Skarżący, przedstawiciel grup interesu z Francji, wyraził obawy dotyczące systemu „akredytacji” stosowanego przez Parlament Europejski w celu ułatwienia dostępu do jego pomieszczeń. W szczególności uznał, że proces ten jest mylący, i zakwestionował fakt, że niektóre wytyczne są dostępne wyłącznie w języku angielskim.

W ramach dochodzenia Parlament zobowiązał się do udostępnienia przedmiotowej dokumentacji w języku francuskim i niemieckim, a także wyjaśnił, w jaki sposób pomaga osobom ubiegającym się o akredytację.

Rzecznik przyjęła to z zadowoleniem i zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione.

Sprawa dotyczyła wniosku o publiczny dostęp do dokumentów związanych ze spotkaniem przedstawicieli Instytutu Tony'ego Blaira ds. Globalnego Zarządzania (TBI) z dwoma członkami gabinetu węgierskiego komisarza 19 czerwca 2024 r. W szczególności skarżący był zainteresowany wiedzą, czy na spotkaniu obecny był konkretny przedstawiciel TBI, którego skarżący uważał za osobę publiczną, która wcześniej sprawowała urząd publiczny.

Komisja udzieliła skarżącemu częściowego dostępu do sprawozdania ze spotkania oraz wiadomości e-mail otrzymanej od TBI przed spotkaniem. Komisja utajniła nazwiska przedstawicieli TBI. Uznał on, że argumenty przedstawione przez skarżącego nie były wystarczające, aby wykazać szczególną potrzebę ujawnienia tych danych osobowych w interesie publicznym („konieczność”). Niezależnie od braku konieczności Komisja uznała, że ujawnienie naruszyłoby uzasadnione interesy zainteresowanych osób. Jeżeli chodzi o wniosek o udzielenie dostępu dotyczący zidentyfikowanej osoby fizycznej, Komisja odpowiedziała, że nie może potwierdzić ani zaprzeczyć, czy dana osoba uczestniczyła w spotkaniu, ponieważ również to uznano za dane osobowe.

Rzecznik uznał za zasadne, aby Komisja uznała, że skarżący nie przedstawił wystarczających argumentów wykazujących konieczność przekazania mu danych osobowych w określonym celu w interesie publicznym. Rzecznik zamknęła zatem dochodzenie, stwierdzając, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione. Rzecznik zauważył jednak, że Komisja mogła skonsultować się z TBI w sprawie ujawnienia nazwisk ich przedstawicieli na spotkaniu w celu usunięcia wszelkich podstaw do publicznych spekulacji, i przedstawił odpowiednią sugestię.

W następstwie doniesień, że (były) dyrektor generalny Komisji Europejskiej udał się do Kataru i spotkał się z powiązaną gościnnością kosztem osób trzecich, co wzbudziło obawy dotyczące konfliktu interesów, Rzecznik po raz pierwszy napisał do Komisji w marcu 2023 r. Poprosiła o uzyskanie informacji na temat zakresu tej praktyki oraz sposobu, w jaki Komisja sprawdza, czy nie ma konfliktu interesów, gdy osoby trzecie pokrywają wydatki poniesione przez pracowników Komisji.

Niedługo potem Komisja zaktualizowała swoje przepisy dotyczące wkładu osób trzecich w podróże służbowe. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził wówczas, że jeżeli przepisy te będą stosowane z należytą starannością, zapobiegną sytuacji, w której wkład osób trzecich w podróże służbowe powodowałby konflikt interesów.

Odpowiedź Komisji wykazała jednak, że chociaż istniały jedynie ograniczone przykłady podróży służbowych pracowników Komisji, które były opłacane przez osoby trzecie, niektóre z nich miały miejsce na najwyższym szczeblu kierownictwa Komisji.

W tym kontekście Rzecznik wszczął dochodzenie z własnej inicjatywy w celu dokonania przeglądu próby takich przypadków przed wejściem w życie zaktualizowanych przepisów. Celem tego dochodzenia było ustalenie, w jaki sposób Komisja oceniła potencjalne konflikty interesów związane z podróżami służbowymi opłacanymi przez osoby trzecie oraz jakie kroki podjęła w celu ograniczenia ryzyka wszelkich stwierdzonych konfliktów interesów.

W toku dochodzenia nie zidentyfikowano żadnego przypadku, który budziłby obawy dotyczące konfliktu interesów, poza przypadkami (byłego) dyrektora generalnego Komisji, których dotyczyły powyższe doniesienia. Badanie wykazało jednak, że kwestie te mają szerszy zakres. Biorąc pod uwagę, że Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych zbadał sprawę, a Prokuratura Europejska wszczęła dochodzenie, Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że dalsze dochodzenie w tej sprawie nie jest uzasadnione.  

Niemniej jednak dochodzenie wykazało niedociągnięcia w odniesieniu do sposobu, w jaki Komisja wdrożyła swoje poprzednie przepisy dotyczące podróży służbowych. W szczególności Rzecznik stwierdziła, że Komisja nie odnotowała, w jaki sposób dokonała merytorycznej oceny ryzyka konfliktu interesów związanego ze składkami wpłacanymi przez osoby trzecie. Komisja nie zarejestrowała również, jaka była wartość wkładów osób trzecich. Ponieważ niedociągnięcia te są nadal istotne dla sposobu, w jaki Komisja stosuje zaktualizowane przepisy, Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił dwie sugestie dotyczące poprawy w tym zakresie.

