Η Επιτροπή έλαβε παράταση της προθεσμίας απάντησης στο σχέδιο σύστασης της Διαμεσολαβήτριας στις ανωτέρω υποθέσεις («μεταπήδηση από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα») έως τις 31 Ιανουαρίου 2015.

Εκπονήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή [1]

Το φαινόμενο του προσωπικού που εγκαταλείπει τα θεσμικά όργανα της ΕΕ για να αναλάβει θέσεις στον ιδιωτικό τομέα ή του προσωπικού που προσλαμβάνεται στα θεσμικά όργανα από τον ιδιωτικό τομέα αναφέρεται συχνά ως το φαινόμενο της μεταπήδησης από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα. Το φαινόμενο αυτό προκαλεί αυξανόμενη ανησυχία στους πολίτες της ΕΕ, ιδίως λόγω του κινδύνου να προκύψουν συγκρούσεις συμφερόντων. Δεδομένου ότι η ανεξαρτησία και η αντικειμενικότητα της δημόσιας διοίκησης της ΕΕ είναι ζωτικής σημασίας για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης εκ μέρους των πολιτών, ο Διαμεσολαβητής δίνει μεγάλη προσοχή σε τυχόν ανησυχίες σχετικά με συγκρούσεις συμφερόντων.

Η έρευνα αυτή, η οποία προκλήθηκε από καταγγελίες ορισμένων ΜΚΟ, αποκάλυψε συστημική κακοδιοίκηση κατά την εφαρμογή ορισμένων πτυχών της προσέγγισης της Επιτροπής στο φαινόμενο της μεταπήδησης από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής διατυπώνει συγκεκριμένες συστάσεις προς την Επιτροπή με στόχο την εξάλειψη των ελλείψεων που εντοπίστηκαν. Ειδικότερα, η Επιτροπή χρειάζεται μια ολοκληρωμένη και δεόντως τεκμηριωμένη διαδικασία επανεξέτασης όταν το προσωπικό αποχωρεί για να εργαστεί εκτός της Επιτροπής. Σε πνεύμα εποικοδομητικού διαλόγου, παρέχει επίσης γενική καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα μπορούσαν να βελτιωθούν περαιτέρω οι διαδικασίες της Επιτροπής. Για παράδειγμα, η Διαμεσολαβήτρια προτείνει στην Επιτροπή να δημοσιεύει ηλεκτρονικά όλες τις σχετικές λεπτομέρειες των αποφάσεών της που επιτρέπουν στο ανώτερο προσωπικό να εργάζεται εκτός της Επιτροπής. Αυτή η πρόσθετη διαφάνεια της διαδικασίας επανεξέτασης της Επιτροπής σχετικά με τη μεταπήδηση από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα, τουλάχιστον όσον αφορά τους ανώτερους υπαλλήλους, θα δώσει στους πολίτες τη δυνατότητα να συμβάλουν στην επιβολή των κανόνων σύγκρουσης συμφερόντων από την Επιτροπή.

Ο Διαμεσολαβητής θα εντείνει την εποπτεία για να διασφαλίσει ότι οι διαδικασίες των θεσμικών οργάνων της ΕΕ σχετικά με τη μεταπήδηση από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα οδηγούν σε ορθές, αιτιολογημένες και τεκμηριωμένες αποφάσεις και ότι δημοσιοποιούνται οι σχετικές πληροφορίες που αφορούν αποφάσεις για ανώτερα στελέχη.

Το ιστορικό της έρευνας

1. Το 2012 και το 2013, το Corporate Europe Observatory, η Greenpeace EU Unit, το LobbyControl, το Spinwatch και οι Φίλοι της Γης υπέβαλαν καταγγελίες στον Διαμεσολαβητή σχετικά με το «φαινόμενο της μεταπήδησης από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα». Απαντώντας στις εν λόγω καταγγελίες, η Διαμεσολαβήτρια αποφάσισε να κινήσει έρευνα με σκοπό να αποσαφηνίσει, από συστημική άποψη, τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αντιμετωπίζει τις συγκρούσεις που ενδέχεται να προκύψουν όταν το προσωπικό αποχωρεί ή προσέρχεται στις υπηρεσίες της. Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή περιλαμβάνει ανάλυση του τρόπου με τον οποίο η Επιτροπή ερμηνεύει και εφαρμόζει τους σχετικούς κανόνες του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της ΕΕ [2] [3].

Η έρευνα

2. Στην παρούσα έρευνα [4], ο Διαμεσολαβητής επιδιώκει να εντοπίσει συστημικά προβλήματα και συστημικές λύσεις στα προβλήματα αυτά. Ως εκ τούτου, η έρευνά της δεν επικεντρώνεται στον χειρισμό από την Επιτροπή των μεμονωμένων υποθέσεων στις οποίες αναφέρονται οι καταγγέλλοντες.

3. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, και προκειμένου να αξιολογηθεί ο συστημικός χαρακτήρας του εικαζόμενου προβλήματος, οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή διενήργησαν διεξοδική επιθεώρηση των φακέλων της Επιτροπής. Ο έλεγχος κάλυψε τους φακέλους της Επιτροπής σχετικά με τις 11 μεμονωμένες περιπτώσεις που εντοπίστηκαν από τους καταγγέλλοντες στις καταγγελίες τους προς τον Διαμεσολαβητή.  Ο έλεγχος περιλάμβανε επίσης 27 φακέλους, τους οποίους επέλεξε η Επιτροπή, σχετικά με 27 άλλα μέλη του προσωπικού [5]. Με σκοπό την πληρέστερη επισκόπηση των πρακτικών της Επιτροπής, ελέγχθηκαν επίσης 16 φάκελοι που επέλεξαν οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή.

4. Στη συνέχεια, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να της υποβάλει γνώμη σχετικά με τους ισχυρισμούς και τις αιτιάσεις που προέβαλαν οι καταγγέλλοντες. Ζήτησε επίσης από την Επιτροπή να απαντήσει, στη γνώμη της, σε μια σειρά λεπτομερών ερωτήσεων που έθεσε [6].

5. Ο Διαμεσολαβητής διαβίβασε τη γνώμη της Επιτροπής [7] στους καταγγέλλοντες, οι οποίοι στη συνέχεια υπέβαλαν τις παρατηρήσεις τους [8] στον Διαμεσολαβητή.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή που οδήγησε σε σχέδιο σύστασης

Προκαταρκτικές παρατηρήσεις

6. Σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του ΟΟΣΑ για τη διαχείριση της σύγκρουσης συμφερόντων στη δημόσια υπηρεσία [9], ως «σύγκρουση συμφερόντων» νοείται η σύγκρουση μεταξύ του δημόσιου καθήκοντος και των ιδιωτικών συμφερόντων δημόσιου λειτουργού, στο πλαίσιο της οποίας ο δημόσιος λειτουργός έχει ιδιωτικά συμφέροντα τα οποία θα μπορούσαν να επηρεάσουν αθέμιτα την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων και αρμοδιοτήτων του.

7. Σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του ΟΟΣΑ, η διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων συνιστά στάθμιση, δεδομένου ότι μια υπερβολικά αυστηρή προσέγγιση όσον αφορά τον έλεγχο των συμφερόντων μπορεί να έρχεται σε σύγκρουση με άλλα δικαιώματα ή να είναι αντιπαραγωγική, αποτρέποντας έμπειρους και ικανούς ανθρώπους από την αναζήτηση δημόσιου αξιώματος. Σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του ΟΟΣΑ, ακολουθείται ισορροπημένη προσέγγιση με τον εντοπισμό των κινδύνων ακεραιότητας· απαγόρευση συγκεκριμένων απαράδεκτων μορφών ιδιωτικών συμφερόντων· ενημέρωση των δημόσιων λειτουργών σχετικά με τις συνθήκες υπό τις οποίες ενδέχεται να προκύψουν συγκρούσεις· και τη διασφάλιση αποτελεσματικών διαδικασιών για τον εντοπισμό, την κοινοποίηση, τη διαχείριση και την προώθηση της κατάλληλης επίλυσης καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων.

