Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, talijanski subjekt, sudjelovao je u Komisijinu pozivu na podnošenje prijedloga JUST/2015/RRAC/AG Bespovratna sredstva za djelovanje za sprečavanje i suzbijanje rasizma, ksenofobije, homofobije i drugih oblika netolerancije – PRAVA, EQUALITY AND CITIZENSHIP/JUSTICE PROGRAM (2014.–2020.) („poziv”). Rok za podnošenje prijedloga istekao je 18. veljače 2016. u podne. U pozivu je predviđeno da se prijedlozi mogu podnijeti samo putem sustava PRIAMOS, internetskog sustava za podnošenje zahtjeva kojim upravlja Komisijina Glavna uprava za pravosuđe i zaštitu potrošača.

2. Zbog navodnih tehničkih problema s PRIAMOS-om podnositelj pritužbe poslao je svoj prijedlog e-poštom. Skrenuo je pozornost Komisije na tehničke probleme. Međutim, Komisija nije odgovorila.

3.  Komisija je 4. srpnja 2016. dodijelila bespovratna sredstva u okviru poziva, ali nije razmotrila zahtjev podnositelja pritužbe.

Istraga

4. Ombudsmanica je pokrenula istragu zbog toga što Komisija nije odgovorila na korespondenciju podnositelja pritužbe. Istražni tim Ombudsmana također je razmotrio pitanje da je Komisija pogrešno odbila zahtjev podnositelja pritužbe e-poštom.

5. Tijekom istrage istražni tim Ombudsmana propisno je razmotrio informacije navedene u pritužbi. Konkretno, istražni tim proveo je temeljitu analizu odgovora Komisije na korespondenciju podnositelja pritužbe. Istražni tim Ombudsmana zatražio je pojašnjenje od podnositelja pritužbe i proveo vlastito istraživanje u vezi s predmetom na koji se žali.

Tvrdnja da Komisija nije odgovorila na korespondenciju

Argumenti podnositelja pritužbe i institucije

6. Podnositelj pritužbe dostavio je preslike dviju e-poruka u kojima je objasnio da su njegovi pokušaji podnošenja prijedloga popraćeni odgovorom „privremeno nedostupan poslužitelj”. U svojem odgovoru od 2. rujna 2016. Komisija je objasnila da nije mogla utvrditi pokušaje podnositelja pritužbe da podnese prijedlog prije roka u sustavu. Potvrdila je i da je PRIAMOS bio u potpunosti operativan posljednjeg dana za podnošenje prijava, odnosno na datum na koji je, prema navodima podnositelja pritužbe, pokušao podnijeti prijedlog. Budući da je PRIAMOS pravilno funkcionirao i da Komisija nije mogla prihvatiti zahtjeve e-poštom, odbila je prijedlog podnositelja pritužbe kako bi se zadržalo jednako postupanje prema svim zahtjevima. Pozvalo je i podnositelja pritužbe da sudjeluje u novom pozivu na podnošenje prijedloga (u sličnom području). Unatoč pozivu Ombudsmana, podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe na odgovor Komisije.

Ocjena Europskog ombudsmana

7. Kad je riječ o postupovnom aspektu predmeta, Komisija je sada odgovorila na korespondenciju podnositelja pritužbe i ispričala se što nije prethodno odgovorila. Stoga je Komisija riješila taj aspekt pritužbe.

8. Kad je riječ o materijalnom opravdanju Komisije za odbijanje zahtjeva podnositelja pritužbe, Ombudsman smatra da je ono razumno. Prvo, Ombudsman napominje da se u točki 7.1. poziva (Postupak za podnošenje prijava) navodi da se „prijave moraju podnijeti u cijelosti putem PRIAMOS-a. Neće se razmatrati nijedna prijava (djelomična ili potpuna) podnesena na papiru, telefaksu ili e-pošti” (naglasak je dodao Ombudsman). Komisija je u tom pogledu podnositeljima zahtjeva savjetovala da „ne čekaju posljednji trenutak za registraciju u sustavu i podnošenje zahtjeva”. Nadalje, podnositelji zahtjeva obaviješteni su da se „produljenje roka neće odobriti. Zahtjev se neće prihvatiti ako učitavanje paketa zahtjeva ne uspije zbog razloga koji su izvan kontrole Komisije.”

9. Drugo, ne postoje okolnosti koje upućuju na to da su tehničke poteškoće s podnošenjem zahtjeva podnositelja pritužbe putem PRIAMOS-a bile posljedica tehničkih problema Komisije. Spis pritužbe podnesen Ombudsmanu nije sadržavao nikakve dokaze o nedostupnosti PRIAMOS-a ili njegovih generiranih poruka o pogreškama. Stoga podnositelj pritužbe nije opravdao potrebu za slanjem zahtjeva e-poštom nakon isteka roka. Komisija nije podnijela ni primjedbe na Komisijino objašnjenje razloga za odbijanje zahtjeva.

10.  U tom kontekstu Ombudsman smatra da nije bilo nepravilnosti u postupanju kad je riječ o obrazloženju koje je Komisija dala za odbijanje prijedloga podnositelja pritužbe.

Zaključak

Na temelju istrage o tom prigovoru predmet se zaključuje sljedećim zaključcima [1]:

Komisija je riješila postupovni aspekt pritužbe (neuspjeh odgovora).

Nije bilo nepravilnosti u postupanju u pogledu obrazloženja koje je Komisija dala za odbijanje prijedloga podnositelja pritužbe.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Strasbourg, 1. prosinca 2016.

Marta Hirsch-Ziembinska

Odjel 1 – Upiti i informacijske i komunikacijske tehnologije

[1] Informacije o postupku revizije Europskog ombudsmana dostupne su na internetskim stranicama.