Dochodzenie to dotyczyło przestrzegania przez Komisję Europejską przepisów dotyczących lobbingu tytoniowego określonych w Ramowej konwencji Światowej Organizacji Zdrowia o ograniczeniu użycia tytoniu (FCTC). W szczególności Rzecznik ocenił, w jaki sposób Komisja zapewnia przejrzystość swoich interakcji z przemysłem tytoniowym.

Wcześniejsze prace Rzecznika Praw Obywatelskich pokazały, w jaki sposób Dyrekcje Generalne Komisji ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności (DG SANTE) i Podatków (DG TAXUD) wypełniają obowiązki w tym obszarze. Dochodzenie to miało na celu ocenę, w jaki sposób Komisja wywiązuje się ze swoich obowiązków we wszystkich departamentach i w odniesieniu do wszystkich pracowników Komisji.

W trakcie dochodzenia Rzecznik podzieliła się z Komisją swoimi wstępnymi ustaleniami. Zasygnalizowała, że brak spójnego podejścia Komisji we wszystkich jej departamentach do wywiązywania się z obowiązków dotyczących przejrzystości interakcji z przedstawicielami przemysłu tytoniowego stanowi niewłaściwe administrowanie. Obejmowało to brak przechowywania i udostępniania protokołów spotkań z przedstawicielami grup interesu ds. wyrobów tytoniowych, a także brak zapewnienia systemowej oceny we wszystkich dyrekcjach generalnych, czy potrzebne są potencjalne spotkania z przedstawicielami przemysłu tytoniowego.

W swojej odpowiedzi Komisja powtórzyła swoje standardowe podejście do przejrzystości lobbingu i odniosła się do dodatkowych środków podjętych przez DG SANTE i DG TAXUD, które istniały przed dochodzeniem Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik podtrzymała zatem swoje stwierdzenie, że niezapewnienie przez Komisję kompleksowego podejścia we wszystkich jej departamentach do przejrzystości spotkań z przedstawicielami przemysłu tytoniowego stanowi niewłaściwe administrowanie.

Komisja dodała jednak, że zleci swojemu kierownictwu przeprowadzenie oceny ryzyka narażenia przemysłu tytoniowego. Rzecznik z zadowoleniem przyjął to zobowiązanie jako znak, że sytuacja może ulec poprawie w przyszłości. Na początku 2024 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wystosuje do Komisji pismo z uwagami, które powinna przekazać swoim dyrektorom generalnym, szefom służb i szefom gabinetów podczas przeprowadzania tej oceny. Rzecznik Praw Obywatelskich zwróci się również do Komisji o przedstawienie do 30 czerwca 2024 r. sprawozdania z wyników oceny i postępów poczynionych na tej podstawie.

Unijny rejestr służący przejrzystości utworzono, aby umożliwić społeczeństwu śledzenie działalności przedstawicieli grup interesu i uświadomienie sobie ich potencjalnego wpływu na politykę i proces decyzyjny UE. Instytucje UE korzystają również z rejestru w kontaktach z zainteresowanymi stronami.

Skarżący w tej sprawie, organizacja konsumencka, obawiał się, że dwa podmioty w rejestrze służącym przejrzystości nie ujawniły informacji na temat swoich powiązań z przemysłem spożywczym i przedstawiły wprowadzające w błąd informacje na temat relacji między nimi, reprezentowanych przez nie interesów i źródeł ich finansowania. Skarżący wyraził te obawy w Sekretariacie Generalnym, który zarządza rejestrem służącym przejrzystości dla Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej. Następnie zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich z pytaniem, w jaki sposób Sekretariat rozpatrzył jego skargi.

Rzecznik podkreśliła zasadniczą rolę, jaką społeczeństwo odgrywa w identyfikowaniu niedokładnych lub niekompletnych informacji w rejestrze służącym przejrzystości. Rzecznik stwierdziła w tej sprawie, że pomimo powiadomienia o problemach Sekretariat nie przeprowadził konstruktywnych dochodzeń w sprawie skarg. Przeprowadziła ona ograniczoną ocenę odpowiedzi otrzymanych od dwóch zainteresowanych podmiotów i zastosowała wąską definicję „powiązania” podmiotów w rejestrze, co nie jest zgodne z jej duchem i celem. Ponadto Komisja nie oceniła wniosku złożonego przez skarżącego w granicach działalności objętej rejestrem służącym przejrzystości.

Rzecznik stwierdziła, że zidentyfikowane problemy łącznie stanowią przypadek niewłaściwego administrowania. Ponieważ jednak jeden z przedmiotowych podmiotów nie figuruje już w rejestrze służącym przejrzystości, uznała ona, że zalecenie przeprowadzenia nowego dochodzenia w sprawie dwóch skarg nie służyłoby żadnemu użytecznemu celowi. W związku z tym Rzecznik przedstawił sekretariatowi cztery sugestie, zwracając się do niego o złożenie sprawozdania w ciągu trzech miesięcy.