Úvod

Európsky ombudsman sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Ombudsman zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.

1. Aké osobné údaje spracúva európsky ombudsman?

• Krstné meno
• Pracovné zaradenie
• Organizácia
• Zvukové a/alebo vizuálne údaje (napríklad obrázky a hlasové nahrávky)

2. Prečo a ako Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Európska ombudsmanka vytvorila sériu videí zameraných na zvyšovanie informovanosti o mandáte úradu, o tom, ako môže pomôcť občanom, ako aj na informovanie verejnosti o práci vykonanej v niektorých kľúčových oblastiach.

Videá zobrazujú tváre, ktoré stoja za prácou inštitúcie, prezentujú spoluprácu s ostatnými inštitúciami EÚ s cieľom zlepšiť administratívu EÚ a zdôrazňujú jej vzťah s verejnosťou – ako sťažovateľov aj potenciálnych sťažovateľov, ako aj príjemcov efektívnejšej a transparentnejšej administratívy EÚ.

3. Aké sú právne základy a potreba spracovania týchto údajov?

Spracúvanie osobných údajov súvisí s komunikáciou a propagáciou činností ombudsmana (vrátane fotografií a audiovizuálnych záznamov), ktoré sú potrebné na fungovanie ombudsmana, ako sa stanovuje v zmluvách. Týmito ustanoveniami sú článok 11 Zmluvy o Európskej únii a článok 15 Zmluvy o fungovaní Európskej únie.

V dôsledku toho sú tieto spracovateľské operácie zákonné podľa článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725 (spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie).

 4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Európsky ombudsman je zodpovedný za spracovanie údajov, ako aj Komisia, ktorá video zverejnila na svojom audiovizuálnom portáli.

5. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Audio-videozáznamy sa používajú na komunikačné účely na webovom sídle ombudsmanky a jej kanáloch sociálnych médií (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube), ako aj na audiovizuálnom portáli Komisie. Ktokoľvek, kto sleduje videá prostredníctvom ktorejkoľvek z týchto platforiem, bude mať prístup k takýmto údajom.

6. Ako dlho uchovávame údaje?

Audiovizuálny materiál sa bude uchovávať počas obdobia potrebného na splnenie účelu, na ktorý bol zaznamenaný (podpora mandátu a činností európskeho ombudsmana), a neskôr sa môže archivovať na účely trvalého uchovania na historické účely s cieľom zdokumentovať, uchovať a sprístupniť verejnosti históriu a audiovizuálne dedičstvo európskeho ombudsmana a Európskej únie.

Ak ste držiteľom práv a chcete, aby boli vaše údaje odstránené z audiovizuálneho materiálu, obráťte sa na európskeho ombudsmana (pozri oddiel 8 tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov: „Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatňovať?“).

7. Ako chránime a chránime vaše osobné údaje?

V záujme ochrany vašich osobných údajov ombudsman zaviedol niekoľko technických a organizačných opatrení. Technické opatrenia zahŕňajú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov a zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k svojim osobným údajom a ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. V prípade potreby máte právo na vymazanie svojich osobných údajov, obmedzenie ich spracúvania a právo namietať proti ich spracúvaniu, ako aj právo na prenosnosť údajov. Máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie.

Proti spracovaniu vašich osobných údajov môžete kedykoľvek namietať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi na adrese eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Táto námietka voči spracovaniu nebude mať vplyv na zákonnosť spracovania vykonaného pred Vašou žiadosťou.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa údajov alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9 tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov. Ak si želáte uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, vo svojej žiadosti ich opíšte [t. j. uveďte ich referenčné označenie(-a) záznamu, ako sa uvádza v bode 10].

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

- Správca údajov

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa, európskeho ombudsmana, na adrese eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Úradník pre ochranu údajov (DPO) európskeho ombudsmana

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).

10. Kde nájsť podrobnejšie informácie

Úradník ombudsmana pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov európskym ombudsmanom, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup do registra je možný prostredníctvom tohto odkazu: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zaradená do verejného registra zodpovednej osoby pod týmto referenčným číslom záznamu: 02/2023