V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod zhromažďovania a spracúvania údajov žiadateľov; spôsob, akým európsky ombudsman zhromažďuje poskytnuté údaje, nakladá s nimi a zabezpečuje ich ochranu; ako sa tieto informácie používajú; a aké práva môžu uchádzači uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

Prevádzkovateľom je európsky ombudsman.

1. Aké osobné údaje bude Európsky ombudsman spracúvať?

Žiadatelia poskytujú svoje údaje prostredníctvom online (webového) nástroja na podávanie žiadostí. Na vykonanie výberového konania sa údaje importujú do IT nástroja určeného na podporu a uľahčenie postupu.

Tieto údaje vo všeobecnosti zahŕňajú, ale nie sú obmedzené na: základné osobné údaje (meno, priezvisko, štátna príslušnosť, telefónne číslo); informácie obsiahnuté v životopise (vzdelanie, pracovné skúsenosti, jazykové znalosti atď.); kópie dokladu preukazujúceho občianstvo žiadateľa; v prípade potreby vyhlásenie o akomkoľvek zdravotnom postihnutí s cieľom zabezpečiť zavedenie potrebných opatrení v oblasti prístupnosti; v prípade uchádzačov, ktorí sú zamestnancami EÚ, administratívne postavenie (t. j. stály úradník, dočasný zamestnanec atď.), inštitúcia, v ktorej pracujú, názov ich súčasného pracovného miesta, ich súčasná platová trieda; informácie obsiahnuté v akomkoľvek motivačnom liste; kópie diplomov uchádzačov, kópie hodnotiacich správ žiadateľov, ak sú k dispozícii; kópie dokladov o odbornej praxi, ak sú k dispozícii; odpovede na prípadové štúdie zaslané uchádzačmi.

Zamestnanci oddelenia PAB-HR zodpovední za výberové konania spracúvajú aj údaje uložené v zdieľanom priečinku na serveri EO, ako napríklad: rozhodnutia o vymenovaní poradných výberových komisií, oznámenia o oprávnenosti podpísané poradným výberovým výborom a schválené ombudsmanom; hodnotiace tabuľky uchádzačov; poznámky k predbežnému výberu predložené hospodárskemu subjektu. Žiadosti o preskúmanie/informácie zaslané uchádzačmi e-mailom a príslušné odpovede sú uložené vo funkčnej e-mailovej schránke „Career“.

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Účelom spracúvania údajov je identifikovať uchádzačov na obsadenie voľných pracovných miest v úrade EO a uskutočniť príslušné výberové konanie.

3. Aký je právny základ a potreba spracovania týchto údajov?

Právnym základom postupu výberu úradníkov a ostatných zamestnancov je služobný poriadok (a najmä jeho články 27 – 34), podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov EÚ a rozhodnutie európskeho ombudsmana z 1. decembra 2014, ktorým sa prijímajú všeobecné vykonávacie ustanovenia týkajúce sa prijímania a využívania zmluvných zamestnancov.

Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme [článok 5 ods. 1 písm. a) nariadenia 2018/1725].

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Odvetvie informačných a komunikačných technológií (IKT) európskeho ombudsmana spravuje údaje predložené na webovom sídle. Nástroj výberu riadi oddelenie pre personál, administratívu a rozpočet (odvetvie ľudských zdrojov) a odvetvie IKT.

5. Kto budú príjemcovia údajov?

Európsky ombudsman, generálny tajomník (SG), zamestnanci sektora IKT zodpovední za správu údajov predložených online, zamestnanci oddelenia PAB zodpovední za výberové konania (odvetvie ľudských zdrojov) a členovia poradnej výberovej komisie. Na žiadosť predloženú sektoru ľudských zdrojov môže tím generálneho tajomníka nahliadnuť do životopisu, motivačných listov a odpovedí na prípadové štúdie úspešných uchádzačov.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Údaje uchádzačov predložené na webovom sídle sa uchovávajú na ich osobnom online účte počas dvoch rokov v prípade, že sa uchádzači chcú uchádzať o budúce voľné pracovné miesta. Ak sa žiadatelia nepripoja k svojmu účtu do dvoch rokov, účet a údaje, ktoré sú v ňom uvedené, sa po zaslaní e-mailu s oznámením žiadateľovi automaticky vymažú.

Údaje neúspešných uchádzačov sa vymažú z nástroja na výber, zo zdieľaného priečinka na serveri EO a z funkčnej e-mailovej schránky „Career“ dva roky po skončení výberového konania.

Údaje o prijatých uchádzačoch sa uchovávajú 10 rokov od ukončenia pracovného pomeru alebo od poslednej výplaty dôchodku, po uplynutí ktorej sa zničia.

Časť údajov (štátna príslušnosť, pohlavie, krajina pobytu, dátumy podania žiadosti, registračné číslo žiadosti, referenčné číslo výberového konania, rok narodenia a jazyky, ktorými sa hovorí) je anonymizovaná a uchovávaná len na štatistické účely.

7. Ako chránime údaje dotknutej osoby?

Údaje sa zhromažďujú online v bezpečnom režime. Prístup k údajom na webovom sídle je chránený heslom podľa výberu žiadateľa.

Elektronické údaje sa uchovávajú na webovom sídle a na serveroch ombudsmana (nástroj na výber a zdieľaný priečinok). Údaje sú chránené mnohými bezpečnostnými opatreniami, ktoré zaviedol sektor informačných a komunikačných technológií na ochranu integrity a dôvernosti elektronického majetku inštitúcie.

Prístup k osobným údajom je chránený správou prístupových práv, ktoré sú podľa zásady „need-to-know“ prísne obmedzené právomocou používateľa.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Máte právo na prístup k svojim osobným údajom a k relevantným informáciám o tom, ako ich používame.

Máte tiež právo požiadať o opravu akýchkoľvek neúplných alebo nepresných údajov, ktoré sa vás týkajú, za predpokladu, že je zaručená dôvernosť rokovaní a rozhodovania poradného výboru pre výber, ako aj práva ostatných uchádzačov. Žiadatelia môžu opraviť identifikačné údaje kedykoľvek počas postupu. Pokiaľ ide o údaje týkajúce sa kritérií prípustnosti alebo posudzovania, právo na opravu možno uplatniť až do dátumu uzávierky podávania žiadostí.

Máte právo kedykoľvek namietať proti používaniu vašich údajov európskym ombudsmanom z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie.

Za určitých podmienok máte právo požadovať, aby sme vaše osobné údaje vymazali alebo obmedzili ich používanie.

Európsky ombudsman odpovie na vaše žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s výberovým konaním úradníkov a iných zamestnancov úradu môžete kedykoľvek zaslať európskemu ombudsmanovi na túto adresu: career@ombudsman.europa.eu

Vedúci oddelenia pre personál, administratívu a rozpočet
Európsky ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Štrasburg Cedex

Takisto sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu európskeho ombudsmana na tejto adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sťažnosť môžete podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov kedykoľvek na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu