Achtergrond

1. In april 2021 meldde de New York Times [1] dat de voorzitter van de Commissie en de CEO van een farmaceutisch bedrijf sms-berichten en oproepen hadden uitgewisseld in verband met de aankoop van COVID-19-vaccins.

2. EU-aanbestedingen zijn een sterk gereguleerd gebied van EU-activiteiten, waarbij vaak grote bedragen aan overheidsgeld betrokken zijn [2]. Over het algemeen is er een hoge mate van transparantie op dit gebied.

3. In mei 2021 heeft klager, een journalist, de Commissie verzocht om toegang van het publiek [3] tot de tekstberichten en andere documenten in verband met de uitwisselingen over de in dat artikel genoemde aanbesteding.

4. De Commissie heeft vastgesteld dat drie documenten onder het verzoek van klager vallen, waartoe zij ruime toegang heeft verleend. De Commissie heeft echter geen tekstberichten geïdentificeerd.

5. Klager verzocht de Commissie haar besluit te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen), waarbij hij betwijfelde of er geen sms-berichten waren geïdentificeerd.

6. In juli 2021 heeft de Commissie de klager geantwoord en herhaald dat zij geen aanvullende documenten in haar bezit heeft.

7. Ontevreden wendde klager zich tot de Ombudsman, die een onderzoek instelde naar de bezorgdheid van klager dat de Commissie had nagelaten de tekstberichten waartoe hij toegang wenste, te identificeren en openbaar te maken.

8. In de loop van het onderzoek had het onderzoeksteam van de Ombudsman een ontmoeting met vertegenwoordigers van de Commissie om nadere informatie over de zaak te verkrijgen. Een verslag van deze bijeenkomst [4] werd gedeeld met de klager, die vervolgens zijn opmerkingen heeft ingediend. Het onderzoeksteam van de Ombudsman onderzocht ook documenten waarin werd uiteengezet hoe de Commissie het verzoek om toegang van het publiek had behandeld.

9. Uit het onderzoek bleek dat de Commissie bij de behandeling van het verzoek om toegang van het publiek niet volledig had gezocht naar de gevraagde tekstberichten, maar haar zoekopdracht had beperkt tot geregistreerde tekstberichten. Uit het onderzoek is ook gebleken dat het beleid van de Commissie er de facto op gericht is geen sms-berichten te registreren. De wijze waarop de Commissie het verzoek heeft behandeld, was dus duidelijk ontoereikend. De Commissie is niet nagegaan of zij de sms-berichten daadwerkelijk had ontvangen. Ondanks het nieuwsbericht dat dergelijke berichten wel bestaan, heeft de Commissie haar zoektocht beperkt tot geregistreerde berichten, waarvan zij, gezien haar registratiebeleid, had moeten weten dat er geen sms-berichten zouden zijn.

10. Tegen deze achtergrond was de Ombudsman van oordeel dat er sprake was van wanbeheer in de wijze waarop de Commissie het verzoek had behandeld en deed hij een aanbeveling aan de Commissie om dat geval van wanbeheer te verhelpen [5].

Aanbeveling van de Ombudsman

11. De Ombudsman deed de Commissie de volgende aanbeveling [6]:

De Commissie moet het kabinet van de voorzitter verzoeken opnieuw te zoeken naar relevante sms-berichten, waarbij duidelijk moet worden gemaakt dat de zoekopdracht niet mag worden beperkt tot geregistreerde documenten of documenten die aan de registratiecriteria voldoen.

Indien de gerapporteerde tekstberichten bestaan en worden geïdentificeerd, moet de Commissie beoordelen of het publiek er overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 toegang toe kan krijgen.

12. In antwoord hierop heeft de Commissie de Ombudsman niet meegedeeld of zij de door haar aanbevolen huiszoeking had uitgevoerd. De Commissie aanvaardde dat sms-berichten documenten zijn in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001. De Commissie heeft echter verklaard dat zij bij de behandeling van het verzoek haar vaste praktijk heeft gevolgd, namelijk dat zij alleen naar geregistreerde documenten (d.w.z. documenten die aan haar registratiecriteria voldoen) zoekt.

13. In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie wees klager erop dat het nog steeds onduidelijk was of de tekstberichten in kwestie (nog) bestonden.

