V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod spracovania, spôsob, akým európsky ombudsman zhromažďuje všetky poskytnuté osobné údaje, nakladá s nimi a zabezpečuje ich ochranu, ako sa tieto informácie používajú a aké práva môžu dotknuté osoby uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

Prevádzkovateľom je európsky ombudsman (EO).

1. Aké osobné údaje bude Európsky ombudsman spracúvať?

Uchádzači poskytujú svoje údaje prostredníctvom online (webového) nástroja na podávanie žiadostí. Na vykonanie výberového konania sa údaje importujú do IT nástroja určeného na podporu a uľahčenie postupu.

Spracúvame nasledujúce osobné údaje:

• Základné osobné údaje (meno, priezvisko, štátna príslušnosť, dátum narodenia, e-mail a mesto a krajina pobytu, telefón);
• informácie obsiahnuté v životopise (vzdelanie, pracovné skúsenosti, jazykové znalosti);
• kópie diplomov, titulov alebo osvedčení žiadateľa.

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Účelom spracovania je identifikovať uchádzačov pre program stáží, ktorý kancelária EO ponúka, a uskutočniť príslušné výberové konanie.

3. Aké sú právne základy a potreba spracovania týchto údajov?

Právnym základom je rozhodnutie európskeho ombudsmana o stážach z 13. februára 202 3 a príslušné výzvy na predkladanie prihlášok na stáže.

Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia 2018/1725].

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Služby informačných a komunikačných technológií (IKT) úradu EO spracúvajú údaje predložené na webovom sídle. Výberový nástroj riadi oddelenie ľudských zdrojov a zamestnanci IKT.

5. Kto bude príjemcom údajov?

Výkonný riaditeľ, generálny tajomník (v relevantných prípadoch), riaditeľ pre administratívu, úradník pre stáže, vedúci oddelenia ľudských zdrojov, vedúci vyšetrovacích oddelení, zamestnanci zapojení do hodnotenia uchádzačov a sektor IKT.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Údaje uchádzačov predložené do online nástroja na podávanie prihlášok sa uchovávajú v ich osobnom online účte dva roky v prípade, že sa chcú prihlásiť na budúce stáže. Ak sa uchádzači nepripoja k svojmu účtu do dvoch rokov, účet a údaje, ktoré sú v ňom uvedené, sa po odoslaní e-mailu s oznámením automaticky vymažú. Uchádzači môžu hospodársky subjekt kedykoľvek požiadať o vymazanie svojho účtu.

Údaje o neúspešných uchádzačoch prenesené do nástroja na výber sa vymažú deväť mesiacov po skončení obdobia stáží, za ktoré boli údaje zozbierané. Údaje o uchádzačoch vybraných na stáže sa vymažú dva roky po skončení obdobia stáže.

7. Ako chránime údaje dotknutej osoby?

Údaje sa zhromažďujú online v bezpečnom režime. Prístup k údajom prostredníctvom online formulára je chránený heslom podľa výberu žiadateľa.

Elektronické údaje sa uchovávajú v online aplikačnom nástroji na serveroch EO, čo znamená, že sú chránené mnohými bezpečnostnými opatreniami zavedenými sektorom IKT na ochranu integrity a dôvernosti elektronického majetku inštitúcie.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Máte právo na prístup k svojim osobným údajom a k relevantným informáciám o tom, ako ich používame. Máte tiež právo požiadať o opravu akýchkoľvek neúplných alebo nepresných údajov, ktoré sa vás týkajú, za predpokladu, že je zaručená dôvernosť rokovaní a rozhodovania zamestnancov zapojených do hodnotenia uchádzačov, ako aj práva ostatných uchádzačov.

Identifikačné údaje môžete opraviť kedykoľvek počas postupu. Pokiaľ ide o údaje týkajúce sa kritérií prípustnosti alebo posudzovania, právo na opravu možno uplatniť až do dátumu uzávierky podávania žiadostí.

Máte právo kedykoľvek namietať proti používaniu vašich údajov hospodárskym subjektom z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie. Za určitých podmienok máte právo požiadať, aby EO vymazal vaše osobné údaje alebo obmedzil ich používanie. Hospodársky subjekt odpovie na vaše žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s výberovým konaním stážistov v kancelárii EO môžete kedykoľvek zaslať EO na túto adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Európsky ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Štrasburg Cedex

Takisto sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu úradu EO na tejto adrese: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sťažnosť môžete podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov kedykoľvek na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu