Ref. Ares(2024)1197492 – 16. februára 2024

1/ Opis spracovateľskej operácie

Ombudsman vedie vyšetrovania týkajúce sa možných prípadov nesprávneho úradného postupu v inštitúcii, orgáne, úrade alebo agentúre EÚ (ďalej len „inštitúcia EÚ“) a podáva o nich správy.

Ombudsman spracúva osobné údaje fyzických osôb na účely vybavovania sťažností a vyšetrovaní z vlastnej iniciatívy, v rámci ktorých zhromažďuje a registruje osobné údaje vo svojom elektronickom systéme riadenia sťažností (CMS). Ombudsman spracúva osobné údaje sťažovateľov a tretích strán, ktoré súvisia so sťažnosťou/vyšetrovaním, a to buď preto, že ich sťažovateľ poskytol, alebo preto, že boli zhromaždené počas vyšetrovania. Ombudsman môže preniesť osobné údaje iným inštitúciám EÚ alebo príležitostne orgánom členských štátov, ako sa uvádza ďalej.

Právnym základom pre toto spracúvanie údajov je článok 228 Zmluvy o fungovaní Európskej únie (ZFEÚ) a štatút európskeho ombudsmana (ďalej len „štatút“).

Osobné údaje sa spracúvajú v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.

2/ Aké osobné údaje zhromažďujeme, na aký účel a akými technickými prostriedkami?

Čo

Pri vybavovaní sťažností a vyšetrovaní ombudsman prijíma a/alebo zhromažďuje dokumenty, ktoré môžu obsahovať osobné údaje týkajúce sa:

i) fyzické osoby podávajúce sťažnosti (ďalej len „sťažovatelia“) a

ii) iné osoby relevantné pre sťažnosť/vyšetrovanie alebo iné tretie strany uvedené v sťažnostiach alebo iných dokumentoch súvisiacich s vyšetrovaním, ktoré sú irelevantné alebo len vedľajšie vo vzťahu k vyšetrovaniu.

Tieto osobné údaje zahŕňajú identifikačné a kontaktné údaje (meno, adresu, e-mail, telefón, fax), štátnu príslušnosť, odborné informácie a akékoľvek ďalšie informácie o jednotlivcovi, ktoré súvisia s dopytom. Sťažnosť môže obsahovať aj osobitné kategórie údajov, ako sú napríklad údaje odhaľujúce rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odborových zväzoch a údaje týkajúce sa zdravia alebo sexuálneho života [1].

Ak sa ombudsman rozhodne uskutočniť verejnú konzultáciu (všeobecnú alebo cielenú) v súvislosti s vybavovaním prípadov, príspevky, ktoré dostane v reakcii na ňu, budú väčšinou obsahovať niektoré osobné údaje. Od prispievateľov do verejných konzultácií (všeobecných alebo cielených) sa vyžaduje, aby uviedli svoju predchádzajúcu úroveň súhlasu so zverejnením svojich údajov. Ďalšie informácie nájdete vo vyhlásení o ochrane osobných údajov týkajúcom sa konzultácií s európskym ombudsmanom na tomto webovom sídle.

Prečo

Ombudsman musí spracúvať osobné údaje na vyšetrenie možných prípadov nesprávneho úradného postupu s cieľom:

a) nájdenie riešenia konkrétnych problémov predmetnej sťažnosti,

b) identifikáciu možných systémových problémov a predkladanie súvisiacich návrhov vždy, keď je to vhodné, a

c) zabezpečenie nepretržitej dlhodobej konsolidácie súvisiacich relevantných vedomostných základní, ktoré sú základom týchto činností.

Osobitne v súvislosti s verejnými konzultáciami týkajúcimi sa jednotlivých prípadov je účelom zabezpečiť, aby bolo posúdenie príslušných otázok čo najlepšie informované.

Osobné údaje sa používajú aj na komunikáciu so sťažovateľmi a na určenie toho, či sťažnosť patrí do mandátu ombudsmana. Niektoré údaje sa používajú na štatistické účely (krajina, štátna príslušnosť, profesijná kategória a jazyk) anonymizovaným spôsobom, aby sa splnila požiadavka na podávanie správ stanovená v štatúte európskeho ombudsmana.

