Sagen vedrørte Rådets afslag på at give fuld adgang til juridiske udtalelser om lovgivningsforslagene til forordninger om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) og om Den Europæiske Unions Agentur for Strafferetligt Samarbejde (Eurojust).

I løbet af Ombudsmandens undersøgelse indvilligede Rådet i at udlevere to af de fire dokumenter, men fastholdt sit afslag på fuldt ud at udlevere de to resterende dokumenter, selv om der blev givet delvis aktindsigt.

Ombudsmanden accepterer, at afslaget på at videregive de juridiske udtalelser fuldt ud var berettiget med den begrundelse, at det ville være til skade for beskyttelsen af juridisk rådgivning og retssager. Hun afslutter derfor sagen med en konstatering af, at der ikke foreligger fejl eller forsømmelser, men opfordrer Rådet til at tage sit afslag op til fornyet overvejelse i lyset af den yderligere tid, der er gået.

Denne strategiske undersøgelse vedrører gennemsigtigheden af en vigtig uformel del af EU's lovgivningsproces, nemlig gennemsigtigheden af "triloger".

EU's to lovgivende organer, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union, vedtager lovgivning efter forslag fra Europa-Kommissionen. Under denne proces forhandler begge medlovgivere med bistand fra Kommissionen ofte i såkaldte triloger, som er uformelle møder mellem repræsentanter for de tre involverede institutioner. Under en trilog forsøger Parlamentet og Rådet at nå til enighed om en fælles tekst baseret på deres oprindelige holdninger, som derefter stemmes om efter den formelle lovgivningsprocedure. Triloger har vist sig at være meget effektive til at nå frem til sådanne aftaler, og det meste af lovgivningen vedtages nu på denne måde.

Den Europæiske Union er et repræsentativt demokrati, hvor borgerne har ret til at holde deres repræsentanter ansvarlige for de politiske valg, der træffes på deres vegne. Borgerne har også ret til at deltage i EU's demokratiske proces. Gennemsigtigheden i trilogerne er et centralt element for at sikre, at disse rettigheder gøres effektive, og for at legitimere EU's love. EU-Domstolen har fastslået, at EU-borgernes mulighed for at finde ud af de overvejelser, der ligger til grund for lovgivningstiltag, er en forudsætning for en effektiv udøvelse af deres demokratiske rettigheder.

Selv om EU's lovgivningsproces generelt er ret gennemsigtig, herunder sammenlignet med mange medlemsstater, har denne del af processen givet anledning til bekymring med hensyn til balancen mellem trilogprocessens effektivitet og dens gennemsigtighed.

På denne baggrund indledte Den Europæiske Ombudsmand en strategisk undersøgelse. Hun undersøgte, hvilke oplysninger og dokumenter der bør gøres proaktivt tilgængelige for offentligheden, og på hvilket tidspunkt, så borgerne kan gøre brug af deres rettigheder.

Gennemsigtighed i triloger er et væsentligt element i EU's lovgivningsmæssige legitimitet. Borgerne skal være i stand til at kontrollere deres repræsentanters indsats i denne centrale del af lovgivningsprocessen. Borgerne har også brug for oplysninger om de emner, der drøftes under trilogerne, for at kunne deltage effektivt i lovgivningsprocessen.

Ombudsmanden glæder sig over de fremskridt, der hidtil er gjort med hensyn til at forbedre gennemsigtigheden af triloger; Hun foreslår dog, at de tre institutioner gør følgende dokumentation og oplysninger offentligt tilgængelige: Trilogdatoer, de tre institutioners indledende holdninger, generelle trepartsdagsordener, dokumenter med fire kolonner, endelige kompromistekster, trepartsnotater, der er blevet offentliggjort, lister over de involverede politiske beslutningstagere og så vidt muligt en liste over andre dokumenter, der er fremlagt under forhandlingerne. Alle disse bør gøres tilgængelige i en letanvendelig og letforståelig fælles database. Selv om nogle dokumenter kan stilles til rådighed, mens trilogforhandlingerne er i gang, kan institutionerne finde det nødvendigt i offentlighedens interesse først at give proaktiv aktindsigt i visse typer dokumenter, når forhandlingerne er afsluttet.

