Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar, il-mod kif l-Ombudsman Ewropew jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif dik l-informazzjoni tintuża u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw is-suġġetti tad-data fir-rigward tad-data tagħhom.

Il-kontrollur huwa l-Ombudsman Ewropew. Il-kontrollur konġunt huwa s-Servizz Mediku tal-Parlament Ewropew (PE).

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

Il-kandidati jipprovdu d-data tagħhom permezz tal-għodda ta’ applikazzjoni online (sit web)[1]. Għat-twettiq tal-proċedura tal-għażla, id-data tiġi importata f’għodda tal-IT imfassla biex tappoġġa u tiffaċilita l-proċedura.

Aħna nipproċessaw id-dejta personali li ġejja:

• Informazzjoni personali bażika (l-isem, il-kunjom, in-nazzjonalità, id-data tat-twelid, l-email, u l-belt u l-pajjiż ta’ residenza, it-telefown);
• informazzjoni li tinsab fis-CV (edukazzjoni, esperjenza ta’ xogħol, profiċjenza fil-lingwa);
• id-dokument(i) li jagħti(u) prova tad-diżabilità (eż: dokument maħruġ minn awtorità nazzjonali jew reġjonali jew korp akkreditat fi Stat Membru tal-UE, karta tad-diżabilità tal-UE, ċertifikat reċenti maħruġ minn tabib mediku)
• jekk applikabbli, talba għal arranġamenti ta' akkomodazzjoni raġonevoli għax-xogħol matul it-traineeship, akkumpanjata minn ġustifikazzjoni xierqa tal-ħtieġa għal akkomodazzjoni raġonevoli [2];
• kopji tad-diplomi, il-lawrji jew iċ-ċertifikati tal-applikant.

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

L-għan tal-ipproċessar huwa li jiġu identifikati l-kandidati għat-traineeships offruti lill-persuni b’diżabilità u li titwettaq il-proċedura tal-għażla rilevanti.

3. X’inhuma l-bażijiet legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

Il-bażi ġuridika huma d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew dwar it-traineeships tat-13 ta’ Frar 2023, l-avviż tal-Ombudsman Ewropew dwar it-Traineeships 2023-Traineeship għal persuni b’diżabilità u l-Artikolu 1d(4) tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea [3].

L-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku (l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament 2018/1725).

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

Is-servizzi tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u tal-Komunikazzjoni (ICT) tal-Uffiċċju tal-EO jipproċessaw id-data sottomessa lis-sit web. L-Unità tar-Riżorsi Umani (HR) u l-membri tal-persunal tal-ICT jimmaniġġjaw l-għodda tal-għażla.

5. Min se jirċievi d-data?

L-EO, is-Segretarju Ġenerali (jekk applikabbli), id-Direttur għall-Amministrazzjoni, l-Uffiċjal tat-Traineeships, il-Kap tal-unità tar-riżorsi umani, l-unitajiet tal-Kapijiet tal-inkjesti, il-membri tal-persunal involuti fil-valutazzjoni tal-kandidati, u l-membri tal-persunal tal-ICT.

Il-membri tal-persunal tal-Unità tar-Riżorsi Umani biss se jkollhom aċċess għad-dokumenti li jiċċertifikaw id-diżabilità. Il-kandidati li jeħtieġu Akkomodazzjoni Raġonevoli (RA) għandhom jindikaw ġustifikazzjoni lis-servizzi tal-HR tal-EO, mingħajr ma jissottomettu ebda dokument ta’ sostenn f’dan l-istadju.

