V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod spracovania, spôsob, akým európsky ombudsman zhromažďuje všetky poskytnuté osobné údaje, nakladá s nimi a zabezpečuje ich ochranu, ako sa tieto informácie používajú a aké práva môžu dotknuté osoby uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

Prevádzkovateľom je európsky ombudsman. Spoločným prevádzkovateľom je lekárska služba Európskeho parlamentu (EP).

1. Aké osobné údaje bude Európsky ombudsman spracúvať?

Uchádzači poskytujú svoje údaje prostredníctvom online (webového) nástroja na podávanie žiadostí [1]. Na vykonanie výberového konania sa údaje importujú do IT nástroja určeného na podporu a uľahčenie postupu.

Spracúvame nasledujúce osobné údaje:

• Základné osobné údaje (meno, priezvisko, štátna príslušnosť, dátum narodenia, e-mail a mesto a krajina pobytu, telefón);
• informácie obsiahnuté v životopise (vzdelanie, pracovné skúsenosti, jazykové znalosti);
• doklad(-y) preukazujúci(-e) zdravotné postihnutie (napr.: doklad vydaný vnútroštátnym alebo regionálnym orgánom alebo akreditovaným subjektom v členskom štáte EÚ, preukaz EÚ pre osoby so zdravotným postihnutím, aktuálne potvrdenie vydané lekárom)
• prípadne žiadosť o primerané úpravy týkajúce sa práce počas stáže spolu s riadnym odôvodnením potreby primeraných úprav [2];
• kópie diplomov, titulov alebo osvedčení žiadateľa.

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Účelom spracovania je identifikovať uchádzačov o stáže ponúkané osobám so zdravotným postihnutím a uskutočniť príslušné výberové konanie.

3. Aké sú právne základy a potreba spracovania týchto údajov?

Právnym základom je rozhodnutie európskej ombudsmanky o stážach z 13. februára 2023, oznámenie európskej ombudsmanky o stážach pre osoby so zdravotným postihnutím v roku 2023 a článok 1d ods. 4 Služobného poriadku úradníkov Európskej únie a Podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie [3].

Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia 2018/1725].

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Služby informačných a komunikačných technológií (IKT) úradu EO spracúvajú údaje predložené na webovom sídle. Výberový nástroj riadi oddelenie ľudských zdrojov a zamestnanci IKT.

5. Kto bude príjemcom údajov?

Výkonný riaditeľ, generálny tajomník (v relevantných prípadoch), riaditeľ pre administratívu, úradník pre stáže, vedúci oddelenia ľudských zdrojov, vedúci vyšetrovacích oddelení, zamestnanci zapojení do hodnotenia uchádzačov a zamestnanci IKT.

K dokumentom potvrdzujúcim zdravotné postihnutie budú mať prístup len zamestnanci oddelenia ľudských zdrojov. Uchádzači, ktorí potrebujú primerané úpravy, by mali útvarom ľudských zdrojov výkonného riaditeľa predložiť odôvodnenie bez toho, aby v tejto fáze predložili akýkoľvek podporný dokument.

V prípade žiadosti vybraných stážistov o primerané úpravy lekárska služba Európskeho parlamentu posúdi podporné dokumenty s cieľom určiť platnosť žiadosti o primerané úpravy a navrhne Európskemu ombudsmanovi potrebné opatrenia. Prístup k predloženým dokumentom má len lekárska služba EP.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Údaje uchádzačov predložené do online nástroja na podávanie prihlášok sa uchovávajú v ich osobnom online účte dva roky v prípade, že sa chcú prihlásiť na budúce stáže. Ak sa uchádzači nepripoja k svojmu účtu do dvoch rokov, účet a údaje, ktoré sú v ňom uvedené, sa po odoslaní e-mailu s oznámením automaticky vymažú. Uchádzači môžu hospodársky subjekt kedykoľvek požiadať o vymazanie svojho účtu.

Údaje o neúspešných uchádzačoch prenesené do nástroja na výber sa vymažú deväť mesiacov po skončení obdobia stáží, za ktoré boli údaje zozbierané. Údaje o uchádzačoch vybraných na stáže sa vymažú dva roky po skončení obdobia stáže.

7. Ako chránime údaje dotknutej osoby?

Údaje sa zhromažďujú online v bezpečnom režime. Prístup k údajom prostredníctvom online formulára je chránený heslom podľa výberu žiadateľa.

Elektronické údaje sa uchovávajú v online aplikačnom nástroji na serveroch EO, čo znamená, že sú chránené mnohými bezpečnostnými opatreniami zavedenými IKT službami na ochranu integrity a dôvernosti elektronického majetku inštitúcie.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Máte právo na prístup k svojim osobným údajom a k relevantným informáciám o tom, ako ich používame. Máte tiež právo požiadať o opravu akýchkoľvek neúplných alebo nepresných údajov, ktoré sa vás týkajú, za predpokladu, že je zaručená dôvernosť rokovaní a rozhodovania zamestnancov zapojených do hodnotenia uchádzačov, ako aj práva ostatných uchádzačov.

Identifikačné údaje môžete opraviť kedykoľvek počas postupu. Pokiaľ ide o údaje týkajúce sa kritérií prípustnosti alebo posudzovania, právo na opravu možno uplatniť až do dátumu uzávierky podávania žiadostí.

Máte právo kedykoľvek namietať proti používaniu vašich údajov hospodárskym subjektom z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie. Za určitých podmienok máte právo požiadať, aby EO vymazal vaše osobné údaje alebo obmedzil ich používanie. Hospodársky subjekt odpovie na vaše žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s výberovým konaním stážistov na stáže pre osoby so zdravotným postihnutím môžete kedykoľvek zaslať európskemu ombudsmanovi na túto adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Európsky ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Štrasburg Cedex

Takisto sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu úradu EO na tejto adrese: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Sťažnosť môžete podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov kedykoľvek na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu .

[1] Výnimočne a z riadne opodstatnených dôvodov môže úrad prijať žiadosti podané e-mailom.

[2] Len vybraní uchádzači budú vyzvaní, aby poskytli príslušné podporné dokumenty na odôvodnenie svojej žiadosti o primerané úpravy. Lekárska služba Európskeho parlamentu posúdi podporné dokumenty s cieľom určiť platnosť žiadosti o primerané úpravy a navrhne potrebné opatrenia.

[3] Pozri článok 1d ods. 4 Služobného poriadku a podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie: (...) Primerané úpravy vo vzťahu k základným funkciám pracovného miesta znamenajú v prípade potreby vhodné opatrenia, ktoré umožnia osobe so zdravotným postihnutím mať prístup k zamestnaniu, zúčastňovať sa na ňom alebo postupovať v ňom, alebo absolvovať odbornú prípravu, pokiaľ by takéto opatrenia nepredstavovali pre zamestnávateľa neprimeranú záťaž.“