Titel van de zaak: De weigering van de Europese Commissie om het publiek toegang te verlenen tot sms-berichten die zijn uitgewisseld tussen de voorzitter van de Commissie en de CEO van een farmaceutisch bedrijf over de aankoop van een COVID-19-vaccin

Datum: dinsdag, 05 oktober 2021

Vergadering op afstand (Webex)

Aanwezig

Europese Commissie (secretariaat-generaal)

Directeur (Transparantie, Efficiëntie & AMP; Resources)

Adjunct-eenheidshoofd (transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten)

Adjunct-eenheidshoofd (Gezondheid, Onderwijs en Cultuur)

Beleidsmedewerker - Teamleider Records Management en Archieven

Juridisch en beleidsmedewerker - Toegang tot documenten

Senior deskundige - Coördinator interinstitutionele betrekkingen - betrekkingen met de Europese Ombudsman

Europese Ombudsman (directoraat Onderzoeken)

mevrouw HICKEY Rosita, onderzoeksdirecteur

De heer DYRBERG Peter, onderzoeks- en procesdeskundige

mevrouw KING Jennifer, juridisch deskundige

mevrouw GEHRING Michaela, onderzoeksfunctionaris

mevrouw EHNERT Tanja, onderzoeksfunctionaris

Doel van de vergadering

Het doel van de bijeenkomst was dat het onderzoeksteam van de Ombudsman nadere informatie over de zaak zou verkrijgen, met name i) over het beleid van de Commissie inzake het bijhouden van tekstberichten (hierna ook gewoon “teksten” genoemd) en hoe dit beleid in de praktijk wordt uitgevoerd, en ii) of, en zo ja hoe en waar, de Commissie heeft gezocht naar mogelijke tekstberichten die onder het verzoek van klager vallen.

Inleiding en procedurele informatie

Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde zich voor, bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun ontmoeting en zette het doel van de bijeenkomst uiteen. Zij schetsten het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman zonder voorafgaande toestemming van de Commissie geen door de Commissie als vertrouwelijk aangemerkte informatie openbaar zou maken, noch aan de klager, noch aan enige andere persoon buiten het Bureau van de Ombudsman ^[1].

Het onderzoeksteam legde uit dat zij een ontwerpverslag over de vergadering zouden opstellen dat aan de Commissie zou worden toegezonden om ervoor te zorgen dat het feitelijk juist en volledig was. Het verslag van de vergadering zou dan worden afgerond, in het dossier worden opgenomen en aan de klager worden verstrekt. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan de klager of een derde worden verstrekt.

Door de Commissie verstrekte informatie

Over het beleid van de Commissie inzake het bijhouden van gegevens

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben uitgelegd dat de regels van de Commissie inzake het bijhouden van registers zijn opgenomen in haar „Besluit inzake het beheer van registers en archieven”^[2] en in haar „Richtsnoeren inzake de registratie van documenten”^[3].

Artikel 7, lid 1, van de beschikking bevat de volgende definitie van documenten die in het documentbeheersysteem van de Commissie moeten worden opgenomen:

“Documenten worden geregistreerd indien zij belangrijke informatie bevatten die niet van korte duur is of indien zij maatregelen of follow-up door de Commissie of een van haar diensten kunnen inhouden.”

terwijl de richtsnoeren de volgende gedetailleerde criteria voor registratie bevatten:

“(...) Als het antwoord op alle volgende vragen “ja” is, moet het document worden geregistreerd in Ares en/of het desbetreffende systeem voor het beheer van bedrijfsdocumenten.

1. Heeft het document betrekking op het beleid, de activiteiten of de besluiten die onder de verantwoordelijkheid van de instelling vallen?

2. Is de informatie in het document belangrijk en niet van korte duur?

Deze vraag vereist een subtiel oordeel, rekening houdend met de inhoud en de context van het betrokken document.

• Een document dat actie of follow-up door de Europese Commissie of een van haar diensten vereist, of waarbij de verantwoordelijkheid van de instelling is betrokken, is belangrijk en niet van korte duur. Evenzo wordt een document dat later nodig kan zijn als bewijs in overeenstemming met de regels en voorschriften die van toepassing zijn op het onderliggende “bedrijfsproces” als belangrijk en niet van korte duur beschouwd;
• Informatie wordt daarentegen als onbelangrijk en van korte duur beschouwd als het niet bijhouden ervan geen negatieve administratieve of juridische gevolgen voor de Europese Commissie zou hebben.

3. Wordt het document opgesteld of ontvangen door de Europese Commissie?

• Een document wordt alleen als “opgesteld” beschouwd als het “stabiel” is, d.w.z. als het is goedgekeurd als klaar voor verzending door de persoon die bevoegd is om de verantwoordelijkheid voor de inhoud ervan op zich te nemen overeenkomstig de regels en voorschriften die van toepassing zijn op het onderliggende “bedrijfsproces”;
• Deze persoon hoeft niet de persoon te zijn die belast is met de praktische taak van het opstellen of typen, maar de persoon of administratieve entiteit die verantwoordelijk is voor de inhoud overeenkomstig de procedurele vereisten en interne regels van de Europese Commissie voor het betrokken bedrijfsproces;
• Een document wordt als “ontvangen” beschouwd indien het door de (externe) afzender opzettelijk aan de Europese Commissie is bezorgd.”

De vertegenwoordigers van de Commissie waren van mening dat teksten en soortgelijke berichten van korte duur en kortstondig zijn, zodat zij niet voldoen aan de bovengenoemde criteria voor de registratie ervan in het documentbeheersysteem van de Commissie. De vertegenwoordigers van de Commissie verklaarden echter dat het relevante aspect om te bepalen of informatie wordt geregistreerd, niet het medium, maar de inhoud ervan is. Indien de inhoud van een tekst een besluit van de Commissie zou weerspiegelen of de Commissie op enigerlei wijze zou binden, zou deze derhalve net als andere documenten moeten worden geregistreerd, bijvoorbeeld door de informatie vast te leggen in de vorm van een notitie in het desbetreffende dossier.

Tot op heden heeft de Commissie geen tekstberichten in haar documentbeheersysteem opgenomen. Dit is logisch gezien het feit dat teksten meestal van korte duur zijn en niet worden gebruikt in de formele besluitvorming van de Commissie en de instelling niet binden.

Aangezien teksten niet worden geacht aan de registratiecriteria te voldoen, beschikt de Commissie niet over een technisch mechanisme voor dit doel. Daarentegen is er een mechanisme voor e-mails dat vrij gemakkelijk in het documentbeheersysteem van de Commissie kan worden geregistreerd door op één knop te klikken (als ze voldoen aan de drie criteria die in de richtsnoeren zijn uiteengezet, zoals hierboven vermeld). Aangezien zij niet zijn geregistreerd, vallen teksten vervolgens niet onder het bewaringsschema van de Commissie.

Om het personeel bewust te maken van wat er moet worden geregistreerd, verzorgt de Commissie regelmatig opleidingen over documentbeheer op alle niveaus, onder meer voor desk officers, eenheidshoofden en kabinetsleden. Hoewel deze opleiding gebaseerd is op de richtsnoeren van de Commissie, wordt de behandeling van teksten en chatberichten tijdens de opleiding niet specifiek vermeld. Omdat sms-berichten niet worden geregistreerd, ontvangen deelnemers geen instructies over hoe een tekst moet worden opgenomen. In de beschikbare richtsnoeren van de Commissie wordt er echter op gewezen dat indien de informatie in een tekst als belangrijk en langdurig wordt beschouwd en aan de hierboven uiteengezette registratiecriteria voldoet, deze informatie in een ander formaat, zoals een notitie bij het dossier, moet worden vastgelegd en bewaard.

Daarnaast beschikt elk directoraat-generaal (DG) over een deskundige op het gebied van ethiek en transparantie, die regelmatig een gerichte opleiding over het bijhouden van gegevens krijgt. Deze deskundigen komen maandelijks bijeen om de ontwikkelingen op dit gebied te bespreken. Zij leiden op hun beurt hun collega’s binnen het DG op en fungeren als contactpunt bij vragen.

Wat de kabinetten van de commissarissen betreft, heeft elk van hen een functionaris voor documentbeheer (DMO) die aan het begin van elke nieuwe ambtstermijn een opleiding over documentbeheer krijgt. Het is vervolgens aan de kabinetten om hun processen op te zetten om ervoor te zorgen dat de regels van de Commissie inzake het bijhouden van gegevens worden nageleefd.

Wat betreft het identificeren van documenten die moeten worden geregistreerd, zeiden de vertegenwoordigers van de Commissie dat het de verantwoordelijkheid van elke auteur/ontvanger van een document is om een beoordeling te maken en te beslissen of het aan de criteria voldoet.

