Het onderzoek van de Ombudsman naar de behandeling door de Commissie van een verzoek om sms-berichten tussen haar voorzitter en de CEO van een farmaceutisch bedrijf is een wake-up call voor alle EU-instellingen over het waarborgen van verantwoordingsplicht in een tijdperk van instant messaging.

Een jaar na het eerste verzoek van een journalist heeft de Commissie nog steeds niet verduidelijkt of er berichten bestaan die betrekking hebben op grote vaccinaankopen en of het publiek er recht op heeft deze te zien.

De Ombudsman had de Commissie in een constatering van wanbeheer in januari verzocht de tekstberichten grondiger te onderzoeken.

In het recente antwoord van de Commissie werd niet aangegeven of zij rechtstreeks en correct naar de tekstberichten had gekeken en zo niet, waarom niet.

Hoewel in het antwoord werd erkend dat werkgerelateerde sms-berichten EU-documenten kunnen zijn, herhaalde het dat het interne beleid van de Commissie er in feite niet in bestaat sms-berichten te registreren.

De Ombudsman heeft het onderzoek afgesloten en haar bevinding van wanbeheer bevestigd.

"Het antwoord van de Commissie op mijn bevindingen beantwoordde niet de fundamentele vraag of de tekstberichten in kwestie bestaan, noch verschafte het enige duidelijkheid over hoe de Commissie zou reageren op een specifiek verzoek om andere tekstberichten", aldus Emily O’Reilly.

“De behandeling van dit verzoek om toegang tot documenten wekt de betreurenswaardige indruk van een EU-instelling die zich niet uitspreekt over aangelegenheden van aanzienlijk openbaar belang.”

“De toegang van het publiek tot werkgerelateerde sms-berichten is een nieuw gebied voor de EU-administratie en moet inhoudelijk en te goeder trouw worden aangepakt. Dit onderzoek is een wake-up call voor alle EU-instellingen.”

"De recente onthullingen over lobbytactieken van een Amerikaanse multinational in Europa, met inbegrip van gelekte sms-berichten, tonen aan dat deze kwestie urgent is voor overheidsdiensten", aldus de Ombudsman.

Aanbevelingen voor het opnemen van werkgerelateerde sms-berichten

Los daarvan publiceert de Ombudsman vandaag, na het verzamelen van informatie over de regels en praktijken voor het opnemen van tekst- en chatberichten in de EU-administratie, praktische aanbevelingen voor de aanpak van deze kwestie.

In de aanbevelingen (zie de volledige lijst hier) staat het volgende:

• Werkgerelateerde tekst- en chatberichten moeten als EU-documenten worden erkend.
• Er moeten technologische oplossingen worden ingevoerd om dergelijke berichten gemakkelijk te kunnen registreren.
• Het personeel moet duidelijke richtsnoeren hebben over de wijze waarop dergelijke berichten moeten worden geregistreerd.
• Verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die betrekking kunnen hebben op sms-berichten, moeten zodanig worden behandeld dat rekening wordt gehouden met alle locaties waar dergelijke berichten kunnen worden opgeslagen.

Achtergrond

In april 2021 publiceerde de New York Times een artikel waarin zij meldde dat de voorzitter van de Commissie en de CEO van een farmaceutisch bedrijf teksten hadden uitgewisseld over de aankoop van COVID-19-vaccins. Dit heeft een journalist ertoe aangezet het publiek te verzoeken om toegang tot sms-berichten en andere documenten met betrekking tot de uitwisseling.  Klager wendde zich tot de Ombudsman nadat de Commissie geen tekstberichten had geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van zijn verzoek vielen.

Uit het onderzoek van de Ombudsman is gebleken dat de Commissie het kabinet van de voorzitter niet uitdrukkelijk heeft gevraagd naar tekstberichten te zoeken. In plaats daarvan heeft zij haar kabinet verzocht te zoeken naar documenten die voldoen aan de interne criteria van de Commissie voor het opnemen - sms-berichten worden niet geacht aan deze criteria te voldoen. De Ombudsman constateerde dat dit neerkwam op wanbeheer en vroeg haar om uitgebreider onderzoek te doen naar de sms-berichten.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarin het recht van het publiek op toegang tot EU-documenten is vastgelegd, wordt een document gedefinieerd als “alle inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een aangelegenheid die verband houdt met het beleid, de activiteiten en de besluiten die onder de verantwoordelijkheid van de instelling vallen”.