Predmet se odnosio na propust Komisije da odgovori na poruke podnositelja pritužbe o poteškoćama s podnošenjem prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava. Zbog tehničkih problema podnositelj pritužbe nije se mogao prijaviti putem Komisijina sustava PRIAMOS. Umjesto toga, svoj je prijedlog podnijela e-poštom, na koju nije odgovoreno.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i zatražila od Komisije da odgovori. Komisija se u svojem odgovoru ispričala jer nije prethodno odgovorila. Navela je da ne može prihvatiti zahtjev podnositelja pritužbe za elektroničku poštu jer je sustav pravilno funkcionirao i Komisija nije mogla utvrditi pokušaje podnositelja pritužbe da pošalje prijedlog putem PRIAMOS-a prije isteka roka.

Predmet se odnosio na navodni propust Ureda posebnog predstavnika Europske unije (Ured PPEU-a) na Kosovu da obavijesti kandidate za stažiranje o koracima u postupku zapošljavanja. Ombudsmanica je istražila to pitanje i iznijela svoje stajalište da je „uljudno i uslužno potvrditi primitak prijava i obavijestiti kandidate o važnim koracima (kao što je njihovo isključenje iz postupka zapošljavanja) koji utječu na njihov napredak u postupku zapošljavanja.” Ured PPEU-a objasnio je da ima vrlo ograničene resurse te da stoga može obavijestiti samo osobe koje su ušli u uži izbor o ishodu postupka. Međutim, naveo je da ispituje kako poboljšati komunikaciju s osobama koje žele biti pripravnici, primjerice obavještavanjem svih tih osoba o relevantnim koracima postupka stavljanjem relevantnih informacija na svoju internetsku stranicu. Ombudsmanica je pozvala Ured PPEU-a da izvijesti o provedbi tog rješenja.

Ovaj se predmet odnosio na navodnu nezakonitu i/ili nepoštenu odluku delegacije EU-a u Armeniji o raskidu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava povezanog s projektom koji se provodi u Armeniji i Jordanu, na štetu podnositelja pritužbe, talijanske nevladine organizacije aktivne u području razvojne suradnje. Nakon pažljive procjene svih činjenica i argumenata ombudsmanica je zaključila da je objašnjenje delegacije za odluku o raskidu nepotpuno. Ombudsmanica je stoga predložila da Komisija u svojoj nadzornoj ulozi nad delegacijama EU-a podnositelju pritužbe pruži sveobuhvatnije objašnjenje razloga za prekid projekta.

U odgovoru na prijedlog Ombudsmana Komisija je izjavila da je Delegacija pri donošenju odluke o raskidu ugovora uzela u obzir sve relevantne čimbenike. Međutim, priznao je da objašnjenje za ukidanje bespovratnih sredstava možda nije bilo dovoljno sveobuhvatno. Stoga je Ombudsmanu proslijedila dopis koji je delegacija poslala podnositelju pritužbe u kojem je objasnila sve čimbenike koje je uzela u obzir u svojoj procjeni.

Unatoč činjenici da je podnositelj pritužbe izrazio nezadovoljstvo odgovorom Komisije na njezin prijedlog prijateljskog rješenja, Ombudsmanica je smatrala da je Komisija poduzela korake za rješavanje tog pitanja. Stoga je odlučila zaključiti slučaj.

Ta je istraga pokrenuta u kontekstu posjeta Europskog ombudsmana Europskom institutu za ravnopravnost spolova. Posjet je bio dio programa posjeta Europskog ombudsmana agencijama EU-a s ciljem širenja dobre prakse među agencijama u njihovim odnosima s građanima. U okviru posjeta ombudsmanica je ispitala i. početne kontakte Instituta s javnošću, ii. transparentnost, dijalog i odgovornost, iii. zapošljavanje, iv. natječaje i ugovore, v. sukobe interesa i vi. zviždače. Ombudsmanica je Institutu dala šest prijedloga za poboljšanje uspješnosti u tim područjima. EIGE je u svojem odgovoru potvrdio da poduzima mjere, među ostalim, stavljanjem informacija o svojem radu na raspolaganje na svim službenim jezicima EU-a i donošenjem detaljnijih odredbi o zviždačima.

Budući da je posjet Ombudsmana sugerirao da Institut treba učiniti više kako bi se riješili i spriječili slučajevi uznemiravanja, posebno je pratila to pitanje te je ohrabrena odlučnim mjerama koje je Institut poduzeo kao odgovor. Kako bi se promicala daljnja poboljšanja, ombudsmanica je, među ostalim, predložila da EIGE redovito organizira osposobljavanje u tom području koje je od ključne važnosti za rad Instituta.

