Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, talijanski subjekt, sudjelovao je u Komisijinu pozivu na podnošenje prijedloga JUST/2015/RRAC/AG Action grants to prevent and combat racism, ksenophobia, homophobia and other forms of intolerance - RIGHTS, EQUALITY AND CITIZENSHIP/JUSTICE PROGRAM (2014. – 2020.) („Poziv”). Rok za podnošenje prijedloga istekao je 18. veljače 2016. u podne. U pozivu je predviđeno da se prijedlozi mogu podnijeti samo putem PRIAMOS-a, internetskog sustava za podnošenje prijava kojim upravlja Komisijina Glavna uprava za pravosuđe i zaštitu potrošača.

2. Zbog navodnih tehničkih problema s PRIAMOS-om podnositelj pritužbe poslao je svoj prijedlog e-poštom. Komisija je skrenula pozornost na tehničke probleme. Međutim, Komisija nije odgovorila.

3.  Komisija je 4. srpnja 2016. u pozivu dodijelila bespovratna sredstva, ali nije razmotrila zahtjev podnositelja pritužbe.

Istraga

4. Ombudsmanica je pokrenula istragu o propustu Komisije da odgovori na korespondenciju podnositelja pritužbe. Istražni tim Ombudsmana također je razmotrio pitanje da je Komisija pogrešno odbila zahtjev podnositelja pritužbe za elektroničku poštu.

5. Tijekom istrage istražni tim Ombudsmana propisno je razmotrio informacije navedene u pritužbi. Konkretno, istražni tim proveo je temeljitu analizu odgovora Komisije na korespondenciju podnositelja pritužbe. Istražni tim Ombudsmana zatražio je pojašnjenje od podnositelja pritužbe i proveo vlastito istraživanje u vezi s predmetom na koji se žali.

Navod da Komisija nije odgovorila na dopise

Argumenti podnositelja pritužbe i institucije

6. Podnositelj pritužbe dostavio je preslike dviju poruka e-pošte u kojima se objašnjava da su njegovi pokušaji podnošenja prijedloga popraćeni odgovorom „poslužitelj privremeno nedostupan”. U svojem odgovoru od 2. rujna 2016. Komisija je objasnila da nije mogla utvrditi pokušaje podnositelja pritužbe da podnese prijedlog prije isteka roka u sustavu. Potvrdila je i da je PRIAMOS bio u potpunosti operativan posljednjeg dana za podnošenje zahtjeva, odnosno na datum na koji je, prema podnositelju pritužbe, pokušao podnijeti prijedlog. Budući da je PRIAMOS pravilno funkcionirao i da Komisija nije mogla prihvatiti zahtjeve e-pošte, odbila je prijedlog podnositelja pritužbe kako bi se zadržalo jednako postupanje prema svim zahtjevima. Također je pozvala podnositelja pritužbe da sudjeluje u novom pozivu na podnošenje prijedloga (u sličnom području). Unatoč pozivu Ombudsmana podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe na odgovor Komisije.

Procjena Europskog ombudsmana

7. Kad je riječ o postupovnom aspektu predmeta, Komisija je sada odgovorila na korespondenciju podnositelja pritužbe i ispričala se što nije prethodno odgovorila. Stoga je Komisija riješila taj aspekt pritužbe.

8. Kad je riječ o materijalnom opravdanju Komisije za odbijanje zahtjeva podnositelja pritužbe, Ombudsman smatra da je to razumno. Kao prvo, Ombudsmanica napominje da se u točki 7.1. poziva (Postupak za podnošenje prijava) navodi da se „prijave moraju podnijeti u cijelosti putem PRIAMOS-a. Prijave (djelomične ili cijele) podnesene na papiru, telefaksu ili e-poruci neće se razmatrati” (naglasak je dodao Europski ombudsman). U tom je pogledu Komisija savjetovala podnositeljima zahtjeva da „ne čekaju posljednji trenutak da se registriraju u sustavu i podnesu zahtjev”. Nadalje, podnositelji zahtjeva obaviješteni su da „neće biti odobreno produljenje roka. Zahtjev se neće prihvatiti ako učitavanje paketa zahtjeva nije uspješno zbog razloga koji su izvan kontrole Komisije.”

9. Drugo, nema okolnosti koje upućuju na to da su tehničke poteškoće s podnošenjem zahtjeva podnositelja pritužbe putem PRIAMOS-a bile posljedica tehničkih problema Komisije. Pritužbeni spis podnesen Ombudsmanu nije sadržavao nikakve dokaze o nedostupnosti PRIAMOS-a ili njegovih generiranih poruka o pogrešci. Stoga podnositelj pritužbe nije opravdao potrebu za slanjem zahtjeva e-poštom nakon isteka roka. Nije podnijela ni primjedbe o Komisijinu obrazloženju odbijanja zahtjeva.

10.  U tom kontekstu Ombudsmanica smatra da nije bilo nepravilnosti u postupanju u pogledu obrazloženja koje je Komisija dostavila za odbijanje prijedloga podnositelja pritužbe.

Zaključak

Na temelju istrage u vezi s tom pritužbom predmet je zaključen sljedećim zaključcima [1]:

Komisija je riješila postupovni aspekt pritužbe (neuspjeh odgovora).

Nije bilo nepravilnosti u postupanju u pogledu obrazloženja koje je Komisija dostavila za odbijanje prijedloga podnositelja pritužbe.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Strasbourg, 1. prosinca 2016.

Marta Hirsch-Ziembinska

Jedinica 1 – Upiti i IKT

[1] Informacije o postupku preispitivanja Europskog ombudsmana dostupne su na internetskim stranicama.