Contesto

1. Nell'aprile 2021 il New York Times ha riferito [1] che il presidente della Commissione e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica si erano scambiati messaggi di testo e chiamate relativi all'approvvigionamento di vaccini contro la COVID-19.

2. Gli appalti dell'UE sono un settore altamente regolamentato dell'attività dell'UE, che spesso comporta ingenti somme di denaro pubblico [2]. In generale, vi è un elevato livello di trasparenza in questo settore.

3. Nel maggio 2021 il denunciante, un giornalista, ha chiesto alla Commissione l'accesso del pubblico [3] ai messaggi di testo e ad altri documenti relativi agli scambi sugli appalti menzionati in tale articolo.

4. La Commissione ha individuato tre documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante a cui ha dato ampio accesso. Tuttavia, la Commissione non ha individuato alcun messaggio di testo.

5. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"), mettendo in dubbio che non fossero stati identificati messaggi di testo.

6. Nel luglio 2021 la Commissione ha risposto al denunciante, ribadendo di non essere in possesso di documenti aggiuntivi.

7. Insoddisfatto, il denunciante si è rivolto al Mediatore che ha avviato un'indagine sulla preoccupazione del denunciante che la Commissione non avesse identificato e divulgato i messaggi di testo a cui stava cercando di accedere.

8. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine del Mediatore ha incontrato i rappresentanti della Commissione per ottenere ulteriori informazioni sul caso. Una relazione su questa riunione [4] è stata condivisa con il denunciante, che ha poi presentato le sue osservazioni. Il gruppo di indagine del Mediatore ha inoltre esaminato i documenti che illustrano in dettaglio il modo in cui la Commissione aveva gestito la richiesta di accesso del pubblico.

9. Dall’indagine è emerso che, nel trattare la richiesta di accesso del pubblico, la Commissione non aveva effettuato una ricerca completa dei messaggi di testo richiesti, ma aveva limitato la sua ricerca ai messaggi di testo registrati. Dall’indagine è inoltre emerso che la politica della Commissione è, di fatto, quella di non registrare i messaggi di testo. Pertanto, il modo in cui la Commissione ha trattato la richiesta era manifestamente inadeguato. La Commissione non ha verificato se disponesse effettivamente dei messaggi di testo. Nonostante la notizia che tali messaggi esistono, la Commissione ha limitato la sua ricerca ai messaggi registrati, che doveva conoscere, data la sua politica in materia di registrazione, avrebbe prodotto il risultato che non vi erano messaggi di testo.

10. In tale contesto, il Mediatore ha ritenuto che vi fosse cattiva amministrazione nel modo in cui la Commissione aveva trattato la richiesta e ha raccomandato alla Commissione di porre rimedio a tale caso di cattiva amministrazione [5].

Raccomandazione del Mediatore

11. Il Mediatore ha rivolto alla Commissione la seguente raccomandazione [6]:

La Commissione dovrebbe chiedere al gabinetto del Presidente di cercare nuovamente i messaggi di testo pertinenti, chiarendo che la ricerca non dovrebbe essere limitata ai documenti registrati o ai documenti che soddisfano i suoi criteri di registrazione.

Se i messaggi di testo comunicati esistono e sono identificati, la Commissione dovrebbe valutare se sia possibile concedere loro l'accesso del pubblico in linea con il regolamento (CE) n. 1049/2001.

12. In risposta, la Commissione non ha informato il Mediatore se avesse effettuato la perquisizione da lei raccomandata. La Commissione ha accettato che i messaggi di testo siano documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, la Commissione ha affermato che, nel trattare la richiesta, aveva seguito la sua prassi consolidata, vale a dire che cercava solo documenti registrati (ossia documenti che soddisfacevano i suoi criteri di registrazione).

13. Nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione, il denunciante ha sottolineato che non era ancora chiaro se i messaggi di testo in questione esistessero (ancora).

