Asjaomane institutsioon või asutus: Euroopa Komisjon

Kuupäev ja kellaaeg: 8. juuni 2017, kell 11.30–12.15

Asukoht: Rue de la Loi 200, 1049 Brüssel, BERL 6/B

Ombudsman

keda esindab:
Rosita Hickey, strateegiliste uurimiste üksuse juhataja
Nastasja Fuxa, üksus 4 – uurimised
Pieter van der Ploeg, strateegiliste uurimiste üksus

Komisjoni esindavad Christophe
Keller, SG.F.3
Henning Klaus, SG.B.2
Dorthe Christensen, SG.B.2
Antonello Maschio, SG.B.2
Bernard De Cock De Rameyen, SG.B.2
Gitte Olsen, SG.B.2
Kevin Rieger, SG.B.2

1. Sissejuhatus ja menetluslikud aspektid

Ombudsman ja komisjoni esindajad tutvustasid end. Ombudsmani uurimisrühm selgitas, et kohtumise eesmärk oli koguda komisjonilt lisateavet, et teha kindlaks, mil määral on komisjon nõustunud ja kohaldanud ombudsmani kahte konkreetset soovitust [1] seoses eksperdirühmade koosolekute protokollide sisu ja eksperdirühmade arutelude konfidentsiaalsusega. Ombudsman leidis, et pärast seda, kui komisjon võttis vastu otsuse [2] eksperdirühmade suhtes uute horisontaalsete eeskirjade kehtestamise kohta, on möödunud piisavalt aega, et liikuda nüüd uurimise sellesse etappi.

Ombudsmani uurimisrühm andis ülevaate koosoleku suhtes kohaldatavast õigusraamistikust [3] ja teatas komisjonile, et ombudsman kavatseb kasutada koosoleku käigus saadud sisulist teavet oma uurimise järgmise etapi jaoks.

2. Arvamuste vahetus ja komisjoni esitatud teave

Kohtumiseks valmistudes palus ombudsman komisjonil esitada talle kümme näidet hiljuti vastu võetud eksperdirühmade protokollidest, mis komisjoni sõnul vastavad komisjoni eksperdirühmade otsuses sätestatud standarditele, ning kümme näidet eksperdirühmade protokollidest, milles komisjoni arvates on veel arenguruumi [4].

Ombudsmani uurimisrühm palus selgitusi mitme käesoleva protokolliga seotud punkti kohta, sealhulgas selle kohta, kas protokolli koostab komisjon või eksperdirühmad ise. Komisjoni esindajad märkisid, et enamikul juhtudel vastutab protokolli koostamise eest komisjon.

Ombudsman oli ka eelnevalt komisjonile [5] teatanud, et ta peab vajalikuks saada koosolekul vastused järgmistele küsimustele:

1. Milliseid konkreetseid meetmeid on komisjon võtnud, et parandada eksperdirühmade koosolekute järel koostatud protokollide sisukust ja täielikkust? Kas suunised on koostatud ja laiali jagatud? Kui jah, siis esitage koopiad, mis vaadatakse läbi koosoleku ajal, või võimaluse korral koos eespool nõutud materjaliga.
2. Kas komisjon võiks tuua välja võimalikud takistused, millega ta on eespool nimetatud ombudsmani soovituste rakendamisel kokku puutunud?
3. Milliseid täiendavaid meetmeid kavatseb komisjon võtta, et parandada eksperdirühmade koosolekute protokollide tähenduslikkust ja täielikkust tulevikus?
4. Milliseid edusamme on tehtud eksperdirühmade koosolekute päevakordade, taustdokumentide ja protokollide õigeaegsel avaldamisel? Milliseid meetmeid (kui üldse) on komisjon võtnud, et kiirendada eksperdirühma koosolekute päevakordade, taustdokumentide ja protokollide avaldamist?
5. Kui tihti ja millised eksperdirühmad on avaliku arutelu võimalust kasutanud?
6. Kui sageli ja millistes eksperdirühmades on liikmeid, kes hääletasid arvamuse, soovituse või aruande vastu (või hoidusid hääletamisest), kasutanud oma õigust esitada oma eriarvamused lisas?

