Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe bugarski je državljanin. Razvedena je od bivšeg supruga P.-a, koji je od 16. travnja 2005. do travnja 2008. radio za Europsku komisiju u Luxembourgu kao član privremenog osoblja. Podnositelj pritužbe i njezin bivši suprug imaju dvoje djece (Y i Z), nad kojima podnositelj pritužbe ima skrbništvo. U vrijeme kada je P. počeo raditi za Komisiju, podnositelj pritužbe i njezina djeca živjeli su u Njemačkoj.

2. Podnositelju pritužbe isplaćena je naknada za kućanstvo, naknada za uzdržavano dijete i naknada za obrazovanje u ime i za račun g. P.-a, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica ("Pravilnik o osoblju"). Te naknade podlijegale su ponderiranju mjesta boravišta podnositelja pritužbe i djece.

3. Prilikom telefonskog razgovora u veljači 2008. P. je obavijestio Komisiju da njegova bivša supruga i njegova djeca više ne žive u Njemačkoj, nego su se preselili u Bugarsku.

4. P. je 20. veljače 2008. Komisiji dostavio pisanu potvrdu o promjeni adrese svoje bivše supruge. Naveo je da se od 1. prosinca 2006. preselila na posebnu adresu u Bugarskoj („bugarska adresa”).

5. P. se 2. lipnja 2008. obratio Komisiji kako bi se raspitao o isplati svojih naknada (naknada za nezaposlenost, troškovi selidbe, putni troškovi itd.). Istaknuo je da nije primio nikakvu isplatu jer je njegov ugovor s Komisijom istekao.

6. Komisija je 3. lipnja 2008. obavijestila P.-a da su njegovi neiskorišteni dani godišnjeg odmora i troškovi selidbe prijavljeni i da mu je potrebno dostaviti dodatne informacije o putnim troškovima. Međutim, sva su ta plaćanja blokirana jer je nakon promjene boravišta njegova bivša supruga, tj. podnositelj pritužbe, prema Komisiji imala dug od 5 028,16 EUR. Stoga se njegove naknade nisu mogle isplatiti dok podnositelj pritužbe ne vrati Komisiji.

7. Podnositelj pritužbe podnio je Komisiji 16. lipnja 2008. potvrdu o registraciji (Meldebescheinigung) prema kojoj ona i osoba Z od 29. veljače 2007. žive u Berlinu. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da opozove svoju odluku kojom od nje traži povrat.

8. U svojem odgovoru podnositelju pritužbe od 1. srpnja 2008. Komisija je istaknula da u potvrdi o prijavi nije naveden njezin sin Y. Od podnositelja pritužbe zatražila je da dostavi potvrdu o upisu u školu za Y. Komisija je dodala da obična potvrda o prijavi, kao što je ona koju je predočio podnositelj pritužbe, nije dovoljan dokaz o stvarnom boravištu u Berlinu. Stoga je od podnositelja pritužbe zatražila druge popratne dokumente, kao što su ugovori o najmu, računi za komunalne usluge, upis osobe Z u centar za dnevnu njegu, povrat zdravstvenih troškova itd., kojima se dokazuje da je stvarno živjela u Berlinu.

9. P. i Komisija razmijenili su tijekom kolovoza, rujna i listopada 2008. dodatnu korespondenciju u vezi s isplatom njegovih naknada. Tijekom tih razmjena P. je obavijestio Komisiju da osoba Y živi u Bugarskoj s djedovima i bakama. Na temelju tih informacija Komisija je obavijestila g. P-a da nema pravo na dvostruku naknadu za preseljenje.

10. P. je 4. studenoga 2008. pisao Komisiji kako bi se raspitao o napretku u svojem predmetu. Komisija ga je 20. studenoga 2008. obavijestila da zbog zakašnjele prijave adrese njegove bivše supruge ona mora vratiti znatan iznos i da će biti obaviještena nakon donošenja odluke.

11. Komisija je 3. prosinca 2008. obavijestila podnositelja pritužbe da će joj uskoro biti upućena obavijest o terećenju zbog zakašnjele izjave njezina bivšeg supruga o promjeni adrese. Dopis je sadržavao raspored ponderiranja koje se primjenjuje na davanja koja su joj isplaćena od 1. prosinca 2006. U skladu s tim izračunom trebalo je vratiti iznos od 4 724,63 EUR [1].

12. Komisija je 15. siječnja 2009. podnositelju pritužbe uputila obavijest o terećenju u iznosu od 4 724,63 EUR.

13. Podnositeljica pritužbe je 11. veljače 2009. Komisiji poslala poruku elektroničke pošte u kojoj je izrazila svoje neslaganje s načinom na koji je riješila predmet i da namjerava podnijeti pritužbu Europskom ombudsmanu.

14. Podnositelj pritužbe obratio se 6. travnja 2009. Ombudsmanu, koji je pokrenuo istragu o ovoj pritužbi.

15. P. je 27. travnja 2010. poslao poruku elektroničke pošte osobi X, dužnosniku Komisije, u kojoj je pitao može li očekivati isplatu naknade za preseljenje i troškova prijevoza u bliskoj budućnosti.

16. Istog je dana osoba X poslala sljedeću poruku elektroničke pošte osobi P:

„En voilà qui s’impatiente…. C’est l’ex-mari de [ime podnositelja pritužbe] qui refuse de payer la dette et qui a porté (ou va porter) plainte auprès du Mediateur.

Dois-je lui répondre d’aller se faire cuire un oeuf et lui indiquer que le paiement demeure toujours en suspens à cause de sa conne d’ex-femme…. qui se plaint auprès du Mediateur ?”

17. P. je 30. travnja 2010. u 8:38 odgovorio X-u, istaknuvši da ne razumije njegovu poruku elektroničke pošte i da će biti zahvalan na prijevodu.

18. Istog dana u 9:38 osoba X odgovorila je osobi P, uz presliku svojem nadređenom. G. X objasnio je da je „kako je navedeno u mojem prethodnom odgovoru”, isplata naknada g. P.-u obustavljena jer se njegova bivša supruga žalila Ombudsmanu i postupak još nije bio dovršen. Prethodna razmjena e-poruka priložena je ovom odgovoru. Međutim, tako priložena razmjena poruka elektroničke pošte nije sadržavala poruku elektroničke pošte koju je osoba X poslala 27. travnja 2010.; poruka koja je neposredno prethodila odgovoru osobe X od 30. travnja 2010. bila je poruka elektroničke pošte osobe P od 27. travnja 2010.

19. P. je 4. svibnja 2010. poslao poruku elektroničke pošte X-u, uz presliku nadzorniku potonjeg i podnositelju pritužbe. P. je istaknuo da je u međuvremenu preveo sadržaj poruke elektroničke pošte od 27. travnja 2010. Naglasio je da smatra da je sadržaj te e-poruke ponižavajući i uvredljiv, među ostalim i u pogledu podnositelja pritužbe. P. je dodao da je stoga smatrao primjerenim upozoriti podnositelja pritužbe na to pitanje.

20. Ubrzo nakon toga, nadzornik g. X-a poslao je e-poruku g. P-u, objašnjavajući da je e-pošta koju je poslao g. X " definitivno neprikladna i nije namijenjena izražavanju bilo kakve osobne zahvalnosti vama ili vašoj bivšoj ženi". X-ov nadzornik zamolio je P-a da prihvati njegove najiskrenije isprike.

21. Sljedećeg dana osoba X poslala je poruku elektroničke pošte osobi P, uz presliku svojem nadređenom, u kojoj je dala sljedeće izjave: „Prihvatite moje najiskrenije isprike za poštu koju ste primili u kojoj sadržaj nije primjeren. Uvjeravam vas da moj dio nije imao namjeru povrijediti vas kao i vašu obitelj". X je dodao da će obavijestiti P-a o daljnjem razvoju događaja u vezi s njegovim zahtjevom za plaćanje.

Predmet istrage

22. Podnositeljica pritužbe u svojoj je pritužbi iznijela sljedeću tvrdnju i sljedeću tvrdnju:

Tvrdnja:

Komisija nije pravilno riješila pitanje navodno preplaćenih obiteljskih doplataka. Konkretno, Komisija je djelovala proizvoljno, nedosljedno i nezakonito.

Zahtjev:

Komisija bi trebala povući svoju obavijest o terećenju.

