Titolo del caso: Diniego della Commissione europea di accesso del pubblico ai messaggi di testo scambiati tra il presidente della Commissione e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica in merito all'acquisto di un vaccino contro la COVID-19

Data: martedì, 05 ottobre 2021

Riunione a distanza (Webex)

Presente

Commissione europea (Segretariato generale)

Direttore (Trasparenza, Efficienza & Risorse)

Capo unità aggiunto (Trasparenza, gestione dei documenti e accesso ai documenti)

Capo unità aggiunto (Salute, istruzione e cultura)

Responsabile delle politiche - Team Leader Records Management and Archives

Responsabile giuridico e politico - Accesso ai documenti

Esperto senior - Coordinatore per le relazioni interistituzionali - Relazioni con il Mediatore europeo

Mediatore europeo (Direzione delle indagini)

Sig.ra HICKEY Rosita, Direttrice delle indagini

DYRBERG Peter, esperto in indagini e processi

Sig.ra KING Jennifer, perito giuridico

Sig.ra GEHRING Michaela, responsabile delle indagini

Sig.ra EHNERT Tanja, responsabile delle indagini

Scopo della riunione

Scopo della riunione era che il gruppo di indagine del Mediatore ottenesse ulteriori informazioni sul caso, in particolare i) sulla politica della Commissione in materia di conservazione dei registri dei messaggi di testo (di seguito denominati anche semplicemente "testi") e sul modo in cui tale politica è attuata nella pratica, e ii) se, e in caso affermativo come e dove, la Commissione ha cercato eventuali messaggi di testo che rientravano nella richiesta del denunciante.

Introduzione e informazioni procedurali

La squadra investigativa del Mediatore si è presentata, ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per essersi incontrati con loro e ha definito lo scopo della riunione. Hanno delineato il quadro giuridico che si applica alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non avrebbe divulgato alcuna informazione identificata dalla Commissione come riservata, né al denunciante né a qualsiasi altra persona al di fuori dell'Ufficio del Mediatore, senza il previo consenso della Commissione ^[1].

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha spiegato che avrebbe redatto un progetto di relazione sulla riunione da inviare alla Commissione per garantirne l'esattezza e la completezza di fatto. La relazione della riunione sarà quindi completata, inserita nel fascicolo e trasmessa al denunciante. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita al denunciante o a terzi.

Informazioni fornite dalla Commissione

Sulla politica della Commissione in materia di tenuta dei registri

I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che le norme della Commissione in materia di tenuta dei registri sono contenute nella «Decisione sulla gestione dei registri e degli archivi»^[2] e negli «Orientamenti sulla registrazione dei documenti»^[3].

L’articolo 7, paragrafo 1, della decisione contiene la seguente definizione di documenti che devono essere registrati nel sistema di gestione dei documenti della Commissione:

"I documenti sono registrati se contengono informazioni importanti di breve durata o se possono comportare un'azione o un seguito da parte della Commissione o di uno dei suoi servizi."

mentre gli orientamenti stabiliscono i seguenti criteri dettagliati per la registrazione:

"(...) Se la risposta a tutte le domande seguenti è "sì", il documento deve essere registrato in Ares e/o nel pertinente sistema di gestione dei documenti aziendali.

1. Il documento riguarda le politiche, le attività o le decisioni che rientrano nella sfera di responsabilità dell'istituzione?

2. Le informazioni contenute nel documento sono importanti e non di breve durata?

Questa domanda richiede un giudizio sottile che tenga conto del contenuto e del contesto del documento in questione.

• Un documento che richiede un'azione o un follow-up da parte della Commissione europea o di uno dei suoi servizi, o che coinvolge la responsabilità dell'istituzione, è importante e non di breve durata. Analogamente, un documento che può essere successivamente necessario come prova conformemente alle norme e ai regolamenti applicabili al "processo aziendale" sottostante è considerato importante e non di breve durata;
• Al contrario, le informazioni sono considerate poco importanti e di breve durata se non mantenerle non avrebbe alcun effetto amministrativo o giuridico negativo per la Commissione europea.

3. Il documento è redatto o ricevuto dalla Commissione europea?

• Un documento è considerato "redatto" solo se è "stabile", ossia se è stato approvato come pronto per la trasmissione dalla persona abilitata ad assumersi la responsabilità del suo contenuto conformemente alle norme e ai regolamenti applicabili al "processo aziendale" sottostante;
• Tale persona non deve essere la persona incaricata del compito pratico di redazione o dattilografia, ma piuttosto la persona o l'entità amministrativa responsabile del contenuto conformemente ai requisiti procedurali e alle norme interne della Commissione europea per il processo aziendale in questione;
• Un documento è considerato "ricevuto" se è stato consegnato intenzionalmente alla Commissione europea dal mittente (esterno)."

I rappresentanti della Commissione hanno ritenuto che testi e messaggi simili siano di breve durata ed effimeri, con il risultato che non soddisfano i criteri summenzionati per la loro registrazione nel sistema di gestione dei documenti della Commissione. Tuttavia, i rappresentanti della Commissione hanno affermato che l’aspetto rilevante per determinare se le informazioni siano registrate non è il loro supporto, bensì il loro contenuto. Pertanto, se il contenuto di un testo fosse tale da riflettere una decisione della Commissione o da impegnare la Commissione in qualsiasi modo, esso dovrebbe essere registrato come altri documenti, ad esempio registrando le informazioni sotto forma di una nota nel fascicolo pertinente.

Ad oggi la Commissione non ha registrato alcun messaggio di testo nel suo sistema di gestione dei documenti. Ciò è logico dato che i testi sono di solito di breve durata e non sono utilizzati nel processo decisionale formale della Commissione e non impegnano l'istituzione.

Poiché si ritiene che i testi non soddisfino i criteri per la registrazione, la Commissione non dispone di un meccanismo tecnico a tal fine. Per contro, esiste un meccanismo per le e-mail che può essere registrato abbastanza facilmente nel sistema di gestione dei documenti della Commissione, facendo clic su un pulsante (se soddisfano i tre criteri stabiliti negli orientamenti di cui sopra). Dato che non sono registrati, i testi non sono successivamente coperti dal calendario di conservazione della Commissione.

Per garantire che il personale sia consapevole di ciò che deve essere registrato, la Commissione offre una formazione regolare sulla gestione dei documenti a tutti i livelli, anche per i funzionari, i capi unità e i membri del gabinetto. Sebbene tale formazione sia basata sugli orientamenti della Commissione, la gestione dei testi e dei messaggi istantanei non è specificamente menzionata durante la formazione. Poiché i messaggi di testo non sono registrati, i partecipanti non ricevono istruzioni su come registrare un testo. Tuttavia, gli orientamenti disponibili presso la Commissione sottolineano che, se le informazioni contenute in un testo sono state considerate importanti, durature e conformi ai criteri di registrazione di cui sopra, dovrebbero essere raccolte e conservate come registrazioni in un formato diverso, ad esempio una nota al fascicolo.

Inoltre, ogni direzione generale (DG) dispone di un esperto di etica e trasparenza che riceve regolarmente una formazione mirata sulla tenuta dei registri. Questi esperti si riuniscono mensilmente per discutere degli sviluppi nell'area. Essi, a loro volta, formano i loro colleghi all'interno della DG e fungono da punto di contatto in caso di domande.

Per quanto riguarda i gabinetti dei commissari, ciascuno di essi ha un responsabile della gestione dei documenti (DMO) che riceve una formazione sulla gestione dei documenti all'inizio di ogni nuovo mandato. Spetta quindi ai gabinetti istituire i loro processi per garantire il rispetto delle norme della Commissione in materia di tenuta dei registri.

Per quanto riguarda l'identificazione dei documenti che devono essere registrati, i rappresentanti della Commissione hanno affermato che spetta a ciascun autore/destinatario di un documento effettuare una valutazione e decidere se soddisfa i criteri.

Per quanto riguarda le richieste di accesso del pubblico ai documenti, i rappresentanti della Commissione hanno spiegato che, nella fase iniziale del trattamento, la richiesta è assegnata al servizio competente, da cui i documenti (potrebbero) provenire, tenendo conto dell'oggetto della richiesta. La DG competente e il Gabinetto ^[4] (se la richiesta riguarda documenti del Gabinetto) effettuano quindi una prima ricerca di eventuali documenti. Qualora non esistano documenti e il richiedente sollevi dubbi al riguardo (presentando una «domanda di conferma»), l’unità C1 «Trasparenza, gestione dei documenti & Accesso ai documenti» del SG contatta nuovamente la DG interessata e chiede loro di effettuare una nuova ricerca. Nel caso in cui la DG confermi che non esistono documenti aggiuntivi, l'unità C1 "Trasparenza, gestione dei documenti & Accesso ai documenti" richiede una nota firmata dal direttore generale, che confermi la presente dichiarazione. 

Per quanto riguarda l'uso di smartphone professionali, i rappresentanti della Commissione hanno affermato che la Commissione ha una politica su chi può beneficiare di uno smartphone, che comprende tutta la gestione, cioè tutti i vice capi unità e oltre. Tuttavia, la Commissione ha anche un approccio "porta il tuo smartphone", il che significa che il personale può installare software pertinenti sui propri smartphone personali per poter accedere ai propri account di posta elettronica della Commissione. In questo caso, gli obblighi del personale sono stabiliti nella Private Mobile Device – User's Charter. I rappresentanti della Commissione hanno dichiarato che verificheranno se tale politica è definita per iscritto e, se esistono documenti pertinenti, ne forniranno copia al Mediatore.

Sul caso in esame

Per quanto riguarda la richiesta di accesso del denunciante, i rappresentanti della Commissione hanno spiegato che, dopo il ricevimento della richiesta iniziale, l'unità del Segretariato generale (SG) incaricata di trattare la richiesta ha consultato il gabinetto del Presidente. Il gabinetto ha individuato tre documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta. L'unità E.4 "Salute, istruzione e cultura" del SG responsabile della gestione della richiesta nella fase iniziale ha quindi valutato questi tre documenti e ha deciso di concedere al denunciante un ampio accesso parziale.

Quando il denunciante ha presentato una domanda di conferma sostenendo che dovrebbero esserci documenti aggiuntivi, vale a dire testi, l'unità C1 "Trasparenza, gestione dei documenti e accesso ai documenti" del Segretario generale, in linea con la procedura interna, ha nuovamente consultato il gabinetto del presidente. Il gabinetto del Presidente ha confermato che non esistono documenti aggiuntivi che soddisfino i criteri di registrazione. Il SG ha quindi tenuto conto di tale valutazione nella risposta al denunciante.

Gli scambi con il gabinetto del Presidente sono stati registrati nel fascicolo di accesso e saranno condivisi con il Mediatore.

Conclusione della riunione

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per il loro tempo e per le spiegazioni fornite e la riunione si è conclusa.

A seguito della riunione, la Commissione ha fornito al Mediatore copie dei seguenti documenti che ha indicato come riservati:

• Scambi con il gabinetto del Presidente sulla richiesta di accesso del denunciante,
• Dispositivo mobile privato - Carta dell'utente
• Dispositivo mobile aziendale - Carta dell'utente, e
• Due documenti relativi alla politica di assegnazione delle attrezzature informatiche della Commissione.

Bruxelles, 8 dicembre 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Direttore delle indagini Funzionario incaricato delle indagini

[1] Articolo 4.8 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo.

[2] Decisione della Commissione del 6.7.2020 sulla gestione dei registri e degli archivi, disponibile all'indirizzo: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020 _4482 _en.pdf.

[3] La Commissione ha confermato che tale documento può essere condiviso con il denunciante. Essa sarà allegata alla presente relazione.

[4] È importante sottolineare che i gabinetti non rispondono direttamente alle richieste di accesso ai documenti. Le richieste, che riguardano documenti provenienti dai gabinetti, sono trattate dalle DG/servizi competenti al servizio del rispettivo commissario (compresi il presidente e i vicepresidenti della Commissione). Secondo la prassi amministrativa della Commissione, i documenti sono generalmente identificati dai gabinetti e le risposte sono preparate dal servizio competente, dopo aver consultato il gabinetto interessato in merito alla potenziale divulgazione.