Klage 488/2018/KR og 514/2018/KR

Titel:

• Europa-Kommissionens udnævnelse af en ny generalsekretær

Datoer:

• 6, 21, 22, 27, 28, 29. juni 2018
• 2, 3, 4, 5, 10, 12. juli 2018

Lokaliteter:

• Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer, Bruxelles
• Møde den 12. juli i Berlaymont-Bygningen i Bruxelles

Inspektion udført af:

• Fergal O'Regan, chef for koordinering af forespørgsler af offentlig interesse
• Tanja Ehnert, strategiske undersøgelser
• Koen Roovers, strategiske undersøgelser (pr. 2. juli)

Formålet med inspektionsmøderne

Formålet med inspektionen og møderne var, at Ombudsmanden skulle undersøge udnævnelsen af den nye generalsekretær for Europa-Kommissionen den 21. februar 2018 og relaterede spørgsmål.

Inspektionsmøde den 6. juni 2018

Ombudsmandens repræsentanter præsenterede sig, takkede Kommissionens repræsentanter for deres samarbejde og redegjorde for formålet med inspektionen i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse af Kommissionens udnævnelse af en ny generalsekretær.

Ombudsmandens repræsentanter redegjorde navnlig for den retlige ramme, der gælder for Ombudsmandens kontor, når det foretager inspektioner, og meddelte Kommissionens personale, at hvis de identificerede dokumenter som fortrolige, fastsætter de gældende regler, at der ikke kan gives aktindsigt uden Kommissionens forudgående samtykke, hverken til klagerne eller til nogen anden person uden for Ombudsmandens kontor. Oplysninger og dokumenter af denne art vil blive slettet fra Ombudsmandens sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet. Ombudsmandens repræsentanter forklarede endvidere, at der ville blive udarbejdet en rapport om inspektionen, som ville blive sendt til Kommissionen, til klagerne og offentliggjort på Ombudsmandens websted.

Ombudsmandens repræsentanter fik derefter adgang til to mapper og et yderligere dokument. Kommissionens repræsentanter redegjorde for strukturen og arten af de dokumenter, der blev fremlagt for Ombudsmandens repræsentanter.

1. Folder

Den første mappe indeholdt hovedsagelig referaterne af kabinetschefernes møder den 19. februar 2018 og referatet af Kommissionens møde den 21. februar 2018 samt flere e-mailudvekslinger mellem Kommissionens talsmænd og journalister.

I detaljer indeholdt denne mappe:

• Demande de publication d’un avis de vacance af 31. januar 2018, PERS(2018) 6
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2241ème réunion du 31 janvier 2018, 31. januar 2018
• Notat à l’attention des membres de la Commission, Résultats de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet du 19 février 2018, 20. februar 2018, RCC(2018) 2244 (fortroligt)
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2244ème réunion du 21 février 2018, 21. februar 2018
• E-mailudvekslinger mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 10. oktober 2017 til 26. februar 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 27. februar 2018 (fortroligt)
• Referat af underudvalgets møde onsdag den 21. februar 2018 i Bruxelles, den 7. marts 2018, PV(2018) 2244 final
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist, dateret den 5. marts 2018 til den 7. marts 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 14. marts 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 14.-15. marts 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 15. marts 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 29. marts 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist, dateret den 20. marts 2018 til den 8. april 2018 (fortroligt)
• E-mailudvekslinger mellem to talsmænd for Kommissionen og en journalist, dateret den 20. marts 2018 til den 13. april 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 16.-17. april 2018 (fortroligt)
• E-mailudveksling mellem en talsmand for Kommissionen og en journalist af 18. april 2018 (fortroligt)
• Europa-Kommissionen, Notat, Udnævnelse af generalsekretæren for Europa-Kommissionen – Spørgsmål og svar, 27. februar 2018 (fortroligt)
• Europa-Kommissionen, Notat, Europa-Kommissionen bekræfter: Udnævnelse af Selmayr til generalsekretær besluttet i fuld overensstemmelse med alle retsregler - Spørgsmål og svar, 25. marts 2018
• Europa-Kommissionen, Notat, Europa-Kommissionens svar på opfølgende spørgsmål fra Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg om udnævnelsen af dets nye generalsekretær – Spørgsmål og svar, 4. april 2018

Ombudsmandens repræsentanter fik kopier af dokumenterne i mappen. Kommissionens tjenestegrene anførte, at de dokumenter, der ovenfor var markeret som »fortrolige«, var fortrolige i forbindelse med kontrolundersøgelsen. I henhold til de gældende regler kan ombudsmanden ikke give aktindsigt i disse dokumenter. Dette berører ikke borgernes ret til at anmode Kommissionen om at give aktindsigt i disse dokumenter i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Folder

Den anden mappe bestod hovedsageligt af den sag, som Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed (herefter »GD HR«) var i besiddelse af vedrørende udvælgelsesproceduren for den ledige stilling som vicegeneralsekretær (COM/2018/292).