Sagen vedrørte Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors (EPSO's) behandling af en klage over betingelserne på et testcenter for en udvælgelsesprøve for EU-tjenestemænd. Klageren var blevet tildelt en computer ved siden af indgangsdøren og hævdede, at forstyrrelsen forårsaget af personer, der kom ind og ud af lokalet, påvirkede hendes præstation negativt. Hendes forsøg på at få hendes bekymringer behandlet af personalet i testcentret mislykkedes, og hun klagede efterfølgende til EPSO. Da hun var utilfreds med, hvordan EPSO behandlede hendes klage, henvendte hun sig til Ombudsmanden.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og anmodede EPSO om at se nærmere på klagen. Ombudsmandens undersøgelsesteam mødtes også med repræsentanter fra EPSO og den kontrahent, der var ansvarlig for at forvalte prøverne, og besøgte et testcenter i EPSO's hovedkvarter. Ombudsmanden konkluderede, at yderligere undersøgelser i denne sag generelt ikke var berettigede. Hun fremsatte imidlertid en række forslag til forbedringer til EPSO.

Sagen vedrørte vurderingen af prøvetiden for en midlertidigt ansat ved Det Europæiske Asylstøttekontor (»EASO«). Klageren, som blev afskediget ved prøvetidens udløb, gjorde gældende, at der var en række proceduremæssige mangler i hendes vurdering. Desuden besvarede EASO ikke de klager, som hun havde indgivet i henhold til EU’s personalevedtægt.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og anmodede EASO om at besvare klagerne. Hun fandt, at EASO havde taget de nødvendige skridt til at sikre en upartisk vurdering af klagerens prøvetid og havde respekteret klagerens ret til at blive hørt, inden hun traf den endelige afgørelse om sin videre ansættelse. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen.

Sagen vedrørte Kommissionens manglende svar på klagerens meddelelser vedrørende dens vanskeligheder med at fremsætte et forslag om tilskud. På grund af tekniske problemer var klageren ikke i stand til at ansøge gennem Kommissionens system PRIAMOS. I stedet fremsendte den sit forslag pr. e-mail, som forblev ubesvaret.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og anmodede Kommissionen om at svare. I sit svar undskyldte Kommissionen, at den ikke havde svaret tidligere. Den anførte, at den ikke kunne acceptere klagerens e-mail-ansøgning, fordi systemet havde fungeret korrekt, og Kommissionen ikke havde været i stand til at identificere klagerens forsøg på at sende forslaget via PRIAMOS inden fristens udløb.

Det europæiske borgerinitiativ (ECI), der har været tilgængeligt siden april 2012, giver en gruppe på mindst en million EU-borgere mulighed for at opfordre Europa-Kommissionen til at foreslå ny EU-lovgivning. Efter at have modtaget en række klager besluttede Ombudsmanden at undersøge, om proceduren for det europæiske borgerinitiativ fungerer efter hensigten, og Kommissionens rolle og ansvar i denne henseende. Ombudsmanden opfordrede initiativtagere til europæiske borgerinitiativer, civilsamfundsorganisationer og andre interesserede personer til at komme med input til, hvor godt det europæiske borgerinitiativ fungerer. På grundlag af disse svar fremsatte Ombudsmanden en række forslag til Kommissionen om at øge effektiviteten af ECI-processen.

Efter at have modtaget Kommissionens svar afslutter Ombudsmanden nu sin undersøgelse med elleve retningslinjer for yderligere forbedringer. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har gjort meget for at gennemføre ECI-retten på en borgervenlig måde, men mener, at der kan gøres mere. Da nogle af disse forslag er relevante for Europa-Parlamentet, vil Ombudsmanden også skrive til Parlamentets formand. På denne måde stoler hun på, at hendes forslag, der blev fremsat både under undersøgelsen og i denne afgørelse, vil vise sig nyttige, da disse institutioner sammen med Rådet for Den Europæiske Union gik i gang med at revidere forordningen om det europæiske borgerinitiativ senere på året.

Sagen vedrørte Kommissionens logo for visuel identitet, der har været anvendt i pressekonferencelokalet i Bruxelles siden 2012. Ifølge klageren udgør den eksklusive brug af engelsk og fransk i dette logo for visuel identitet forskelsbehandling på grund af sprog.

EU's nuværende sprogordning omfatter den enkelte borgers ret til at kommunikere med EU-institutionerne på sit eget sprog og den tilsvarende ret til at modtage et svar på dette sprog. Principperne for denne sprogordning gælder også for andre former for kommunikation, f.eks. kommunikation via publikationer og websteder. Enhver differentiering i brugen af sprog under sådanne omstændigheder bør være objektivt begrundet. Med hensyn til, om der er en objektiv begrundelse i den foreliggende sag, er Ombudsmanden enig i, at det teknisk set ikke er muligt at præsentere udtrykket "Europa-Kommissionen" på 24 sprog på en tv-skærm, hverken nedenfor, sammen med eller bag en taler.

Hvad angår spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen kunne have valgt mere end to sprog, finder Ombudsmanden, at det var rimeligt, at Kommissionen kun havde valgt to sprog. Valget af antallet af sprog, der skal anvendes, afhænger af en vurdering af, om mere end to sprog ville fylde det visuelle billede på en uacceptabel måde. Den omstændighed, at andre kombinationer af sprog også kan være rimelige valg, indebærer ikke, at valget af engelsk og fransk ikke var rimeligt.

Ombudsmanden mener, at den politik, som Kommissionen har valgt, var objektivt begrundet. Hun konkluderede derfor, at Kommissionens indførelse af et nyt logo for visuel identitet i pressekonferencelokalet i Bruxelles ikke udgjorde fejl eller forsømmelser.

Klagen vedrører genudnævnelsen af formanden for Kommissionens etiske ad hoc-udvalg. Dette udvalg består af tre personer, der i øjeblikket ikke er ansat af Kommissionen. Dets rolle er at rådgive Kommissionen om etiske spørgsmål, der opstår i forbindelse med gennemførelsen af Kommissionens adfærdskodeks for kommissærer. Udvalget rådgiver navnlig om etiske spørgsmål, når en tidligere kommissær ønsker at tage beskæftigelse.

Ombudsmanden bemærkede, at formanden befandt sig i en interessekonflikt, eftersom han også arbejdede som advokat for Kommissionen, der repræsenterede private kunders interesser. Hun fandt, at Kommissionens genudnævnelse af formanden skabte en situation, hvor formanden reelt ville træffe afgørelse om de fremtidige beskæftigelsesudsigter for kommissærer, som på grundlag af deres nuværende stillinger havde stor indflydelse på spørgsmål af stor betydning for formandens private kunder.

Ombudsmanden fandt derfor, at formandens private interesser var af en sådan art, at de kunne have en negativ indvirkning på den måde, hvorpå han udøvede sin rolle som formand for udvalget.

Det var unødvendigt for Ombudsmanden at fremsætte henstillinger til Kommissionen, da Kommissionen erstattede formanden, inden Ombudsmandens undersøgelse var afsluttet.

Sagen vedrørte finansiering af et venskabsprojekt under programmet Europa for Borgerne.

Den blev forelagt Ombudsmanden af en irsk nonprofitorganisation, som har gennemført venskabsprojekter med en fransk partner i 25 år. Organisationen overskred fristen for at ansøge om finansiering i 2015 på grund af EACEA's ændringer af fristen for at ansøge om finansiering under programmet. Selskabet gjorde gældende, at EACEA havde handlet urigtigt i forbindelse med disse ændringer.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fremsatte et forslag til en løsning for EACEA sammen med yderligere forslag til forbedringer med hensyn til, hvordan det forvaltede ordningen. Som følge heraf fremsendte EACEA yderligere præciseringer til klageren af årsagerne til ændringerne af fristerne og nåede til enighed om, at twinning-projektet kunne gennemføres i 2016.

I lyset heraf finder Ombudsmanden, at EACEA har truffet passende foranstaltninger til at bilægge sagen til klagerens tilfredshed.

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens behandling af en klage vedrørende en irsk lov om retten til at arbejde som arkitekt. Loven krævede, at personer, der ikke havde opnået formelle kvalifikationer som arkitekter, men som ønskede at bruge titlen "arkitekt" i Irland, skulle have arbejdet i mindst 10 år som arkitekter i Irland. Klageren mente, at dette krav diskriminerede personer, der havde opnået tilsvarende erfaring uden for Irland. Da Kommissionen afsluttede traktatbrudsklagen ved at konkludere, at den irske lovgivning ikke var diskriminerende, kontaktede klageren Ombudsmanden.

Ombudsmanden opfordrede Kommissionen til at anerkende, at den irske lovgivning var diskriminerende, og at den eneste grund til, at den ikke havde taget sagen videre, var, at den mente, at det ville være uforholdsmæssigt at gøre det.

Kommissionen accepterede ikke Ombudsmandens udkast til henstilling. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen med en kritisk bemærkning.