Wat verzoeken om toegang van het publiek tot documenten betreft, hebben de vertegenwoordigers van de Commissie uitgelegd dat het verzoek in de eerste fase van de behandeling wordt toegewezen aan de bevoegde dienst waaruit de documenten (kunnen) afkomstig zijn, rekening houdend met het onderwerp van het verzoek. Het betrokken DG en het kabinet ^[4] (indien het verzoek betrekking heeft op kabinetsdocumenten) gaan vervolgens in eerste instantie op zoek naar mogelijke documenten. Indien er geen documenten bestaan en de aanvrager daar twijfels over heeft (door een „bevestigend verzoek” in te dienen), neemt eenheid C1 „Transparantie, documentenbeheer & amp; Toegang tot documenten” van de SG opnieuw contact op met het betrokken DG en verzoekt zij hen opnieuw te zoeken. Indien het DG bevestigt dat er geen aanvullende documenten bestaan, vereist eenheid C1 “Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten” een ondertekende nota van de directeur-generaal ter bevestiging van deze verklaring. 

Wat het gebruik van professionele smartphones betreft, zeiden de vertegenwoordigers van de Commissie dat de Commissie een beleid heeft over wie in aanmerking komt voor een smartphone, dat alle management omvat, d.w.z. alle adjunct-eenheidshoofden en hoger. De Commissie hanteert echter ook een “breng uw eigen smartphone”-benadering, wat betekent dat medewerkers relevante software op hun persoonlijke smartphones kunnen installeren om toegang te krijgen tot hun e-mailaccounts van de Commissie. In dit geval zijn de verplichtingen van het personeel vastgelegd in het Private Mobile Device – User’s Charter. De vertegenwoordigers van de Commissie zeiden dat zij zouden controleren of dit beleid schriftelijk is vastgelegd en, indien er relevante documenten bestaan, de Ombudsman een kopie zouden verstrekken.

In de onderhavige zaak

Wat het verzoek om toegang van klager betreft, hebben de vertegenwoordigers van de Commissie uitgelegd dat de eenheid binnen het secretariaat-generaal (SG) die het verzoek behandelt, na ontvangst van het oorspronkelijke verzoek het kabinet van de voorzitter heeft geraadpleegd. Het kabinet heeft drie documenten geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen. Eenheid E.4 “Health, Education & Culture” van de SG die verantwoordelijk was voor de behandeling van het verzoek in de eerste fase, beoordeelde vervolgens deze drie documenten en besloot klager brede gedeeltelijke toegang te verlenen.

Toen klager een confirmatief verzoek indiende met het argument dat er aanvullende documenten moesten zijn, namelijk teksten, heeft eenheid C1 “Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten” van de SG, in overeenstemming met de interne procedure, het kabinet van de voorzitter opnieuw geraadpleegd. Het kabinet van de voorzitter heeft bevestigd dat er geen aanvullende documenten bestaan die aan de registratiecriteria voldoen. De SG heeft vervolgens met deze beoordeling rekening gehouden bij het beantwoorden van de klacht.

De uitwisselingen met het kabinet van de voorzitter werden geregistreerd in het toegangsdossier en zullen worden gedeeld met de Ombudsman.

Afsluiting van de vergadering

Het onderzoeksteam bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg, en de vergadering eindigde.

Na de vergadering heeft de Commissie de Ombudsman kopieën verstrekt van de volgende documenten die zij als vertrouwelijk heeft aangemerkt:

• Gedachtewisselingen met het kabinet van de voorzitter over het verzoek van klager om toegang,
• Private Mobile Device - Gebruikershandvest
• Zakelijk mobiel apparaat - Gebruikershandvest, en
• Twee documenten over het beleid van de Commissie inzake de toewijzing van IT-apparatuur.

Brussel, 8 december 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Directeur van Inquiries Inquiries Officer

[1] Artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[2] Besluit van de Commissie van 6.7.2020 betreffende het beheer van dossiers en archieven, beschikbaar op: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] De Commissie heeft bevestigd dat dit document met de klager kan worden gedeeld. Het zal als bijlage bij dit verslag worden gevoegd.

[4] Het is belangrijk te onderstrepen dat kabinetten niet rechtstreeks reageren op verzoeken om toegang tot documenten. Verzoeken, die betrekking hebben op documenten die afkomstig zijn van de kabinetten, worden behandeld door de betrokken DG’s/diensten die de respectieve commissaris bedienen (met inbegrip van de voorzitter en de vicevoorzitters van de Commissie). Volgens de administratieve praktijk van de Commissie worden documenten doorgaans geïdentificeerd door de kabinetten en worden de antwoorden opgesteld door de bevoegde dienst, na raadpleging van het betrokken kabinet over de mogelijke openbaarmaking.