Ako

Ombudsman zvyčajne zhromažďuje alebo prijíma osobné údaje v dokumentoch vrátane formulárov, ktoré sú väčšinou elektronické.

V niektorých prípadoch tvoria údaje súčasť informácií, ktoré boli pôvodne doručené ústne na stretnutiach, inšpekciách alebo vypočutiach. Počas takýchto stretnutí alebo bezprostredne po nich sa príslušné informácie zaznamenávajú v dokumentoch do spisu, väčšinou v elektronickej podobe, ale v niektorých prípadoch aj v papierovej forme.

3/ Kto má prístup k vašim informáciám a komu sa poskytujú?

Zamestnanci ombudsmana

Zamestnanci ombudsmana, ktorí sa podieľajú na vybavovaní prípadov úradom, majú prístup k spisom a ich dokumentom, z ktorých niektoré obsahujú osobné údaje, ako aj k databáze, ktorá obsahuje uvedené dokumenty a súvisiace údaje.

Inštitúcie EÚ

Ak je sťažnosť zaslaná inštitúcii EÚ v súvislosti s vyšetrovaním, osobné údaje zvyčajne zostávajú viditeľné v dokumentoch. Platí to aj v prípade, keď sťažovateľ požiadal o dôverné zaobchádzanie so svojou sťažnosťou. Takáto dôvernosť sa nevzťahuje na komunikáciu súvisiacu s vyšetrovaním medzi ombudsmanom a inštitúciou, ktorá má právo byť plne informovaná o všetkých informáciách týkajúcich sa obvinení, ktorých je predmetom. Pred zaslaním sťažnosti a prípadnej súvisiacej dokumentácie však vyšetrovateľ ombudsmana vykoná kontrolu s cieľom overiť, či by prenos dokumentov znamenal zjavne zbytočný prenos osobných údajov. Redigovanie nadmerných osobných údajov, ako je opísané v tomto dokumente, je riadne zaznamenané v oznámení o prípade vypracovanom na účely začatia vyšetrovania. Ak sťažnosť obsahuje nadbytočné osobné údaje, nadbytočné osobné údaje sa vymažú.

Ak ombudsman nemôže sťažnosť vybaviť alebo prijať, môže ju postúpiť aj inej príslušnej inštitúcii alebo orgánu EÚ, ktoré môžu byť vhodnejšie na riešenie problému nastoleného sťažovateľom. Príkladmi sú Európska komisia v súvislosti so sťažnosťami na možné porušenie práva EÚ, Európsky parlament v súvislosti s politickými otázkami, Európsky úrad pre boj proti podvodom v súvislosti s otázkami podvodov a európsky dozorný úradník pre ochranu údajov.

Ombudsman používa „eTranslation“ (strojový preklad) na automatický preklad dokumentov súvisiacich so sťažnosťami, ktoré môžu obsahovať osobné údaje. eTranslation je služba prevádzkovaná Európskou komisiou, ktorá neanalyzuje obsah preloženého dokumentu. Preklady a iné výstupy vytvorené službou sa vracajú používateľom a sú navrhnuté tak, aby boli počas spracovania nedostupné. V prípade potreby prekladu dokumentov môže ombudsman zaslať dokumenty na preklad aj prekladateľským službám Európskeho parlamentu alebo Prekladateľskému stredisku pre orgány Európskej únie. Takéto dokumenty môžu niekedy obsahovať osobné údaje. Prekladatelia pracujú v súlade s povinnosťami zachovávania dôvernosti, ktoré zaviedli uvedené orgány EÚ.

Iné orgány alebo organizácie

Podobne v prípade iných sťažností, ktorými sa ombudsman nemôže zaoberať, sa ombudsman môže rozhodnúť postúpiť sťažnosť bez úpravy osobných údajov vnútroštátnym inštitúciám alebo organizáciám, ktoré môžu sťažovateľovi pomôcť. Môže sa rozhodnúť, že tak urobí, ak s tým sťažovateľ výslovne súhlasil. Vykonáva len prevody na také orgány alebo organizácie, ktoré sa nachádzajú v EÚ.