23. Ombudsman je u svojem dopisu o pokretanju ove istrage primio na znanje činjenicu da je podnositelj pritužbe primao obiteljske naknade na temelju Pravilnika o osoblju. U skladu s člankom 2. stavkom 8. njegova Statuta [2] moglo se tvrditi da bi se svaka odluka koju je Komisija donijela u vezi s tim naknadama morala osporiti internom žalbom u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju prije podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu. Međutim, Ombudsman je iz više razloga sumnjao da bi takvo usko tumačenje članka 2. stavka 8. njegova Statuta bilo primjereno u odnosu na podnositelja pritužbe. Međutim, obavijestio je Komisiju da će, ako smatra da članak 2. stavak 8. Statuta Europskog ombudsmana stoji na putu pritužbi podnositelja pritužbe, predmet rješavati kao istragu na vlastitu inicijativu. Međutim, Komisija nije osporila dopuštenost ovog prigovora.

24. Podnositeljica pritužbe obavijestila je 19. siječnja 2010. Ombudsmanicu da je primila novi dopis Komisije u kojem ju je obavijestila da iznos od 331,40 eura, na koji ima pravo zbog putnih troškova i troškova smještaja nastalih u okviru postupka zapošljavanja vanjskih usmenih prevoditelja, neće biti nadoknađen, nego prebijen njezinim navodnim dugom u iznosu od 4 724,63 eura. Podnositelj pritužbe pitao je kako je Komisija mogla uskratiti taj povrat s obzirom na to da se pravilima na koja se oslonila u tom kontekstu nisu izričito utvrdila pravila o daljnjem postupanju u slučaju da je pritužba u tijeku pred Ombudsmanom. Ombudsmanica je 19. veljače 2010. odgovorila da pritužba koja joj je podnesena nema suspenzivni učinak ni u pogledu postupka povrata ni u pogledu bilo kojeg sudskog postupka koji bi mogla pokrenuti u vezi s takvom naplatom. Ombudsmanica je dodala da bi podnositelj pritužbe mogao razmotriti podnošenje pritužbe ako smatra da način na koji je Komisija djelovala nije u skladu s načelima dobre uprave. Međutim, Ombudsmanu nije podnesena takva pritužba i taj aspekt predmeta stoga nije dio ove istrage.

25. Podnositelj pritužbe zatražio je 21. svibnja 2010. od Ombudsmana da u svoju pritužbu doda još jedan prigovor koji se odnosio na poruku elektroničke pošte poslanu P-u 27. travnja 2010. Ombudsmanica je prihvatila taj zahtjev i zatražila od Komisije da se očituje o sljedećim daljnjim tvrdnjama:

Tvrdnja:

Komisija je uvrijedila podnositelja pritužbe u poruci elektroničke pošte za koju se čini da je trebala biti poslana internom adresatu te je zatim pokušala prikriti tu činjenicu brisanjem relevantne poruke elektroničke pošte iz daljnje korespondencije.

Istraga

26. Ombudsman je 14. svibnja 2009. pokrenuo istragu i zatražio od Komisije mišljenje o izvornoj pritužbi.

27. Komisija je 29. srpnja 2009. dostavila svoje mišljenje, koje je proslijeđeno podnositelju pritužbe.

28. Ombudsmanica je 2. listopada 2009. zaprimila primjedbe podnositelja pritužbe o mišljenju Komisije.

29. Ombudsmanica je 15. travnja 2010. od Komisije zatražila dodatne informacije u vezi s tim predmetom.

30. Podnositeljica pritužbe obavijestila je 21. svibnja 2010. Ombudsmanicu da u ovu istragu želi dodati još jedan prigovor protiv Komisije. Ombudsmanica je 22. lipnja 2010. od Komisije zatražila dodatno mišljenje o toj novoj tvrdnji.

31. Komisija je 27. srpnja 2010. dostavila informacije koje je zatražio Ombudsman i svoje primjedbe o dodatnoj tvrdnji podnositelja pritužbe.

32. Podnositeljica pritužbe dostavila je 29. rujna 2010. svoja očitovanja o tome.

33. Ombudsman je 19. srpnja 2011. Europskoj komisiji uputio nacrt preporuke.

34. Komisija je 17. listopada 2011. podnijela detaljno mišljenje o nacrtu preporuke Europskog ombudsmana. Službe Ombudsmana napomenule su da se čini da u detaljnom odgovoru Komisije nije uzet u obzir iznos od 331,40 EUR koji je podnositelj pritužbe uskratio (vidjeti prethodnu točku 24.) te su stoga stupile u kontakt s Komisijom. Službe Komisije u odgovoru su pojasnile da je taj iznos, koji je prvotno bio uskraćen, već isplaćen podnositelju pritužbe.

35. Ombudsmanica je 31. listopada 2011. podnositelju pritužbe poslala detaljno mišljenje Komisije i zatražila od nje da dostavi svoje primjedbe do 30. studenoga 2011.

36. Službe Komisije proslijedile su 11. studenoga 2011. Europskom ombudsmanu radi obavijesti presliku dopisa koji je direktor službe Komisije na koju se odnosi ova pritužba namjeravao poslati podnositelju pritužbe.

37. Podnositeljica pritužbe dostavila je 30. prosinca 2011. svoja očitovanja o detaljnom mišljenju Komisije.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

Uvodne napomene

38. Ombudsmanica na početku smatra da je korisno pojasniti određena pitanja za koja se čini da su dovela do nesporazuma podnositelja pritužbe. U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije podnositeljica pritužbe istaknula je da je bila iznenađena time što se čini da je rješenje spora između dviju stranaka, odnosno nje i Komisije, prepušteno jednoj od tih stranaka, odnosno Komisiji. Osim toga, u svojim očitovanjima o dodatnim primjedbama Komisije istaknula je da je razočarana prvim mišljenjem Ombudsmana, za koje je utvrdila da je u korist Komisije i da nije ozbiljno ispitala predmet. Dodala je da je Komisija u konačnici promijenila mišljenje o postupku povrata samo zato što je inzistirala na tome. Odmah treba istaknuti da je mišljenje koje je podnositelj pritužbe smatrao mišljenjem Europskog ombudsmana zapravo bilo mišljenje Komisije. U dopisu u kojem ju je Ombudsman pozvao da iznese primjedbe, podnositelju pritužbe jasno je skrenuta pozornost na činjenicu da je ono što je primila bilo mišljenje Komisije. Ombudsman nadalje smatra korisnim dodati da činjenica da je pozvao podnositelja pritužbe da iznese primjedbe na mišljenje Komisije bez iznošenja vlastitih stajališta o tom mišljenju ne znači da je odluka o ovoj pritužbi prepuštena Komisiji. Naprotiv, Ombudsman je taj koji ocjenjuje određeni predmet nakon što je strankama dao priliku da iznesu svoja stajališta. Kao što će biti vidljivo iz sljedećih razmatranja, ta procjena podrazumijeva temeljitu analizu svih argumenata podnesenih Europskom ombudsmanu.

39. Nadalje, čini se korisnim napomenuti da je bivši suprug podnositelja pritužbe, P, bivši član privremenog osoblja Komisije. Stoga bi P očito imao mogućnost iskoristiti pravna sredstva predviđena člankom 90. Pravilnika o osoblju da se htio žaliti na način na koji je Komisija postupala s njegovim pravima. Međutim, čini se da je odlučio to ne učiniti. Stoga se ova istraga odnosi samo na situaciju samog podnositelja pritužbe.

40. Podnositeljica pritužbe u svojoj je pritužbi navela da je, ako njezin suprug nema pravo na polovicu naknade za preseljenje jer su se njegova bivša supruga i djeca preselili, taj dio naknade trebao biti isplaćen njoj i djeci, a ne samo uskraćen. To je ponovno navedeno u očitovanjima podnositelja pritužbe. U tim okolnostima i na kraju, ombudsmanica smatra vjerojatnim da je podnositelj pritužbe želio da on razmotri to pitanje u kontekstu ove istrage. Ombudsman izražava žaljenje zbog toga što se nije prethodno osvrnuo na taj aspekt predmeta. Međutim, on bi se mogao baviti tim aspektom tek nakon što je podnositelj pritužbe Komisiji iznio odgovarajuće pristupe. Čini se da podnositelj pritužbe još nije Komisiji podnio zahtjev za isplatu navedene naknade. Stoga se to pitanje u ovom predmetu nije moglo ispitati.

A. Tvrdnja o neodgovarajućem rješavanju pitanja navodno preplaćenih obiteljskih doplataka i tvrdnja da bi Komisija trebala povući svoj nalog za povrat

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

41. Podnositelj pritužbe naveo je da ju je Komisija tek 3. prosinca 2008. obavijestila o svojem navodnom dugu i razlozima na kojima se temelji njezino stajalište. Na zahtjev bivšeg supruga podnijela je dokaze da su se ona i Z preselili u Berlin.

42. Stajalište Komisije da potvrda o boravku koju je ona predočila nije dovoljna bilo je proizvoljno. Podnositeljica pritužbe istaknula je da se, dok je boravila u Trieru u Njemačkoj, od nje nikad nisu zahtijevali ugovori o najmu ili računi za komunalne usluge. Budući da sama nije iznajmila ni posjedovala smještaj, nije imala nikakve račune za komunalne usluge izdane na njezino ime. Podnositeljica pritužbe nadalje je tvrdila da nije bila obvezna ugovoriti zdravstveno osiguranje ili upisati sina u centar za dnevnu skrb u Njemačkoj.

43. Komisija je u svojem mišljenju objasnila da su tužiteljica i njezina djeca, kada je osoba P stupila u službu u travnju 2005., imali boravište u Njemačkoj. Relevantne naknade stoga su podlijegale ponderiranju troškova života u Njemačkoj.

44. U veljači 2008. pokazalo se da podnositelj pritužbe i njezina djeca više ne žive u Njemačkoj, ali da su se u prosincu 2006. preselili u Bugarsku. P. je Komisiji dostavio novu bugarsku adresu podnositelja pritužbe. Komisija je stoga prilagodila ponderiranje za sustav obiteljskih naknada. Zbog toga je Komisija zaključila da je zbog nižeg pondera troškova života koji se primjenjuje na Bugarsku podnositelj pritužbe primio preplaćeni iznos koji je trebalo vratiti.

45. Komisija je istaknula da se člankom 2. Općih provedbenih odredbi za provedbu članaka 67. i 68. Pravilnika o osoblju i članaka 1., 2. i 3. Priloga VII. Pravilniku o osoblju (u daljnjem tekstu: OPO) propisuje da „[p]ravosudna tijela koja navode da nemaju skrbništvo nad jednom ili više svoje djece također u izjavi navode svoju obiteljsku situaciju, mjesto boravišta [te] djece [...], imena i adrese osoba koje imaju skrbništvo nad njima i iznose obiteljskih doplataka koji se iz drugih izvora isplaćuju njima samima, osobi koja ima skrbništvo nad djecom ili izravno djeci. Uz tu izjavu moraju se priložiti popratni dokumenti, u suprotnom se isplata obiteljskih doplataka može obustaviti." Naglasilo je da je svaki član njezina osoblja dužan bez odgode pisanim putem obavijestiti upravu o svakoj promjeni svoje osobne situacije. Iako su se tužiteljica i njezina djeca 1. prosinca 2006. preselili iz Njemačke u Bugarsku, P. je o tim promjenama obavijestio Komisiju tek 20. veljače 2008. Komisija je nadalje naglasila da je dopisom od 1. srpnja 2008., na koji podnositelj pritužbe nikad nije odgovorio, od podnositelja pritužbe zatražila da dostavi dokaze o tome da ona i osoba Z stvarno borave u Berlinu.

46. Komisija je napomenula da se člankom 5. OPO-a predviđa da „[u] skladu s člankom 85. Pravilnika o osoblju, institucije osiguravaju povrat iznosa koji su nezakonito isplaćeni osobi koja nije dužnosnik u ime i za račun dužnosnika.” Budući da je pogrešno ponderiranje primijenjeno na izračun obiteljskih naknada, podnositelj pritužbe neopravdano je primio preplaćeni iznos. Stoga je Komisija, u skladu s člankom 85. Pravilnika o osoblju i člankom 5. OPO-a, odlučila osigurati povrat iznosa koje je podnositelj pritužbe neosnovano primio.

47. Komisija je priznala da je situacija koja je dovela do ove pritužbe nastala zbog nemara P.-a.

48. Podnositeljica pritužbe u svojim je očitovanjima tvrdila da se pravilima na koja upućuje Komisija ne pravi razlika između „boravišta” i „stvarnog boravišta”. Komisija je trebala uputiti na dokumente kojima se definiraju oba prethodno navedena pojma i na dokumente potrebne za dokazivanje „boravišta” ili „stvarnog boravišta”. U nedostatku takvih definicija čini se da je Komisija proizvoljno definirala te pojmove.

49. Podnositeljica pritužbe naglasila je da ju je Komisija prisilila da vrati navodno neopravdana plaćanja zbog djelovanja treće osobe, odnosno P-a, iako nije bila upoznata s Pravilnikom o osoblju. Osim toga, podnositelj pritužbe naveo je da je Komisija od nje također zatražila plaćanje kamata. Postavila je pitanje je li zakonito to učiniti nakon podnošenja pritužbe Ombudsmanu i koja je pravna osnova za takav zahtjev.

50. Što se tiče Komisijina argumenta da nije reagirala na njezin dopis od 1. srpnja 2008., podnositelj pritužbe istaknuo je da Komisija nije reagirala ni na njezine poruke elektroničke pošte od 11. veljače 2009. i 12. srpnja 2009. Podnositeljica pritužbe tvrdila je da je Komisija djelovala proizvoljno, nedosljedno i nezakonito.

51. Nakon što je ispitao argumente koje su iznijeli podnositelj pritužbe i Komisija, Ombudsman je došao do zaključka da su mu potrebne dodatne informacije za rješavanje ovog predmeta. U dopisu u kojem je od Komisije zatražio da dostavi te informacije Ombudsman je istaknuo da se člankom 85. Pravilnika o osoblju ne zahtijeva samo da iznos koji treba vratiti nije dospio, nego i da je „primatelj bio svjestan da ne postoji valjan razlog za plaćanje” ili da je „preplaćeni iznos bio očigledno takav da ga nije mogao zanemariti”. Stoga je od Komisije zatražio da objasni kako se njegov zahtjev za povrat može temeljiti na članku 85. Pravilnika o osoblju, iako je i. podnositelj pritužbe tvrdio da nije upoznat s Pravilnikom o osoblju i ii. sama Komisija pretpostavlja da je situacija koja je dovela do ove pritužbe nastala zbog nemara g. P.-a.

52. Komisija je u svojoj replici navela da je, nakon što je pažljivo preispitala predmet, došla do zaključka da uvjeti predviđeni člankom 85. Pravilnika o osoblju nisu ispunjeni jer ne bi bilo primjereno očekivati da je podnositelj pritužbe bio svjestan nepravilnosti plaćanja koja su mu izvršena. Stoga je Komisija pristala suzdržati se od povrata relevantnog iznosa od podnositelja pritužbe.

53. U svojim očitovanjima na taj odgovor podnositelj pritužbe izrazio je stajalište da, iako je pronađeno rješenje u njezinu korist, Komisija nije pravilno postupila prema njoj. Kada je od nje zatražila povrat relevantnog iznosa, Komisija se oslonila samo na one odredbe Pravilnika o osoblju koje su odgovarale njezinu pristupu, ali je potisnula i „prikrila” članak 85. Pravilnika o osoblju, koji je bio u njezinu korist. Osim toga, nije primila odgovor na svoje pitanje o pravnoj osnovi na kojoj je Komisija temeljila svoj zahtjev za plaćanje kamata na navodno dugovani iznos.

Procjena Europskog ombudsmana

54. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija djelovala i. proizvoljno, ii. nedosljedno i iii. nezakonito u pogledu načina na koji je riješila pitanje navodno preplaćenih obiteljskih naknada.

55. Kad je riječ o prvom od tih aspekata, podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija od nje proizvoljno zatražila da dokaže „stvarno boravište” u Njemačkoj, dok se pravilima iz OPO-a na koje upućuje Komisija i Pravilnika o osoblju ne pravi razlika između „boravišta” i „stvarnog boravišta”. Člankom 1. OPO-a, koji je Komisija priložila svojem mišljenju, boravište se definira kao „mjesto u kojem osoba koja ima skrbništvo nad djetetom može dokazati da stvarno i uobičajeno živi”.[3] Stoga je Komisija imala pravo provjeriti je li podnositelj pritužbe „stvarno i uobičajeno” živio u Njemačkoj. Točno je da se u relevantnim pravilima ne navodi koji su dokazi potrebni u tom kontekstu. Međutim, Ombudsmanica je smatrala da Komisija može razumno smatrati da sama potvrda o registraciji nije dovoljna u tom pogledu. Ombudsmanica je nadalje napomenula da je Komisija obavijestila podnositelja pritužbe o vrsti dokumenata koji su potrebni kako bi se dokazalo da je zadržala boravište u Berlinu. Čak i da podnositelj pritužbe nije mogao dostaviti neke od tih dokumenata jer nije posjedovao ili unajmio stan, Komisija je ipak samo navela primjere dokumenata koji bi mogli biti relevantni. Međutim, podnositelj pritužbe uopće nije odgovorio na zahtjev Komisije, čak ni da objasni da smatra da nije u mogućnosti dostaviti određene dokaze. U tim okolnostima ombudsmanica je smatrala da nije utvrđena tvrdnja podnositelja pritužbe da je Komisija djelovala proizvoljno.

