Ref. Ares(2024)1197492 - 16/02/2024

1/ Deskrizzjoni tal-operazzjoni ta’ pproċessar

L-Ombudsman iwettaq inkjesti dwar każijiet potenzjali ta' amministrazzjoni ħażina f'istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE (minn hawn 'il quddiem, "istituzzjoni tal-UE") u jirrapporta dwarhom.

L-Ombudsman jipproċessa data personali ta’ individwi għat-trattament tal-ilmenti u inkjesti fuq inizjattiva proprja fejn jiġbor u jirreġistra data personali fis-sistema elettronika tiegħu ta’ ġestjoni tal-ilmenti (CMS). L-Ombudsman jipproċessa d-data personali tal-ilmentaturi u ta’ partijiet terzi li huma relatati mal-ilment/mal-inkjesta, jew minħabba li tiġi pprovduta mill-ilmentatur jew tinġabar matul l-inkjesta. L-Ombudsman jista’ jittrasferixxi data personali lil Istituzzjonijiet oħra tal-UE jew okkażjonalment, lill-awtoritajiet tal-Istati Membri, kif deskritt hawn taħt.

Il-bażi legali għal din l-operazzjoni ta' pproċessar hija l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE) u l-Istatut tal-Ombudsman Ewropew (l-"Istatut").

Id-data personali tiġi pproċessata f’konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.

2/ X'informazzjoni personali niġbru, għal liema skop, u b'liema mezzi tekniċi?

X’inhu

Fit-trattament tal-ilmenti u l-inkjesti, l-Ombudsman jirċievi u/jew jiġbor dokumenti li jista' jkun fihom data personali fir-rigward ta':

persuni fiżiċi li jagħmlu lmenti ("ilmentaturi") u

persuni oħra rilevanti għall-ilment/inkjesta jew partijiet terzi oħra msemmija f'ilmenti jew dokumenti oħra relatati ma' inkjesta li huma irrilevanti jew sempliċement inċidentali għall-inkjesta.

Din id-data personali tinkludi l-informazzjoni ta’ identifikazzjoni u kuntatt (l-isem, l-indirizz, il-posta elettronika, it-telefown, il-faks), in-nazzjonalità, l-informazzjoni professjonali u kwalunkwe informazzjoni oħra dwar individwu li hija relatata mal-inkjesta. Jista’ jkun hemm ukoll kategoriji speċjali ta’ data inkluża f’ilment, bħal, pereżempju, data li tiżvela oriġini razzjali jew etnika, opinjonijiet politiċi, twemmin reliġjuż jew filosofiku, sħubija fi trade union, u data dwar is-saħħa jew il-ħajja sesswali.[1]

Jekk l-Ombudsman jiddeċiedi li jwettaq konsultazzjoni pubblika (ġenerali jew immirata) fir-rigward tat-trattament tal-każijiet, il-kontribuzzjonijiet li jirċievi bi tweġiba għalihom fil-biċċa l-kbira jkun fihom xi data personali. Il-kontributuri għall-konsultazzjonijiet pubbliċi (ġenerali jew immirati) huma mitluba jindikaw il-livell ta’ kunsens tagħhom minn qabel fir-rigward tad-divulgazzjoni tad-data tagħhom. Għal aktar informazzjoni, jekk jogħġbok ikkonsulta l-istqarrija ta’ privatezza rigward il-konsultazzjonijiet tal-Ombudsman Ewropew fuq dan is-sit web.

Għaliex

L-Ombudsman jeħtieġ li jipproċessa data personali biex jinvestiga każijiet possibbli ta’ amministrazzjoni ħażina għall-objettivi ta’:

(a) tinstab soluzzjoni għall-kwistjonijiet speċifiċi tal-ilment inkwistjoni,

(b) jidentifika kwistjonijiet sistemiċi possibbli u jagħmel suġġerimenti relatati kull meta jkun xieraq, u

(c) meta jagħmlu dan, jiżguraw il-konsolidazzjoni kontinwa fit-tul tal-bażijiet ta’ għarfien rilevanti relatati li huma l-bażi ta’ dawn l-attivitajiet.