F’każ ta’ talba għal RA minn trainees magħżula, is-Servizz Mediku tal-Parlament Ewropew jivvaluta d-dokumenti ta’ sostenn biex jiddetermina l-validità tat-talba għal akkomodazzjoni raġonevoli u jipproponi l-arranġamenti meħtieġa lill-EO. Is-servizz Mediku tal-PE biss għandu jkollu aċċess għad-dokumenti ppreżentati.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

Id-data tal-kandidati sottomessa lill-għodda ta’ applikazzjoni online tinżamm fil-kont personali online tagħhom għal sentejn, f’każ li jkunu jixtiequ japplikaw għal traineeships futuri. Jekk il-kandidati ma jaqbdux mal-kont tagħhom fi żmien sentejn, il-kont u d-data li tinsab fih jitħassru awtomatikament, wara li tintbagħatilhom email ta’ notifika. Il-kandidati jistgħu jitolbu lill-EO biex iħassar il-kont tagħhom fi kwalunkwe ħin.

Id-data trasferita lill-għodda tal-għażla dwar il-kandidati li ma jintgħażlux titħassar disa’ xhur wara t-tmiem tal-perjodu ta’ traineeships li għalih tkun inġabret id-data. Id-data tal-kandidati magħżula għat-traineeships titħassar sentejn wara t-tmiem tal-perjodu tat-traineeship tagħhom.

7. Kif nipproteġu d-data tas-suġġett tad-data?

Id-data tinġabar online b’mod sigur. L-aċċess għad-data permezz tal-formola online huwa protett bil-password tal-għażla tal-applikant.

Id-data elettronika tinħażen fl-għodda ta’ applikazzjoni online, fuq is-servers tal-EO li jfisser li hija protetta minn bosta miżuri ta’ sigurtà stabbiliti mis-servizzi tal-ICT biex jipproteġu l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-Istituzzjoni.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Int għandek id-dritt ta 'aċċess għad-dejta personali tiegħek stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif nużawha. Għandek ukoll id-dritt li titlob rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernak, dment li tiġi salvagwardjata l-kunfidenzjalità tad-deliberazzjonijiet u tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-membri tal-persunal involuti fil-valutazzjoni tal-kandidati, flimkien mad-drittijiet ta’ kandidati oħra.

Tista’ tirrettifika d-data ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-proċedura. Fir-rigward tad-data relatata mal-kriterji ta’ ammissibbiltà jew ta’ valutazzjoni, id-dritt ta’ rettifika jista’ jiġi eżerċitat sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-użu tad-dejta tiegħek mill-EO għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek, fi kwalunkwe ħin. Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek id-dritt li titlob li l-EO jħassar id-data personali tiegħek jew jirrestrinġi l-użu tagħha. L-EO se jwieġeb it-talbiet tiegħek malajr kemm jista’ jkun u mhux aktar tard minn xahar.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar il-proċedura tal-għażla tat-trainees għat-traineeships għall-persuni b’diżabilità lill-EO, fl-indirizz li ġej:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Ombudsman
Ewropew
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasburgu Cedex

Tista’ tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Uffiċċju tal-EO fl-indirizz li ġej: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: KEPD@edps.europa.eu .

[1] Eċċezzjonalment u għal raġunijiet debitament ġustifikati, l-Uffiċċju jista’ jaċċetta applikazzjonijiet sottomessi bil-posta elettronika.

[2] Il-kandidati magħżula biss se jintalbu jipprovdu d-dokumenti ta’ sostenn rilevanti biex jiġġustifikaw it-talba tagħhom għal akkomodazzjoni raġonevoli. Is-Servizz Mediku tal-Parlament Ewropew se jivvaluta d-dokumenti ġustifikattivi biex jiddetermina l-validità tat-talba għal akkomodazzjoni raġonevoli u jipproponi l-arranġamenti meħtieġa.

[3] Ara l-Artikolu 1d (4) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea: (...) Akkomodazzjoni raġonevoli, fir-rigward tal-funzjonijiet essenzjali tal-impjieg, għandha tfisser miżuri xierqa, fejn meħtieġ, li jippermettu lil persuna b'diżabbiltà li jkollha aċċess għal, tipparteċipa fi, jew tavvanza fl-impjieg, jew li tagħmel taħriġ, sakemm tali miżuri ma jimponux piż sproporzjonat fuq min iħaddem."