Οι βασικοί κανόνες σε επίπεδο ΕΕ

8. Ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης που εφαρμόζεται στο προσωπικό των θεσμικών οργάνων της ΕΕ υποχρεώνει τους υπαλλήλους [10] να εκτελούν τα καθήκοντά τους και να συμπεριφέρονται με αποκλειστικό γνώμονα τα συμφέροντα της Ένωσης [11]. Οι υπάλληλοι δεν πρέπει, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, να ασχολούνται με θέματα στα οποία έχουν, άμεσα ή έμμεσα, προσωπικό συμφέρον που θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο την ανεξαρτησία τους [12].

9. Πριν από την πρόσληψη υπαλλήλου, το θεσμικό όργανο της ΕΕ πρέπει να εξετάσει κατά πόσον ο υποψήφιος έχει προσωπικά συμφέροντα που θα μπορούσαν να θίξουν την ανεξαρτησία του υπαλλήλου [13].

10. Οι υπάλληλοι, ακόμη και αφού παύσουν να εργάζονται για το θεσμικό όργανο, δεσμεύονται από την υποχρέωση να συμπεριφέρονται με ακεραιότητα και διακριτικότητα όσον αφορά την αποδοχή ορισμένων θέσεων ή παροχών.[14] Οι υπάλληλοι που προτίθενται να αποδεχθούν μια θέση εντός δύο ετών από την αποχώρησή τους από την υπηρεσία ενημερώνουν το θεσμικό τους όργανο.[15] Εάν η θέση αυτή σχετίζεται με την εργασία που πραγματοποίησε ο υπάλληλος κατά τη διάρκεια των τριών τελευταίων ετών που εργάστηκε για το θεσμικό όργανο της ΕΕ, το θεσμικό όργανο έχει το δικαίωμα να απαγορεύσει στον υπάλληλο να αναλάβει τη θέση, εάν το θεσμικό όργανο θεωρεί ότι αυτό θα οδηγούσε σε σύγκρουση συμφερόντων. Μπορεί επίσης να επιτρέψει στον υπάλληλο να αναλάβει τη θέση, υπό την προϋπόθεση ότι ο υπάλληλος πληροί τους όρους που αποσκοπούν στην εξάλειψη κάθε σύγκρουσης συμφερόντων [16].

11. Ένα θεσμικό όργανο της ΕΕ πρέπει επίσης, καταρχήν, να απαγορεύει στους πρώην ανώτερους υπαλλήλους του, κατά τη διάρκεια των 12 μηνών μετά την αποχώρησή τους από το θεσμικό όργανο, να ασκούν πιέσεις στο προσωπικό του θεσμικού οργάνου ή να εκπροσωπούν με άλλον τρόπο τα συμφέροντα των πελατών στο προσωπικό του θεσμικού οργάνου, για θέματα για τα οποία οι πρώην ανώτεροι υπάλληλοι ήταν υπεύθυνοι κατά την τελευταία τριετία που εργάζονταν για το θεσμικό όργανο [17].  

12. Η ανωτέρω περιγραφή αφορά το προσωπικό που συνταξιοδοτείται ή παραιτείται και στη συνέχεια αναλαμβάνει θέσεις εκτός των θεσμικών οργάνων της ΕΕ. Παρόμοια ζητήματα ενδέχεται να ανακύψουν όταν οι υπάλληλοι λαμβάνουν άδεια για προσωπικούς λόγους.  Οι υπάλληλοι μπορούν να λάβουν άδεια για προσωπικούς λόγους για διάστημα έως 12 ετών κατά τη διάρκεια της παραμονής τους σε θεσμικό όργανο της ΕΕ. Οι περισσότερες άδειες για προσωπικούς λόγους χορηγούνται για οικογενειακούς και άλλους προσωπικούς λόγους. Ωστόσο, ορισμένα μέλη του προσωπικού χρησιμοποιούν τη δυνατότητα να ζητήσουν άδεια για προσωπικούς λόγους για να αναλάβουν άλλη απασχόληση. Το εν λόγω προσωπικό πρέπει να ζητήσει άδεια εάν αποφασίσει να εργαστεί κατά τη διάρκεια της άδειάς του [18]. Τα θεσμικά όργανα της ΕΕ μπορούν να απορρίψουν τέτοια αιτήματα ή να επιβάλουν κατάλληλους όρους, εάν η θέση εργασίας προκαλεί σύγκρουση συμφερόντων ή εάν είναι άλλως επιζήμια για τα συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης [19]. Αυτό θα συνέβαινε όταν η θέση εργασίας περιλαμβάνει την άσκηση πίεσης ή επιρροής από ομάδες συμφερόντων προς το θεσμικό όργανο του υπαλλήλου [20], ή εάν αφορά τομέα πολιτικής στον οποίο ο υπάλληλος εργαζόταν κατά τη διάρκεια των τριών ετών που προηγούνται αμέσως της άδειας για προσωπικούς λόγους.[21] Μετά την επανένταξη μετά την άδεια για προσωπικούς λόγους, το θεσμικό όργανο της ΕΕ πρέπει να εξετάζει κατά πόσον, ως συνέπεια των δραστηριοτήτων που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της άδειας ή με άλλο τρόπο, ο υπάλληλος έχει προσωπικό συμφέρον που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την ανεξαρτησία του ή να αποτελέσει με άλλον τρόπο σύγκρουση συμφερόντων [22].

Αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή [23]

Η ανάγκη αντιμετώπισης της συστημικής κακοδιοίκησης

13. Βάσει των ελέγχων των φακέλων της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι υπάρχουν ορισμένες ελλείψεις στην εφαρμογή των διαδικασιών από την Επιτροπή, κυρίως όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο επεξηγούνται και τεκμηριώνονται οι αποφάσεις. Η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν έχει απαντήσει επαρκώς σε όλες τις ερωτήσεις που έθεσε στην επιστολή της προς την Επιτροπή ζητώντας γνωμοδότηση. Δεδομένου ότι οι ερωτήσεις αυτές αφορούσαν ελλείψεις που εντόπισε ο Διαμεσολαβητής κατά την επιθεώρηση των φακέλων της Επιτροπής, το γεγονός ότι οι ερωτήσεις δεν αντιμετωπίστηκαν επαρκώς οδηγεί τον Διαμεσολαβητή στο συμπέρασμα ότι υπάρχει περίπτωση συστημικής κακοδιοίκησης. Η Διαμεσολαβήτρια θα αντιμετωπίσει αυτή τη συστημική κακοδιοίκηση υποβάλλοντας σχέδιο σύστασης στην Επιτροπή. Το λεπτομερές σκεπτικό για τα ανωτέρω συμπεράσματα θα σκιαγραφηθεί περαιτέρω κατωτέρω.

14. Η Επιτροπή απάντησε θετικά σε ορισμένες από τις ερωτήσεις του Διαμεσολαβητή. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής είναι ικανοποιημένος από το γεγονός ότι η Επιτροπή έχει επιφέρει ή πρόκειται να επιφέρει βελτιώσεις σε ορισμένες πτυχές των διαδικασιών της. Ο Διαμεσολαβητής συγχαίρει την Επιτροπή για τις προσπάθειες αυτές. Ωστόσο, η Διαμεσολαβήτρια, σε πνεύμα εποικοδομητικού διαλόγου, θα παράσχει περαιτέρω καθοδήγηση στην Επιτροπή σχετικά με το θέμα αυτό, με στόχο να βοηθήσει την Επιτροπή όχι μόνο να χειρίζεται σωστά μεμονωμένες υποθέσεις, αλλά και να παρέχει στους πολίτες τη δυνατότητα να διαβεβαιώνονται ότι η Επιτροπή εφαρμόζει ορθά τους κανόνες.