Beoordeling van de Ombudsman na de aanbeveling

14. De Commissie moet verzoeken om toegang van het publiek tot documenten behandelen in overeenstemming met de wet, d.w.z. Verordening 1049/2001, en de beginselen van behoorlijk bestuur. De Commissie moet zich inspannen om responsief, openhartig en burgervriendelijk te zijn.

15. Deze zaak gaat niet over de algemene vraag of sms-berichten moeten worden geregistreerd of niet. De kwestie van de registratie van tekst- en chatberichten door de EU-instellingen is het onderwerp van het strategisch initiatief van de Ombudsman, SI/4/2021 [7]. De Ombudsman wordt aangemoedigd dat de Commissie in haar antwoord op dit onderzoek heeft verklaard voornemens te zijn verdere richtsnoeren te verstrekken over moderne communicatiemiddelen zoals tekst- en chatberichten. De Ombudsman vertrouwt erop dat de Commissie zich zal baseren op de richtsnoeren voor goede praktijken die voortvloeien uit haar strategisch initiatief.

16. De vraag in deze zaak is hoe de Commissie het verzoek om toegang van het publiek tot documenten heeft behandeld.

17. Het lijdt geen twijfel dat sms-berichten (waarvan de inhoud betrekking heeft op het beleid, de activiteiten en de besluiten die onder de verantwoordelijkheid van de instelling vallen) in Verordening (EG) nr. 1049/2001 als EU-documenten worden beschouwd. De Ombudsman is ingenomen met het feit dat de Commissie dit nu heeft erkend in haar antwoord op haar aanbeveling [8].

18. Ondanks deze erkenning sluit de Commissie tekstberichten in de praktijk uit van het toepassingsgebied van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

19. Zoals de Ombudsman in haar aanbeveling heeft opgemerkt, is de vraag of tekstberichten worden geregistreerd in het documentbeheersysteem van de betrokken instelling juridisch niet relevant voor de definitie van een “document” in Verordening (EG) nr. 1049/2001.

20. In dit geval volgde uit een gerenommeerde krant dat de voorzitter van de Commissie tekstberichten had uitgewisseld over de aankoop van COVID-19-vaccins, “een kwestie die verband houdt met het beleid, de activiteiten en de besluiten die onder de verantwoordelijkheid van de instelling vallen”[9]. Deze sms-berichten moeten al geruime tijd door de Commissie worden bewaard [10].  

21. Desondanks heeft de Commissie een jaar na een aanbeveling van de Ombudsman nog steeds geen redenen aangevoerd die haar zouden beletten de tekstberichten volledig te doorzoeken.

22. Tegen deze achtergrond handhaaft de Ombudsman haar bevinding van wanbeheer.  

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

De Commissie had moeten zoeken naar de gevraagde documenten, met inbegrip van de niet-geregistreerde documenten. Het verzuim van de Commissie om dit te doen is wanbeheer.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 12 juli 2022

[1] Beschikbaar op: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html. In het artikel staat bijvoorbeeld:

"Een maand lang wisselde mevrouw Von der Leyen teksten en telefoontjes uit met (...) de algemeen directeur (...). En toen zij spraken, werden twee dingen duidelijk: „[de onderneming]” heeft mogelijk meer doses die zij het blok zou kunnen aanbieden — veel meer. En de Europese Unie zou blij zijn om ze te hebben. Die persoonlijke diplomatie heeft een grote rol gespeeld in een deal die deze week moet worden afgerond en waarin de Europese Unie 1,8 miljard doses zal opsluiten (...).”

[2] https://ted.europa.eu/TED/search/canReport.do

[3] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Het verzoek om toegang is gedaan via AskTheEU.org en is beschikbaar op: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_between_president_von_d.

[4] Het verslag van de vergadering is beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] Het onderhavige onderzoek had geen betrekking op het beleid van de Commissie ten aanzien van de vraag welke documenten, met inbegrip van sms-berichten, al dan niet moeten worden geregistreerd. Het onderzoek betreft de wijze waarop de Commissie is omgegaan met een verzoek om toegang tot documenten die zij gemakkelijk kan verifiëren of zij al dan niet in haar bezit is.

[6] De volledige tekst van de aanbeveling is beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678.

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[8] Eerder had de Commissie in een antwoord op een parlementaire vraag https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html anders verklaard.

[9] Zie artikel 3, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[10] Zie artikel 2, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.