Ombudsmani esimese küsimusega seoses oli komisjon saatnud ombudsmanile enne koosolekut [6] eksperdirühmade koosolekute protokollide vormi, mille peasekretariaat oli koostanud ja esitanud komisjoni peadirektoraatidele kasutamiseks alates 2016. aasta novembrist. Vorm sisaldab konkreetseid juhiseid selle kohta, kuidas koostada protokolle. Eelkõige palutakse peadirektoraatidel loetleda ükshaaval kõik eksperdirühmas arutatud punktid ja koostada protokoll viisil, mis võimaldab põhjalikult mõista päevakorras olevaid teemasid ja muid koosolekul arutatud teemasid, osalejate väljendatud seisukohti iga arutatud teema kohta ning võimalikke järeldusi või hääletust iga arutatud teema kohta. Vormis on ette nähtud ka see, et peadirektoraadid märgivad, kas koosolek oli avalik või mitte.

Ombudsmani teise küsimuse kohta märkisid komisjoni esindajad, et on olnud keeruline tagada teatavate uute kohustuste õigeaegne täitmine, mis on kehtestatud komisjoni otsusega, millega kehtestatakse komisjoni eksperdirühmade suhtes uued horisontaalsed eeskirjad. Üleminekuperiood lõppes 31. detsembril 2016. 2016. aasta teisel poolel eraldati märkimisväärne osa komisjoni olemasolevatest vahenditest selleks, et tagada huvide deklaratsioonide avaldamine komisjoni eksperdirühmade registris, liikmete kategoriseerimine vastavalt uuele klassifikatsioonile ning läbipaistvusregistri kohaldamisalasse kuuluvate eksperdirühmade liikmete tegelik registreerimine läbipaistvusregistris. Mis puudutab ombudsmani konkreetsete soovituste rakendamist, siis komisjoni esindajate nimetatud peamised probleemid seoses standardite parandamise ja eksperdirühmade sidususe tagamisega olid eksperdirühmade suur arv [7] ja seega ka toimuvate koosolekute suur arv ning rühmade koostatud protokollid .

Ombudsmani kolmanda küsimuse kohta märkisid komisjoni esindajad, et komisjon jälgib ka edaspidi, kuidas peadirektoraadid kasutavad protokollivormi ja järgivad protokolli koostamise suuniseid. Eelkõige edastab komisjon oma peadirektoraatidele koosolekute protokollide parimate tavade näited, paludes neil kasutada neid näiteid, et veelgi parandada oma eksperdirühmade koosolekute protokollide sisu. Komisjon jätkab ka oma peadirektoraatidele konkreetsetes küsimustes suuniste andmist ja oma töötajatele korrapäraste koolituskursuste pakkumist.

Ombudsmani neljanda küsimuse kohta selgitasid komisjoni esindajad, et eksperdirühmade koosolekudokumentide avaldamise ajastus sõltub peamiselt rühmadesisesest töökorraldusest, mis erineb vastavalt rühmade volitustele ja nende tehtavale konkreetsele tööle. Paljud rühmad võtavad koosoleku protokolli vastu alles järgmisel koosolekul, mistõttu asjaomase koosoleku kuupäeva ja selle protokolli avaldamise kuupäeva vahele jääb teatav ajavahemik. Mõnel rühmal on aga erinev töökorraldus ja nad võtavad veebiplatvormide kaudu vastu protokolle. Võttes arvesse eksperdirühmade tehtava töö eri liike ja nende erinevat töökorraldust, märkisid komisjoni esindajad, et standardimine, mida komisjon võib selles valdkonnas saavutada, on piiratud. Eelkõige ei ole komisjoni peasekretariaadil praktiliselt võimalik jälgida iga eksperdirühma koosoleku puhul, millal avaldatakse eksperdirühmade registris täpselt taustdokumendid või koosolekute protokollid [8]. 2017. aasta lõpuks loob komisjon aga oma eksperdirühmade registris uue osa, mis on pühendatud konkreetselt eksperdirühmade tööd käsitlevatele dokumentidele. Komisjon eeldab, et see uus jaotis, mis liigitab dokumendid liikide kaupa, suurendab dokumentide nähtavust ja motiveerib peadirektoraate dokumente õigeaegselt avaldama [9].

Vastuseks ombudsmani viiendale küsimusele viitasid komisjoni esindajad asjaolule, et komisjon oli lisanud oma koosoleku protokolli vormi konkreetse pealkirja „koosoleku laad“, milles märgitakse, kas konkreetne eksperdirühma koosolek toimus avalikult või mitte. Komisjoni eesmärk on seega panna oma peadirektoraadid ja eksperdirühmad ise arutlema selle üle, kas konkreetset koosolekut oleks võimalik sõltuvalt koosoleku teemast üldsusele avada. Otsus konkreetse koosoleku avalikustamise kohta tuleb tingimata teha enne koosolekut, et võimaldada asjakohast praktilist korraldust, nagu sobiva koosolekuruumi broneerimine või veebiülekande seadistamine. Üldiselt on komisjoni eesmärk selles valdkonnas suurendada avatust ja levitada koos oma peadirektoraatidega ideed korraldada vajaduse korral avaliku eksperdirühma koosolekuid. Komisjoni esindajad märkisid, et neile teadaolevalt on seni toimunud kolm eksperdirühma koosolekut avalikult veebiülekande kaudu. Üks teine eksperdirühm korraldas oma töö teemal avaliku seminari.[10] Ombudsmani uurimisrühmal oli hea meel teada saada, et mõned eksperdirühmad, olgu nende arv väike, olid kasutanud võimalust oma koosolekuid veebis [11] voogedastada.

Vastuseks ombudsmani kuuendale küsimusele märkisid komisjoni esindajad, et nende teada on liikmete eriarvamused siiani kantud kolme eksperdirühma kas otse asjaomasesse protokolli või protokolli lisasse.[12] Asjaolu, et eriarvamusi on harva ametlikult registreeritud, tuleneb asjaolust, et eksperdirühmad on traditsiooniliselt teinud oma tööd kollektiivselt, mis tähendab, et võimalikud lahknevad seisukohad lahendatakse sageli aja jooksul. Komisjonile jääb mulje, et eksperdirühmade eesmärk on saavutada konsensus oma töös, et anda oma arvamustele, soovitustele ja aruannetele suurem autoriteet.

Seoses uue nõudega, et läbipaistvusregistri kohaldamisalasse kuuluvad eksperdirühma liikmed peavad olema selles registris registreeritud, märkisid komisjoni esindajad, et kuue kuni üheksa kuu jooksul pärast seda, kui komisjon võttis vastu eksperdirühmade uued horisontaalsed eeskirjad, on läbipaistvusregistrisse tehtud kannete arv märkimisväärselt suurenenud.

Ombudsmani uurimisrühm tänas komisjoni esindajaid viljaka kohtumise eest.

Brüssel, 4. juuli 2017

Rosita Hickey strateegiliste uurimiste
juht

Nastasja Fuxa
üksuse õigusametnik (kohtuasjade menetleja)

[1] Ombudsmani soovitus on kättesaadav siin: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/63441/html.bookmark

[2] Komisjon võttis 30. mail 2016 vastu otsuse, millega kehtestatakse eksperdirühmade tegevust reguleerivad uued horisontaalsed eeskirjad. Otsusega nähakse teatavate uute eeskirjade rakendamiseks ette üleminekuperiood kuni 31. detsembrini 2016.

[3] Euroopa Ombudsmani rakendussätete artikli 4 lõiked 5 ja 8.

[4] Komisjon esitas nõutud dokumendid 31. mai 2017. aasta e-kirjaga.

[5] Ombudsmani koosoleku- ja dokumenditaotlus on kättesaadav siin: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/78385/html.bookmark

[6] 31. mai 2017. aasta e-kiri.

[7] Praegu on umbes 800 ekspertrühma.

[8] Komisjoni eksperdirühmade registriga saab tutvuda siin: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/

[9] Eksperdirühmade registrit käsitlev uus dokumentide osa seotakse ka uue delegeeritud õigusaktide registriga, mille loomine on komisjonis pooleli. Mõne eksperdirühma eriülesanne on anda nõu ja eksperditeadmisi komisjoni delegeeritud õigusaktide ettevalmistamisel.

[10] 8. ja 13. juuni 2017. aasta e-kirjades esitas komisjon ombudsmanile asjaomaste avaliku eksperdirühma koosolekute loetelu, sealhulgas lingid asjaomaste koosolekute protokollidele ja/või veebiülekannetele.

[11] Vt näiteks: https://webcast.ec.europa.eu/6th-meeting-of-the-structured-dialogue-with-european-structural-and-investment-funds-partners-group-of-experts; https://webcast.ec.europa.eu/inaugural-meeting-of-the-platform-on-ani-heaolu

[12] 8. ja 13. juuni 2017. aasta e-kirjades esitas komisjon ombudsmanile eksperdirühmades väljendatud asjaomaste eriarvamuste loetelu, sealhulgas lingid asjaomastele eriarvamustele.