De Ombudsman heeft kritiek geuit op de wijze waarop de Commissie een verzoek om toegang van het publiek tot sms-berichten tussen haar voorzitter en de CEO van een farmaceutisch bedrijf heeft behandeld.

Ze heeft het nu gevraagd om uitgebreider te zoeken naar de relevante berichten.

Naar aanleiding van het verzoek van een journalist om toegang van het publiek zei de Commissie dat dergelijke berichten, die verband hielden met de aankoop van COVID-19-vaccins, niet waren geregistreerd. 

Uit het onderzoek van de Ombudsman is gebleken dat de Commissie het kabinet van de voorzitter niet uitdrukkelijk heeft gevraagd naar tekstberichten te zoeken.

In plaats daarvan heeft zij haar kabinet verzocht op zoek te gaan naar documenten die voldoen aan de interne criteria van de Commissie voor het opnemen - sms-berichten worden momenteel niet geacht aan deze criteria te voldoen.

 De Ombudsman stelde vast dat dit neerkwam op wanbeheer.

“De beperkte manier waarop dit verzoek om toegang van het publiek werd behandeld, betekende dat niet werd getracht na te gaan of er tekstberichten bestonden. Dit voldoet niet aan de redelijke verwachtingen van transparantie en administratieve normen in de Commissie", aldus Emily O’Reilly.

 “Niet alle tekstberichten hoeven te worden geregistreerd, maar tekstberichten vallen duidelijk onder de transparantiewetgeving van de EU en daarom moeten relevante tekstberichten worden geregistreerd. Het is niet geloofwaardig om het tegendeel te beweren.”

“Wat het recht van toegang van het publiek tot EU-documenten betreft, is de inhoud van het document van belang en niet het apparaat of de vorm. Als sms-berichten betrekking hebben op EU-beleid en -besluiten, moeten ze als EU-documenten worden behandeld. De EU-administratie moet haar documentregistratiepraktijken aanpassen aan deze realiteit.”

“Toegang tot EU-documenten is een grondrecht. Hoewel dit om vele redenen een complexe kwestie is, moeten de administratieve praktijken van de EU evolueren en groeien met de tijd waarin we leven en de moderne methoden die we gebruiken om te communiceren", aldus de Ombudsman.

De Ombudsman verzocht de Commissie het persoonlijk kantoor van de voorzitter van de Commissie te vragen opnieuw te zoeken naar de relevante sms-berichten. Als er sms-berichten worden geïdentificeerd, moet de Commissie vervolgens beoordelen of deze voldoen aan de criteria - in het kader van de EU-wetgeving inzake toegang tot documenten - om te worden vrijgegeven.

Achtergrond

In april 2021 publiceerde de New York Times een artikel waarin zij meldde dat de voorzitter van de Commissie en de CEO van een farmaceutisch bedrijf teksten hadden uitgewisseld over de aankoop van COVID-19-vaccins. Dit heeft een journalist ertoe aangezet het publiek te verzoeken om toegang tot sms-berichten en andere documenten met betrekking tot de uitwisseling.  De Commissie heeft vastgesteld dat drie documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen - een e-mail, een brief en een persbericht - die allemaal zijn vrijgegeven. Klager wendde zich tot de Ombudsman omdat de Commissie geen tekstberichten had geïdentificeerd.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarin het recht van het publiek op toegang tot EU-documenten is vastgelegd, wordt een document gedefinieerd als “elke inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, opgeslagen in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname) betreffende een aangelegenheid die verband houdt met het beleid, de activiteiten en de besluiten die onder de verantwoordelijkheid van de instelling vallen”.

De vraag of tekstberichten moeten worden geregistreerd, wordt behandeld in een afzonderlijk lopend strategisch initiatief over de wijze waarop de EU-instellingen tekst- en chatberichten registreren die door personeelsleden in hun professionele hoedanigheid worden verzonden/ontvangen.

 De details van de aanbeveling zijn hier te vinden.