Valutazione del Mediatore dopo la raccomandazione

14. La Commissione dovrebbe trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti conformemente alla legge, ossia al regolamento (CE) n. 1049/2001, e ai principi di buona amministrazione. La Commissione deve adoperarsi per essere reattiva, disponibile e a misura di cittadino.

15. Questo caso non riguarda la questione generale se i messaggi di testo debbano essere registrati o meno. La questione della registrazione dei messaggi di testo e istantanei da parte delle istituzioni dell'UE è oggetto dell'iniziativa strategica del Mediatore, SI/4/2021 [7]. Il Mediatore è incoraggiato dal fatto che, nella sua risposta a tale indagine, la Commissione abbia dichiarato l'intenzione di emanare ulteriori orientamenti sui moderni strumenti di comunicazione quali i messaggi di testo e i messaggi istantanei. La Mediatrice confida che la Commissione si avvarrà degli orientamenti sulle buone pratiche derivanti dalla sua iniziativa strategica.

16. Il problema nel caso di specie è il modo in cui la Commissione ha trattato la richiesta di accesso del pubblico ai documenti.

17. Non vi è dubbio che i messaggi di testo (il cui contenuto si riferisce alle politiche, alle attività e alle decisioni che rientrano nella sfera di competenza dell'istituzione) sono considerati documenti dell'UE dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore si compiace del fatto che la Commissione lo abbia ora riconosciuto nella sua risposta alla sua raccomandazione [8].

18. Nonostante tale riconoscimento, la Commissione esclude, in pratica, i messaggi di testo dall'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

19. Come osservato dalla Mediatrice nella sua raccomandazione, il fatto che i messaggi di testo siano registrati nel sistema di gestione dei documenti dell'istituzione interessata non è giuridicamente rilevante ai fini della definizione di "documento" ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

20. In questo caso, da un giornale attendibile è emerso che il presidente della Commissione aveva scambiato messaggi di testo sull'approvvigionamento di vaccini contro la COVID-19, "una questione relativa alle politiche, alle attività e alle decisioni che rientrano nella sfera di responsabilità dell'istituzione"[9]. Tali messaggi di testo devono essere conservati dalla Commissione da qualche tempo [10].  

21. Nonostante ciò, un anno dopo una raccomandazione del Mediatore, la Commissione non ha ancora addotto alcun motivo che le impedisca di effettuare una ricerca completa dei messaggi di testo.

22. In tale contesto, il Mediatore conferma la sua constatazione di cattiva amministrazione.  

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

La Commissione avrebbe dovuto cercare i documenti richiesti, compresi quelli non registrati. In caso contrario, la Commissione sarebbe incorsa in una cattiva amministrazione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 12.7.2022

[1] Disponibile all'indirizzo: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html. Ad esempio, l'articolo diceva:

"Per un mese, la sig.ra von der Leyen si è scambiata messaggi e telefonate con (...) l'amministratore delegato (...). E mentre parlavano, due cose sono diventate chiare: «[la società]» potrebbe avere più dosi che potrebbe offrire al blocco — molte di più. E l'Unione europea sarebbe entusiasta di averli. Tale diplomazia personale ha svolto un ruolo importante in un accordo, che sarà finalizzato questa settimana, in cui l'Unione europea bloccherà 1,8 miliardi di dosi (...)."

[2] https://ted.europa.eu/TED/search/canReport.do

[3] Ai sensi del regolamento 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

La richiesta di accesso è stata presentata tramite AskTheEU.org ed è disponibile all'indirizzo: https://www.asktheeu.org/it/request/exchange_between_president_von_d.

[4] La relazione della riunione è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] La presente indagine non riguardava la politica della Commissione in merito a quali documenti, compresi i messaggi di testo, dovessero essere registrati o meno. L'indagine riguarda il modo in cui la Commissione ha trattato una richiesta di accesso a documenti che può facilmente verificare se è in possesso o meno.

[6] Il testo integrale della raccomandazione è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678.

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[8] In precedenza, la Commissione aveva dichiarato il contrario in risposta a un'interrogazione parlamentare https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html.

[9] Cfr. articolo 3, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[10] Cfr. articolo 2, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.