B’rabta speċifikament mal-konsultazzjonijiet pubbliċi relatati mal-każ, l-għan huwa li jiġi żgurat li l-valutazzjoni tal-kwistjonijiet ikkonċernati tkun infurmata kemm jista’ jkun.

Id-data personali tintuża wkoll biex tikkomunika mal-ilmentaturi u biex tiddetermina jekk ilment huwiex fi ħdan il-mandat tal-Ombudsman. Xi data tintuża għal skopijiet ta’ statistika (pajjiż, nazzjonalità, kategorija professjonali u lingwa) b’mod anonimizzat biex jiġi ssodisfat ir-rekwiżit ta’ rapportar fl-Istatut tal-Ombudsman Ewropew.

Kif

L-Ombudsman normalment jiġbor jew jirċievi d-data personali f’dokumenti, inklużi formoli, li fil-biċċa l-kbira huma elettroniċi.

F’xi każijiet, id-data tifforma parti minn informazzjoni li inizjalment tasal bil-fomm f’laqgħat, spezzjonijiet jew seduti ta’ smigħ. Matul jew immedjatament wara dawn il-laqgħat, l-informazzjoni rilevanti tiġi rreġistrata fid-dokumenti għall-fajl, fil-biċċa l-kbira elettronika iżda f’ċerti każijiet ukoll fuq il-karta.

3/ Min għandu aċċess għall-informazzjoni tiegħek u lil min tiġi żvelata?

Il-persunal tal-Ombudsman

Il-persunal tal-Ombudsman li huwa involut fit-trattament tal-każijiet tal-Uffiċċju għandu aċċess għall-fajls tal-każijiet u d-dokumenti tagħhom, li wħud minnhom fihom data personali, kif ukoll għall-bażi tad-data li fiha d-dokumenti msemmija u d-data relatata.

Istituzzjonijiet tal-UE

Meta lment jintbagħat lil istituzzjoni tal-UE fir-rigward ta’ inkjesta, id-data personali normalment tibqa’ viżibbli fid-dokumenti. Dan huwa wkoll il-każ meta l-ilmentatur ikun talab trattament kunfidenzjali tal-ilment tiegħu. Din il-kunfidenzjalità ma tapplikax għal komunikazzjoni relatata ma' inkjesta bejn l-Ombudsman u l-istituzzjoni, b'din tal-aħħar ikollha d-dritt li tkun infurmata bis-sħiħ bl-informazzjoni kollha relatata mal-akkużi li tkun is-suġġett tagħhom. Madankollu, qabel ma jibgħat l-ilment u d-dokumentazzjoni relatata possibbli tiegħu, l-uffiċjal tal-inkjesti tal-Ombudsman xorta waħda se jwettaq verifika biex jivverifika jekk it-trasferiment tad-dokumenti jinvolvix trasferiment manifestament mhux meħtieġ ta’ data personali. Ir-redazzjoni tad-data personali eċċessiva, kif deskritta hawnhekk, tiġi rreġistrata kif xieraq fin-nota tal-każ imfassla għall-ftuħ tal-inkjesta. Jekk ilment ikun fih data personali eċċessiva, id-data personali eċċessiva titħassar.

