V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod spracúvania, spôsob, akým európsky ombudsman zhromažďuje všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narába a ako zabezpečuje ich ochranu, ako sa tieto informácie používajú a aké práva môžu dotknuté osoby uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

Prevádzkovateľom je európsky ombudsman. Spoločným prevádzkovateľom je Európska komisia (pre ABAC, finančnú a účtovnú aplikáciu zriadenú Komisiou na monitorovanie plnenia jej rozpočtu a prípravu jej účtovnej závierky).

1. Aké osobné údaje bude európsky ombudsman spracúvať?

Osobné údaje uchádzačov, dodávateľov a záujemcov, ich zamestnancov alebo subdodávateľov, ktoré môžu zahŕňať:

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, číslo cestovného pasu alebo číslo občianskeho preukazu;
• Funkcia;
• kontaktné údaje (e-mailová adresa, obchodné telefónne číslo, číslo mobilného telefónu, faxové číslo, poštová adresa, spoločnosť a oddelenie, krajina bydliska, adresa webovej stránky);
• osvedčenia o príspevkoch na sociálne zabezpečenie a zaplatených daniach, výpis z registra trestov;
• Finančné údaje: referenčné číslo bankového účtu (kódy IBAN a BIC), identifikačné číslo pre DPH;
• Čestné vyhlásenie, že uchádzači sa nenachádzajú v žiadnej zo situácií vyžadujúcich si vylúčenie uvedených v článkoch 136 a 141 nariadenia o rozpočtových pravidlách
• Formulár týkajúci sa neexistencie konfliktov záujmov zamestnancov inštitúcií alebo orgánov EÚ, ako aj expertov zapojených do výberového konania.

2. Prečo európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Osobné údaje sa zhromažďujú a ďalej spracúvajú na účely riadenia a správy postupov verejného obstarávania európskym ombudsmanom.

3. Aké sú právne základy a nevyhnutnosť spracovania týchto údajov?

Právnym základom operácií spracúvania osobných údajov je nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie [1], najmä články 160 až 179.

Spracúvanie je nevyhnutné na základe článku 5 ods. 1 písm. a), b) a c) nariadenia (EÚ) č. 1725/2018.

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Európsky ombudsman je zodpovedný za spracovanie údajov. Údaje konkrétnejšie spracúva oddelenie pre personál, administratívu a rozpočet.

5. Kto bude príjemcom údajov?

európsky ombudsman, generálny tajomník, členovia komisie pre vyhodnotenie (ak je to vhodné); zamestnanci zodpovední za správu zmlúv v rámci príslušného oddelenia; zamestnanci zodpovední za riadenie verejných súťaží a zmlúv v oddelení PAB. Prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám je možný.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Spisy týkajúce sa postupov verejného obstarávania vrátane osobných údajov sa uchovávajú v útvare zodpovednom za postup až do jeho ukončenia a v oddelení PAB počas siedmich rokov od podpísania zmluvy. Výpisy z registra trestov sa uchovávajú dva roky po skončení príslušného konania. Ponuky neúspešných uchádzačov sa však uchovávajú päť rokov po podpísaní zmluvy.

7. Ako chránime údaje dotknutej osoby?

Papierové súbory sú uložené v uzamknutej skrini zodpovednými jednotkami. Elektronické súbory sa uchovávajú na serveroch s prístupovými právami obmedzenými na príslušných zamestnancov oddelení zapojených do postupu (konkrétne oddelenie PAB a oddelenie, ktoré bude zmluvu skutočne využívať).

Členovia hodnotiaceho výboru majú prístup k spisom na účely hodnotenia a sú informovaní, že by si po ukončení hodnotiaceho procesu nemali uchovávať kópie.

Zmluvnými doložkami sa zabezpečuje, aby dodávateľ spracúval osobné údaje zamestnancov výkonného riaditeľa len na základe pokynov ombudsmana (doložky o ochrane údajov pripojené k zmluve o poskytovaní služieb/nábytku a k všeobecným podmienkam kontaktu).

V prípade prenosu osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám sa v zmluve podpísanej medzi ombudsmanom a úspešným uchádzačom stanovujú štandardné zmluvné doložky, ktorými sa zabezpečuje, aby sa osobné údaje spracúvali v súlade s pravidlami záväznými pre inštitúcie EÚ.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Máte právo požiadať o prístup k svojim osobným údajom. Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Právo na opravu údajov sa môže vzťahovať len na faktické údaje spracúvané v rámci príslušného postupu verejného obstarávania. Toto právo možno uplatniť len do dátumu uzávierky na predkladanie ponúk. Nepresné identifikačné údaje však možno kedykoľvek počas postupu verejného obstarávania a po ňom opraviť zaslaním e-mailu na adresu eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Európsky ombudsman odpovie na vaše žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s postupom verejného obstarávania môžete kedykoľvek zaslať európskemu ombudsmanovi na túto adresu: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Európsky ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Môžete sa tiež obrátiť na úradníka pre ochranu údajov európskeho ombudsmana na tejto adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sťažnosť môžete kedykoľvek podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu

[1] Ú. v. EÚ L 193, 30.7.2018, s. 1.