V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa opisuje, ako európsky ombudsman chráni vaše osobné údaje, keď odpovedáte na konzultáciu s ombudsmanom, a kde ako taký ombudsman koná ako prevádzkovateľ údajov. V tomto vyhlásení sa tiež uvádza, aké práva máte ako dotknutá osoba.

Vysvetľuje najmä dôvod zhromažďovania a spracúvania údajov, spôsob, akým ombudsman zhromažďuje poskytnuté údaje, nakladá s nimi a zabezpečuje ich ochranu, a to, aké práva môžu subjekty prispievajúce právami uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

1. Aké osobné údaje bude Európsky ombudsman spracúvať?

Prispievatelia vyplnia kontaktný formulár na webovom sídle európskeho ombudsmana, ktorý nasmeruje príspevky do osobitnej e-mailovej schránky na konzultácie. Príspevky je možné posielať aj listom alebo e-mailom. Príspevkami sa zaoberajú príslušní zamestnanci úradu európskeho ombudsmana.

Európsky ombudsman sa môže obrátiť na prispievateľov so žiadosťou o objasnenie a/alebo šírenie výsledkov konzultácie/vyšetrovania. Kontaktné údaje osoby zodpovednej za vyšetrovanie sú uvedené vo výzve na vyjadrenie sa ku konzultácii.

Zhromaždené a ďalej spracúvané osobné údaje sú údaje potrebné na účasť na konzultácii, a to: meno, priezvisko, e-mail, opis pracovného miesta a preferovaný jazyk pre ďalšiu korešpondenciu, iný jazyk, v ktorom by sa akceptovala odpoveď, a obsah (väčšinou názory jednotlivca alebo organizácie na danú tému).

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Európsky ombudsman by chcel dať verejnosti a zainteresovaným stranám príležitosť vyjadriť svoje názory v súvislosti so strategickými vyšetrovaniami a iniciatívami, ktoré by mali prospech z externých vstupov, a preto môže začať verejné konzultácie.

3. Aký je právny základ a potreba spracovania týchto údajov?

Právnym základom pre túto spracovateľskú operáciu je článok 11 ZEÚ.

Osobné údaje sa spracúvajú v súlade s nariadením 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami EÚ. Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia 2018/1725].

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Odvetvie informačných a komunikačných technológií (IKT) Európskeho ombudsmana spravuje údaje predložené na webovom sídle. Zamestnanci európskeho ombudsmana zodpovední za uskutočňovanie verejných konzultácií a oprávnení zamestnanci budú na základe zásady „need-to-know“ ďalej spracúvať údaje predložené prispievateľmi.

5. Kto budú príjemcovia údajov?

Zamestnanci európskeho ombudsmana zodpovední za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie majú prístup k vašim osobným údajom, ako aj ďalší oprávnení zamestnanci európskeho ombudsmana na základe zásady „need-to-know“.

V rámci vyšetrovacieho postupu európsky ombudsman postúpi všetky prijaté príspevky príslušnej inštitúcii, orgánu, úradu alebo agentúre EÚ. V záujme transparentnosti poskytuje európsky ombudsman verejné príspevky prijaté v rámci konzultácie.

Pri prispievaní do konzultácie sa od vás vyžaduje, aby ste identifikovali seba a organizáciu, v mene ktorej prispievate. Anonymné príspevky na konzultácie nie sú akceptované. Cieľom je zabrániť zneužitiu.

V záujme transparentnosti poskytuje európska ombudsmanka verejné príspevky, ktoré dostala ako odpoveď na verejnú konzultáciu. Vaše osobné údaje nebudú zverejnené. Mali by ste sa vyhnúť zahrnutiu zbytočných osobných údajov do svojich príspevkov, najmä osobných údajov tretích strán. Ak sú takéto údaje zahrnuté, budú z verzie, ktorá sa zverejňuje, odstránené.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Príspevky sa uchovávajú v príslušnom spise v súlade s politikou uchovávania v systéme správy prípadov ombudsmana počas desiatich rokov od uzavretia prípadu ^[2]. Patria sem základné osobné údaje (mená, priezviská, e-mailová adresa), jazykové preferencie a odpovede. Príspevky sa archivujú v súlade s politikou ombudsmana v oblasti archivácie ^[3].

7. Ako chránime vaše údaje?

Elektronické údaje sa uchovávajú na serveroch európskeho ombudsmana. Tieto údaje sú chránené mnohými bezpečnostnými opatreniami, ktoré zaviedol sektor informačných a komunikačných technológií Európskeho ombudsmana na ochranu integrity a dôvernosti elektronického majetku inštitúcie.

Prístup k osobným údajom je chránený prostredníctvom správy prístupových práv, ktoré sú prísne obmedzené a založené na zásade „need-to-know“ (potreba poznať).

E-mailové adresy sa nikdy nezverejňujú, ale uchovávajú sa a Európsky ombudsman ich môže použiť na korešpondenciu týkajúcu sa poskytnutej odpovede.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Pri prispievaní do konzultácie si môžete vybrať, či by vaše osobné údaje mali byť zverejnené na našej webovej stránke alebo nie.

Ako „dotknutá osoba“ máte aj osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k svojim osobným údajom a ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. Za určitých podmienok máte právo na vymazanie svojich osobných údajov, obmedzenie spracovania svojich osobných údajov a právo namietať proti spracovaniu svojich osobných údajov.

Európsky ombudsman odpovie na vaše žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

Napokon máte právo kedykoľvek sa obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov, ak sa domnievate, že európsky ombudsman porušil vaše práva podľa nariadenia 2018/1725 z dôvodu spracúvania vašich osobných údajov.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s verejnými konzultáciami s európskym ombudsmanom môžete kedykoľvek zaslať na túto adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Takisto sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu európskeho ombudsmana na tejto adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sťažnosť môžete kedykoľvek podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu

[2] Pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Pozri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.