Il Mediatore ha criticato il modo in cui la Commissione ha gestito una richiesta di accesso del pubblico ai messaggi di testo tra il suo presidente e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica.

Ora le ha chiesto di effettuare una ricerca più approfondita dei messaggi pertinenti.

In risposta alla richiesta di accesso del pubblico da parte di un giornalista, la Commissione ha affermato che non è stata conservata alcuna registrazione di tali messaggi, relativi all'acquisto di vaccini contro la COVID-19. 

L'indagine della Mediatrice ha rivelato che la Commissione non ha chiesto esplicitamente all'ufficio personale del Presidente (gabinetto) di cercare messaggi di testo.

Ha invece chiesto al suo gabinetto di cercare documenti che soddisfino i criteri interni della Commissione per la registrazione - i messaggi di testo non sono attualmente considerati conformi a tali criteri.

 Il Mediatore ha constatato che si trattava di cattiva amministrazione.

"La modalità ristretta con cui è stata trattata questa richiesta di accesso del pubblico ha fatto sì che non sia stato fatto alcun tentativo di individuare l'eventuale esistenza di messaggi di testo. Ciò non soddisfa le ragionevoli aspettative di trasparenza e norme amministrative della Commissione", ha dichiarato Emily O'Reilly.

 "Non tutti i messaggi di testo devono essere registrati, ma i messaggi di testo rientrano chiaramente nell'ambito di applicazione della normativa dell'UE in materia di trasparenza e pertanto i messaggi di testo pertinenti dovrebbero essere registrati. Non è credibile affermare il contrario."

"Per quanto riguarda il diritto di accesso del pubblico ai documenti dell'UE, è il contenuto del documento che conta e non il dispositivo o la forma. Se i messaggi di testo riguardano le politiche e le decisioni dell'UE, dovrebbero essere trattati come documenti dell'UE. L'amministrazione dell'UE deve aggiornare le proprie pratiche di registrazione dei documenti per rispecchiare questa realtà."

"L'accesso ai documenti dell'UE è un diritto fondamentale. Sebbene si tratti di una questione complessa per molte ragioni, le pratiche amministrative dell'UE dovrebbero evolversi e crescere con i tempi in cui viviamo e i metodi moderni che utilizziamo per comunicare", ha affermato il Mediatore.

La Mediatrice ha chiesto alla Commissione di chiedere all'ufficio personale del Presidente della Commissione di cercare nuovamente i messaggi di testo pertinenti. Se vengono individuati messaggi di testo, la Commissione dovrebbe quindi valutare se soddisfano i criteri - ai sensi del diritto dell'UE in materia di accesso ai documenti - per essere diffusi.

Contesto

Nell'aprile 2021 il New York Times ha pubblicato un articolo in cui comunicava che il presidente della Commissione e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica si erano scambiati testi relativi all'approvvigionamento di vaccini contro la COVID-19. Ciò ha indotto un giornalista a chiedere l'accesso del pubblico ai messaggi di testo e ad altri documenti relativi allo scambio.  La Commissione ha individuato tre documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta - un'e-mail, una lettera e un comunicato stampa - che sono stati tutti divulgati. Il denunciante si è rivolto al Mediatore in quanto la Commissione non aveva individuato alcun messaggio di testo.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001, che stabilisce il diritto del pubblico di accedere ai documenti dell'UE, definisce un documento come "un contenuto qualsiasi sia il suo supporto (scritto su supporto cartaceo o memorizzato in formato elettronico o come registrazione sonora, visiva o audiovisiva) riguardante una questione relativa alle politiche, alle attività e alle decisioni che rientrano nella sfera di responsabilità dell'istituzione".

La questione se i messaggi di testo debbano essere registrati è oggetto di un'iniziativa strategica distinta in corso sul modo in cui le istituzioni dell'UE registrano i messaggi di testo e i messaggi istantanei inviati/ricevuti dai membri del personale a titolo professionale.

 I dettagli della raccomandazione si trovano qui.