Jekk l-Ombudsman ma jkunx jista’ jittratta jew jaċċetta l-ilment, huwa jista’ jittrasferixxi wkoll l-ilment lil istituzzjoni jew korp rilevanti ieħor tal-UE li jista’ jkun f’pożizzjoni aħjar biex jittratta l-kwistjoni mqajma mill-ilmentatur. Eżempji huma l-Kummissjoni Ewropea fir-rigward ta’ lmenti dwar ksur possibbli tal-liġi tal-UE, il-Parlament Ewropew fir-rigward ta’ kwistjonijiet politiċi, l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ frodi, u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-Ombudsman juża “eTranslation” (traduzzjoni awtomatika) biex jittraduċi awtomatikament dokumenti relatati mal-ilmenti, li jista’ jkun fihom data personali. L-eTranslation hija servizz operat mill-Kummissjoni Ewropea, ma tanalizzax il-kontenut tad-dokument tradott. It-traduzzjonijiet u output ieħor iġġenerat mis-servizz jiġu rritornati lill-utenti tagħhom u huma ddisinjati biex ikunu inaċċessibbli matul l-ipproċessar. L-Ombudsman jista' jibgħat ukoll dokumenti għat-traduzzjoni lis-servizzi tat-traduzzjoni tal-Parlament Ewropew jew liċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea meta jkun meħtieġ li jsiru traduzzjonijiet ta' dokumenti. Dawn id-dokumenti xi kultant jista’ jkun fihom data personali. It-tradutturi jaħdmu skont l-obbligi ta’ kunfidenzjalità stabbiliti mill-korpi tal-UE msemmija hawn fuq.

Korpi jew organizzazzjonijiet oħra

Bl-istess mod għal ilmenti oħra li ma jistax jittratta, l-Ombudsman jista’ jiddeċiedi li jittrasferixxi lment, mingħajr redazzjoni tad-data personali, lil istituzzjonijiet jew organizzazzjonijiet nazzjonali li jistgħu jgħinu lill-ilmentatur. Huwa/hija jista'/tista' jiddeċiedi/tiddeċiedi li jagħmel/tagħmel dan jekk l-ilmentatur ikun ta l-kunsens espliċitu tiegħu/tagħha. Huwa/hija jagħmel/tagħmel biss trasferimenti lil tali korpi jew organizzazzjonijiet li jinsabu fl-UE.

Meta l-Ombudsman isir jaf b’fatti li jistgħu jikkostitwixxu jew ikunu relatati ma’ reat kriminali, huwa għandu jirrapporta lill-awtoritajiet nazzjonali kompetenti, lill-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE) u/jew lill-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (OLAF).[2] Meta jagħmel dan, huwa normalment jibgħat id-dokumenti rilevanti, mhux redatti, lill-awtorità kkonċernata.

Talbiet individwali għal aċċess pubbliku għad-dokumenti

Iċ-ċittadini tal-UE jistgħu jeżerċitaw id-dritt fundamentali tagħhom li jitolbu aċċess pubbliku għal kwalunkwe dokument miżmum mill-Ombudsman, inklużi dokumenti fil-fajl tal-każ jew dokumenti relatati miegħu. Dawn it-talbiet jiġu ttrattati abbażi tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-istituzzjonijiet tal-UE.

Fit-tweġiba għat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti, id-data personali tal-ilmentaturi u ta’ partijiet terzi li ma jinkludux il-persunal tal-UE, awtomatikament tiġi redatta qabel l-iżvelar pubbliku tad-dokumenti miżmuma mill-Ombudsman.

Drittijiet tas-suġġetti tad-data

Is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta’ aċċess, rettifika jew tħassir tad-data personali tagħhom fil-kuntest tat-trattament tal-ilmenti, billi jibagħtu talba bil-posta elettronika lill-kontrollur fil-kaxxa postali indikata hawn taħt.

Huma għandhom il-possibbiltà li jitolbu trattament kunfidenzjali tal-ilment tagħhom jew ta’ ċerti partijiet minnu billi jindikaw tali rekwiżit fl-ilment u billi jipprovdu raġunament jew ġustifikazzjoni ta’ sostenn.