Σχετικοί κανόνες και διαδικασίες

15. Ο Διαμεσολαβητής εκφράζει την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης της ΕΕ παρέχει ισχυρή νομική βάση για τη διαχείριση ζητημάτων σύγκρουσης συμφερόντων εντός των θεσμικών οργάνων της ΕΕ. Εντοπίζουν κινδύνους και παρέχουν προστασία από ορισμένες συμπεριφορές και καταστάσεις. Καθορίζουν τις διαδικασίες για τον εντοπισμό, τη γνωστοποίηση, τη διαχείριση και την έγκριση της κατάλληλης επίλυσης καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων. Η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώνει επίσης, βάσει των πληροφοριών που έλαβε κατά τη διάρκεια της έρευνάς της, ότι η Επιτροπή έχει θεσπίσει ενεργά πολλές χρήσιμες διαδικασίες και δομές για την εφαρμογή των εν λόγω κανόνων. Κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, η πρόκληση έγκειται στη βελτιστοποίηση των εν λόγω διαδικασιών και δομών με σκοπό τη διασφάλιση της πλήρους εφαρμογής των κανόνων σε όλες τις περιπτώσεις.

16. Η βελτιστοποίηση αυτή περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι όλες οι αποφάσεις είναι ορθές, καλά αιτιολογημένες και καλά τεκμηριωμένες. Η διαδικασία λήψης αποφάσεων πρέπει να είναι διαφανής. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την επιβολή μέτρων τα οποία, όσον αφορά την αντιμετώπιση πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων, είναι κατάλληλα για τον επιδιωκόμενο σκοπό.

Ενημέρωση του προσωπικού

17. Αφού εξέτασε προσεκτικά τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή επικοινωνεί με το προσωπικό της, η Διαμεσολαβήτρια είναι πεπεισμένη ότι η Επιτροπή έχει εντείνει σημαντικά τις προσπάθειές της για την παροχή πληροφοριών και κατάρτισης στο προσωπικό σχετικά με τον τρόπο αποφυγής συγκρούσεων συμφερόντων. Είναι σημαντικό ότι επιδίωξε επίσης να αυξήσει την ευαισθητοποίηση του προσωπικού σχετικά με το ζήτημα των συγκρούσεων συμφερόντων. Η Διαμεσολαβήτρια συγχαίρει την Επιτροπή για τη λήψη αυτών των μέτρων και την ενθαρρύνει να συνεχίσει τις προσπάθειές της.

Εφαρμογή των κανόνων και διαδικασιών

Αιτιολογημένες αποφάσεις

18. Η Επιτροπή έχει αναγνωρίσει τη σημασία μιας συστηματικής και συνεκτικής προσέγγισης για την αντιμετώπιση των αιτημάτων του προσωπικού να εργαστεί εκτός της Επιτροπής και για την αντιμετώπιση της πρόσληψης προσωπικού, πολλοί από τους οποίους θα έχουν εργαστεί προηγουμένως σε τομείς που συνδέονται με το έργο της Επιτροπής. Κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, ο στόχος της αποφυγής συγκρούσεων συμφερόντων μπορεί να επιτευχθεί μόνο με τη διενέργεια εμπεριστατωμένης και τεκμηριωμένης ανάλυσης κάθε μεμονωμένης περίπτωσης. Όσον αφορά το προσωπικό που αποχωρεί από την Επιτροπή, η ανάλυση της Επιτροπής θα πρέπει να περιλαμβάνει i) σαφή και πλήρη περιγραφή του έργου που επιτέλεσε ο υπάλληλος κατά τη διάρκεια των τριών τελευταίων ετών υπηρεσίας· ii) σαφή και πλήρη περιγραφή της νέας επαγγελματικής δραστηριότητας του υπαλλήλου· iii) επαρκώς λεπτομερή ανάλυση του κατά πόσον η εργασία που εκτελείται ως υπάλληλος και η νέα δραστηριότητα σχετίζονται· iv) εάν συνδέονται, η Επιτροπή θα πρέπει να περιγράφει, με τις δέουσες λεπτομέρειες, ποια είναι τα νόμιμα συμφέροντα της Επιτροπής στον σχετικό τομέα και να αναλύει κατά πόσον η νέα δραστηριότητα θα ερχόταν σε σύγκρουση με τα συμφέροντα αυτά. Εάν εντοπιστούν αντικρουόμενα συμφέροντα, η Επιτροπή θα πρέπει να περιγράψει και να αναλύσει το κατάλληλο διορθωτικό μέτρο. Το ένδικο βοήθημα μπορεί να συνίσταται στην πλήρη άρνηση να επιτραπεί στον υπάλληλο να ασκήσει την εξωτερική δραστηριότητα. Εναλλακτικά, η Επιτροπή μπορεί να εγκρίνει το αίτημα ανάληψης της εξωτερικής δραστηριότητας, υπό την προϋπόθεση ότι ο υπάλληλος πληροί ορισμένες προϋποθέσεις. Με βάση την εξέταση ορισμένων φακέλων της Επιτροπής, η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώνει ότι η ανάλυση μεμονωμένων υποθέσεων από την Επιτροπή δεν αντιμετωπίζει πάντοτε πλήρως όλα τα ζητήματα που αναφέρονται ανωτέρω.

19. Εάν η αίτηση για να επιτραπεί η ανάληψη εργασίας υποβάλλεται από υπάλληλο που εργαζόταν σε ΓΔ με ειδικό κώδικα δεοντολογίας και ακεραιότητας της ΓΔ (βλ. κατωτέρω και τις οδηγίες στο στοιχείο η) κατωτέρω), η απόφαση σχετικά με την αίτηση θα πρέπει να αναφέρει αν ο εν λόγω κώδικας καθορίζει λεπτομερέστερους και σχετικούς κανόνες και να αναλύει την αίτηση με βάση και αυτούς τους κανόνες.

20. Ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε, βάσει εξέτασης ορισμένων φακέλων του, ότι η Επιτροπή εκθέτει συνήθως εκτενή αιτιολογία σε απόφαση με την οποία απορρίπτει αίτηση ανάληψης εξωτερικής δραστηριότητας και σε αποφάσεις με τις οποίες εγκρίνει τέτοιες αιτήσεις υπό όρους. Τούτο δεν προκαλεί έκπληξη, δεδομένου ότι υφίσταται γενική νομική υποχρέωση αιτιολογήσεως κάθε βλαπτικής αποφάσεως (ήτοι του οικείου υπαλλήλου) . Ωστόσο, από την άποψη του ευρέος κοινού, είναι εξίσου σημαντικό, αν όχι σημαντικότερο, να εκθέτει η Επιτροπή με σαφήνεια και πληρότητα τους λόγους των θετικών αποφάσεων, δηλαδή τις αποφάσεις που επιτρέπουν, χωρίς καμία προϋπόθεση, σε υπάλληλο να αναλάβει θέση εκτός του θεσμικού οργάνου.  Μολονότι η Επιτροπή ορθώς δηλώνει ότι δεν έχει νομική υποχρέωση να αιτιολογεί τέτοιες θετικές αποφάσεις, είναι σαφώς ορθή διοικητική πρακτική και προς το συμφέρον όλων των πολιτών οι αποφάσεις αυτές να είναι πλήρως και καλά αιτιολογημένες. Κάτι τέτοιο είναι επίσης προς το συμφέρον της Επιτροπής. Εάν οι αποφάσεις αυτές δεν είναι πλήρως και επαρκώς αιτιολογημένες, η Επιτροπή θα χάσει την εμπιστοσύνη των πολιτών της ΕΕ, πολλοί από τους οποίους βλέπουν τους προφανείς κινδύνους που δημιουργεί το φαινόμενο της μεταπήδησης από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα. Επιπλέον, με τη λήψη τέτοιων μέτρων, η Επιτροπή μπορεί να συμβάλει στην άρση τυχόν αμφιβολιών που ανακύπτουν στην περίπτωση μεμονωμένων υπαλλήλων. Η Διαμεσολαβήτρια επιθυμεί να υπογραμμίσει, εν προκειμένω, ότι η ανάλυσή της σχετικά με τους φακέλους της Επιτροπής την οδήγησε στο ακραίο συμπέρασμα ότι, στη συντριπτική πλειονότητα των υποθέσεων που εξετάστηκαν, δεν ήταν προφανείς συγκρούσεις συμφερόντων.

