L'indagine della Mediatrice sulla gestione da parte della Commissione di una richiesta di messaggi di testo tra il suo presidente e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica è un campanello d'allarme per tutte le istituzioni dell'UE per garantire la responsabilità in un'era di messaggistica istantanea.

Un anno dopo la richiesta iniziale di un giornalista, la Commissione non ha ancora chiarito se esistano messaggi riferiti a importanti accordi di approvvigionamento di vaccini e se il pubblico abbia il diritto di vederli.

Il Mediatore aveva chiesto alla Commissione, in una constatazione di cattiva amministrazione a gennaio, di effettuare una ricerca più approfondita dei messaggi di testo.

La recente risposta della Commissione non ha indicato se avesse esaminato direttamente e correttamente i messaggi di testo e, in caso contrario, perché no.

Pur riconoscendo che i messaggi di testo relativi al lavoro possono essere documenti dell'UE, la risposta ha ribadito che la politica interna della Commissione è, in effetti, quella di non registrare i messaggi di testo.

Il Mediatore ha chiuso l'indagine e confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione.

"La risposta della Commissione alle mie conclusioni non ha risposto alla domanda di base sull'esistenza dei messaggi di testo in questione né ha fornito alcuna chiarezza su come la Commissione avrebbe risposto a una richiesta specifica di altri messaggi di testo", ha affermato Emily O'Reilly.

"La gestione di questa richiesta di accesso ai documenti lascia l'impressione deplorevole di un'istituzione dell'UE che non è disponibile su questioni di interesse pubblico significativo."

"L'accesso del pubblico ai messaggi di testo relativi al lavoro è un nuovo settore per l'amministrazione dell'UE e deve essere affrontato in modo sostanziale e in buona fede. La presente indagine è un campanello d'allarme per tutte le istituzioni dell'UE."

"Le recenti rivelazioni sulle tattiche di lobbying da parte di una multinazionale americana in Europa, compresi i messaggi di testo trapelati, dimostrano l'urgenza della questione per le pubbliche amministrazioni", ha affermato il Mediatore.

Raccomandazioni per la registrazione di messaggi di testo relativi al lavoro

Separatamente, dopo aver raccolto informazioni sulle norme e sulle pratiche relative alla registrazione dei messaggi di testo e istantanei in tutta l'amministrazione dell'UE, il Mediatore pubblica oggi raccomandazioni pratiche per affrontare la questione.

Le raccomandazioni (si veda l'elenco completo qui) affermano che:

• I messaggi di testo e i messaggi istantanei relativi al lavoro dovrebbero essere riconosciuti come documenti dell'UE.
• Dovrebbero essere messe in atto soluzioni tecnologiche per consentire la facile registrazione di tali messaggi.
• Il personale dovrebbe disporre di orientamenti chiari sulle modalità di registrazione di tali messaggi.
• Le richieste di accesso del pubblico ai documenti che potrebbero riguardare i messaggi di testo dovrebbero essere trattate in modo da tenere conto di tutti i luoghi in cui tali messaggi potrebbero essere archiviati.

Contesto

Nell'aprile 2021 il New York Times ha pubblicato un articolo in cui comunicava che il presidente della Commissione e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica si erano scambiati testi relativi all'approvvigionamento di vaccini contro la COVID-19. Ciò ha indotto un giornalista a chiedere l'accesso del pubblico ai messaggi di testo e ad altri documenti relativi allo scambio.  Il denunciante si è rivolto al Mediatore dopo che la Commissione non aveva individuato alcun messaggio di testo che rientrasse nell'ambito della sua richiesta.

L'indagine della Mediatrice ha rivelato che la Commissione non ha chiesto esplicitamente al gabinetto del Presidente di cercare messaggi di testo. Ha invece chiesto al suo gabinetto di cercare documenti che soddisfino i criteri interni della Commissione per la registrazione: i messaggi di testo non sono considerati conformi a tali criteri. Il Mediatore ha constatato che si trattava di cattiva amministrazione e gli ha chiesto di effettuare una ricerca più approfondita per i messaggi di testo.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001, che stabilisce il diritto del pubblico di accedere ai documenti dell'UE, definisce un documento come "qualsiasi contenuto, indipendentemente dal suo supporto (scritto su supporto cartaceo o memorizzato in formato elettronico o come registrazione sonora, visiva o audiovisiva), riguardante una questione relativa alle politiche, alle attività e alle decisioni che rientrano nella sfera di responsabilità dell'istituzione".