Sagen vedrørte Rådet for Den Europæiske Unions afslag på at give fuld adgang til juridiske udtalelser om lovgivningsforslagene til forordninger om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) og om Den Europæiske Unions Agentur for Strafferetligt Samarbejde (Eurojust).

I løbet af Ombudsmandens undersøgelse indvilligede Rådet i at give aktindsigt i to af de fire dokumenter, men fastholdt sit afslag på at give fuld aktindsigt i de to resterende dokumenter, selv om der blev givet delvis aktindsigt.

Ombudsmanden accepterer, at afslaget på at offentliggøre de juridiske udtalelser fuldt ud var berettiget med den begrundelse, at det ville være til skade for beskyttelsen af juridisk rådgivning og retssager. Hun afslutter derfor sagen med en konstatering af, at der ikke foreligger fejl eller forsømmelser, men opfordrer Rådet til at tage sit afslag op til fornyet overvejelse i lyset af den yderligere tid.

Sagen vedrørte Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors (EPSO's) behandling af en klage over betingelserne i et testcenter for en udvælgelsesprøve for EU-tjenestemænd. Klageren havde fået tildelt en computer ved siden af indgangsdøren og hævdede, at forstyrrelsen forårsaget af personer, der kom ind og forlod rummet, havde en negativ indvirkning på hendes præstation. Hendes forsøg på at få sine bekymringer behandlet af personalet i testcentret mislykkedes, og hun klagede efterfølgende til EPSO. Hun var utilfreds med EPSO's behandling af hendes klage og henvendte sig derefter til Ombudsmanden.

Ombudsmanden undersøgte sagen og anmodede EPSO om at se nærmere på klagen. Ombudsmandens undersøgelsesteam mødtes også med repræsentanter for EPSO og den kontrahent, der er ansvarlig for at forvalte prøverne, og besøgte et testcenter i EPSO's hovedkvarter. Ombudsmanden konkluderede, at yderligere undersøgelser i denne sag generelt ikke var berettigede. Hun kom dog med en række forslag til forbedringer til EPSO.

Sagen vedrørte vurderingen af prøvetiden for en midlertidigt ansat ved Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO). Klageren, som blev afskediget ved prøvetidens udløb, hævdede, at der var en række proceduremæssige mangler i hendes vurdering. Desuden besvarede EASO ikke hendes klager i henhold til EU's personalevedtægt.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og anmodede EASO om at besvare klagerne. Hun fandt, at EASO havde taget de nødvendige skridt til at sikre en upartisk vurdering af klagerens prøvetid og havde respekteret klagerens ret til at blive hørt, inden der blev truffet endelig afgørelse om hendes videre ansættelse. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen.

Sagen vedrørte Kommissionens undladelse af at besvare klagerens meddelelser om dens vanskeligheder med at indgive et tilskudsforslag. På grund af tekniske problemer var klageren ikke i stand til at ansøge gennem Kommissionens system PRIAMOS. I stedet sendte den sit forslag via e-mail, som forblev ubesvaret.

Ombudsmanden undersøgte sagen og anmodede Kommissionen om at svare. I replikken undskyldte Kommissionen, at den ikke havde svaret tidligere. Den sagde, at den ikke kunne acceptere klagerens e-mail-applikation, fordi systemet havde fungeret korrekt, og Kommissionen ikke havde været i stand til at identificere klagerens forsøg på at sende forslaget via PRIAMOS inden fristens udløb.

Denne strategiske undersøgelse vedrører gennemsigtigheden af en vigtig uformel del af EU's lovgivningsproces, nemlig gennemsigtigheden af "trepartsmøder".

EU's to lovgivende organer, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union, vedtager lovgivning efter forslag fra Europa-Kommissionen. Under denne proces forhandler begge medlovgivere, bistået af Kommissionen, ofte i såkaldte triloger, som er uformelle møder mellem repræsentanter for de tre involverede institutioner. Under et trepartsmøde forsøger Parlamentet og Rådet at nå til enighed om en fælles tekst baseret på deres oprindelige holdninger, som der derefter stemmes om efter den formelle lovgivningsprocedure. Triloger har vist sig at være meget effektive til at nå frem til sådanne aftaler, og størstedelen af lovgivningen vedtages nu på denne måde.