U okviru programa posjeta agencijama EU-a Europski ombudsman posjetio je Frontex 4. listopada 2012. U izvješću o posjetu iznesen je niz prijedloga o pitanjima o kojima se raspravljalo tijekom posjeta. Ta su pitanja bila sljedeća: i. Frontexove propise o osobnom ponašanju i dobrom administrativnom ponašanju; ii. načela javnih usluga; iii. transparentnost, dijalog i odgovornost (javni pristup dokumentima); iv. odabir i zapošljavanje; v. sukoba interesa; vi. zviždači; i vii. natječaje i ugovore. Nakon provođenja daljnjih istraga ombudsmanica je zaključila da je Frontex primijenio konstruktivan pristup i pokazao spremnost na provedbu većine prijedloga ombudsmanice. Iako izražava žaljenje zbog toga što Frontex nije pristao na proaktivno otkrivanje imena članova povjerenstva za odabir, Ombudsmanica je napomenula da će se to pitanje riješiti u istrazi na vlastitu inicijativu upućenoj svim agencijama. Ombudsmanica je također iznijela dvije dodatne primjedbe.

Kao prvo, pozdravio je činjenicu da Frontex trenutačno revidira Odluku svojeg upravnog odbora od 21. rujna 2006. o utvrđivanju praktičnih rješenja u vezi s javnim pristupom dokumentima. Podsjetio je Frontex da je potrebno u potpunosti provesti odredbe Uredbe 1049/2001, a posebno da bi njegov registar trebao sadržavati popis osjetljivih dokumenata. Također je zatražio da Frontex pošalje revidiranu Odluku Ombudsmanu do kraja ožujka 2014. Kao drugo, ombudsmanica je potaknula Frontex da pomogne građanima koji posjećuju njezine internetske stranice tako što će na početnoj stranici navesti poveznicu na Europski kodeks dobrog administrativnog postupanja.

Program posjeta Europskog ombudsmana agencijama EU-a osmišljen je kako bi se osiguralo da poštuju načela dobre uprave, kao što su transparentnost i visoki etički standardi. U okviru tog programa ombudsmanica je 14. lipnja 2012. posjetila Europski odbor za sistemske rizike (ESRB). Nakon posjeta poslao je izvješće ESRB-u u kojem je iznio nekoliko prijedloga.

Ombudsman je u svojem izvješću pozvao ESRB da poboljša svoje postupke za rješavanje mogućih sukoba interesa koji se odnose na njegovo osoblje. Nadalje, predložio je da ESRB postane transparentniji u pogledu širenja informacija i postupanja sa zahtjevima za pristup dokumentima. Ombudsmanica je predložila i da bi ESRB pri zapošljavanju svojeg osoblja trebao pružiti informacije o pravnim lijekovima koji su dostupni kandidatima u oglasima za slobodna radna mjesta i dopisima kojima se odbijaju prijave. Naposljetku je pozvao ESRB da zatraži od ESB-a da razmotri preformuliranje izjave u odjeljku o zapošljavanju na svojim mrežnim stranicama kako bi bila prilagođenija građanima.

ESRB je 25. lipnja 2013. poslao svoj akcijski plan za daljnje postupanje. Ombudsmanica je zaključila da je ESRB poduzeo odgovarajuće korake kako bi usvojio većinu svojih prijedloga. Što se tiče preostalih pitanja, zaključio je da je ESRB poduzeo mjere u pravom smjeru kako bi ih proveo. Stoga je zaključio da daljnje istrage nisu opravdane u pogledu pitanja koja se razmatraju u ovom predmetu te je zaključio predmet.

U okviru svojeg programa posjeta agencijama EU-a Ombudsman je 19. srpnja 2012. posjetio Agenciju za mrežnu i informacijsku sigurnost (ENISA). Nakon posjeta poslao je izvješće ENISA-i u kojem je iznio sljedeće prijedloge: a) ENISA bi mogla učiniti svoju predanost načelima utvrđenima u Europskom kodeksu dobrog administrativnog postupanja ("ECGAB") vidljivijom građanima Unije pružanjem poveznice na ECGAB na svojim internetskim stranicama; ENISA bi mogla razmotriti i. stvaranje posebne stranice na svojoj internetskoj stranici na kojoj bi se utvrdila pravila koja se primjenjuju na zahtjeve za pristup dokumentima i odgovornu osobu za kontakt, ii. sastavljanje godišnjeg izvješća o postupanju sa zahtjevima za javni pristup dokumentima i iii. uspostavu javnog registra svojih dokumenata; ENISA bi mogla razmotriti mogućnost da na sva 23 jezika Ugovora stavi na raspolaganje barem početnu stranicu svoje internetske stranice, kao i informacije o svojim funkcijama i jezičnoj politici; d) Kako bi se dodatno poboljšale informacije koje se pružaju kandidatima u postupcima odabira i zapošljavanja, ENISA bi mogla obavijestiti kandidate o njihovim pravima na osporavanje nepovoljne odluke; ENISA bi mogla ponovno razmotriti svoje stajalište o objavljivanju imena članova povjerenstva za odabir; f) ENISA bi mogla osigurati da svi njezini članovi osoblja budu obaviješteni o načelima javnih službi za javne službenike EU-a te da razmotri stavljanje načela javnih službi na raspolaganje na svojoj internetskoj stranici; ENISA bi mogla donijeti konkretne mjere o pitanjima sukoba interesa iz svoje Uredbe o osnivanju kako bi ispunila svoje pravne obveze; h) ENISA bi mogla razmotriti obavješćivanje osoblja o mogućnosti iz Pravilnika o osoblju da prvo interno izvijesti o mogućem postojanju nezakonite aktivnosti.

