Verejné podujatia európskeho ombudsmana

Verejný záznam o spracovateľskej činnosti [1]: Zaobchádzanie s osobnými a kontaktnými údajmi, fotografiami, videozáznamami a zvukovými záznamami rečníkov a účastníkov verejných podujatí európskeho ombudsmana, či už offline alebo online

1. Posledná aktualizácia tohto záznamu: 12-05-2021

2. Referenčné číslo [2]: 4/2021

3. Meno a kontaktné údaje prevádzkovateľa [3]: Európsky ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontaktná osoba: Oddelenie pre komunikáciu, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Meno a kontaktné údaje zodpovednej osoby:

Francesca Pavesi – zástupkyňa zodpovednej osoby: pán Nicholas Hernanz

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Meno a kontaktné údaje spracovateľa [4]: Môžu existovať procesory pre konkrétne udalosti: dodávatelia a subdodávatelia, ktorí sa používajú na všeobecnú organizáciu, riadenie a platbu registrácie, organizácie cestovného ruchu atď.

Zmluvnými doložkami sa zabezpečuje, aby spracovatelia údajov spracúvali mená a kontaktné a bankové údaje rečníkov a iných účastníkov podujatí ombudsmana len na základe pokynov ombudsmana. Tie isté ustanovenia zabezpečujú, že fotografi môžu prenášať fotografie zhotovené na podujatí ombudsmana len oddeleniu pre komunikáciu. Všetci spracovatelia údajov musia mať certifikáciu od uznávaných medzinárodných odborníkov na ochranu údajov.

V prípade podujatí vysielaných online, ako je webinár, príslušná webová platforma (t. j. WebEx) pôsobí ako spracovateľ vašich osobných údajov na technické zabezpečenie online podujatia, či už prostredníctvom prehliadača alebo mobilnej aplikácie. Uplatňujú sa príslušné vyhlásenia o ochrane osobných údajov.

V prípade použitia nástrojov na prieskum a výsluch pridaných do digitálnej platformy (t. j. Slido) príslušný nástroj pôsobí ako spracovateľ určitých údajov, ako sú IP adresy účastníkov. Platia príslušné zásady používania súborov cookie a vyhlásenia o ochrane osobných údajov.

6. Meno a kontaktné údaje spoločného prevádzkovateľa (spoločných prevádzkovateľov)[5]:

V prípade podujatí organizovaných na:

• Priestory Európskeho parlamentu (EP): EP je spoločným prevádzkovateľom pri spracúvaní povolení na vstup do svojich budov z bezpečnostných dôvodov.
• Priestory Európskej komisie (EK): ES je spoločným prevádzkovateľom pri spracúvaní povolení na vstup do svojich budov z bezpečnostných dôvodov.
• súkromné obchodné priestory (napríklad hotely): súkromný komerčný subjekt je spoločným prevádzkovateľom pri overovaní totožnosti hostí podujatia.

7. Účel(-y) spracovania [6]: Oddelenie pre komunikáciu koordinuje, organizuje a riadi rôzne druhy verejných podujatí v súlade so stratégiou ombudsmana a ročným plánom riadenia úradu. Jeho cieľom je zachovať vysokú viditeľnosť práce úradu vo verejnom záujme.

Údaje sa preto zhromažďujú s cieľom zasielať pozvánky a informácie potenciálnym rečníkom a účastníkom, umožniť registráciu na podujatie, nadviazať na podujatie a uľahčiť a zlepšiť výmenu názorov a budúcu spoluprácu s rečníkmi a účastníkmi a medzi nimi.

Údaje sa zhromažďujú aj s cieľom uľahčiť finančné a zmluvné vzťahy s rečníkmi a inými účastníkmi a dodávateľmi, zabezpečiť cestovné a hotelové služby a splniť bezpečnostné požiadavky.

Na informovanie o činnosti ombudsmana sa používajú snímky, ako sú fotografie a videozáznamy a zvukové záznamy z podujatí.

8. Opis kategórií dotknutých osôb a kategórií osobných údajov [7]:

Dotknuté osoby

Všetky osoby (interné aj externé) pozvané na podujatia a zúčastňujúce sa na nich, t. j.:

• členovia Európskej siete ombudsmanov;
• zástupcovia inštitúcií, orgánov alebo agentúr EÚ;
• zástupcovia organizácií občianskej spoločnosti, združení a mimovládnych organizácií;
• akademickí pracovníci/jednotlivci, ktorí pozorne sledujú prácu ombudsmana;
• novinári;
• externých dodávateľov, ako sú moderátori a fotografi;
• zamestnanci úradu ombudsmana;
• každý účastník podujatia ombudsmana.

Dátové polia

• mená potenciálnych rečníkov, účastníkov a externých dodávateľov;
• e-mailové adresy a telefónne čísla rečníkov, účastníkov a externých dodávateľov;
• Pracovné tituly, životopisy rečníkov;
• údaje o bankovom účte rečníkov a externých dodávateľov;
• mená zamestnávateľov rečníkov (v prípade potreby), účastníkov a externých dodávateľov;
• obrázky, ako sú fotografie a videozáznamy a zvukové záznamy nasnímané počas podujatí;
• obrázky a zvukové a obrazové záznamy dodávané potenciálnymi reproduktormi;
• Otázky kladené účastníkmi počas online podujatí prostredníctvom nástrojov na prieskumy verejnej mienky a výsluchy.

9. Lehota na uchovávanie údajov a, ak je to možné, na vymazanie [8]: Mená, e-mailové adresy, telefónne čísla, údaje o bankovom účte, životopisy a mená zamestnávateľov (v prípade potreby) účastníkov sa uchovávajú päť rokov, po uplynutí ktorých sa vymažú, zatiaľ čo mená, kontaktné údaje a obrázky rečníkov sa archivujú na historické účely.

Údaje, najmä mená, tituly a obrázky rečníkov, sa uverejňujú na webovom sídle ombudsmana a na kanáloch sociálnych médií a zostávajú tam na neurčito.

Fotografie a videozáznamy alebo zvukové záznamy z verejných podujatí sa interne uchovávajú päť rokov a potom sa vymažú. Tie, ktoré sa považujú za relevantné pre činnosti úradu, sa následne archivujú na historické účely.

10. Príjemcovia údajov [9]:

Oddelenie pre komunikáciu, ktoré koordinuje, organizuje a riadi verejné podujatia v súlade so stratégiou ombudsmana a ročným plánom riadenia úradu.

Generálny sekretariát a oddelenie pre personál, administratívu a rozpočet, ktoré sa zaoberajú finančnými a zmluvnými aspektmi verejných podujatí.

Kancelária ombudsmana, ktorá poskytuje mená a kontaktné údaje rečníkov alebo účastníkov.

Mená, pracovné pozície a obrázky rečníkov a účastníkov podujatí sa môžu objaviť na webovom sídle ombudsmana, na Extranete siete a vo výročnej správe, ktoré sú dostupné verejnosti. Uvedené údaje sa môžu objaviť aj v informačnom bulletine Európskej siete ombudsmanov Network in Focus, ktorý je dostupný na extranete siete a na webovom sídle ombudsmana.

Údaje sa môžu objaviť aj na kanáloch sociálnych médií ombudsmana, ktoré sú verejne dostupné.

Zoznamy rečníkov a účastníkov podujatia sú distribuované všetkým rečníkom a účastníkom.

Mená, tituly a obrázky rečníkov a účastníkov podujatia sa môžu uverejniť v internom informačnom bulletine úradu ombudsmana.

