(1)

Európsky ombudsman je splnomocnený vykonávať administratívne vyšetrovania, úkony pred začatím disciplinárneho konania, disciplinárne konania a konania o pozastavení výkonu funkcie v súlade so Služobným poriadkom úradníkov Európskej únie a Podmienkami zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie stanovenými v nariadení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (ďalej len „služobný poriadok“) (2), a v súlade s rozhodnutím európskeho ombudsmana zo 4. novembra 2004, ktorým sa prijímajú vykonávacie ustanovenia o vykonávaní administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní. V prípade potreby oznamuje prípady aj úradu OLAF.

(2)

Zamestnanci európskeho ombudsmana sú povinní nahlasovať možné nelegálne činnosti vrátane podvodov a korupcie, ktoré poškodzujú záujmy Únie. Zamestnanci sú povinní oznamovať aj konanie týkajúce sa výkonu služobných povinností, ktoré môže predstavovať vážne porušenie povinností úradníkov Únie. Toto sa upravuje rozhodnutím európskeho ombudsmana o interných predpisoch týkajúcich sa oznamovania protispoločenskej činnosti z 20. februára 2015.

(3)

Európsky ombudsman zaviedol politiku na prevenciu a účinné riešenie skutočných alebo potenciálnych prípadov psychického alebo sexuálneho obťažovania na pracovisku, ako sa stanovuje v jeho rozhodnutí z 18. decembra 2017. V uvedenom rozhodnutí sa stanovuje neformálny postup, v rámci ktorého sa údajná obeť obťažovania môže obrátiť na poradcov pre etiku v rámci európskeho ombudsmana alebo na Zmierovací výbor.

(4)

Európsky ombudsman môže vyšetrovať aj prípadné porušenia bezpečnostných predpisov v prípade utajovaných skutočností Európskej únie (ďalej len „EUCI“).

(5)

Činnosť európskeho ombudsmana podlieha vnútorným aj vonkajším auditom.

(6)

V súvislosti s takýmito administratívnymi vyšetrovaniami, auditmi a vyšetrovaniami európsky ombudsman spolupracuje s inými inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie.

(7)

Európsky ombudsman môže na požiadanie alebo z vlastnej iniciatívy spolupracovať s vnútroštátnymi orgánmi tretích krajín a medzinárodnými organizáciami.

(8)

Európsky ombudsman môže takisto na požiadanie alebo z vlastnej iniciatívy spolupracovať s orgánmi verejnej moci členských štátov EÚ.

(9)

Európsky ombudsman vyšetruje údajné prípady nesprávneho úradného postupu inštitúcií, orgánov, úradov alebo agentúr Únie s výnimkou Súdneho dvora Európskej únie pri výkone jeho súdnej funkcie. V tejto súvislosti môže európsky ombudsman potrebovať zachovať dôvernosť osobných údajov obsiahnutých v dokumentoch získaných od účastníkov konania alebo počas vyšetrovaní. Európsky ombudsman môže takisto potrebovať chrániť práva a slobody sťažovateľov, ako aj práva a slobody iných zúčastnených osôb.

(10)

Na účely plnenia svojich úloh európsky ombudsman získava a spracúva informácie a viaceré kategórie osobných údajov vrátane identifikačných údajov fyzických osôb, kontaktných údajov, údajov o pracovnom postavení a úlohách, informácií o správaní v súkromí, v zamestnaní, ako aj o výkone povolania a finančných údajov. Európsky ombudsman vykonáva úlohu prevádzkovateľa údajov.

(11)

Podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 („ďalej len „nariadenie“) je preto európsky ombudsman povinný poskytnúť dotknutým osobám informácie o týchto spracovateľských činnostiach a rešpektovať ich práva ako dotknutých osôb.

(12)

Od európskeho ombudsmana sa môže vyžadovať, aby tieto práva zosúladil s cieľmi administratívnych vyšetrovaní, auditov, vyšetrovaní a súdnych konaní. Okrem toho môže byť potrebné vyvážiť práva dotknutej osoby a základné práva a slobody iných dotknutých osôb. Na tento účel sa v článku 25 nariadenia poskytuje európskemu ombudsmanovi možnosť, s výhradou splnenia prísnych podmienok, obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 22, článkov 35 a 36, ako aj článku 4 nariadenia, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 20. Pokiaľ nie sú obmedzenia ustanovené v právnom akte prijatom na základe zmlúv, je potrebné prijať interné predpisy, podľa ktorých má európsky ombudsman právo tieto práva obmedziť.