I detaljer indeholdt denne mappe:

• Dossieret for udvælgelsesproceduren til stillingen som vicegeneralsekretær (COM/2018/292), herunder ansøgninger og tilbagetrækning, rapporter fra assessmentcentret med konklusionerne fra assessmentcentrets bedømmere og udtalelsen fra Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser
• Interne forberedende dokumenter til kollegiets møde 2244 den 21. februar 2018
• Michel Italianers notat af 21. februar 2018 om hans pensionering (Ares(2018)1038134)
• Retsakt til meddelelse af Europa-Kommissionens afgørelse af 21. februar 2018 om hans udnævnelse til vicegeneralsekretær
• Retsakt til meddelelse af Europa-Kommissionens afgørelse af 21. februar 2018 om overførsel til stillingen som generalsekretær
• E-mailudvekslinger mellem GD HR's og generalsekretariatets sekretariat af 21.2.2018-27.2.2018 om udarbejdelse af referat og referat af Kommissionens møde den 21. februar 2018.
• Referat af underudvalgets møde den 11. april 2018.

Ombudsmandens repræsentanter fik ikke kopier af dokumenterne i mappen. Dokumenterne blev imidlertid stillet til rådighed for Ombudsmandens tjenestegrene i et sikkert læseværelse i GD HR under hele inspektionen.

Kommissionen anførte, at hele udvælgelsesdossieret var fortroligt.

3. Supplerende dokument

Det supplerende dokument, der blev forelagt Ombudsmandens personale, vedrørte den særlige protokol fra Kommissionens møde den 11. april 2018.

Ombudsmandens repræsentanter fik ikke en kopi af dokumentet med påtegningen "fortroligt", men gennemgik dokumentet.

Opfølgning på første inspektionsmøde

Efter inspektionen af de dokumenter, som Kommissionen havde fremlagt, præciserede Ombudsmandens personale skriftligt omfanget af den inspektionsanmodning, der var blevet sendt til Kommissionen den 8. maj 2018. Ombudsmanden anførte heri, at hun havde besluttet, at det var nødvendigt at inspicere "[a]lle dokumenter i elektronisk format eller papirformat, herunder korrespondance, notater, notater, e-mails og al juridisk rådgivning, fra den 1. september 2017 til den 18. april 2018 vedrørende udnævnelsen af den nye generalsekretær"(fremhævelse i original).

Ombudsmandens repræsentanter forklarede, at denne anmodning skulle omfatte alle dokumenter vedrørende udnævnelsen af den nye generalsekretær i modsætning til kun de dokumenter, der var direkte knyttet til ansættelsesproceduren. Den skulle navnlig omfatte korrespondance, notater, notater, e-mails og rådgivning inden for Kommissionens forskellige tjenestegrene og fra Kommissionens forskellige tjenestegrene til kommissærerne og deres kabinetter samt mellem kommissærerne og inden for deres kabinetter vedrørende udnævnelsen af Kommissionens nye generalsekretær. Ombudsmandens repræsentanter mindede Kommissionen om, at den forventede tidsplan var frem til den 18. april 2018, dagen for Europa-Parlamentets beslutning.

På baggrund af disse præciseringer blev det besluttet at fortsætte inspektionsmødet på et senere tidspunkt.

Kontrollen blev derefter suspenderet, indtil Kommissionen kunne indsamle den relevante dokumentation.

Inspektionsmøde den 21. juni 2018

Kontrollen fortsatte den 21. juni 2018. Efter en præcisering af omfanget af Ombudsmandens anmodning om inspektion fik Ombudsmandens repræsentanter adgang til yderligere 17 mapper med dokumenter.

Kommissionens repræsentanter redegjorde for strukturen og arten af de 17 mapper, der blev forelagt Ombudsmandens repræsentanter.

• 15 mapper blev udarbejdet af Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer (otte mapper med e-mails og dokumenter fra kontorchefen for den øverste ledelse og den centrale kompetente myndighed og syv mapper med e-mails og dokumenter fra direktøren for Talent Management and Diversity - Executive Staff), og
• Kommissionens Juridiske Tjeneste har udarbejdet to mapper.

Kommissionens repræsentanter præciserede endvidere, at:

• Alle anmodninger fra Ombudsmandens kontor blev fremsendt til de relevante tjenestegrene og kabinetter, og alle modtagne dokumenter blev udleveret. Disse omfatter korrespondance mellem og inden for kabinetterne, talsmandstjenesten og Den Juridiske Tjeneste, i det omfang denne korrespondance også blev kopieret til Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og/eller Den Juridiske Tjeneste.
• Dokumenterne i de 17 mapper stammer alle fra den 21. februar 2018.
• Der er ingen yderligere dokumenter fra kommissær Günther Oettingers kabinetter, kommissionsformand Jean-Claude Juncker, første næstformand Frans Timmermans eller talsmandstjenesten, der er omfattet af Ombudsmandens anmodning, ud over de dokumenter, der allerede er indeholdt i de 17 ovennævnte mapper.
• Der findes ingen yderligere dokumenter vedrørende Jean-Pierre Italianers pensionering ud over de dokumenter, der blev kontrolleret af Ombudsmandens personale den 6. juni 2018.
• Der foreligger ingen formel juridisk udtalelse om udnævnelsen af den nye generalsekretær. Den Juridiske Tjeneste blev imidlertid hørt (og fremsatte sine bemærkninger) om udkastet til svar på Parlamentets spørgsmål. Disse høringer findes i de to ovennævnte mapper.

Kommissionens repræsentanter fremlagde efter anmodning fra Ombudsmandens repræsentanter yderligere specifikke dokumenter og præciserede forskellige punkter:

• Første næstformand Frans Timmermans blev hørt om forslaget om at udnævne Martin Selmayr til ny generalsekretær den 20. februar 2018 under frokosten.
• Kommissionens nuværende praksis er ikke at overføre ledende konsulenter til stillinger som generaldirektør/generalsekretær i henhold til artikel 7 i personalevedtægten.

Det blev aftalt, at Ombudsmandens repræsentanter ikke ville få kopier af dokumenterne i de 17 mapper, men ville inspicere dokumenterne i Kommissionens lokaler.

Under hele inspektionen blev Ombudsmandens tjenestegrene anmodet om at efterlade deres elektroniske enheder (telefoner) i en sikker beholder. Der var til enhver tid en sikkerhedsvagt fra Kommissionen til stede.

Inspektionsmøder den 22., 27., 28. og 29. juni 2018 og den 2., 3., 4., 5. og 10. juli 2018

I betragtning af de meget omfattende sager, der skal gennemgås, fortsatte inspektionen den 22., 27., 28. og 29. juni 2018 og den 2., 3., 4., 5. og 10. juli 2018.

På disse møder inspicerede Ombudsmandens repræsentanter de 17 mapper i Kommissionens lokaler under tilstedeværelse af sikkerhedsvagten fra GD HR.

Det anslås, at Ombudsmandens personale inspicerede mellem 8500 og 11000 sider, herunder forskellige udkast til Kommissionens svar på Parlamentets spørgeskemaer. I betragtning af den enorme mængde dokumenter var det ikke muligt for Ombudsmandens personale at udarbejde en omfattende liste over alle de dokumenter, der blev kontrolleret.

Inspektionsmøde den 12. juli 2018

Ombudsmandens repræsentanter mødtes med Kommissionens personale til et afsluttende møde den 12. juli 2018 for at afklare de resterende spørgsmål, der var opstået under aktindsigten.

I betragtning af, at Ombudsmandens repræsentanter ikke fik kopier af dokumenterne i de 17 mapper, blev det aftalt, at Ombudsmandens personale igen kunne inspicere nogen af dokumenterne i Kommissionens lokaler, hvis det var nødvendigt med henblik på undersøgelsen.

Ombudsmandens repræsentanter takkede Kommissionen for deres samarbejde, og mødet sluttede.

Bruxelles, den 19.7.2018

Fergal O'Regan
Chef for koordinering af forespørgsler af offentlig interesse  

Tanja Ehnert,
juridisk medarbejder, strategiske undersøgelser

Koen Roovers
Sagsbehandler, Strategiske forespørgsler