11. Existujú prenosy osobných údajov do tretích krajín a/alebo medzinárodným organizáciám?[10]: neuvádza sa

12. Všeobecný opis bezpečnostných opatrení [11]: Osobné údaje zamestnancov ombudsmana a externých dotknutých osôb – zozbierané v súvislosti s organizáciou podujatí – sú chránené bezpečnostnými opatreniami zavedenými odvetvím informačných a komunikačných technológií s cieľom zachovať integritu a dôvernosť elektronického majetku inštitúcie.

13. Informácie o tom, ako môžu dotknuté osoby uplatňovať svoje práva na prístup a opravu a prípadne vymazanie, obmedzenie a prenosnosť údajov [12]:

• Dotknutá osoba si môže uplatniť svoje práva napríklad tak, že požiada o prístup k osobným údajom a o ich opravu alebo vymazanie, a to zaslaním e-mailu na adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Žiadosť sa vybaví bez zbytočného odkladu a v každom prípade do jedného mesiaca.
• Potenciálni účastníci sú pri registrácii na podujatie informovaní o tom, že počas podujatia môžu byť vyhotovené ich snímky, ktoré môže úrad ombudsmana použiť na komunikačné účely. V prípade akýchkoľvek obáv sa môžu obrátiť na oddelenie pre komunikáciu prostredníctvom eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Oddelenie sa bude snažiť v čo najväčšej možnej miere vyhovieť ich obavám (napríklad v závislosti od konfigurácie miestnosti alebo stmavnutím/zakrytím ich obrazu na kolektívnych tlačových obrazovkách nasnímaných počas webinárov a digitálnych konferencií).
• Potenciálnym účastníkom sa tiež kladie otázka, či chcú, aby sa ich kontaktné údaje doplnili do zoznamov kontaktov ombudsmana, aby boli informovaní o budúcich činnostiach. Všetky budúce oznámenia im umožňujú odhlásiť sa z takýchto zoznamov, ak si to želajú.

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

týkajúce sa zhromažďovania mien, kontaktných údajov, fotografií, videozáznamov, zvukových záznamov a fotografických a audiovizuálnych pomôcok komunikačným oddelením úradu európskeho ombudsmana

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje, aké osobné údaje úrad európskeho ombudsmana zhromažďuje, prečo a ako ich zhromažďuje, spracúva, používa a uchováva. Vo vyhlásení sa takisto opisuje, ako môžu dotknuté osoby uplatňovať svoje práva.

Prevádzkovateľom údajov je európsky ombudsman.

1. Aké osobné údaje spracúva európsky ombudsman?

• Mená potenciálnych rečníkov, účastníkov a externých dodávateľov.
• E-mailové adresy a telefónne čísla rečníkov, účastníkov a externých dodávateľov.
• Pracovné tituly, životopisy rečníkov.
• Údaje o bankovom účte rečníkov a externých dodávateľov.
• Mená zamestnávateľov rečníkov (v prípade potreby), účastníkov a externých dodávateľov.
• Obrázky, ako sú fotografie a videozáznamy a zvukové záznamy nasnímané počas podujatí.
• Obrázky a zvukové a obrazové záznamy dodávané potenciálnymi reproduktormi.

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Výhradne na účely koordinácie, organizácie a riadenia verejných podujatí ombudsmana.

3. Aké sú právne základy a potreba spracovania týchto údajov?

Údaje spracúvame pri výkone funkcie európskeho ombudsmana vo verejnom záujme v súlade so štatútom európskeho ombudsmana a článkom 5 ods. 1 písm. a) nariadenia 2018/1725. Potenciálnych účastníkov sa tiež pýtame, či chcú, aby ich kontaktné údaje boli pridané do našej databázy.

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Európsky ombudsman je zodpovedný za spracovanie údajov, ktoré vykonávajú oddelenia pre personál, administratívu a rozpočet a komunikáciu. Oddelenie pre komunikáciu môže poveriť externých odborníkov, aby zhotovovali fotografie a zvukové a obrazové záznamy verejných podujatí ombudsmana.

5. Kto je spracovateľ?

Môžu existovať procesory pre konkrétne udalosti: dodávatelia a subdodávatelia, ktorí sa používajú na všeobecnú organizáciu, riadenie a platbu za registráciu atď.

