Sagen vedrørte Kommissionens undladelse af at besvare klagerens meddelelser om dens vanskeligheder med at indgive et tilskudsforslag. På grund af tekniske problemer var klageren ikke i stand til at ansøge gennem Kommissionens system PRIAMOS. I stedet sendte den sit forslag via e-mail, som forblev ubesvaret.

Ombudsmanden undersøgte sagen og anmodede Kommissionen om at svare. I replikken undskyldte Kommissionen, at den ikke havde svaret tidligere. Den sagde, at den ikke kunne acceptere klagerens e-mail-applikation, fordi systemet havde fungeret korrekt, og Kommissionen ikke havde været i stand til at identificere klagerens forsøg på at sende forslaget via PRIAMOS inden fristens udløb.

Sagen vedrørte påstanden om, at kontoret for Den Europæiske Unions særlige repræsentant (EUSR-kontoret) i Kosovo havde undladt at holde ansøgere om praktikophold underrettet om trin i en ansættelsesprocedure. Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og gav udtryk for sit synspunkt om, at "det er både høfligt og serviceminded at anerkende modtagelsen af ansøgninger og at informere ansøgerne om de væsentlige skridt (såsom deres udelukkelse fra en ansættelsesprocedure), der påvirker deres fremskridt i en ansættelsesprocedure." EUSR's kontor forklarede, at det havde meget begrænsede ressourcer og derfor kun kunne informere udvalgte personer om resultatet af proceduren. Den anførte imidlertid, at den var i færd med at undersøge, hvordan den kunne forbedre sin kommunikation med personer, der ønskede at være praktikanter, f.eks. ved at informere alle disse personer om relevante trin i proceduren ved at lægge relevante oplysninger ud på sit websted. Ombudsmanden opfordrede EUSR's kontor til at aflægge rapport om gennemførelsen af denne løsning.

Denne sag vedrørte EU's delegation i Armeniens påståede ulovlige og/eller urimelige beslutning om at opsige en tilskudskontrakt vedrørende et projekt, der blev gennemført i Armenien og Jordan, til skade for klageren, en italiensk NGO, der er aktiv inden for udviklingssamarbejde. Efter en omhyggelig vurdering af alle kendsgerninger og argumenter konkluderede Ombudsmanden, at delegationens forklaring på afgørelsen om opsigelse var ufuldstændig. Ombudsmanden foreslog derfor, at Kommissionen i sin tilsynsrolle over for EU-delegationerne gav klageren en mere omfattende forklaring på årsagerne til at afslutte projektet.

Som svar på Ombudsmandens forslag erklærede Kommissionen, at delegationen havde taget hensyn til alle relevante faktorer, da den besluttede at opsige kontrakten. Den erkendte imidlertid, at begrundelsen for at bringe tilskuddet til ophør muligvis ikke var tilstrækkelig omfattende. Den sendte derfor Ombudsmanden en skrivelse, som delegationen havde sendt til klageren, hvori den redegjorde for alle de faktorer, den tog hensyn til i sin vurdering.

Selv om klageren gav udtryk for sin utilfredshed med Kommissionens svar på hendes forslag til en mindelig løsning, mente Ombudsmanden, at Kommissionen havde taget skridt til at løse problemet. Hun besluttede derfor at lukke sagen.

Denne undersøgelse opstod i forbindelse med Den Europæiske Ombudsmands besøg hos Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder. Besøget var en del af Ombudsmandens program for besøg i EU-agenturer med henblik på at udbrede god praksis blandt agenturerne i deres forbindelser med borgerne. Som led i besøget undersøgte Ombudsmanden i) instituttets indledende kontakter med offentligheden, ii) gennemsigtighed, dialog og ansvarlighed, iii) ansættelse, iv) udbud og kontrakter, v) interessekonflikter og vi) whistleblowing. Ombudsmanden fremsatte seks forslag til instituttet om at forbedre dets resultater på disse områder. EIGE's svar bekræftede, at det traf foranstaltninger ved bl.a. at stille oplysninger om sit arbejde til rådighed på alle officielle EU-sprog og vedtage mere detaljerede bestemmelser vedrørende whistleblowing.

Da Ombudsmandens besøg tydede på, at instituttet var nødt til at gøre mere for at håndtere og forebygge tilfælde af chikane, fulgte hun specifikt op på dette spørgsmål og blev opmuntret af de målrettede foranstaltninger, som instituttet traf som reaktion herpå. For at fremme yderligere forbedringer har Ombudsmanden bl.a. foreslået, at EIGE regelmæssigt tilrettelægger uddannelse på dette område af central betydning for instituttets arbejde.

Inden for rammerne af programmet for besøg i EU-agenturer besøgte Den Europæiske Ombudsmand Frontex den 4. oktober 2012. Rapporten om besøget indeholdt en række forslag vedrørende de spørgsmål, der blev drøftet under besøget. Der var tale om følgende spørgsmål: i) Frontex' regler om personlig adfærd og god forvaltningsskik ii) principperne for offentlig tjeneste iii) gennemsigtighed, dialog og ansvarlighed (offentlig aktindsigt) iv) udvælgelse og ansættelse v) interessekonflikter vi) whistleblowing og vii) udbud og kontrakter. Efter at have foretaget yderligere undersøgelser konkluderede Ombudsmanden, at Frontex havde anlagt en konstruktiv tilgang og udviste vilje til at gennemføre størstedelen af Ombudsmandens forslag. Ombudsmanden beklagede, at Frontex ikke var enig i proaktiv videregivelse af navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéen, men bemærkede, at dette spørgsmål ville blive behandlet i en undersøgelse på eget initiativ rettet til alle agenturerne. Ombudsmanden fremsatte også to yderligere bemærkninger.

For det første glædede han sig over, at Frontex i øjeblikket er ved at revidere bestyrelsens afgørelse af 21. september 2006 om praktiske ordninger for aktindsigt. Han mindede Frontex om behovet for fuldt ud at gennemføre bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 og navnlig om, at dets register bør indeholde en liste over følsomme dokumenter. Han anmodede også Frontex om at sende den reviderede afgørelse til Ombudsmanden inden udgangen af marts 2014. For det andet opfordrede Ombudsmanden Frontex til at hjælpe borgere, der besøger dets websted, ved at give et link fra hjemmesiden til den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

Ombudsmandens program for besøg i EU-agenturer er udformet med henblik på at sikre, at de overholder principperne for god forvaltning, såsom gennemsigtighed og høje etiske standarder. Inden for rammerne af dette program besøgte Ombudsmanden Det Europæiske Udvalg for Systemiske Risici (ESRB) den 14. juni 2012. Efter besøget sendte han en rapport til ESRB, hvori han fremsatte flere forslag.

I sin rapport opfordrede Ombudsmanden ESRB til at forbedre sine procedurer for håndtering af potentielle interessekonflikter vedrørende dets personale. Han foreslog endvidere, at ESRB skulle blive mere gennemsigtigt med hensyn til formidling af oplysninger og behandling af anmodninger om aktindsigt. Ombudsmanden foreslog også, at ESRB, når det ansætter sit personale, bør give oplysninger om de retsmidler, der er til rådighed for kandidater i stillingsopslag og skrivelser om afslag på ansøgninger. Endelig opfordrede han ESRB til at anmode ECB om at overveje at omformulere en erklæring i afsnittet om rekruttering på sit websted for at gøre det mere borgervenligt.

Den 25. juni 2013 sendte ESRB sin opfølgende handlingsplan. Ombudsmanden konkluderede, at ESRB havde taget passende skridt til at vedtage de fleste af hans forslag. Med hensyn til de resterende spørgsmål konkluderede han, at ESRB havde truffet foranstaltninger i den rigtige retning for at gennemføre dem. Han konkluderede derfor, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser af de foreliggende spørgsmål, og afsluttede sagen.

Inden for rammerne af sit program for besøg i EU-agenturerne besøgte Ombudsmanden Agenturet for Net- og Informationssikkerhed (ENISA) den 19. juli 2012. Efter besøget sendte han en rapport til ENISA, hvori han fremsatte følgende forslag: a) ENISA kunne gøre sit engagement i principperne i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (ECGAB) mere synligt for EU-borgerne ved at give et link til ECGAB på sit websted; b) ENISA kunne overveje i) at oprette en særlig side på sit websted, der identificerer de regler, der gælder for anmodninger om aktindsigt, og den ansvarlige kontaktperson, ii) at udarbejde en årlig rapport om sin behandling af anmodninger om aktindsigt og iii) at oprette et offentligt register over sine dokumenter c) ENISA kunne overveje som minimum at stille webstedets hjemmeside samt oplysninger om dets funktioner og sprogpolitik til rådighed på alle 23 traktatsprog. d) Med henblik på yderligere at forbedre de oplysninger, der gives til ansøgerne i forbindelse med udvælgelses- og ansættelsesprocedurer, kan ENISA informere ansøgerne om deres ret til at anfægte en negativ afgørelse. ENISA kan genoverveje sin holdning med hensyn til offentliggørelse af navnene på udvælgelseskomitéens medlemmer f) ENISA kan sikre, at alle dets medarbejdere informeres om principperne for offentlig tjeneste for EU-tjenestemænd, og at det kan overveje at gøre principperne for offentlig tjeneste tilgængelige på sit websted g) ENISA kan vedtage de konkrete foranstaltninger vedrørende interessekonflikter, der er fastsat i forordningen om dets oprettelse, med henblik på at opfylde sine retlige forpligtelser h) ENISA kunne overveje at informere personalet om personalevedtægtens mulighed for først at indberette en eventuel ulovlig aktivitet internt.