L-Ombudsman jikkonforma mar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data, inkluż id-dmir li jinforma lis-suġġetti tad-data ta' partijiet terzi dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u d-dritt ta' dawk is-suġġetti tad-data li jkollhom aċċess għad-data personali tagħhom u li jkollhom żbalji f'dik id-data rettifikata, jew id-data ristretta jew imħassra, f'konformità ma' dawk ir-regoli. Fid-dawl tal-prinċipju tal-minimizzazzjoni tad-data, l-ilmentatur huwa rrakkomandat li jipprovdi biss informazzjoni li hija rilevanti għas-suġġett tal-ilment u li jevita dettall mhux meħtieġ u irrilevanti, speċjalment jekk tinkludi d-data personali ta’ partijiet terzi. Madankollu, l-Ombudsman dejjem se jqis iċ-ċirkostanzi tal-ilmentatur meta jikkonforma mal-obbligi tiegħu ta’ protezzjoni tad-data, b’mod partikolari meta l-ilmentatur ikun f’sitwazzjoni vulnerabbli. L-Ombudsman se jwettaq valutazzjoni każ b’każ li tibbilanċja d-drittijiet u l-interessi leġittimi tal-ilmentatur u tas-suġġett tad-data ta’ parti terza.

Jekk l-ilmentatur jiddeċiedi li jressaq ilment anonimu, ilment bħal dan dejjem ikun inammissibbli.[3] L-Ombudsman jista', madankollu, skont l-informazzjoni stabbilita f'ilment bħal dan, jiddeċiedi li jsegwi l-kwistjoni permezz ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja.

4/ Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Fi ħdan l-organizzazzjoni, l-Ombudsman Ewropew jipproteġi d-data personali permezz ta’ regoli u miżuri prattiċi.

Il-persunal kollu jiġi infurmat dwar l-obbligi stretti ta’ kunfidenzjalità tiegħu, u jirċievi taħriġ relatat u informazzjoni aġġornata dwar il-prattiki u r-regoli.

Kull membru tal-persunal tal-Ombudsman għandu r-responsabbiltà tal-ewwel livell li jżomm il-fajls ta' ħidma tiegħu b'tali mod li jiggarantixxi s-sigurtà tad-data personali li tinsab fihom.

Id-dokumenti u l-formoli tad-data relatati mal-każ jiġu ttrattati kważi kompletament b’mod elettroniku, li jipprevedi drittijiet ta’ aċċess konfigurabbli u jnaqqas ir-riskju ta’ ċirkolazzjoni involontarja ta’ kopji stampati. Kif imsemmi aktar ’il fuq, il-persunal tal-Ombudsman li huwa involut fit-trattament tal-każijiet tal-Uffiċċju għandu aċċess għall-fajls tal-każijiet u d-dokumenti tagħhom.

Kwalunkwe ilmentatur attwali jew potenzjali jista’ fi kwalunkwe ħin jagħmel talba motivata biex jiġi applikat aċċess limitat għall-fajl tal-ilment tiegħu, talba li tista’, pereżempju, tkun rilevanti jekk l-ilmentatur ikun membru attwali jew preċedenti tal-persunal tal-Ombudsman, membru ieħor tal-persunal tal-UE, membru tan-networks jew gruppi simili li miegħu jkollu, jew jista’ jkun mistenni li jkollu, kuntatt diversi membri tal-persunal tal-Uffiċċju tal-Ombudsman. Id-dokumenti u l-formoli tad-data jinħażnu elettronikament fuq servers virtwali mqiegħda għad-dispożizzjoni tal-Ombudsman mill-Parlament Ewropew. L-aċċess għad-data mill-Parlament Ewropew huwa kkontrollat u strettament għal skopijiet ta' amministrazzjoni u appoġġ tal-IT.

L-arkivji fiżiċi jinżammu msakkra fi kmamar tal-arkivji separati u, fejn rilevanti, f’kaxxiforti.

5/ Kif tista’ titlobna nivverifikaw, nimmodifikaw jew inħassru l-informazzjoni tiegħek?