21. Προκειμένου να διορθωθεί αυτή η ανεπάρκεια, η Διαμεσολαβήτρια συνιστά (βλ. σημείο α) της σύστασης κατωτέρω) κάθε στάδιο της ανάλυσης της Επιτροπής, σε κάθε περίπτωση, να περιγράφεται λεπτομερώς στους φακέλους της Επιτροπής. Οι θετικές αποφάσεις, δηλαδή οι αποφάσεις έγκρισης της νέας επαγγελματικής δραστηριότητας, θα πρέπει να αιτιολογούνται εξίσου με τις αποφάσεις απόρριψης της έγκρισης.

22. Η σημασία μιας συστηματικής και συνεκτικής προσέγγισης για την αντιμετώπιση των αιτημάτων του προσωπικού να εργάζεται εκτός της Επιτροπής και για τη λήψη ορθών, καλά αιτιολογημένων και διαφανών αποφάσεων ισχύει επίσης για την απόφαση σχετικά με το αν ένας συμβασιούχος υπάλληλος που αποχωρεί από την Επιτροπή είχε πρόσβαση σε «ευαίσθητες πληροφορίες» που τον υποχρεώνουν να ενημερώνει την Επιτροπή κατά την έναρξη νέας θέσης εργασίας [24]. 

Απαιτούνται επαρκείς πληροφορίες ή διευκρινίσεις;

23. Ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε, βάσει εξέτασης των φακέλων του, ότι η Επιτροπή κανονικά δεν καταγράφει ορθά, στους φακέλους του, ότι ο ενδιαφερόμενος υπάλληλος του έχει παράσχει επαρκείς πληροφορίες ώστε να είναι σε θέση να διενεργήσει την ανάλυσή του. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί, προκειμένου να διορθώσει την ανεπάρκεια αυτή (βλ. στοιχείο β) της σύστασης κατωτέρω), ότι η Επιτροπή θα πρέπει να αναφέρει ρητά, στον φάκελο, ότι οι πληροφορίες που παρέχονται από τον αιτούντα σχετικά με τη θέση του εκτός της Επιτροπής είναι επαρκείς ώστε να της επιτρέψουν να διενεργήσει διεξοδική ανάλυση της υπόθεσης. Ο Διαμεσολαβητής είναι της άποψης ότι η ανάγκη, που επιβάλλεται στην υπηρεσία που αναλύει τον φάκελο, να προβεί σε μια τέτοια ρητή δήλωση, οδηγεί σε μια κατάσταση όπου η υπηρεσία μπορεί να εξετάσει πιο προσεκτικά το ζήτημα. Εάν η ανάλυση οδηγήσει στο συμπέρασμα ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες δεν είναι επαρκείς, η Επιτροπή θα πρέπει να ζητήσει από τον αιτούντα να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες .

Αυτοεπιβαλλόμενες δεσμεύσεις 

24. Με βάση την εξέταση των φακέλων της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε ότι τα μέλη του προσωπικού ορισμένες φορές αναλαμβάνουν εθελοντικά δεσμεύσεις, στην αίτησή τους προς την Επιτροπή, να τους επιτραπεί να αναλάβουν νέα θέση εργασίας. Τέτοιες δεσμεύσεις θα μπορούσαν, για παράδειγμα, να αφορούν τη συμφωνία να μην πραγματοποιηθούν εργασίες σε έργα στα οποία ο υπάλληλος εργάστηκε ενόσω βρισκόταν στην Επιτροπή (μία περίπτωση αφορούσε υπάλληλο που δεσμεύτηκε να μην συμμετάσχει σε χρηματοδοτούμενο από την Επιτροπή έργο ΜΚΟ στο οποίο ο εν λόγω υπάλληλος είχε εργαστεί προηγουμένως). Αυτή η έντιμη και προορατική συνεργασία από τους αξιωματούχους είναι αξιέπαινη.

25. Όπως προτείνεται στην επιστολή του Διαμεσολαβητή προς την Επιτροπή με την οποία ζητείται γνωμοδότηση, η απόφαση με την οποία επιτρέπεται σε πρώην υπάλληλο να αναλάβει νέα θέση εργασίας θα πρέπει να περιλαμβάνει ειδική αναφορά σε τυχόν αυτοεπιβαλλόμενες δεσμεύσεις και στις ανάγκες που αντιμετωπίζονται από αυτές. Για παράδειγμα, η απόφαση θα πρέπει να αναφέρει ρητά ότι ο υπάλληλος ανέλαβε εθελοντικά τη δέσμευση να μην εργαστεί σε έργα στα οποία συμμετείχε κατά τη διάρκεια της εργασίας του στο θεσμικό όργανο.

26. Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει με ικανοποίηση ότι η Επιτροπή συμφώνησε με την πρόταση αυτή. Προκειμένου να παράσχει καθοδήγηση στην Επιτροπή για την περαιτέρω βελτίωση των διαδικασιών της (βλ. σημείο ιστ) της σύστασης κατωτέρω), η Διαμεσολαβήτρια θα ζητήσει από την Επιτροπή να διασφαλίσει ότι θα λάβει μέτρα για την εφαρμογή της συμφωνίας της.

Προθεσμία για την επιβολή όρων

27. Ο Κανονισμός Υπηρεσιακής Κατάστασης απαιτεί από τους υπαλλήλους να ενημερώνουν το θεσμικό τους όργανο για τις θέσεις εργασίας που επιθυμούν να αναλάβουν εντός δύο ετών από την αποχώρησή τους από το θεσμικό όργανο. Ωστόσο, ο περιορισμός της υποχρέωσης των πρώην υπαλλήλων να ενημερώνουν το θεσμικό τους όργανο σχετικά με τις εργασιακές δραστηριότητες δεν συνεπάγεται ότι οι πρώην υπάλληλοι μπορούν να αγνοήσουν τους κανόνες σχετικά με τις συγκρούσεις συμφερόντων μετά τη λήξη της εν λόγω διετούς περιόδου. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι οι υπάλληλοι υποχρεούνται να συμπεριφέρονται πάντα με ακεραιότητα και διακριτικότητα όσον αφορά την αποδοχή ορισμένων διορισμών ή παροχών.[25] Αυτή η γενική υποχρέωση δεν είναι χρονικά περιορισμένη και θα πρέπει να εφαρμόζεται εφόσον η δραστηριότητα συνδέεται στενά με το έργο που επιτελεί ο πρώην υπάλληλος κατά τη διάρκεια της θητείας του στην Επιτροπή. Προκειμένου να διασφαλιστεί η εκπλήρωση αυτής της υποχρέωσης, ο Διαμεσολαβητής θα διατυπώσει σύσταση (βλ. στοιχείο στ) της σύστασης κατωτέρω).

Τεκμηρίωση των βημάτων που ακολουθήθηκαν

28. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει, από την εξέταση των φακέλων που ολοκληρώθηκαν πρόσφατα, σαφή βελτίωση των προσπαθειών της Επιτροπής να τεκμηριώνει τις αποφάσεις της. Η Γενική Διεύθυνση Ανθρώπινων Πόρων της Επιτροπής («ΓΔ Ανθρωπίνων Πόρων») συμβουλεύεται πλέον τακτικά τη ΓΔ στην οποία εργάστηκε ο αιτών κατά την τελευταία τριετία στην Επιτροπή. Επιπλέον, η ΓΔ HR διαβουλεύεται πλέον τακτικά με το ιδιαίτερο γραφείο του αρμόδιου Επιτρόπου στην περίπτωση υψηλόβαθμων αξιωματούχων. Η ΓΔ HR αποστέλλει επίσης τώρα, με βάση τις απόψεις που συγκεντρώθηκαν σχετικά με ένα δεδομένο αίτημα, σχέδιο απόφασης στη Γενική Γραμματεία και στη Νομική Υπηρεσία. Επιπλέον, η ΓΔ HR διαβιβάζει επίσης, με βάση τις περαιτέρω απόψεις που έλαβε, πρόταση στη μεικτή επιτροπή για την έκδοση γνώμης [26]. Επομένως, η Επιτροπή έχει τη δυνατότητα να λάβει απόφαση βάσει πληρέστερου φακέλου. Ο Διαμεσολαβητής έχει θετική άποψη για τις εξελίξεις αυτές.

29. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί, ωστόσο, ότι είναι υψίστης σημασίας όλες οι διαφωνίες ή επιφυλάξεις που διατυπώνονται σχετικά με τα διανεμόμενα σχέδια αποφάσεων ή προτάσεων να είναι επαρκώς αιτιολογημένες. Στη συνέχεια, η ΓΔ Ανθρωπίνων Πόρων θα πρέπει να προβεί σε προσεκτική ανάλυσή τους. Εάν η τελική άποψη της Επιτροπής είναι ότι δεν χρειάζεται να λάβει υπόψη τις εν λόγω διαφωνίες ή επιφυλάξεις, οι λεπτομερείς λόγοι για την αξιολόγηση αυτή θα πρέπει να σημειωθούν, να καταγραφούν και να αναλυθούν στον φάκελο [27]. Αυτό ισχύει ιδίως όταν οι διαφωνίες ή οι επιφυλάξεις προέρχονται από τη ΓΔ στην οποία εργαζόταν ο υπάλληλος. Το γεγονός ότι η Διαμεσολαβήτρια προβαίνει στην παρατήρηση αυτή αντικατοπτρίζει το γεγονός ότι δεν είναι πεπεισμένη, υπό το πρίσμα της λεπτομερούς εξέτασης των φακέλων της Επιτροπής, ότι τα μέτρα αυτά έχουν ληφθεί πάντοτε. Προκειμένου να διορθωθεί αυτή η έλλειψη, η Διαμεσολαβήτρια θα διατυπώσει σύσταση (βλ. στοιχείο γ) της σύστασης κατωτέρω).

Η σημασία της συνέπειας στις επιβαλλόμενες προϋποθέσεις

30. Ο Διαμεσολαβητής επικροτεί τη δέσμευση της Επιτροπής, όπως διατυπώνεται στη γνωμοδότησή της, να προωθήσει και να διασφαλίσει τη συνέπεια στην αντιμετώπιση παρόμοιων υποθέσεων όσον αφορά τους όρους που επιβάλλονται στους υπαλλήλους της που αναλαμβάνουν εργασία εκτός της Επιτροπής. Η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η ΓΔ Ανθρωπίνων Πόρων διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στον εντοπισμό ασυνεπειών στις συνθήκες που προτείνουν οι υπηρεσίες των οποίων ζητήθηκε η γνώμη. Η ΓΔ HR θα πρέπει να μεριμνήσει ώστε να ειδοποιούνται οι υπηρεσίες σχετικά με τις εν λόγω ασυνέπειες, ζητώντας διευκρινίσεις και, κατά περίπτωση, αναθεώρηση των όρων.

31. Ωστόσο, η εξέταση των φακέλων από τη Διαμεσολαβήτρια την οδήγησε στο συμπέρασμα ότι η συνέπεια αυτή δεν ήταν πάντα ο κανόνας. Προκειμένου να διορθωθεί αυτή η έλλειψη, η Διαμεσολαβήτρια θα διατυπώσει σύσταση (βλ. στοιχείο δ) της σύστασης κατωτέρω).

32. Ο Διαμεσολαβητής προτίθεται επίσης να δώσει συνέχεια στη δέσμευση αυτή μέσω της επιθεώρησης των φακέλων της Επιτροπής κατά την αξιολόγηση της εφαρμογής των νέων διατάξεων περί σύγκρουσης συμφερόντων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης (βλ. σημείο 44 κατωτέρω).

Κώδικες δεοντολογίας και ακεραιότητας

33. Κατά τη διάρκεια της εξέτασης των φακέλων της Επιτροπής, διαβιβάστηκε στον Διαμεσολαβητή αντίγραφο του κώδικα δεοντολογίας και ακεραιότητας της ΓΔ Ανταγωνισμού, ο οποίος ισχύει για το προσωπικό της. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ο κώδικας αυτός έχει πολλά χρήσιμα και κατάλληλα ειδικά χαρακτηριστικά που αντικατοπτρίζουν τα ειδικά και ευαίσθητα καθήκοντα της ΓΔ Ανταγωνισμού.

34. Απαντώντας στην ερώτηση της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με τους εν λόγω ειδικούς κώδικες ΓΔ, η Επιτροπή δήλωσε ότι οι διάφορες ΓΔ μπορούν, και μάλιστα θα πρέπει, ανάλογα με το ιδιαίτερο εργασιακό τους περιβάλλον και, κατά περίπτωση, να παρέχουν λεπτομερέστερη καθοδήγηση στο προσωπικό τους. Σύμφωνα με την Επιτροπή, ορισμένες ΓΔ διαθέτουν λεπτομερείς κώδικες δεοντολογίας και ακεραιότητας. Η Επιτροπή δηλώνει ότι όλοι οι ειδικοί κώδικες ή κατευθυντήριες γραμμές της ΓΔ Ανθρωπίνων Πόρων πρέπει να εγκρίνονται από τη ΓΔ Ανθρωπίνων Πόρων, τη Γενική Γραμματεία και τη Νομική Υπηρεσία πριν από την έγκρισή τους, προκειμένου να διασφαλίζεται η συνέπεια σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής.

35. Με σκοπό την παροχή καθοδήγησης στην Επιτροπή για περαιτέρω βελτίωση των διαδικασιών [βλ. στοιχεία ζ) και η) της σύστασης κατωτέρω], η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί σκόπιμο να προσδιορίσει η Επιτροπή τις ΓΔ που θα πρέπει να διαθέτουν ειδικούς τομεακούς κώδικες δεοντολογίας και ακεραιότητας και να διασφαλίσει την εφαρμογή των εν λόγω κωδίκων για τις εν λόγω ΓΔ.

Πληροφορίες από άλλες πηγές

36. Με βάση τους φακέλους που ελέγχθηκαν, η Διαμεσολαβήτρια αναγνωρίζει ότι η Επιτροπή ενεργεί πράγματι βάσει πληροφοριών που λαμβάνει από πηγές εκτός του θεσμικού οργάνου, όπως περιγράφεται στη γνώμη της.

37. Ο Διαμεσολαβητής συγχαίρει εν προκειμένω την Επιτροπή. Σημειώνει ότι, δεδομένης της κλίμακας της πρόκλησης, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ ενδέχεται να δυσκολευτούν να παρακολουθήσουν αποτελεσματικά την πλήρη συμμόρφωση με τους κανόνες περί σύγκρουσης συμφερόντων. Ως εκ τούτου, υπογραμμίζει ότι η επιβολή της νομοθεσίας, με τη βοήθεια της κοινωνίας των πολιτών και μέσω αυτής, διαδραματίζει σημαντικό ρόλο σε αυτόν τον τομέα.