Zmluvnými doložkami sa zabezpečuje, aby spracovatelia údajov spracúvali mená a kontaktné a bankové údaje rečníkov a iných účastníkov podujatí ombudsmana len na základe pokynov ombudsmana. Tie isté ustanovenia zabezpečujú, že fotografi môžu prenášať fotografie zhotovené na podujatí ombudsmana len oddeleniu pre komunikáciu. Všetci spracovatelia údajov musia mať certifikáciu od uznávaných medzinárodných odborníkov na ochranu údajov.

V prípade podujatí vysielaných online, ako je webinár, príslušná webová platforma (t. j. WebEx) pôsobí ako spracovateľ vašich osobných údajov na technické zabezpečenie online podujatia, či už prostredníctvom prehliadača alebo mobilnej aplikácie. Uplatňujú sa príslušné vyhlásenia o ochrane osobných údajov.

V prípade použitia nástrojov na prieskum a výsluch pridaných do digitálnej platformy (t. j. Slido) príslušný nástroj pôsobí ako spracovateľ určitých údajov, ako sú IP adresy účastníkov. Platia príslušné zásady používania súborov cookie a vyhlásenia o ochrane osobných údajov.

6. Kto prijíma údaje?

• Členovia tímu oddelenia pre komunikáciu, generálneho sekretariátu, oddelenia pre personál, administratívu a rozpočet a kabinetu ombudsmana, ktorých práca si vyžaduje, aby spracúvali osobné údaje v súvislosti s organizáciou verejných podujatí.
• Webové sídlo ombudsmana a výročná správa, ktoré sú k dispozícii verejnosti. Extranet siete, webové sídlo dostupné len pre členov siete. Údaje sa môžu objaviť aj v informačnom bulletine Európskej siete ombudsmanov Network in Focus, ktorý je dostupný na extranete siete a na webovom sídle ombudsmana.
• Údaje sa môžu objaviť aj na kanáloch sociálnych médií ombudsmana, ktoré sú verejne dostupné.
• Zoznamy rečníkov a účastníkov podujatia sú distribuované všetkým rečníkom a účastníkom.
• Mená a obrázky rečníkov a účastníkov podujatia sa môžu uverejniť v internom informačnom bulletine úradu ombudsmana.

7. Ako dlho budú údaje uchovávané?

• Mená a pracovné názvy rečníkov na podujatiach a mená ich zamestnávateľov (v prípade potreby) sa uverejňujú na webovom sídle ombudsmana.
• Obrázky a audio/videozáznamy z podujatí sa uverejňujú na webovom sídle ombudsmanky, používajú sa v jej publikáciách a distribuujú sa prostredníctvom oficiálnych účtov na sociálnych médiách. Uchovávajú sa aj vnútorne počas piatich rokov, po ktorých sa vymažú. Tie, ktoré sa považujú za relevantné pre činnosti úradu, sa následne archivujú na historické účely.

8. Ako chránime vaše údaje?

Osobné údaje sú chránené bezpečnostnými opatreniami, ktoré zaviedol sektor informačných a komunikačných technológií v úrade ombudsmana s cieľom zachovať integritu a dôvernosť elektronického majetku inštitúcie.

9. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

• Dotknutá osoba si môže uplatniť svoje práva napríklad tak, že požiada o prístup k osobným údajom a ich opravu alebo vymazanie zaslaním e-mailu na adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Žiadosť sa vybaví bez zbytočného odkladu a v každom prípade do jedného mesiaca od prijatia žiadosti.

a) Pri registrácii na podujatie informujeme potenciálnych účastníkov, že ich snímky môžu byť počas podujatia zhotovené a použité úradom ombudsmana na komunikačné účely. V prípade akýchkoľvek obáv sa môžu obrátiť na oddelenie pre komunikáciu prostredníctvom eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Oddelenie sa bude snažiť v čo najväčšej možnej miere vyhovieť ich obavám (napríklad v závislosti od konfigurácie miestnosti alebo stmavnutím ich obrazu na kolektívnych tlačových obrazovkách nasnímaných počas webinárov a digitálnych konferencií).