Is-suġġetti tad-data għandhom id-dritt li jaċċessaw id-data personali li għandna dwarhom u li jitolbu lill-Ombudsman jikkoreġiha, jikkompletaha, jew, jekk ikun xieraq, iħassarha.[4] Kwalunkwe talba għal aċċess għad-data personali jew għar-rettifika, ir-restrizzjoni u/jew it-tħassir tad-data personali għandha tintbagħat lill-uffiċjal ta' inkjesta responsabbli u/jew lill-kontrollur tad-data (email: EO@ombudsman.europa.eu).

Tista’ tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew ( DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) jekk għandek xi mistoqsija dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħek.

Ir-restrizzjonijiet skont l-Artikolu 25 tar-Regolament 2018/1725 jistgħu japplikaw, ara d-Deċiżjoni tal-Ombudsman tad-9 ta' Novembru 2020.[5]

6/ Kemm idumu nżommu d-data tiegħek?

Il-fajls tal-każijiet, inkluż id-data relatata mad-dokumenti jew id-data integrata fil-bażijiet tad-data, huma soġġetti għal perjodu ta’ żamma ta’:

• Sentejn għal ilmenti li jaqgħu barra mill-mandat tal-Uffiċċju.
• Għaxar snin għall-ilmenti li jaqgħu taħt il-mandat tal-Uffiċċju. Dan jinkludi lmenti li fihom l-Ombudsman fetaħ inkjesta u lmenti li fihom l-Ombudsman ma fetaħx inkjesta jew minħabba li kienu inammissibbli jew minħabba nuqqas ta’ raġunijiet. Id-dokumenti relatati ma’ lmenti li kellhom importanza pubblika sinifikanti jew li b’xi mod ieħor jitqiesu bħala każijiet ewlenin aktar tard jiġu arkivjati, f’forma anonimizzata, għal skopijiet storiċi. Madankollu, b’mod eċċezzjonali, id-data personali tista’ tinżamm fejn dan ikun meħtieġ biex taqdi interessi storiċi jew pubbliċi.

Perjodi ta’ żamma iqsar japplikaw għal dokumenti kunfidenzjali li huma parti mill-proċess tal-kawża. B’mod partikolari, id-dokumenti kunfidenzjali għandhom, b’mod ġenerali, jitħassru ladarba l-każ ikun ingħalaq u, fejn ikun involut ilmentatur, il-perjodu ta’ żmien biex tiġi ttrattata kwalunkwe talba għal rieżami jkun skada.

F’każijiet eċċezzjonali, il-perjodu standard ta’ żamma ta’ 10 snin għandu japplika għal dokumenti kunfidenzjali meta:

• (a) huwa ċar li l-informazzjoni inkwistjoni hija, jew tista’ tkun, importanti biex il-każ jinftiehem fil-futur, inklużi ċirkostanzi li fihom il-każ ikollu preċedenza jew valur ta’ taħriġ;
• (b) iż-żamma tad-dokument x’aktarx isservi interessi storiċi jew pubbliċi; jew
• (c) iż-żamma tad-dokument tista’ tkun rilevanti fil-kuntest ta’ proċeduri formali attwali jew futuri possibbli.

Kwalunkwe deċiżjoni u azzjoni fir-rigward tat-trattament tad-dokumenti kunfidenzjali msemmija hawn fuq tiġi rreġistrata kif xieraq fil-fajl tal-kawża.

7/ Rikors

Is-suġġetti tad-data għandhom fi kwalunkwe ħin id-dritt li jindirizzaw ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ( edps@edps.europa.eu), jekk iqisu li d-drittijiet tagħhom skont ir-Regolament 2018/1725 ikunu nkisru mill-Ombudsman.

[1] L-Artikolu 10 tar-Regolament 2018/1725.

[2] L-Artikolu 9(2) tal-Istatut tal-Ombudsman.

[3] L-Artikolu 2(2) tal-Istatut tal-Ombudsman.

[4] L-Artikoli 17 sa 20 tar-Regolament 2018/1725.

[5] Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tad-9 ta’ Novembru 2020 dwar regoli interni biex jiġu ristretti ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fl-ipproċessar ta’ data personali, disponibbli fuq https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.