfor afgjort dette aspekt af klagen.

8. Med hensyn til Kommissionens materielle begrundelse for afslaget på klagerens ansøgning finder Ombudsmanden det rimeligt. For det første bemærker Ombudsmanden, at det i punkt 7.1 i indkaldelsen (proceduren for indgivelse af ansøgninger) hedder, at "Ansøgninger skal indgives i deres helhed gennem PRIAMOS. Ingen (delvise eller fuldstændige) ansøgninger, der indgives på papir, pr. fax eller e-mail, vil blive taget i betragtning" (fremhævelse tilføjet af Ombudsmanden). I den forbindelse rådede Kommissionen ansøgerne til "ikke at vente til sidste øjeblik med at registrere sig i systemet og indgive en ansøgning". Desuden blev ansøgerne underrettet om, at "der ikke vil blive indrømmet nogen forlængelse af fristen. En ansøgning vil ikke blive accepteret, hvis upload af ansøgningspakken mislykkes af årsager, som ligger uden for Kommissionens kontrol".

9. For det andet er der ingen omstændigheder, der tyder på, at de tekniske vanskeligheder med indgivelsen af klagerens ansøgning via PRIAMOS skyldtes tekniske problemer fra Kommissionens side. Den klagesag, der blev indgivet til Ombudsmanden, indeholdt ingen dokumentation for, at PRIAMOS eller de genererede fejlmeddelelser ikke var tilgængelige. Klageren begrundede derfor ikke, at det var nødvendigt at sende en e-mail-ansøgning efter fristens udløb. Sagsøgeren har heller ikke fremsat bemærkninger til Kommissionens begrundelse for afslaget på ansøgningen.

10.  På denne baggrund finder Ombudsmanden, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til Kommissionens begrundelse for afvisningen af klagerens forslag.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afsluttes sagen med følgende konklusioner [1]:

Kommissionen har afgjort det proceduremæssige aspekt af klagen (manglende svar).

Der var ingen fejl eller forsømmelser med hensyn til Kommissionens begrundelse for afvisningen af klagerens forslag.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Strasbourg, den 1. december 2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Kontor 1 – Forespørgsler og IKT

[1] Oplysninger om Ombudsmandens revisionsprocedure findes på webstedet.