• Potenciálnych účastníkov sa tiež pýtame, či chcú byť zaradení do našich zoznamov kontaktov, aby sme ich mohli informovať o našich aktivitách. Všetky budúce oznámenia im umožnia odhlásiť sa z takýchto zoznamov, ak si to želajú.

10. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Dotknutá osoba môže kedykoľvek zaslať otázky týkajúce sa ochrany údajov na adresu:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Vedúci oddelenia pre personál, administratívu a rozpočet
Európsky ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Štrasburg Cedex

Môžete sa obrátiť aj na zodpovednú osobu európskeho ombudsmana: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

alebo podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov: edps@edps.europa.eu

Štrasburg 12. mája 2021

 

[1] Vyplní kontrolór. Pozri článok 31 ods. 1 a 5 o záznamoch o spracovateľských činnostiach nariadenia 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Na sledovanie. Ak sa úrad rozhodne viesť centrálny register, obráťte sa na prevádzkovateľa tohto registra a získajte referenčné číslo.

[3] Používajte funkčné e-mailové schránky, pokiaľ je to možné, aby ste zabezpečili kontinuitu činností.

[4] V prípade potreby. Ak na spracovanie osobných údajov vo vašom mene používate spracovateľa (dodávateľa), uveďte to (napr. 360° hodnotenia, externe zabezpečované IT služby alebo lekárske prehliadky pred prijatím do zamestnania).

[5] V prípade potreby. Ak nesiete spoločnú zodpovednosť s inou inštitúciou EÚ, uveďte to tu (napr. dve inštitúcie so spoločnou lekárskou službou). Ak je to tak, nezabudnite v popise uviesť, kto je zodpovedný za to, čo a na koho sa môžu ľudia obrátiť so svojimi dotazmi.

[6] Veľmi stručný opis toho, čo chcete dosiahnuť; ak to robíte na osobitnom právnom základe, uveďte to aj (napr. služobný poriadok pre výberové konania).

[7] Ak sa kategórie údajov líšia medzi rôznymi kategóriami osôb, vysvetlite aj to (napr.: podozrivé osoby verzus svedkovia pri administratívnych vyšetrovaniach)

[8] Uveďte obdobie uchovávania administratívnych údajov vrátane jeho začiatku; v prípade potreby rozlišovať medzi kategóriami osôb alebo údajmi (napr. vo výberových konaniach: uchádzači, ktorí sa dostali na rezervný zoznam, v porovnaní s tými, ktorí sa na rezervný zoznam nedostali).

[9] Kto bude mať prístup k údajom v rámci Európskeho ombudsmana? Niekto pred kanceláriou? Nie je potrebné uvádzať subjekty, ktoré môžu mať prístup v priebehu konkrétneho vyšetrovania (napr. OLAF, EDPS, Dvor audítorov).

[10] Ak áno, uveďte identifikáciu krajiny alebo medzinárodnej organizácie a dokumentáciu vhodných záruk (napr. sprostredkovateľ v tretej krajine používajúci štandardné zmluvné doložky, verejný orgán tretej krajiny, s ktorým spolupracujete na základe zmluvy).

[11] Ak je to možné. Uveďte všeobecný opis vašich bezpečnostných opatrení, ktoré by ste mohli poskytnúť aj verejnosti. Pozri článok 33 o bezpečnosti spracúvania podľa nariadenia 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Zvážte uverejnenie príslušnej časti vyhlásenia o ochrane osobných údajov a poskytnutie odkazu. Pozri články 15 a 16 o informáciách, ktoré sa majú poskytnúť dotknutej osobe (dotknutým osobám), a články 17 až 22 o právach dotknutých osôb nariadenia 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725