56. Kad je riječ o drugom od prethodno navedenih aspekata, podnositelj pritužbe tvrdio je da od nje nije zatraženo da dostavi dokumentirane dokaze kojima bi se dokazalo njezino boravište dok je živjela u Trieru. Čini se korisnim podsjetiti da je Komisija raspolagala proturječnim informacijama o boravištu podnositelja pritužbe u Berlinu. P. ju je 20. veljače 2008. obavijestio da podnositelj pritužbe živi u Bugarskoj i da se tamo preselila 1. prosinca 2006. S druge strane, 16. lipnja 2008. podnositelj pritužbe pisao je Komisiji i priložio potvrdu o boravištu u kojoj se navodi da ona i osoba Z žive u Berlinu od 29. veljače 2007. U tim okolnostima ombudsmanica je smatrala da nije nerazumno da je Komisija zatražila dodatne dokaze, koje možda nije zatražila kad se podnositelj pritužbe preselio u Trier. Ombudsmanica je stoga smatrala da tvrdnja podnositelja pritužbe da je Komisija djelovala nedosljedno nije utemeljena.

57. Posljednji aspekt tvrdnje podnositelja pritužbe odnosi se na navodnu nezakonitost djelovanja Komisije.

58. Podnositelj pritužbe smatrao je da se Komisija, prema njegovu mišljenju, oslonila samo na one odredbe koje su joj bile prikladne, ali je potisnula i prikrila članak 85. Pravilnika o osoblju, koji je bio u njezinu korist. Ombudsman je istaknuo da, iako je točno da Komisija u svojem mišljenju nije navela članak 85. Pravilnika o osoblju, valja istaknuti da je Komisija u svojem dopisu od 3. prosinca 2008. dostavila podatke za kontakt jednog od svojih dužnosnika kojem se podnositelj pritužbe može obratiti za dodatne informacije. Također je istaknuo da je Komisija u prilogu svojem mišljenju dostavila presliku članka 5. OPO-a, u kojem se izričito upućuje na članak 85. Pravilnika o osoblju. Stoga ništa ne upućuje na namjernu namjeru prikrivanja ili suzbijanja te odredbe.

59. Člankom 85. Pravilnika o osoblju propisano je da institucija može izvršiti povrat i. ako je izvršen preplaćeni iznos i ii. ako je primatelj znao ili morao znati da to plaćanje nije dospjelo. U svojem posljednjem mišljenju Komisija je potvrdila da uvjeti iz članka 85. Pravilnika o osoblju nisu ispunjeni u pogledu podnositelja pritužbe jer ona nije mogla znati za nepravilnost isplata koje su joj izvršene. Komisija je dodala da će zbog toga poništiti povrat koji se odnosi na podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je istaknula da je stoga jasno da Komisija smatra da u ovom slučaju nije ispunjen drugi od prethodno navedenih uvjeta za povrat. Pokazalo se i da Komisija ostaje pri svojem stajalištu da je ispunjen prvi od prethodno navedenih uvjeta, tj. da nije postojala pravna osnova za izvršenje relevantnog plaćanja podnositelju pritužbe. Drugim riječima, Komisija i dalje smatra da su isplaćene emisijske jedinice bile podvrgnute neopravdano visokom ponderu.

60. Ombudsmanica je napomenula da se podnositelj pritužbe i dalje protivi tom stajalištu. Međutim, dodao je da valja istaknuti da je povrat zakonit samo ako su ispunjena oba uvjeta iz članka 85. Pravilnika o osoblju. S obzirom na to da je Komisija prihvatila da jedan od tih uvjeta nije ispunjen i da stoga ne postoji osnova za povrat u ovom slučaju, Ombudsmanica je smatrala da nema razloga za daljnje istrage o tome je li relevantno plaćanje preplaćeno ili nije.

61. Naposljetku, Ombudsmanica je napomenula da je podnositelj pritužbe zatražio informacije o pravnoj osnovi na temelju koje je Komisija zatražila plaćanje kamata na iznos povrata. S obzirom na to da je Komisija prihvatila poništiti povrat koji se odnosi na podnositelja pritužbe, Ombudsmanica je smatrala da nije potrebno dalje razmatrati taj aspekt predmeta. Međutim, činilo se korisnim podsjetiti da je Komisija već izvršila povrat dijela navodnog duga podnositelja pritužbe prijebojem s drugim iznosima koji su dospjeli podnositelju pritužbe. Ombudsmanica je shvatila stajalište Komisije da je prihvatila da nikada ne postoji osnova za povrat. Napomenuo je da bi, ako je to shvaćanje stajališta Komisije točno, povrat od podnositelja pritužbe logično trebalo poništiti od trenutka njegova izdavanja, a Komisija bi podnositelju pritužbe trebala platiti ili vratiti iznose koje je već naplatila od nje. U tim okolnostima ne bi bilo razloga za daljnje istrage Ombudsmana o tom aspektu predmeta. Ombudsmanica je stoga zatražila od Komisije da u svojem odgovoru na nacrt preporuke navede je li navedeno tumačenje točno. Takav bi mu odgovor omogućio da dovrši svoju ocjenu o tom pitanju.

62. S obzirom na navedeno ombudsmanica je utvrdila da podnositelj pritužbe nije dokazao svoju tvrdnju da je Komisija djelovala proizvoljno ili nedosljedno. Podložno informacijama koje Komisija tek treba dostaviti, on je nadalje smatrao da nema razloga za daljnje istrage u pogledu navoda da je Komisija djelovala nezakonito.

63. Uzimajući u obzir činjenicu da je Komisija poništila nalog za povrat koji se odnosi na podnositelja pritužbe, Ombudsmanica je smatrala da daljnje istrage zahtjeva također ne bi bile opravdane.

B. Tvrdnja da je uvrijedio podnositelja pritužbe u e-poruci i pokušao je sakriti

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

64. Podnositeljica pritužbe izjavila je da je zapanjena što je ostvarila razinu barem dijela interne komunikacije unutar Komisije. Istaknula je da ju je, nakon svih problema s kojima se suočila u vezi s postupkom povrata, Komisija sada također uvrijedila i pokušala prikriti tu uvredu.

65. Komisija je izjavila da duboko žali zbog unutarnje disfunkcije („disfonctionnement interne”) povezane s neprimjerenim sadržajem („contenu inapproprié”) elektroničke poruke s kojom je podnositelj pritužbe upoznat, a koja nažalost nije mogla pronaći odgovarajuću pravnu zaštitu. G. P. već je primio isprike autora poruke elektroničke pošte, kao i njezina nadzornika. U svojim primjedbama na tu tvrdnju Komisija se najdublje ispričala i podnositelju pritužbe.

66. Podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan isprikom Komisije. Smatrala je da bi imala dovoljno razloga za pokretanje sudskog postupka protiv Komisije i/ili dotičnog dužnosnika te da bi Komisija mogla pronaći odgovarajuću pravnu zaštitu. Dodala je da bi u Njemačkoj takvo ponašanje rezultiralo novčanom kaznom ili zatvorskom kaznom u trajanju do godinu dana. Podnositelj pritužbe naglasio je da se „unutarnja disfunkcija” ne očituje samo u spornoj poruci e-pošte, nego i u stavu Komisije prema njoj.

Procjena Europskog ombudsmana na temelju koje je izrađen nacrt preporuke

67. E-poruka X-a od 27. travnja 2010. upućena P-u sadržavala je jezik koji je bio neprihvatljiv, uvredljiv i jednostavno strašan. Točno je da se čini da relevantna poruka nije trebala biti poslana P.-u ili bilo kojoj drugoj osobi izvan Komisije. Međutim, Ombudsman je želio pojasniti da takav jezik nema mjesta u komunikaciji dužnosnika ili drugih službenika institucija Unije, bez obzira na to jesu li usmjereni na građane ili namijenjeni internoj uporabi.

