Európsky ombudsman

so zreteľom na

(1) nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (ďalej len „nariadenie“)^[1], a najmä na jeho článok 45 ods. 3 a

(2) pozičný dokument európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (ďalej len „EDPS“) o úlohe zodpovedných osôb inštitúcií a orgánov EÚ,

rozhodol takto:

Článok 1 - Určenie zodpovednej osoby

1. Európsky ombudsman určí zodpovednú osobu spomedzi svojich zamestnancov na základe jej osobných a odborných kvalít, a to najmä na základe jej odborných znalostí z práva a postupov v oblasti ochrany údajov a na základe spôsobilosti plniť stanovené úlohy. Po konzultácii so zodpovednou osobou sa môže určiť aj zástupca zodpovednej osoby^[2]. Zodpovedná osoba môže mať vlastný pomocný personál.

2. Zodpovedná osoba sa vymenúva na obdobie piatich rokov, pričom do tejto funkcie môže byť opätovne vymenovaná.

3. Kontaktné údaje zodpovednej osoby sa oznámia EDPS a uverejnia sa na webovom sídle európskeho ombudsmana.

4. Zodpovednú osobu, ktorá prestane spĺňať podmienky na výkon svojich povinností, môže z funkcie odvolať len európsky ombudsman so súhlasom EDPS. To, že zodpovedná osoba už nespĺňa tieto podmienky európsky ombudsman stanoví na základe návrhu generálneho tajomníka. Na účely získania súhlasu EDPS na takého odvolanie podľa článku 44 ods. 8 nariadenia sa uskutoční písomná konzultácia s EDPS. Zodpovednej osobe sa zasiela kópia takéhoto súhlasu.

Článok 2 - Postavenie zodpovednej osoby

1. Zodpovedná osoba podlieha generálnemu tajomníkovi európskeho ombudsmana.

2. Bez toho, aby bol dotknutý odsek 1, zodpovedná osoba koná nezávisle. Zodpovedná osoba nesmie pri plnení svojich úloh dostávať žiadne pokyny, ani nesmie byť v súvislosti s ich vykonávaním odvolaná alebo inak postihovaná.

3. Európsky ombudsman zaistí, aby:

(a) zodpovedná osoba bola riadnym spôsobom a včas zapojená do všetkých záležitostí, ktoré súvisia s ochranou osobných údajov,

(b) zodpovedná osoba mala čas a zdroje potrebné na plnenie svojich úloh, ako aj na udržiavanie jej odborných znalostí a

(c) nedochádzalo ku konfliktu záujmov medzi takýmito úlohami alebo povinnosťami zodpovednej osoby a inými oficiálnymi úlohami a povinnosťami, ktoré môže vykonávať.

4. V súlade s právom Únie sú zodpovedná osoba a jej pomocný personál viazaní povinnosťou zachovávať mlčanlivosť alebo dôvernosť v súvislosti s výkonom svojich úloh.

Článok 3 - Úlohy, povinnosti a právomoci zodpovednej osoby

1. Zodpovedná osoba poskytuje európskemu ombudsmanovi informácie a poradenstvo o jeho povinnostiach podľa nariadenia a ostatných právnych predpisov Únie týkajúcich sa ochrany údajov.

2. Zodpovedná osoba nezávislým spôsobom zabezpečuje interné uplatňovanie nariadenia a monitoruje súlad s týmto nariadením, ostatnými uplatniteľnými právnymi predpismi Únie zahŕňajúcimi ustanovenia o ochrane osobných údajov a pravidlami európskeho ombudsmana v súvislosti s ochranou osobných údajov vrátane rozdelenia povinností, zvyšovania povedomia a odbornej prípravy personálu, ktorý je zapojený do spracovateľských operácií a súvisiacich auditov.

3. Zodpovedná osoba zabezpečuje, aby boli dotknuté osoby informované o svojich právach a povinnostiach podľa nariadenia.

4. Zodpovedná osoba na požiadanie poskytuje poradenstvo, pokiaľ ide o

(a) potrebu oznamovania prípadov porušenia ochrany osobných údajov európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov a/alebo nahlasovania takýchto prípadov porušenia dotknutej osobe,

(b) posúdenie vplyvu na ochranu údajov a monitorovanie jeho vykonávania a v prípade pochybností o potrebe posúdenia vplyvu na ochranu údajov konzultovať s EDPS,

(c) potrebu predchádzajúcej konzultácie s EDPS podľa článku a v prípade pochybností o potrebe predchádzajúcej konzultácie konzultovať s EDPS.