(13)

Európsky ombudsman môže napríklad potrebovať obmedziť informácie, ktoré poskytuje dotknutej osobe o spracúvaní jej osobných údajov vo fáze predbežného posúdenia administratívneho vyšetrovania alebo počas samotného vyšetrovania, pred možným odmietnutím prípadu alebo vo fáze pred začatím disciplinárneho konania. Za určitých okolností môže poskytnutie takýchto informácií vážne ovplyvniť schopnosť európskeho ombudsmana účinne viesť vyšetrovanie, a to napríklad keď existuje riziko, že dotknutá osoba by mohla zničiť dôkazy alebo ovplyvniť možných svedkov pred ich vypočutím. Európsky ombudsman môže takisto potrebovať chrániť práva a slobody svedkov, ako aj práva a slobody iných zúčastnených osôb.

(14)

Môže byť potrebné chrániť anonymnosť svedka alebo oznamovateľa protispoločenskej činnosti, ktorý požiadal o utajenie svojej identity. V takomto prípade sa európsky ombudsman môže rozhodnúť obmedziť prístup k identifikačným údajom, vyhláseniam alebo iným osobným údajom takýchto osôb s cieľom chrániť ich práva a slobody.

(15)

Môže byť potrebné chrániť dôverné informácie týkajúce sa zamestnanca, ktorý kontaktoval poradcov pre etiku v rámci európskeho ombudsmana a/alebo Zmierovací výbor v kontexte postupu riešenia prípadu obťažovania. V takýchto prípadoch európsky ombudsman môže potrebovať obmedziť prístup k identifikačným údajom, vyhláseniam alebo iným osobným údajom údajnej obete a iných dotknutých osôb s cieľom chrániť práva a slobody všetkých dotknutých osôb.

(16)

Európsky ombudsman môže napríklad potrebovať obmedziť informácie, ktoré poskytuje dotknutej osobe uvedenej v sťažnosti alebo v vyšetrovacích dokumentoch, týkajúce sa spracovania jej osobných údajov počas vyšetrovania údajného nesprávneho úradného postupu v inštitúcii, orgáne, úrade alebo agentúre EÚ. Poskytnutie takýchto informácií môže vážne ovplyvniť schopnosť európskeho ombudsmana účinne viesť vyšetrovanie, a to napríklad keď existuje riziko, že dotknutá osoba by mohla ohroziť vyšetrovanie. Európsky ombudsman môže takisto potrebovať chrániť práva a slobody sťažovateľa, ako aj práva a slobody iných zúčastnených osôb.

(17)

Európsky ombudsman by mal uplatňovať obmedzenia len v prípadoch, keď rešpektujú podstatu základných práv a slobôd, sú nevyhnutne potrebné a sú primeraným opatrením v demokratickej spoločnosti. Európsky ombudsman by mal poskytovať dôvody vysvetľujúce odôvodnenie uloženia takýchto obmedzení.

(18)

V rámci uplatňovania zásady zodpovednosti by európsky ombudsman mal uchovávať záznamy o uplatňovaní obmedzení.

(19)

Pri spracúvaní osobných údajov vymieňaných s inými organizáciami v kontexte svojich úloh by európsky ombudsman a tieto organizácie mali navzájom konzultovať možné dôvody na uloženie obmedzení a nevyhnutnosť a primeranosť týchto obmedzení, pokiaľ sa tým neohrozia činnosti vykonávané európskym ombudsmanom.

(20)

V článku 25 ods. 6 nariadenia sa ukladá prevádzkovateľovi povinnosť informovať dotknuté osoby o hlavných dôvodoch, na základe ktorých sa obmedzenie uplatňuje, a o ich práve podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (EDPS).

(21)

V súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia je európsky ombudsman oprávnený poskytnutie informácií o dôvodoch uplatnenia obmedzenia dotknutej osobe odložiť, môže od neho upustiť alebo ho môže zamietnuť, ak by sa poskytnutím informácií zrušil účinok tohto obmedzenia. Európsky ombudsman by mal v jednotlivých prípadoch posúdiť, či by sa oznámením o uplatňovaní obmedzenia zrušil jeho účinok.

(22)

Európsky ombudsman by mal obmedzenie zrušiť, hneď ako podmienky odôvodňujúce jeho uplatňovanie prestanú platiť, a tieto podmienky pravidelne posudzovať.

(23)

Na účely zabezpečenia čo možno najväčšej miery ochrany práv a slobôd dotknutých osôb a v súlade s článkom 44 ods. 1 nariadenia by zodpovedná osoba mala byť včas konzultovaná o všetkých obmedzeniach, ktoré sa môžu uplatňovať a malo by sa overiť dodržiavanie ich súladu s týmto rozhodnutím.

(24)

V článku 16 ods. 5 a článku 17 ods. 4 nariadenia sa stanovujú výnimky z práva dotknutých osôb na informácie a práva na prístup. Ak sa tieto výnimky uplatňujú, európsky ombudsman nemusí uplatňovať obmedzenie podľa tohto rozhodnutia.