Den Europæiske Union er et repræsentativt demokrati, hvor borgerne har ret til at holde deres repræsentanter ansvarlige for de politiske valg, der træffes på deres vegne. Borgerne har også ret til at deltage i EU's demokratiske proces. Gennemsigtighed i triloger er et centralt element i at sikre, at disse rettigheder gøres effektive, og i at legitimere de love, som EU har vedtaget. EU-Domstolen har fastslået, at EU-borgernes evne til at finde ud af, hvilke overvejelser der ligger til grund for lovgivningsmæssige tiltag, er en forudsætning for en effektiv udøvelse af deres demokratiske rettigheder.

Selv om EU's lovgivningsproces generelt er ret gennemsigtig, herunder sammenlignet med mange medlemsstater, har denne del af processen givet anledning til bekymring med hensyn til balancen mellem trepartsprocessens effektivitet og dens gennemsigtighed.

På denne baggrund indledte Den Europæiske Ombudsmand en strategisk undersøgelse. Hun undersøgte, hvilke oplysninger og dokumenter der proaktivt bør stilles til rådighed for offentligheden, og på hvilket tidspunkt, så borgerne kan gøre brug af deres rettigheder.

Gennemsigtighed i triloger er et væsentligt element i EU's lovgivningsmæssige legitimitet. Borgerne skal være i stand til at kontrollere deres repræsentanters resultater i denne vigtige del af lovgivningsprocessen. Borgerne har også brug for oplysninger om de emner, der drøftes under trilogerne, for at kunne deltage effektivt i lovgivningsprocessen.

Ombudsmanden glæder sig over de fremskridt, der hidtil er gjort med hensyn til at forbedre gennemsigtigheden i trilogerne, men hun foreslår, at de tre institutioner gør følgende dokumentation og oplysninger offentligt tilgængelige: trilogdatoer, de tre institutioners indledende holdninger, generelle dagsordener for triloger, dokumenter med fire kolonner, endelige kompromistekster, notater fra triloger, der er blevet offentliggjort, lister over de involverede politiske beslutningstagere og så vidt muligt en liste over andre dokumenter, der er fremlagt under forhandlingerne. Alle disse bør gøres tilgængelige på en letanvendelig og letforståelig fælles database. Selv om nogle dokumenter kan stilles til rådighed, mens trilogforhandlingerne er i gang, kan institutionerne i offentlighedens interesse anse det for nødvendigt først at give proaktiv aktindsigt i visse typer dokumenter, når forhandlingerne er afsluttet.

Sagen vedrørte Kommissionens visuelle identitetslogo, der har været anvendt i dens pressekonferencesal i Bruxelles siden 2012. Efter klagerens opfattelse udgør den eksklusive brug af engelsk og fransk i dette visuelle identitetslogo forskelsbehandling på grund af sprog.

EU's nuværende sprogordning omfatter den enkelte borgers ret til at kommunikere med EU's institutioner på sit eget sprog og den tilsvarende ret til at modtage et svar på dette sprog. De principper, der gælder for denne sprogordning, gælder også for andre former for kommunikation, f.eks. kommunikation via publikationer og websteder. Enhver differentiering i brugen af sprog under sådanne omstændigheder bør være objektivt begrundet. Med hensyn til, om der er en objektiv begrundelse i den foreliggende sag, er Ombudsmanden enig i, at det ikke er teknisk muligt at præsentere udtrykket "Europa-Kommissionen" på 24 sprog på en tv-skærm, enten nedenfor, ved siden af eller bag en taler.

Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen kunne have valgt mere end to sprog, finder Ombudsmanden, at det var rimeligt, at Kommissionen kun havde valgt to sprog. Valget af antallet af sprog, der skal bruges, afhænger af en vurdering af, om mere end to sprog ville forstyrre det visuelle billede på en uacceptabel måde. Den omstændighed, at andre sprogkombinationer også kan være rimelige valg, indebærer ikke, at valget af engelsk og fransk ikke var rimeligt.

Ombudsmanden mener, at den politik, som Kommissionen har valgt, var objektivt begrundet. Hun konkluderede derfor, at Kommissionens indførelse af et nyt visuelt identitetslogo i pressekonferencelokalet i Bruxelles ikke udgjorde fejl eller forsømmelser.

Sagen vedrørte finansiering af et venskabsbyprojekt under programmet Europa for Borgerne.

Den blev indgivet til Ombudsmanden af en irsk nonprofitorganisation, som har kørt venskabsprojekter med en fransk partner i 25 år. Organisationen overskred fristen for at ansøge om finansiering i 2015 på grund af EACEA's ændringer af fristen for at ansøge om finansiering under programmet. Sagsøgeren gjorde gældende, at EACEA havde handlet forkert ved at foretage disse ændringer.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fremsatte et forslag til en løsning på EACEA sammen med yderligere forslag til forbedringer med hensyn til, hvordan den forvaltede ordningen. Som følge heraf fremsendte EACEA yderligere præciseringer til klageren af årsagerne til ændringerne af fristerne og blev enig om, at venskabsbyprojektet kunne gennemføres i 2016.

I lyset heraf finder Ombudsmanden, at EACEA har truffet passende foranstaltninger til at bilægge sagen til klagerens tilfredshed.

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens behandling af en klage vedrørende en irsk lov om retten til at arbejde som arkitekt. Loven krævede, at personer, der ikke havde opnået formelle kvalifikationer som arkitekter, men som ønskede at bruge titlen »arkitekt« i Irland, skulle have arbejdet i mindst 10 år som arkitekter i Irland. Klageren mente, at dette krav diskriminerede personer, der havde opnået tilsvarende erfaring uden for Irland. Da Kommissionen afsluttede traktatbrudsklagen ved at konkludere, at den irske lovgivning ikke var diskriminerende, kontaktede klageren Ombudsmanden.

Ombudsmanden opfordrede Kommissionen til at anerkende, at den irske lov var diskriminerende, og at den eneste grund til, at den ikke havde taget sagen yderligere op, var, at den mente, at det ville være uforholdsmæssigt at gøre det.

Kommissionen accepterede ikke Ombudsmandens udkast til henstilling. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen med en kritisk bemærkning.

Det europæiske borgerinitiativ (ECI), der har været tilgængeligt siden april 2012, giver en gruppe på mindst en million EU-borgere mulighed for at opfordre Europa-Kommissionen til at foreslå ny EU-lovgivning. Efter at have modtaget en række klager besluttede Ombudsmanden at undersøge, om ECI-proceduren fungerede korrekt, og Kommissionens rolle og ansvar i denne henseende. Ombudsmanden opfordrede initiativtagere til europæiske borgerinitiativer, civilsamfundsorganisationer og andre interesserede personer til at komme med input til, hvor godt det europæiske borgerinitiativ fungerer. På grundlag af disse svar fremsatte Ombudsmanden en række forslag til Kommissionen om at øge effektiviteten af ECI-processen.

Efter at have modtaget Kommissionens svar afslutter Ombudsmanden nu sin undersøgelse med elleve retningslinjer for yderligere forbedringer. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har gjort meget for at gennemføre ECI-retten på en borgervenlig måde, men mener, at der kan gøres mere. Da nogle af disse forslag er relevante for Europa-Parlamentet, vil Ombudsmanden også skrive til Parlamentets formand. På denne måde har hun tillid til, at hendes forslag, der blev fremsat både under undersøgelsen og i denne afgørelse, vil vise sig at være nyttige, da disse institutioner sammen med Rådet for Den Europæiske Union vil revidere forordningen om det europæiske borgerinitiativ senere i år.