5. Zodpovedná osoba odpovedá na žiadosti EDPS a v rámci oblasti svojej právomoci spolupracuje a konzultuje s EDPS na jeho žiadosť alebo z vlastného podnetu.

6. Zodpovedná osoba zabezpečuje, aby spracovateľské operácie, ktorých prevádzkovateľom je európsky ombudsman, nemali nepriaznivý vplyv na práva a slobody dotknutých osôb.

7. Zodpovedná osoba vedie centrálny register záznamov o spracovateľských operáciách a prípadoch porušenia ochrany osobných údajov, ktoré spadajú pod zodpovednosť európskeho ombudsmana. Zodpovedná osoba zabezpečí, aby bol register záznamov o spracovateľských operáciách verejne aj elektronicky prístupný. Záznamy o spracovateľských činnostiach európskeho ombudsmana sa na požiadanie sprístupnia EDPS.

8. Európsky ombudsman, príslušný výbor zamestnancov alebo ktorákoľvek fyzická osoba môže viesť konzultácie so zodpovednou osobou bez toho, aby museli využiť oficiálne postupy, a to o akejkoľvek záležitosti vzťahujúcej sa na výklad alebo uplatňovanie nariadenia, pokiaľ sa týka činností spracovania údajov, ktorých prevádzkovateľom je európsky ombudsman. Pokiaľ je to možné, zodpovedná osoba poskytuje informácie vo forme, ktorej sa dá porozumieť bez odborných poznatkov.

9. Zodpovedná osoba môže vypracovať odporúčania pre európskeho ombudsmana týkajúce sa praktických zlepšení ochrany údajov a poskytnúť mu poradenstvo vo veciach týkajúcich sa uplatňovania ustanovení o ochrane údajov na činnosti spracovania údajov, ktorých prevádzkovateľom je európsky ombudsman.

10. Zodpovedná osoba môže z vlastného podnetu alebo na žiadosť európskeho ombudsmana, generálneho tajomníka, príslušného výboru zamestnancov alebo ktorejkoľvek fyzickej osoby vyšetrovať veci a udalosti priamo spojené s jej úlohami, ktoré sa dostanú do jej pozornosti, a podávať o tom správu osobe, ktorá ju vyšetrovaním poverila, alebo európskemu ombudsmanovi. V rámci takéhoto vyšetrovania sa musí dodržiavať zásada spravodlivosti a musí sa rešpektovať právo dotknutých osôb vyjadriť sa k skutočnostiam, ktoré sa ich týkajú.

11. Dotknuté osoby sa môžu obrátiť na zodpovednú osobu vo všetkých otázkach týkajúcich sa spracovania ich osobných údajov a uplatňovania ich práv.

12. Nikto nesmie utrpieť ujmu za to, že upozornil zodpovednú osobu na vec, pri ktorej údajne došlo k porušeniu nariadenia.

13. Zodpovedná osoba má pri výkone svojich úloh vždy prístup k údajom tvoriacim predmet operácií spracovania, ako aj do všetkých kancelárií, k zariadeniam na spracovanie údajov a k dátovým nosičom.

14. Zodpovedná osoba môže pri výkone svojich úloh v spojitosti so spracovaním realizovaným inou inštitúciou alebo iným orgánom EÚ v mene európskeho ombudsmana spolupracovať so zodpovednou osobou dotknutej inštitúcie alebo orgánu.

Článok 4 - Nadobudnutie účinnosti

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.

V Štrasburgu 9. 10. 2019

Emily O’Reilly

[1] Ú. v. EÚ 2018 L 295, s. 39.

[2] Ak je zástupca zodpovednej osoby určený na základe uvedeného postupu, pod pojmom „zodpovedná osoba“ sa rozumie zodpovedná osoba, ako aj zástupca zodpovednej osoby.