Ak sa ombudsman dozvie o skutočnostiach, ktoré by mohli predstavovať trestný čin alebo s ním súvisieť, oznámi to príslušným vnútroštátnym orgánom, Európskej prokuratúre (EPPO) a/alebo Európskemu úradu pre boj proti podvodom (OLAF).[2] Pritom zvyčajne zašle dotknutému orgánu príslušné dokumenty bez úprav.

Individuálne žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom

Občania EÚ môžu uplatniť svoje základné právo požiadať verejnosť o prístup k akémukoľvek dokumentu v držbe ombudsmana vrátane dokumentov v spise alebo súvisiacich dokumentov. Takéto žiadosti sa vybavujú na základe nariadenia (ES) č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom inštitúcií EÚ.

Pri odpovediach na žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom sa osobné údaje sťažovateľov a tretích strán, okrem zamestnancov EÚ, štandardne upravujú pred zverejnením dokumentov v držbe ombudsmana.

Práva dotknutých osôb

Dotknuté osoby môžu uplatniť svoje právo na prístup k svojim osobným údajom, ich opravu alebo vymazanie v súvislosti s vybavovaním sťažností zaslaním žiadosti e-mailom prevádzkovateľovi do nižšie uvedenej e-mailovej schránky.

Majú možnosť požiadať o dôverné zaobchádzanie so svojou sťažnosťou alebo určitými jej časťami uvedením takejto požiadavky v sťažnosti a poskytnutím podporného odôvodnenia alebo zdôvodnenia.

Ombudsman dodržiava pravidlá ochrany údajov vrátane povinnosti informovať dotknuté osoby, ktoré sú tretími stranami, o spracúvaní ich osobných údajov a práva týchto dotknutých osôb na prístup k ich osobným údajom a na opravu chýb v týchto údajoch alebo na obmedzenie či vymazanie údajov v súlade s týmito pravidlami. Vzhľadom na zásadu minimalizácie údajov sa sťažovateľovi odporúča, aby poskytol len informácie, ktoré sú relevantné pre predmet sťažnosti, a aby sa vyhol zbytočným a nepodstatným podrobnostiam, najmä ak zahŕňajú osobné údaje tretích strán. Ombudsman však pri plnení svojich povinností v oblasti ochrany údajov vždy zohľadní okolnosti sťažovateľa, najmä ak sa sťažovateľ nachádza v zraniteľnej situácii. Ombudsman vykoná individuálne posúdenie, v ktorom vyváži práva a oprávnené záujmy sťažovateľa a dotknutej tretej strany.

Ak sa sťažovateľ rozhodne podať anonymnú sťažnosť, takáto sťažnosť bude vždy neprípustná.[3] Ombudsman však môže v závislosti od informácií uvedených v takejto sťažnosti rozhodnúť, že sa bude touto otázkou zaoberať prostredníctvom vyšetrovania z vlastného podnetu.

4/ Ako chránime a chránime vaše osobné údaje?

Európsky ombudsman v rámci organizácie chráni osobné údaje prostredníctvom pravidiel a praktických opatrení.

Všetci zamestnanci sú informovaní o svojich prísnych povinnostiach týkajúcich sa dôvernosti a absolvujú súvisiacu odbornú prípravu a aktualizované informácie o postupoch a pravidlách.

Každý zamestnanec ombudsmana je v prvom rade zodpovedný za uchovávanie svojich pracovných spisov takým spôsobom, aby sa zaručila bezpečnosť osobných údajov, ktoré sú v nich obsiahnuté.

Dokumenty a formuláre týkajúce sa prípadu sa takmer úplne vybavujú elektronicky, čo poskytuje konfigurovateľné prístupové práva a znižuje riziko neúmyselného obehu tlačených kópií. Ako už bolo uvedené, zamestnanci ombudsmana, ktorí sú zapojení do vybavovania prípadov úradom, majú prístup k spisom a ich dokumentom.