38. Επιπλέον, αποδεικνύοντας ότι είναι πάντα ανοικτή στη λήψη πληροφοριών από εξωτερικές πηγές, η Επιτροπή οικοδομεί εμπιστοσύνη στη δέσμευσή της για πλήρη και αποτελεσματική εφαρμογή των κανόνων δεοντολογίας.

Ανεξαρτησία της αξιολόγησης

39. Η αξιολόγηση των αιτημάτων υπαλλήλου για αποδοχή προσφοράς εργασίας θα πρέπει πάντα να διενεργείται από πρόσωπα που δεν έχουν στενή σχέση με τον εν λόγω υπάλληλο. Όπως επισημαίνεται στην επιστολή με την οποία ζητείται η γνώμη της Επιτροπής επί του θέματος, ο Διαμεσολαβητής είναι της άποψης ότι το σύστημα αξιολόγησης περιπτώσεων πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων θα μπορούσε να επικριθεί σε υποθέσεις που αφορούν ανώτερα στελέχη (διευθυντές, γενικούς διευθυντές και μέλη των ιδιαίτερων γραφείων των Επιτρόπων στον βαθμό AD). Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η αξιολόγηση από την Επιτροπή των φακέλων που αφορούν το εν λόγω προσωπικό μπορεί να βασίζεται σε γνώμες ατόμων με τα οποία έχουν συνεργαστεί πολύ στενά. Επί του παρόντος, δεν φαίνεται να υπάρχει γενικευμένο σύστημα που να διασφαλίζει ότι η αξιολόγηση των αιτήσεων που υποβάλλονται από ανώτερους υπαλλήλους διενεργείται από υπηρεσίες που δεν συνδέονται με την οικεία ΓΔ ή το οικείο ιδιαίτερο γραφείο.

40. Η Επιτροπή αναφέρει ότι στην αξιολόγηση των αιτήσεων των ανώτερων υπαλλήλων συμμετέχουν όχι μόνο η οικεία ΓΔ, αλλά και μη συνδεδεμένες υπηρεσίες (ΓΔ HR, Γενική Γραμματεία και Νομική Υπηρεσία). Αναγνωρίζει, ωστόσο, την εγκυρότητα των ανησυχιών του Διαμεσολαβητή όσον αφορά τις απόψεις που εξέφρασε η ΓΔ στην οποία εργαζόταν ο ανώτερος υπάλληλος. Ως εκ τούτου, η ΓΔ HR ζητεί πλέον γραπτή επιβεβαίωση των απόψεων που εξέφρασε η εν λόγω ΓΔ από το ιδιαίτερο γραφείο του επιτρόπου που είναι αρμόδιο για την εν λόγω ΓΔ.

41. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί, ωστόσο, ότι η στενή σχέση μεταξύ του ανώτερου υπαλλήλου και του αρμόδιου Επιτρόπου μπορεί επίσης να οδηγήσει σε προβλήματα εν προκειμένω.

42. Ο Διαμεσολαβητής υποστηρίζει ότι θα πρέπει να λαμβάνεται η μέγιστη δυνατή μέριμνα ώστε να διασφαλίζεται ότι η αξιολόγηση όλων των αιτήσεων διενεργείται από πρόσωπα που δεν είχαν άμεσους επαγγελματικούς δεσμούς με τον αιτούντα. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει επίσης ότι, όσον αφορά τους ανώτερους υπαλλήλους, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί. Προκειμένου να διορθωθούν οι ελλείψεις που εντοπίστηκαν ανωτέρω, η Διαμεσολαβήτρια θα διατυπώσει σύσταση κατωτέρω (βλ. στοιχείο ε) της σύστασης κατωτέρω).

43. Ανεξάρτητα από τη σύστασή της, και δεδομένης της πιεστικής ανάγκης να καθησυχαστεί το κοινό ότι οι φάκελοι των ανώτερων υπαλλήλων αντιμετωπίζονται σωστά, η Διαμεσολαβήτρια θα αναλάβει, καθ’ όλη τη διάρκεια της θητείας της, πιο προορατικό ρόλο όσον αφορά τους φακέλους των ανώτερων υπαλλήλων. Όπως θα εξηγηθεί κατωτέρω, θα βρίσκεται σε διαρκή εγρήγορση όσον αφορά ζητήματα σύγκρουσης συμφερόντων στα οποία εμπλέκονται ανώτερα στελέχη του προσωπικού. Θα χρησιμοποιήσει τις εξουσίες της για να διασφαλίσει ότι τηρούνται οι κανόνες και ότι οι πολίτες μπορούν να είναι βέβαιοι ότι τα θεσμικά όργανα της ΕΕ ενεργούν μόνο προς το συμφέρον του κοινού καλού της ΕΕ.

Αλλαγές στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης

44. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η ανωτέρω ανάλυση σχετικά με τον τρόπο διασφάλισης της ορθότητας, της αιτιολόγησης και της τεκμηρίωσης των αποφάσεων θα πρέπει να χρησιμεύσει ως κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο αντιμετώπισης των νέων κανόνων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης σχετικά με την αξιολόγηση του εισερχόμενου προσωπικού (άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης). Ομοίως, η Επιτροπή θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τις ανωτέρω αρχές κατά την ανάλυση του κατά πόσον τηρείται η απαγόρευση αποχώρησης ανώτερων υπαλλήλων από την Επιτροπή από δραστηριότητες άσκησης πίεσης ή υπεράσπισης συμφερόντων έναντι της Επιτροπής για 12 μήνες (άρθρο 16 παράγραφος 3 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης). Ο Διαμεσολαβητής προτίθεται να διερευνήσει την εφαρμογή των εν λόγω διατάξεων κατά τη διάρκεια του 2015. Ο Διαμεσολαβητής θα παράσχει καθοδήγηση στην Επιτροπή σχετικά με τα σημεία αυτά (βλ. σημεία ιδ) και ιε) της σύστασης κατωτέρω).

Διαφάνεια – ο καλύτερος τρόπος για να προχωρήσουμε

45. Η διαφάνεια στον τομέα των συγκρούσεων συμφερόντων είναι ιδιαίτερα σημαντική προκειμένου να κερδηθεί η εμπιστοσύνη της κοινωνίας των πολιτών. Εάν το κοινό ενημερωθεί δεόντως σχετικά με τους κανόνες και τις διαδικασίες και τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται από την Επιτροπή, θα υπάρχουν πολύ λιγότερα περιθώρια αμφιβολίας και υποψίας σχετικά με πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων. Επιπλέον, η μεγαλύτερη διαφάνεια επιτρέπει στην κοινωνία των πολιτών να παρέχει πληροφορίες που χρειάζονται τα θεσμικά όργανα της ΕΕ για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους κανόνες.

46. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής ενθαρρύνει την Επιτροπή να βελτιώσει τον δικτυακό της τόπο για τη δεοντολογία και τη συμπεριφορά [28], προκειμένου να επεξηγεί καλύτερα τους κανόνες και τις διαδικασίες.

47. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι οι ειδικοί κώδικες ή κατευθυντήριες γραμμές της ΓΔ θα πρέπει να δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο της εν λόγω ΓΔ και στον δικτυακό τόπο για τη δεοντολογία και τη συμπεριφορά.

48. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί επίσης ότι η Επιτροπή δεν θα πρέπει να περιορίζεται στη δημοσίευση μόνο των πληροφοριών που απαιτούνται εκ του νόμου βάσει του νέου άρθρου 16 παράγραφος 4 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης [29]. Σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης και με σκοπό τη βελτίωση της εμπιστοσύνης των πολιτών στην ΕΕ και τη διασφάλιση της ορθής επιβολής με τη βοήθεια της κοινωνίας των πολιτών, θα πρέπει επίσης να δημοσιεύει πληροφορίες σχετικά με τις αποφάσεις που επιτρέπουν σε ανώτερους υπαλλήλους να εκτελούν εργασίες εκτός της Επιτροπής. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή θα πρέπει να δημοσιεύει στο διαδίκτυο, το συντομότερο δυνατόν μετά τη λήψη απόφασης για την εξουσιοδότηση ανώτερου υπαλλήλου να αποδεχθεί προσφορά εργασίας, i) το όνομα του οικείου ανώτερου υπαλλήλου, ii) λεπτομέρειες σχετικά με τα καθήκοντα που εκτελεί στην Επιτροπή, iii) λεπτομέρειες σχετικά με τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεί στη νέα θέση και iv) την αξιολόγηση και τα συμπεράσματα της Επιτροπής (συμπεριλαμβανομένων τυχόν όρων που επιβάλλονται) όσον αφορά την πιθανή κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων.

49. Ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι ο κανονισμός 45/2001 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά όργανα εμποδίζει τη δημοσίευση αυτή, δεδομένου ότι η στάθμιση των συμφερόντων –η ιδιωτική ζωή του ενδιαφερόμενου ανώτερου υπαλλήλου και το δημόσιο συμφέρον να γνωρίζει κανείς ότι οι ανώτεροι υπάλληλοι της Επιτροπής τηρούν την υποχρέωση να ενεργούν αποκλειστικά με γνώμονα τα συμφέροντα της Ένωσης– θα πρέπει, στις περισσότερες περιπτώσεις, να σταθμίζει υπέρ του δημόσιου συμφέροντος. Προκειμένου να τηρηθούν οι κανόνες αυτοί, αρκεί να ενημερωθούν όλοι οι αρμόδιοι ανώτεροι υπάλληλοι, το αργότερο κατά την υποβολή των υποψηφιοτήτων τους στην Επιτροπή, ενημερώνοντάς την για την πρόθεσή της να αναλάβει νέα θέση εργασίας ή άλλη δραστηριότητα, ότι θα δημοσιεύσει τις εν λόγω πληροφορίες. Ένα τέτοιο βήμα θα επιτρέψει στους εν λόγω υπαλλήλους να εκφράσουν τις απόψεις τους σχετικά με τον αντίκτυπο της εν λόγω δημοσίευσης στα έννομα συμφέροντά τους και στην Επιτροπή να λάβει υπόψη τις απόψεις αυτές κατά τη στάθμιση που απαιτείται βάσει του κανονισμού 45/2001.

50. Όσον αφορά την εν λόγω στάθμιση, η Διαμεσολαβήτρια υπογραμμίζει ότι η δημοσίευση των εν λόγω πληροφοριών όσον αφορά το ανώτερο προσωπικό θα δώσει στην κοινωνία των πολιτών τη δυνατότητα να ελέγχει την κατάσταση που αναφέρεται και να αναφέρει τυχόν παρατυπίες στην Επιτροπή και, κατά περίπτωση, στον Διαμεσολαβητή.

51. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι σε τουλάχιστον ένα κράτος μέλος, το Ηνωμένο Βασίλειο [30], οι διαδικασίες αυτές αποτελούν τον κανόνα. Η ΕΕ θα πρέπει να θέσει ως στόχο να αναλάβει ηγετικό ρόλο εν προκειμένω, αντί να υστερεί σε σχέση με τα επιμέρους κράτη μέλη.

52. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι μόνο σε εξαιρετικές και επιτακτικές περιστάσεις λόγοι προστασίας της ιδιωτικής ζωής θα εμπόδιζαν τη δημοσίευση αυτή. Η Διαμεσολαβήτρια καλεί την Επιτροπή να την ενημερώσει για κάθε τέτοια υπόθεση και η Διαμεσολαβήτρια θα ζητήσει από τις υπηρεσίες της να επιθεωρήσουν τον φάκελο. Αυτό θα επιτρέψει στον Διαμεσολαβητή να αξιολογήσει τον εύλογο χαρακτήρα της απόφασης που ελήφθη ώστε να επιτραπεί στο εν λόγω ανώτερο μέλος του προσωπικού να αποδεχθεί εξωτερική προσφορά εργασίας. Ιδίως όσον αφορά τους ανώτερους υπαλλήλους, και εάν καταστεί αναγκαία η διεξαγωγή επίσημης έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια δεν θα διστάσει να κάνει χρήση των πλήρων εξουσιών της, συμπεριλαμβανομένης της υποχρέωσης των υπαλλήλων να καταθέτουν ενώπιον του γραφείου της, σε περιπτώσεις αμφιβολίας ως προς την ορθή εφαρμογή των κανόνων περί σύγκρουσης συμφερόντων.

53. Βάσει των ανωτέρω, η Διαμεσολαβήτρια καλεί την Επιτροπή να λάβει τα αναγκαία μέτρα για την προετοιμασία της εν λόγω δημοσίευσης, σύμφωνα με τους κανόνες για την προστασία των δεδομένων. Ειδικότερα, θα πρέπει να ενημερώνει όλους τους αρμόδιους ανώτερους υπαλλήλους, το αργότερο κατά την υποβολή των αιτήσεών τους στην Επιτροπή, ενημερώνοντάς την για την πρόθεσή της να αναλάβει νέα θέση εργασίας ή άλλη δραστηριότητα, ότι θα δημοσιεύσει τις εν λόγω πληροφορίες.

54. Ο Διαμεσολαβητής θα παράσχει καθοδήγηση στην Επιτροπή σχετικά με τα ανωτέρω σημεία (βλ. σημεία i), ι), ια) και ιβ) και τη σύσταση κατωτέρω).

Κεντρικό μητρώο

55. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει την ανησυχία της Επιτροπής ότι ένα κεντρικό μητρώο των αιτήσεων του προσωπικού να εργαστεί μετά την αποχώρησή του από την υπηρεσία ή κατά τη διάρκεια άδειας για προσωπικούς λόγους, καθώς και των αξιολογήσεων σύγκρουσης συμφερόντων του εισερχόμενου προσωπικού, ενδέχεται να έχει επιπτώσεις στην προστασία των δεδομένων. Από την άλλη πλευρά, οι καταγγέλλοντες θεωρούν ότι είναι δύσκολο για το κοινό να παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τους κανόνες χωρίς πρόσβαση στα στατιστικά στοιχεία που παράγονται από ένα τέτοιο κεντρικό μητρώο. Ο Διαμεσολαβητής δεν πείθεται πλήρως από κανένα από τα δύο επιχειρήματα. Κατά την άποψη της Διαμεσολαβήτριας, ένα κεντρικό μητρώο διασφαλίζει ότι η Επιτροπή έχει σαφή εικόνα των ενεργειών των υπηρεσιών της στο πλαίσιο αυτό και, ως εκ τούτου, θα βοηθούσε την Επιτροπή να εφαρμόζει τους κανόνες περί σύγκρουσης συμφερόντων αποτελεσματικά και με συνέπεια [31].

56. Ωστόσο, ένα τέτοιο κεντρικό μητρώο δεν χρειάζεται να είναι δημόσιο μητρώο. Κάθε πληροφορία στο εν λόγω μητρώο θα πρέπει να δημοσιοποιείται μόνο σύμφωνα με τους κανόνες για την προστασία των δεδομένων. Συναφώς, εκτός από ορισμένες πληροφορίες που αφορούν τους ανώτερους υπαλλήλους (βλ. σκέψη 48 ανωτέρω), οι πληροφορίες του εν λόγω κεντρικού μητρώου δεν πρέπει να δημοσιοποιούνται χωρίς τη συγκατάθεση των οικείων υπαλλήλων.