ENISA je 31. siječnja 2013. poslala svoj naknadni odgovor. ENISA je u svojem odgovoru iznijela mjere poduzete za provedbu prijedloga Europskog ombudsmana.

Ombudsmanica je zaključila da je ENISA pokazala konstruktivan pristup i spremnost na provedbu svojih prijedloga nakon posjeta Agenciji. U svjetlu pozitivne reakcije ENISA-e na njegove prijedloge, Ombudsman je zaključio svoju istragu.

Podnositeljica pritužbe razvedena je od svojeg bivšeg supruga, koji je bio zaposlen kao član privremenog osoblja Europske komisije u Luxembourgu. Podnositelj pritužbe i njezin bivši suprug imaju dvoje djece, od kojih podnositelj pritužbe ima skrbništvo. Komisija je podnositelju pritužbe isplatila naknadu za kućanstvo, naknadu za uzdržavano dijete i naknadu za obrazovanje u ime i za račun svojeg bivšeg supruga.

Bivši suprug podnositelja pritužbe obavijestio je Komisiju 2008. da njegova bivša supruga i njegova djeca više ne žive u Njemačkoj, nego su se godinu dana ranije preselili u Bugarsku. To je značilo da je Komisija isplatila veće iznose obiteljskih doplataka od onih koje je trebala isplatiti jer su doplatci podlijegali zemljopisnom ponderiranju na temelju troškova života. Podnositeljica pritužbe obavijestila je Komisiju da i dalje boravi u Njemačkoj, kao i njezina djeca. Međutim, institucija nije bila uvjerena da je to tako te je protiv nje pokrenula postupak povrata navodno preplaćenih naknada.

Podnositelj pritužbe obratio se Europskom ombudsmanu, koji je pokrenuo istragu. Tijekom istrage dužnosnik Komisije nenamjerno je bivšem suprugu poslao poruku elektroničke pošte s užasnim i vulgarnim jezikom koji nije bio samo uvredljiv za njega, nego i za podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe podnio je to pitanje Ombudsmanu i odlučio je da se očita uvreda podnositelju pritužbe treba uključiti u njegovu istragu.

Tijekom istraga Europskog ombudsmana Komisija je potvrdila da je pogrešno primijenila pravila o povratu navodno preplaćenih obiteljskih doplataka u pogledu podnositelja pritužbe. Međutim, iako se Komisija ispričala podnositelju pritužbe zbog uvredljive elektroničke pošte, Ombudsmanica je smatrala da njezina reakcija, u obliku i sadržaju, nije razmjerna nepravilnostima u postupanju do kojih je došlo. Stoga je Komisiji uputio nacrt preporuke. Nadalje, Ombudsmanica je navela mogućnost da je upotreba neprihvatljivog jezika u predmetnoj e-poruci mogla upućivati na širi problem u službama Komisije.

Komisija je u svojem detaljnom mišljenju predstavila pismo isprike koje je direktor predmetne službe poslao podnositelju pritužbe i ponudila mu plaćanje iznosa od 500 EUR kako bi mu se nadoknadila moralna šteta koju je pretrpio. Nadalje, Komisija je organizirala niz internih tečajeva osposobljavanja kako bi naglasila važnost etike i kulture služenja građanima EU-a. Iako je podnositelj pritužbe odlučio da neće prihvatiti ponudu Komisije da joj nadoknadi moralnu štetu, Ombudsmanica je zaključila da je Komisija poduzela odgovarajuće korake pojedinca i općenitu prirodu kako bi provela njegov nacrt preporuke.

Podnositelj pritužbe bio je predmet istrage Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF). OLAF je trećoj strani otkrio pojedinosti o ishodu svoje istrage, koje su objavljene u novinskom članku u zemlji podnositelja pritužbe. Europski nadzornik za zaštitu podataka smatrao je da je otkrivanje podataka u suprotnosti s pravilima EU-a o zaštiti podataka. Nakon toga podnositelj pritužbe zatražio je od OLAF-a da prizna prijestupe u otkrivanju osobnih podataka i ispriča se za njih.

OLAF je to prvotno odbio učiniti. Međutim, nakon istrage Ombudsmana poslao je dopis podnositelju pritužbe u kojem je izrazio žaljenje zbog toga što u njegovu slučaju nije postupao u skladu s pravilima o zaštiti podataka te mu se ispričao. Iako podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan isprikom, Ombudsman je zauzeo stajalište da je ispunio tvrdnju podnositelja pritužbe te je stoga zaključio da nema razloga za provođenje daljnjih istraga u vezi s pritužbom.