68. Iako se činilo da je relevantna poruka elektroničke pošte bila namijenjena internoj komunikaciji s nekim unutar Komisije, ona je ipak poslana P. Ombudsmanu nadalje je napomenuo da je P. iz potpuno razumljivih razloga proslijedio primjerak te poruke elektroničke pošte svojoj bivšoj supruzi, podnositelju pritužbe. Ombudsmanica je stoga smatrala da je Komisija slanjem relevantne poruke elektroničke pošte g. P-u doista uvrijedila podnositelja pritužbe.

69. Ombudsmanica smatra da je riječ o očitom slučaju nepravilnosti u postupanju. Ombudsmanica je smatrala da dobra upravna praksa znači da bi u slučaju tako ozbiljnog slučaja nepravilnosti u postupanju dotična institucija trebala to priznati, ispričati se za to i poduzeti sve daljnje korektivne mjere koje bi mogle biti potrebne.

70. Ombudsmanica je smatrala da ozbiljnost pitanja mora biti jasna dotičnom dužnosniku kada je P. 30. travnja 2010. zatražio prijevod poruke elektroničke pošte koju je primio. Pravi način ponašanja bio bi potpuno i iskreno priznanje u tom trenutku. Ombudsmanica je izrazila žaljenje zbog toga što dotični dužnosnik to nije učinio. Komisija je tek u kasnijim porukama elektroničke pošte i u svojem mišljenju o ovom prigovoru priznala da je došlo do nepravilnosti u postupanju.

71. Osim toga, i te naknadne poruke elektroničke pošte i mišljenje o ovoj pritužbi ograničili su se na upućivanje na „neprikladan” jezik koji se upotrebljavao u poruci elektroničke pošte koju je g. X poslao 27. travnja 2010. Ombudsmanica smatra da taj izraz očito nije odražavao težinu nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo. Ombudsmanica je ponovila da jezik koji se upotrebljava u relevantnoj e-poruci nije samo neprimjeren, već i neprihvatljiv, uvredljiv i jednostavno strašan. Jezik koji je Komisija upotrijebila pri upućivanju na ovu poruku elektroničke pošte stoga nije predstavljao pravilno i stvarno priznanje nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo.

72. Isti zaključak primijenjen je i u pogledu isprika Komisije. Tek nakon što je P. otkrio značenje izjava danih u poruci elektroničke pošte od 27. travnja 2010., X i njegov nadređeni su mu se ispričali. Međutim, i X i njegov nadzornik samo su se ispričali za ono što su nazvali "neprimjerenim" sadržajem navedene e-pošte. Taj je izraz sam po sebi bio "neprikladan" u ovom kontekstu. Ombudsmanica je stoga smatrala da se navedene isprike, koje su nužne i dobrodošle iako jesu, ne mogu smatrati primjerenima i dostatnima u danim okolnostima. Isti se zaključak odnosio i na primjedbe koje je Komisija iznijela u svojem mišljenju, u kojima se ispričala zbog „neprikladnog sadržaja” navedene e-poruke i „unutarnje disfunkcije”. Ombudsmanica smatra da bi isprika trebala biti razmjerna prouzročenoj šteti. Isprike Komisije očito nisu uspjele u tome. Ombudsmanica je također smatrala da je najžalosnije što su se dotični dužnosnici ispričali samo P.-u i da se Komisija samo po njezinu mišljenju ispričala podnositelju pritužbe.

73. Kad je riječ o mogućoj potrebi za daljnjim korektivnim mjerama, ombudsmanica je razočarana što je napomenula da se Komisija ograničila na tvrdnju da nažalost nije bilo odgovarajuće pravne zaštite za nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo. Podnositeljica pritužbe u svojim je očitovanjima izrazila stajalište da je Komisija vrlo dobro mogla pronaći odgovarajuću pravnu zaštitu. Točno je da se u tom kontekstu izričito pozvala na kaznene sankcije, kao što su novčane kazne ili zatvorske kazne. Ombudsmanica je pojasnila da se njegova analiza i zaključci u nastavku ne bi trebali tumačiti kao da su usmjereni na dužnosnike Komisije uključene u ovaj predmet. To sigurno nije bila njegova namjera. Osim toga, Ombudsman ne bi trebao djelovati kao preddisciplinsko tijelo koje preporučuje mjere u pogledu pojedinačnih dužnosnika. Njegov je mandat ograničen na istraživanje nepravilnosti u postupanju u institucijama, tijelima, uredima ili agencijama EU-a.

74. Međutim, Ombudsman nije smatrao da je podnositelj pritužbe imao na umu samo takve kaznene ili disciplinske sankcije. Naprotiv, činjenica da se pozvala i na moguću sudsku tužbu u tom kontekstu upućuje na to da je također razmišljala o mogućoj naknadi štete. Ombudsmanica je smatrala da bi u slučaju kao što je ovaj doista bilo logično razmotriti potrebu da se podnositelju pritužbe nadoknadi moralna šteta koju je pretrpjela putem relevantne poruke elektroničke pošte i izraza koji su se odnosili na nju, a koji su upotrijebljeni u toj poruci elektroničke pošte. Ombudsmanica je sa žaljenjem primijetila da se čini da Komisija nije razmotrila tu mogućnost.

75. Nadalje, Ombudsmanica je bila razočarana činjenicom da Komisija nije dostavila nikakve informacije o daljnjim mjerama koje je možda poduzela ili namjerava poduzeti u vezi s tim incidentom, posebno kako bi se osiguralo da se takvi incidenti ne dogode ponovno. Naime, ne može se isključiti da upotreba vulgarnog i pogrješnog jezika koji se upotrebljava u poruci elektroničke pošte poslanoj 27. travnja 2010. nije izolirani incident ograničen na internu komunikaciju predmetne usluge. U tom je kontekstu Ombudsman želio skrenuti pozornost Komisije na činjenicu da je, u poruci elektroničke pošte koju je 27. travnja 2010. poslao g. P-u, g. X tražio upute. Stoga je relevantna poruka elektroničke pošte mogla biti namijenjena jednom od nadređenih osobe X. Štoviše, iako je relevantna poruka elektroničke pošte bila vrlo kratka, u njoj se dvaput upućivalo na činjenicu da je podnositelj pritužbe podnio pritužbu ili je namjeravao podnijeti pritužbu Ombudsmanu. Stoga se ne može isključiti da je ta činjenica u određenoj mjeri utjecala na vrstu jezika koji se upotrebljava u ovoj poruci elektroničke pošte. Ombudsmanica je naglasila da bi stavljanje u nepovoljan položaj ili zlostavljanje građanina samo na temelju toga što je iskoristio pravo obraćanja Ombudsmanu bilo najozbiljnije pitanje.

76. S obzirom na prethodno navedene okolnosti ombudsmanica je smatrala da se čini da Komisija nije provela odgovarajuću istragu relevantnog incidenta i njegova konteksta. Točno je da bi pučki pravobranitelj mogao dublje istražiti to pitanje sam, koristeći se istražnim mjerama koje su mu bile na raspolaganju [4]. Međutim, u ovoj fazi i sve dok se čini da Komisija nije sama pokrenula odgovarajuću istragu ili objasnila zašto smatra da to nije potrebno, ombudsmanica je smatrala da nema potrebe za takvim istražnim mjerama.

77. Kad je riječ o drugom aspektu tvrdnje podnositelja pritužbe, ombudsmanica je izrazila žaljenje zbog toga što Komisija nije izrazila nikakvo izričito stajalište o navodnom prikrivanju uvredljive poruke. Činilo se korisnim istaknuti da je osoba P, nakon što je u poruci elektroničke pošte od 30. travnja 2010. zatražila prijevod poruke elektroničke pošte osobe X od 27. travnja 2010., primila odgovor koji je sadržavao informacije o stanju postupka, ali nije odgovorila na zahtjev za prijevod. Čini se da taj odgovor nije poslan kao odgovor na poruku elektroničke pošte P.-a od istog dana, nego kao (daljnji) odgovor na poruku elektroničke pošte P.-a od 27. travnja 2010. Slijedom toga, poruka elektroničke pošte koju je osoba X poslala 27. travnja (i poruka elektroničke pošte osobe P od 30. travnja 2010.) nisu se nalazile u nit korespondencije koja je prethodila poruci elektroničke pošte od 30. travnja 2010. Iako bi se to na prvi pogled činilo pomalo neuobičajenim, s obzirom na to da bi se obično odgovaralo na posljednju primljenu poruku, dotični dužnosnik možda je smatrao da na poruku elektroničke pošte P-a od 27. travnja 2010. još uvijek treba odgovoriti jer poruka elektroničke pošte koju je istog dana poslao P-u nije bila namijenjena P-u i nije odgovarala na pitanje P-a.

78. Iako je poruka elektroničke pošte koju je osoba X poslala 30. travnja 2010. odgovarala na poruku elektroničke pošte osobe P od 27. travnja 2010., ona nije odgovorila na poruku elektroničke pošte osobe P poslanu ranije tog dana i na zahtjev za prijevod koji je u njoj sadržan. Ombudsmanica smatra da taj propust nije mogao biti slučajan. U poruci elektroničke pošte osobe P od 30. travnja 2010. osobi X pojašnjeno je da je poruka potonje osobe od 27. travnja 2010., koja je bila namijenjena nekome unutar Komisije, stigla i do osobe P. Istodobno se pokazalo da, s obzirom na to da je ta poruka elektroničke pošte napisana na francuskom, a ne na engleskom jeziku, odnosno jeziku kojim se koristila osoba P, osoba P još nije razumjela sadržaj poruke elektroničke pošte koju je osoba X poslala 27. travnja 2010. Sve dostupne informacije upućivale su na zaključak da se osoba X nadala da bi se, odgovarajući na pitanje koje je osoba P postavila u svojoj ranijoj poruci elektroničke pošte i zanemarujući njezin zahtjev za prijevod poruke elektroničke pošte koju je primila 27. travnja 2010., osobu P moglo zapravo spriječiti da sazna što je napisano u pobijanoj poruci elektroničke pošte. Naime, poruka elektroničke pošte koju je osoba X poslala 30. travnja u 9:38 pomno je pratila poruku elektroničke pošte osobe P od 30. travnja 2010., koja je zaprimljena u 8:38, ali nije sadržavala nikakvo upućivanje na tu poruku elektroničke pošte. Osim toga, poruka elektroničke pošte koju je osoba X poslala 30. travnja 2010. odnosila se na njezin „prethodni odgovor”, koji je osoba P teško mogla razumjeti drukčije nego na poruku elektroničke pošte koju je primila 27. travnja 2010. Stoga je bilo jasno da su poduzeti napori kako bi se skrenula pozornost i tako prikrile nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo.

79. S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsmanica je smatrala da je Komisijina reakcija na nepravilnosti u postupanju do kojih je očito došlo u ovom predmetu dosad bila nedostatna. Smatrao je da bi Komisija trebala ponovno razmotriti svoje stajalište i izvući odgovarajuće posljedice iz tog incidenta.

80. Ombudsman je dodao da je dosljedno tvrdio da bi institucije EU-a trebale prihvatiti načela kulture službe i živjeti u skladu s njima. U lipnju 2011. zaključio je javno savjetovanje o načelima javnih službi koja bi trebala usmjeravati javne službenike EU-a [5]. Napomenuo je da se takva načela mogu jednako primijeniti na javnu upravu. Ombudsmanica smatra da ne bi bilo pravedno izdvojiti pojedinačni incident, kao što je ovaj, kako bi se Komisiji ili njezinim dužnosnicima prigovorilo da se nisu pretplatili na tu kulturu ili da je nisu prihvatili. Zapravo, Ombudsman je u svojim godišnjim izvješćima često pohvaljivao službe Komisije zbog njihovih proaktivnih pristupa prilagođenih građanima u nizu pitanja. Osim toga, u svojem godišnjem izvješću za 2010. godinu trećina zvjezdanih slučajeva koji su primjer najbolje prakse u ponašanju uprave EU-a odnosila se na Komisiju.

81. Međutim, Ombudsmanica je u više navrata naišla i na slučajeve koji upućuju na to da ta kultura službe još nije dovoljno internalizirana na svim razinama Komisije. Činilo se da se reakcija Komisije na incident koji je doveo do nacrta preporuke uklapa u potonju kategoriju. U suprotnom bi se činilo teško objasniti kašnjenje Komisije u izravnom ispričavanju podnositelju pritužbe, kao i nezadovoljavajući način, i u pogledu oblika i u pogledu sadržaja, u kojem je ta isprika formulirana. Bez obzira na korake koje je Komisija možda odlučila poduzeti u rješavanju pritužbe podnositelja pritužbe u ovom predmetu, Ombudsman je želio nedvosmisleno navesti da bi ga, ako bi Komisija dijelila njegovo stajalište da bi se još moglo učiniti više kako bi se podigla svijest o vrijednostima na kojima se temelji ideja o kulturi usluge, primjerice putem internih sastanaka o politici podizanja svijesti ili radionica za osposobljavanje, ona smatrala konstruktivnim i voljnim partnerom.

82. U prethodno navedenom kontekstu Ombudsman je Komisiji uputio sljedeći nacrt preporuke:

Službe Komisije uvrijedile su podnositelja pritužbe slanjem, iako greškom, e-poruke s neprihvatljivim, uvredljivim i jednostavno zastrašujućim tekstom bivšem suprugu. Ovo je ozbiljan slučaj nepravilnosti u postupanju. Osim toga, uloženi su napori kako bi se skrenula pozornost s poslane e-poruke i time prikrila njezina poruka. Ako dođe do nepravilnosti u postupanju, dotična institucija trebala bi to na odgovarajući način priznati, ispričati se za to i poduzeti odgovarajuće korektivne mjere. Ombudsmanica smatra da je odgovor Komisije na nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo u ovom predmetu nezadovoljavajući. Komisija bi stoga trebala ponovno razmotriti svoje stajalište i izvući odgovarajuće posljedice iz tog incidenta.

C. Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu nakon njegova nacrta preporuke i njegove ocjene

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu nakon njegova nacrta preporuke

83. Komisija je u svojem detaljnom mišljenju napomenula da je prihvatila da podnositelj pritužbe nije mogao znati za nepravilnost neopravdanog plaćanja te je stoga poništila nalog za povrat koji se na nju odnosi. Istaknuo je da prilikom primjene članka 85. Pravilnika o osoblju treba razlikovati, s jedne strane, dužnosnike i službenike, kao što je bivši suprug podnositelja pritužbe, i, s druge strane, treće osobe, kao što je podnositelj pritužbe, na koje se primjenjuju određene odredbe Pravilnika o osoblju u ime i za račun bivšeg bračnog druga. Zbog toga je Komisija mogla pozitivno odgovoriti na zahtjev Ombudsmana da povuče svoj nalog za povrat koji se odnosi na podnositelja pritužbe [6].

84. Komisija je prihvatila zaključak Ombudsmana da slanje uvredljive poruke elektroničke pošte P.-u predstavlja nepravilnost u postupanju i da ju je Komisija također uvrijedila slanjem te poruke elektroničke pošte bivšem suprugu podnositelja pritužbe.

85. Komisija je podsjetila da su se u danima nakon tog incidenta nadzornik g. X-a i g. X ispričali bivšem suprugu podnositelja pritužbe (vidjeti točke 19. i 20. ovog mišljenja). Osim toga, 30. lipnja 2010. nadzornik X-a podsjetio je sve svoje osoblje na načela kojih se treba pridržavati prilikom upotrebe elektroničkih sredstava slanja poruka [7].

86. Čak i ako bi sve te mjere mogle djelomično ispuniti očekivanja Ombudsmana navedena u točki 75., Komisija se složila da njezine dosadašnje mjere i isprike nisu dovoljne. Također je točno da se Komisija nije izravno ispričala podnositelju pritužbe, nego je to učinila samo mišljenjem koje je poslala Ombudsmanu. Razlozi za to bili su da je bivši suprug proslijedio e-poruku podnositelju pritužbe i da se podnositelj pritužbe obratio izravno Ombudsmanu. Budući da je kontakt uspostavljen preko Ombudsmana, Komisija nije željela riskirati da razmjene postanu složenije izravnim kontaktiranjem podnositelja pritužbe. Smatrao je da su se daljnje isprike, osim onih koje je iznio u svojem mišljenju, mogle pojaviti prekasno i oživjeti prethodne pritužbe.

87. Međutim, Komisija je bila spremna izravno se ispričati podnositelju pritužbe. Zbog toga je direktor predmetne službe namjeravao podnositelju pritužbe poslati službenu ispriku koristeći se formulacijom kojom bi se u najvećoj mjeri poštovale preporuke Europskog ombudsmana.