57. Η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί, μέσω καθοδήγησης [βλ. στοιχείο ιγ) της σύστασης κατωτέρω], ότι ένα κεντρικό μητρώο θα βοηθούσε την Επιτροπή να διασφαλίσει τη δική της συνεπή εφαρμογή των κανόνων περί σύγκρουσης συμφερόντων. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής υποστηρίζει ότι η Επιτροπή θα πρέπει να δημιουργήσει ένα τέτοιο κεντρικό μητρώο.

Τελικές παρατηρήσεις

58. Στόχος των παρουσών συστάσεων είναι η εξάλειψη της συστημικής κακοδιοίκησης που εντοπίζεται στις διαδικασίες της Επιτροπής για την αντιμετώπιση πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων. Ο Διαμεσολαβητής δεσμεύεται, σε σχέση με όλα τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ, να παρακολουθεί προσεκτικά τον τομέα αυτό στο μέλλον, να εντοπίζει τυχόν ελλείψεις που ενδέχεται να προκύψουν στο μέλλον και να συνιστά όλες τις αναγκαίες βελτιώσεις εξ ονόματος των ενδιαφερόμενων πολιτών.

Το σχέδιο σύστασης

Βάσει της έρευνας αυτής, η Διαμεσολαβήτρια υποβάλλει στην Επιτροπή το ακόλουθο σχέδιο σύστασης [32]:

Η Επιτροπή θα πρέπει:

α) να αναλύει πλήρως κάθε επιμέρους αίτηση για εργασία εκτός της Επιτροπής και να εκθέτει την ανάλυση αυτή σε καλά αιτιολογημένες και τεκμηριωμένες αποφάσεις·

β) να καταγράψει δεόντως ότι έχει αναλύσει κατά πόσον οι πληροφορίες που παρέχονται από τον υπάλληλο σχετικά με την προτεινόμενη εξωτερική εργασία είναι επαρκώς λεπτομερείς ώστε να επιτρέπουν στην Επιτροπή να προβεί σε πλήρη ανάλυση της εν λόγω εξωτερικής εργασίας·

γ) να καταγράφει και να αναλύει δεόντως τις παρατηρήσεις που διατυπώνονται από άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής, ιδίως όταν η τελική θέση της Επιτροπής αποκλίνει από τις εν λόγω παρατηρήσεις·

δ) να λάβει όλα τα αναγκαία μέτρα για να διασφαλίσει ότι η Επιτροπή εφαρμόζει με συνέπεια τους κανόνες σχετικά με τις συγκρούσεις συμφερόντων σε ολόκληρη την Επιτροπή, μεταξύ άλλων ειδοποιώντας τις ΓΔ όποτε εντοπίζονται ασυνέπειες όσον αφορά την επιβολή όρων·

ε) Διασφάλιση ότι η αξιολόγηση των αιτήσεων πραγματοποιείται από υπαλλήλους που δεν είχαν καμία άμεση επαγγελματική σχέση με τον ενδιαφερόμενο υπάλληλο. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην απαίτηση αυτή όσον αφορά τους ανώτερους υπαλλήλους·

στ) Ενημερώστε το προσωπικό ότι παραμένει πάντα υποχρεωμένο να συμπεριφέρεται με ακεραιότητα και διακριτικότητα όσον αφορά την αποδοχή ορισμένων θέσεων ή παροχών, υπενθυμίστε του ότι η υποχρέωση αυτή δεν περιορίζεται χρονικά και λάβετε όλα τα δυνατά μέτρα έναντι οποιουδήποτε πρώην προσωπικού που αγνοεί την υποχρέωση αυτή αποδεχόμενος οποιαδήποτε προβληματική προσφορά εργασίας.

Κατευθυντήριες γραμμές για περαιτέρω βελτιώσεις

Η Διαμεσολαβήτρια προτείνει στην Επιτροπή:

ζ) προσδιορισμός των ΓΔ που θα πρέπει να διαθέτουν κώδικες δεοντολογίας και ακεραιότητας και διασφάλιση της εφαρμογής των εν λόγω κωδίκων·

η) Κατά περίπτωση, αναλύει επίσης τις αιτήσεις για εργασία εκτός της Επιτροπής με βάση τους ειδικούς κώδικες δεοντολογίας και ακεραιότητας της ΓΔ·

θ) Βελτίωση του δικτυακού τόπου της Επιτροπής για τη δεοντολογία και τη συμπεριφορά [33]·

ι) Δημοσίευση στο διαδίκτυο ειδικών κωδικών ή κατευθυντήριων γραμμών της ΓΔ·

ια) να δημοσιεύει στο διαδίκτυο, όσον αφορά τις αποφάσεις έγκρισης αιτήσεων ανώτερων υπαλλήλων για εργασία εκτός της Επιτροπής, i) το όνομα του οικείου ανώτερου υπαλλήλου, ii) λεπτομέρειες σχετικά με τα καθήκοντα που ασκεί στην Επιτροπή ο εν λόγω ανώτερος υπάλληλος, iii) λεπτομέρειες σχετικά με τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεί στο πλαίσιο των νέων δραστηριοτήτων και iv) τη λεπτομερή αξιολόγηση και τα συμπεράσματα της Επιτροπής (συμπεριλαμβανομένων τυχόν όρων) σχετικά με τυχόν σύγκρουση συμφερόντων·

ιβ) Ενημερώνει τον Διαμεσολαβητή για κάθε περίπτωση κατά την οποία εξαιρετικοί και επιτακτικοί λόγοι προστασίας της ιδιωτικής ζωής εμποδίζουν τη δημοσίευση που αναφέρεται στο στοιχείο ια) ανωτέρω. Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής θα επιθεωρήσει και θα αξιολογήσει τον φάκελο σχετικά με την απόφαση που ελήφθη για να επιτραπεί στον εν λόγω ανώτερο υπάλληλο να εργαστεί εκτός της Επιτροπής·

ιγ) Θέσπιση κεντρικού μητρώου αιτήσεων προσωπικού για εργασία εκτός της Επιτροπής και για αξιολογήσεις σύγκρουσης συμφερόντων του εισερχόμενου προσωπικού·

ιδ) να χρησιμοποιούν τις συστάσεις της Διαμεσολαβήτριας που ορίζονται στα στοιχεία α) έως στ) ως κατευθυντήριες γραμμές κατά την αξιολόγηση πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων των εισερχόμενων υπαλλήλων·

ιε) να χρησιμοποιήσει τις συστάσεις της Διαμεσολαβήτριας που παρατίθενται στα στοιχεία α) έως στ) ανωτέρω κατά την ανάλυση του κατά πόσον τηρείται η απαγόρευση αποχώρησης ανώτερων υπαλλήλων από την Επιτροπή από δραστηριότητες εκπροσώπησης συμφερόντων ή υπεράσπισης έναντι της Επιτροπής·

ιστ) Να λάβει τα αναγκαία μέτρα για να διασφαλίσει ότι όλες οι μελλοντικές υποθέσεις αντικατοπτρίζουν την πολιτική σύμφωνα με την οποία οι δεσμεύσεις που προσφέρονται από τους υπαλλήλους, με στόχο την εξάλειψη των συγκρούσεων συμφερόντων, αναφέρονται ρητά και αναλύονται στον φάκελο.

Η Επιτροπή και οι καταγγέλλοντες θα ενημερωθούν για το παρόν σχέδιο σύστασης και τις προτεινόμενες κατευθυντήριες γραμμές.  Σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή αποστέλλει εμπεριστατωμένη γνώμη έως τις 31 Δεκεμβρίου 2014. Η εμπεριστατωμένη γνώμη θα μπορούσε να συνίσταται στην αποδοχή του σχεδίου σύστασης και στην περιγραφή του τρόπου εφαρμογής του. Η Διαμεσολαβήτρια ζητεί επίσης από την Επιτροπή να εξετάσει τις προτάσεις της για περαιτέρω βελτιώσεις στο πλαίσιο της εμπεριστατωμένης γνώμης.

 

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Στρασβούργο, 22 Σεπτεμβρίου 2014