Každý skutočný alebo potenciálny sťažovateľ môže kedykoľvek podať odôvodnenú žiadosť o obmedzený prístup k svojmu spisu so sťažnosťou, pričom táto žiadosť môže byť relevantná napríklad vtedy, ak je sťažovateľ súčasným alebo bývalým zamestnancom ombudsmana, iným zamestnancom EÚ, členom sietí alebo podobných skupín, s ktorými má alebo možno očakávať, že ich bude mať niekoľko zamestnancov úradu ombudsmana. Dokumenty a formuláre s údajmi sa uchovávajú elektronicky na virtuálnych serveroch, ktoré ombudsmanovi poskytuje Európsky parlament. Prístup Európskeho parlamentu k údajom je kontrolovaný a prísne určený na účely správy a podpory IT.

Fyzické archívy sú uzamknuté v oddelených archívnych miestnostiach a v prípade potreby v trezoroch.

5/ Ako nás môžete požiadať o overenie, úpravu alebo vymazanie vašich informácií?

Dotknuté osoby majú právo na prístup k osobným údajom, ktoré o nich uchovávame, a právo požiadať ombudsmana, aby ich opravil, doplnil alebo prípadne vymazal.[4] Každá žiadosť o prístup k osobným údajom alebo o opravu, obmedzenie a/alebo vymazanie osobných údajov by sa mala adresovať zodpovednému vyšetrovateľovi a/alebo prevádzkovateľovi (e-mail: EO@ombudsman.europa.eu).

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov, môžete sa obrátiť aj na zodpovednú osobu európskeho ombudsmana pre ochranu údajov (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Môžu sa uplatňovať obmedzenia podľa článku 25 nariadenia 2018/1725, pozri rozhodnutie ombudsmana z 9. novembra 2020 [5].

6/ Ako dlho uchovávame vaše údaje?

Na spisy týkajúce sa prípadov vrátane údajov súvisiacich s dokumentmi alebo údajov integrovaných do databáz sa vzťahuje obdobie uchovávania:

• Dva roky v prípade sťažností, ktoré nepatria do mandátu úradu.
• Desať rokov v prípade sťažností, ktoré patria do mandátu úradu. Patria sem sťažnosti, v ktorých ombudsman začal vyšetrovanie, a sťažnosti, v ktorých ombudsman nezačal vyšetrovanie buď preto, že boli neprípustné, alebo pre nedostatok dôvodov. Dokumenty týkajúce sa sťažností, ktoré mali významný verejný význam alebo ktoré sa inak považujú za závažné prípady, sa neskôr archivujú v anonymizovanej forme na historické účely. Vo výnimočných prípadoch sa však osobné údaje môžu uchovávať, ak je to potrebné na to, aby slúžili historickým alebo verejným záujmom.

Kratšie lehoty uchovávania sa vzťahujú na dôverné dokumenty, ktoré sú súčasťou spisu. Dôverné dokumenty sa vo všeobecnosti vymažú, keď sa prípad uzavrie, a ak ide o sťažovateľa, lehota na vybavenie akejkoľvek žiadosti o preskúmanie uplynula.

Vo výnimočných prípadoch sa na dôverné dokumenty uplatňuje štandardné desaťročné obdobie uchovávania, ak:

• a) je jasné, že príslušné informácie sú alebo môžu byť dôležité pre pochopenie prípadu v budúcnosti vrátane okolností, za ktorých má prípad prednosť alebo hodnotu v oblasti odbornej prípravy;
• b) uchovávanie dokumentu môže slúžiť historickým alebo verejným záujmom; alebo
• c) uchovávanie dokumentu môže byť relevantné v súvislosti so súčasnými alebo možnými budúcimi formálnymi postupmi.

Všetky rozhodnutia a opatrenia súvisiace s nakladaním s uvedenými dôvernými dokumentmi sa riadne zaznamenajú do spisu.

7/ Rekurz

Dotknuté osoby majú kedykoľvek právo podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievajú, že ombudsman porušil ich práva podľa nariadenia 2018/1725.

[1] Článok 10 nariadenia 2018/1725.

[2] Článok 9 ods. 2 štatútu ombudsmana.

[3] Článok 2 ods. 2 štatútu ombudsmana.

[4] Články 17 až 20 nariadenia 2018/1725.

[5] Rozhodnutie európskej ombudsmanky z 9. novembra 2020 o vnútorných pravidlách na obmedzenie určitých práv dotknutých osôb pri spracúvaní osobných údajov, dostupné na adrese https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.