88. Što se tiče prijekora protiv X-a, odnosno uklanjanja neprimjerenih odlomaka, Komisija je naglasila da je to učinjeno samo kako bi se izbjeglo ponavljanje uvredljive poruke i time izbjeglo pogoršavanje situacije. Ni osoba X ni njezin nadređeni ni u jednom trenutku nisu opovrgnuli postojanje poruke. Međutim, tu poruku nije trebalo ponovno distribuirati u svakom odgovoru koji je poslan bivšem suprugu. Stoga, prema mišljenju Komisije, postupci g. X-a nisu predstavljali otegotnu okolnost, kao što su to smatrali podnositelj pritužbe i Ombudsman, već upravo suprotno.

89. Komisija je tvrdila da prvotno nije razmatrala pružanje financijske naknade podnositelju pritužbe. Međutim, primilo je na znanje stajalište Ombudsmana u tom pogledu, kao i istu ideju iznesenu u dopisu podnositelja pritužbe od 29. rujna 2010. U tom je kontekstu Komisija predložila da se podnositelju pritužbe plati 500 eura za pretrpljenu moralnu štetu.

90. Komisija je nadalje primila na znanje primjedbe Ombudsmana o očitom propustu istrage incidenta. S obzirom na to da je riječ o vrlo specifičnom i izoliranom incidentu te da su dotične osobe već bile dobro svjesne neprihvatljivosti takvog ponašanja, smatrala je da daljnja istraga nije ni potrebna ni korisna. Komisija je izrazila namjeru da na povjerljiv način obavijesti Europskog ombudsmana o svim mogućim daljnjim mjerama u vezi s tim pitanjem.

91. Međutim, Komisija je uvjerila Ombudsmana da je incident shvatio vrlo ozbiljno i da njezine službe, a posebno predmetna služba, ulažu znatne napore kako bi poboljšale svoju kulturu službe. Imajući to na umu, direktor predmetne službe namjeravao je organizirati niz tečajeva osposobljavanja unutar te službe kako bi podsjetio osoblje na važnost etike i prihvaćanja kulture službe te kako bi se osiguralo da se pouke izvučene iz tog incidenta nauče kako se takav incident ne bi ponovio.

92. U nacrtu dopisa koji je Komisija namjeravala poslati podnositelju pritužbe direktor predmetne službe izrazio je najiskrenije isprike zbog neprihvatljivog, uvredljivog i jednostavno zastrašujućeg jezika upotrijebljenog u poruci, što je bio slučaj nepravilnosti u postupanju. Obavijestio je podnositelja pritužbe da je odlučio poduzeti odgovarajuće interne korektivne mjere kako bi osigurao da se takav incident više ne ponovi i da će 500 EUR biti uplaćeno na njezin račun.

93. U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe potvrdio je primitak dopisa direktora predmetne službe od 14. studenoga 2011., u kojem je potonji izrazio žaljenje zbog incidenta i upotrebe neprimjerenog jezika. Međutim, istaknula je da se u navedenom dopisu ne spominje činjenica da su, u svojoj korespondenciji s podnositeljem pritužbe, zaposlenici Komisije, čini se, zaboravili spomenuti članak 85. Pravilnika o osoblju. Osim toga, u relevantnom dopisu nije se razmatralo pitanje koje je smatrala prijetnjama usmjerenima na plaćanje kamata na nepodmirene iznose. Nije spomenula ni naknadu za preseljenje koju je više puta tražila.

94. Podnositeljica pritužbe tvrdila je da se u dopisu koji joj je poslao nadležni direktor navodi da se njezina pritužba odnosi na izolirani incident. To je dovelo do ozbiljnog iskrivljavanja događaja. Uvredljivi jezik koji je korišten bio je najbezopasniji aspekt niza namjernih i arogantnih prijestupa Komisije. Komisija je 3. prosinca 2008. zatražila povrat navodno dospjelih iznosa, a podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu 6. travnja 2009. Dana 21. svibnja 2010. obavijestila je pučkog pravobranitelja o uvredljivoj e-poruci. Komisija je tek 30. rujna 2010. odlučila odustati od naloga za povrat i suzdržati se od pokretanja sudskog postupka protiv nje. Podnositelj pritužbe istaknuo je da mu je Komisija tijekom razdoblja od gotovo dvije godine pokušala pripisati nepostojeći dug primjenom metoda sumnjive legitimnosti. Prema njezinu mišljenju, najapsurdniji aspekt toga bio je taj da je financirala te metode kao europska građanka.

95. Podnositeljica pritužbe navela je da ne želi iznos od 500 eura koji je ponudila Komisija, nego jasnu izjavu u vezi s člankom 85. Pravilnika o osoblju, kamatama koje je navodno dugovala i naknadom za preseljenje.

Procjena Europskog ombudsmana nakon njegova nacrta preporuke

O prvom prigovoru i zahtjevu

96. Ombudsman je već u svojem nacrtu preporuke (vidjeti točku 58. ovog mišljenja) objasnio zašto smatra da Komisija nije namjerno potisnula ili prikrila tekst članka 85. Pravilnika o osoblju. Kad je riječ o pitanju kamata, ombudsmanica smatra da je korisno podsjetiti da je Komisija odustala od svojeg zahtjeva da podnositelj pritužbe nadoknadi određeni novčani iznos na koji su kamate mogle biti dospjele. Stoga pitanje interesa više nije relevantno. Što se tiče navodnih prijetnji koje se odnose na zahtjeve za kamate, na temelju informacija kojima raspolaže Ombudsman ne može utvrditi da je Komisija zapravo prijetila podnositelju pritužbe. Te informacije upućuju na to da je Komisija upozorila podnositelja pritužbe da će se na zakašnjela plaćanja primjenjivati kamate.

97. Točno je da je Komisija pogrešno primijenila članak 85. Pravilnika o osoblju u pogledu podnositelja pritužbe te je stoga također zahtijevala plaćanje kamata na iznos koji podnositelj pritužbe navodno duguje. Stoga je sasvim razumljivo da je, s postupkom oporavka koji je gotovo dvije godine visio nad njezinom glavom, podnositelj pritužbe možda iskusio stres i tjeskobu. Ombudsmanica, međutim, napominje da je podnositelj pritužbe odbio ponudu Komisije da plati 500 EUR kao izraz žaljenja zbog formulacije upotrijebljene u jednoj od poruka elektroničke pošte njezinih dužnosnika. Stoga očito nije potrebno ispitati je li Komisija podnositelju pritužbe trebala ponuditi dodatni novčani iznos zbog načina na koji je postupala u postupku povrata. U svakom slučaju, podnositelj pritužbe nije podnio zahtjev za takvo plaćanje.

98. Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe da se Komisija izjasni o pitanju naknade za preseljenje, Ombudsman napominje da to pitanje nije bilo obuhvaćeno ni pritužbom ni njegovim nacrtom preporuke te se stoga ovdje ne mora razmatrati. Međutim, podnositelj pritužbe očito ostaje slobodan podnijeti zasebnu pritužbu Ombudsmanu u vezi s tim pitanjem.

O drugom prigovoru

99. Ombudsman je u svojem nacrtu preporuke zaključio da je Komisija počinila ozbiljan slučaj nepravilnosti u postupanju slanjem, iako greškom, poruke e-pošte s neprihvatljivim, uvredljivim i jednostavno zastrašujućim tekstom bivšem suprugu podnositelja pritužbe. Napomenuo je da su, osim toga, uloženi napori kako bi se skrenula pozornost s poslane poruke e-pošte i time prikrila ta poruka. Ombudsmanica je smatrala da je odgovor Komisije u ovom predmetu nezadovoljavajući te je preporučila da Komisija ponovno razmotri svoje stajalište i izvuče odgovarajuće posljedice iz incidenta.

100. Ombudsmanica napominje da je Komisija poduzela niz korektivnih mjera. Prvo, potvrdila je da je poruka e-pošte poslana bivšem suprugu podnositelja pritužbe, kojom je također uvrijeđen podnositelj pritužbe, jasan primjer nepravilnosti u postupanju. Drugo, direktor predmetne službe napisao je pismo podnositelju pritužbe i izrazio najiskrenije isprike zbog neprihvatljivog, uvredljivog i jednostavno zastrašujućeg jezika koji se koristi u poruci. Treće, Komisija je podnositelju pritužbe ponudila 500 EUR za moralnu štetu pretrpljenu zbog ovog slučaja nepravilnosti u postupanju.

101. Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je Komisija priznala činjenicu da je incident koji je doveo do druge tvrdnje podnositelja pritužbe predstavljao slučaj nepravilnosti u postupanju. Također pozdravlja odluku direktora predmetne službe o slanju naknadnog pisma isprike koje je, i u pogledu oblika i u pogledu sadržaja, bilo razmjerno počinjenim nepravilnostima u postupanju. Ombudsmanica sa zadovoljstvom primjećuje da je Komisija podnositelju pritužbe ponudila naknadu. Činjenica da je podnositelj pritužbe odlučio ne prihvatiti iznos koji je ponudila Komisija ne utječe na zaključak da se koraci koje je Komisija poduzela moraju smatrati istinskim naporom za provedbu nacrta preporuke Ombudsmana.

102. U svojem detaljnom mišljenju Komisija je predložila da je osoba X u pisanom obliku upućenom osobi P 30. travnja 2010. uklonila neprikladne odlomke samo kako bi izbjegla ponavljanje uvredljive poruke i tako izbjegla pogoršavanje situacije svaki put kad je poslan odgovor u kojem se ponavlja poruka. Ombudsmanica nije uvjerena da je to najlogičnije i najvjerodostojnije objašnjenje ponašanja g. X-a. Međutim, ne može isključiti da je Komisijino objašnjenje točno. U svakom slučaju, Ombudsman smatra da nije potrebno dalje razmatrati to pitanje s obzirom na to da je opća reakcija Komisije na njegov nacrt preporuke očito konstruktivna.

103. Moglo bi biti korisno dodati da je Komisija istaknula da nije smatrala da je istraga potrebna jer je incident bio izoliran, vrlo specifičan, a dotične osobe već su bile svjesne neprihvatljivosti takvog ponašanja. Najavila je da će obavijestiti Europskog ombudsmana o svakom mogućem daljnjem postupanju u vezi s tim pitanjem na povjerljiv način. Svrha je upravne istrage utvrditi je li došlo do nepoštovanja obveza dužnosnika EU-a [8]. Čini se korisnim napomenuti da je Komisija priznala da je sama radnja slanja poruke predstavljala nepravilnost u postupanju, odnosno nepoštovanje primjenjivih pravila [9]. Pitanje eventualnih disciplinskih mjera u potpunosti je u diskrecijskoj ovlasti Komisije i, kao što je to navedeno u točki 73. ovog mišljenja, nije na Ombudsmanu da djeluje kao preddisciplinsko tijelo koje preporučuje radnje u odnosu na pojedinačne dužnosnike. Međutim, Ombudsman je primio na znanje činjenicu da bi ga Komisija, u slučaju poduzimanja takvih mjera, o tome povjerljivo obavijestila.

104. Općenitije govoreći, Ombudsman je u svojem nacrtu preporuke naglasio da bi Komisija i dalje mogla učiniti više kako bi osigurala da ideja o kulturi usluge prožima djelovanje njegovih službi, posebno ako ona možda još nije u potpunosti prihvaćena. Iz tog razloga Ombudsman pozdravlja namjeru Komisije da organizira niz tečajeva osposobljavanja i radionica kako bi se istaknula važnost te ideje, koja je od ključne važnosti za svakodnevnu administraciju koja se bavi građanima. U tom kontekstu Ombudsman ponovno potvrđuje svoju spremnost da podrži Komisiju u tom procesu. Europski ombudsman vjeruje da će Komisija u tom pogledu također naglasiti da građani koji se koriste svojim pravom na pritužbu Europskom ombudsmanu ne smiju biti u nepovoljnom položaju niti biti zlostavljani; umjesto toga, njihove bi pritužbe trebalo smatrati pokazateljem stajališta dotične službe na barometru kojim se mjeri njezina predanost kulturi usluge i, kada je to moguće, izvorom ideja za podizanje razine i kvalitete usluga institucije.

105. Zaključno, ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je Komisija priznala slučaj nepravilnosti u postupanju, ispričala se i podnositelju pritužbe ponudila financijsku naknadu za moralnu štetu koju je pretrpjela. Iako je podnositelj pritužbe odlučio da neće prihvatiti plaćanje koje mu je ponuđeno, Ombudsmanica smatra da je Komisija ipak poduzela odgovarajuće korake kako bi provela njegov nacrt preporuke u pogledu druge tvrdnje podnositelja pritužbe.

D. Zaključci

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

Komisija nije počinila nepravilnosti u postupanju u pogledu aspekata prve tvrdnje kojom se tvrdilo da je Komisija djelovala proizvoljno ili nedosljedno. Nema razloga za daljnje istrage o aspektu prve tvrdnje koja se temelji na tome da je Komisija djelovala nezakonito i u pogledu tvrdnje podnositelja pritužbe.

Komisija je poduzela odgovarajuće korake za provedbu nacrta preporuke Europskog ombudsmana u pogledu druge tvrdnje podnositelja pritužbe.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 7. studenoga 2012.

---

[1] Čini se da taj iznos čini razliku između iznosa od 5 028,16 eura koji je, prema Komisijinu mišljenju, bio preplaćen i određenih iznosa koji su u međuvremenu već bili vraćeni.

[2] „Ombudsmanu se ne može podnijeti pritužba koja se odnosi na radne odnose između institucija i tijela Zajednice te njihovih dužnosnika i ostalih službenika, osim ako je dotična osoba iscrpila sve mogućnosti za podnošenje internih administrativnih zahtjeva i pritužbi, posebno postupke iz članka 90. stavaka 1. i 2. Pravilnika o osoblju, te su istekli rokovi za odgovore tijela koje je podnijelo takvu predstavku.”

[3] Na francuskom: "'résidence' se définit comme étant le lieu où la personne qui a la garde de l'enfant justifie par tous moyens habiter de manière effective et habituelle."

[4] Konkretno, Ombudsman bi mogao pregledati spis institucije i uzeti iskaz dužnosnika za koje smatra da bi mogli pružiti korisne informacije.

[5] Više informacija o nacrtu predloženom za ta načela i javnom savjetovanju dostupno je na sljedećoj poveznici: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/10111/html.bookmark

[6] Službe Europskog ombudsmana obratile su se službama Komisije nakon primitka detaljnog mišljenja. Službe Komisije potvrdile su da je iznos od 331,40 EUR, koji je prvotno zadržan kako bi se nadoknadio dug koji treba vratiti, u međuvremenu isplaćen podnositelju pritužbe.

[7] "U međuvremenu je ustaljena praksa dopisivati se s korisnicima [predmetne usluge] elektroničkom poštom. Čak i ako je to sredstvo komunikacije slično usmenoj komunikaciji, ono i dalje ostaje pisano sredstvo razmjene, koje stoga ima trajan i ponekad službeni karakter koji omogućuje brzu distribuciju informacija mnogim adresatima.

Stoga tražim od vas da, u skladu sa zaključcima [upravljanja predmetnom službom] od 1. lipnja 2010. navedenima u nastavku, pri slanju e-poruka u svoj svakodnevni rad obratite najveću pozornost. Konkretno:

• koristiti stil i razinu jezika primjerenu za pisane dokumente
• pažljivo odabrati točan adresat poruke
• kada je potrebno proslijediti e-poruku korisnika kolegi unutar [predmetne usluge], kako bi se izbjeglo dodavanje osobnih komentara koji bi se kasnije mogli upoznati s tim korisnikom;
• strogo ograničiti distribuciju poruka osobama na koje se to odnosi ili koje su nadležne za rješavanje određenog pitanja

U prilogu se nalaze, kao podsjetnik, preporuke GU-a DIGIT o upotrebi elektroničkih sredstava komunikacije" (prijevod podsjetnika nadzornika od strane službi pučkog pravobranitelja.

[8] Člankom 86. Pravilnika o osoblju predviđa se sljedeće:

„1. Svaki propust dužnosnika ili bivšeg dužnosnika da ispuni svoje obveze iz ovog Pravilnika o osoblju, namjerno ili iz njegove nepažnje, čini ga podložnim disciplinskim mjerama.

2. Ako tijelo za imenovanje [...] sazna za dokaze o propustu u smislu stavka 1., ono može pokrenuti upravne istrage kako bi provjerilo je li došlo do takvog propusta.

[...]”.

[9] Ombudsmanica je zauzela stajalište da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne djeluje u skladu s pravilima i načelima koja su za njega obvezujuća. Tu je definiciju podržao Europski parlament.