Den 31. januar 2013 sendte ENISA sit opfølgende svar. ENISA redegjorde i sit svar for de foranstaltninger, der var truffet for at gennemføre Ombudsmandens forslag.

Ombudsmanden konkluderede, at ENISA udviste en konstruktiv tilgang og vilje til at gennemføre sine forslag efter sit besøg i agenturet. I lyset af ENISA's positive reaktion på hans forslag afsluttede Ombudsmanden sin undersøgelse.

Klageren er skilt fra sin tidligere mand, der var ansat som midlertidigt ansat ved Europa-Kommissionen i Luxembourg. Klageren og hendes eksmand har to børn, som klageren har forældremyndigheden over. Kommissionen udbetalte husstandstillæg, børnetilskud og uddannelsestillæg til klageren i hendes tidligere ægtefælles navn og på dennes vegne.

I 2008 meddelte klagerens eksmand Kommissionen, at hans ekskone og hans børn ikke længere boede i Tyskland, men var flyttet til Bulgarien over et år tidligere. Dette betød, at Kommissionen havde udbetalt større beløb i familietillæg, end der skulle udbetales, eftersom tillæggene var underlagt en geografisk vægtning baseret på leveomkostningerne. Klageren meddelte Kommissionen, at hun stadig var bosiddende i Tyskland, og det samme var hendes børn. Institutionen var imidlertid ikke overbevist om, at dette var tilfældet, og indledte en inddrivelsesprocedure mod hende for de angiveligt for meget udbetalte godtgørelser.

Klageren henvendte sig til Den Europæiske Ombudsmand, som indledte en undersøgelse. I løbet af undersøgelsen sendte en tjenestemand fra Kommissionen uforvarende en e-mail til eksmanden med et rystende og vulgært sprog, som ikke kun var stødende for ham, men også for klageren. Klageren forelagde dette spørgsmål for Ombudsmanden, og han besluttede, at den åbenlyse fornærmelse af klageren fortjente at blive medtaget i hans undersøgelse.

I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelser erkendte Kommissionen, at den havde anvendt reglerne om tilbagesøgning af angiveligt for meget udbetalte familietillæg forkert for så vidt angår klageren. Selv om Kommissionen havde undskyldt over for klageren for den fornærmende e-mail, fandt Ombudsmanden imidlertid, at dens reaktion i både form og indhold ikke stod i et rimeligt forhold til de fejl eller forsømmelser, der var sket. Han sendte derfor et udkast til henstilling til Kommissionen. Desuden henviste Ombudsmanden til muligheden for, at brugen af det uacceptable sprog i den pågældende e-mail meget vel kunne have været et tegn på et bredere problem i Kommissionens tjenestegrene.

I sin udførlige udtalelse fremlagde Kommissionen en undskyldningsskrivelse, som direktøren for den pågældende tjeneste havde sendt til klageren, og tilbød at foretage en betaling på 500 EUR for at kompensere klageren for den moralske skade, hun havde lidt. Desuden afholdt Kommissionen en række interne uddannelseskurser for at understrege betydningen af etik og en servicekultur over for EU-borgerne. Selv om klageren valgte ikke at acceptere Kommissionens tilbud om at kompensere hende for hendes moralske skade, konkluderede Ombudsmanden, at Kommissionen havde taget passende skridt af både individuel og generel karakter til at gennemføre hans udkast til henstilling.

Klageren var genstand for en undersøgelse gennemført af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). OLAF gav en tredjepart oplysninger om resultaterne af sin undersøgelse, som blev offentliggjort i en presseartikel i klagerens land. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse fandt, at videregivelsen var i strid med EU's databeskyttelsesregler. Efterfølgende anmodede klageren OLAF om at erkende at have begået en forseelse ved at videregive personoplysningerne og om at undskylde det.

OLAF nægtede i første omfang at gøre dette. Efter Ombudsmandens undersøgelse sendte OLAF imidlertid et brev til klageren, hvori det beklagede ikke at have handlet i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne i hans tilfælde og undskyldte over for ham. Selv om klageren ikke var tilfreds med undskyldningen, var Ombudsmanden af den opfattelse, at den imødekom klagerens krav, og konkluderede derfor, at der ikke var nogen grund til yderligere at foretage undersøgelser af klagen.