Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar, il-mod kif l-Ombudsman Ewropew jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif dik l-informazzjoni tintuża u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw is-suġġetti tad-data fir-rigward tad-data tagħhom.

Il-kontrollur huwa l-Ombudsman Ewropew. Il-kontrollur konġunt huwa l-Kummissjoni Ewropea (għall-ABAC, applikazzjoni finanzjarja u kontabilistika stabbilita mill-Kummissjoni biex timmonitorja l-eżekuzzjoni tal-baġit tagħha u biex tħejji l-kontijiet tagħha).

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

Data personali tal-offerenti, tal-kuntratturi u tal-kandidati, tal-persunal jew tas-sottokuntratturi tagħhom, li tista’ tinkludi:

• Data ta’ identifikazzjoni: L-isem, il-kunjom, in-numru tal-passaport, jew in-numru tal-ID;
• Funzjoni;
• Id-dettalji ta’ kuntatt (l-indirizz tal-posta elettronika, in-numru tat-telefown tan-negozju, in-numru tat-telefown ċellulari, in-numru tal-faks, l-indirizz postali, il-kumpanija u d-dipartiment, il-pajjiż ta’ residenza, l-indirizz tas-sit web);
• Ċertifikati għall-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali u t-taxxi mħallsa, estratt mir-rekords ġudizzjarji;
• Data finanzjarja: ir-referenza tal-kont bankarju (il-kodiċijiet IBAN u BIC), in-numru tal-VAT;
• Dikjarazzjoni fuq l-unur li l-offerenti mhumiex f'waħda mis-sitwazzjonijiet ta' esklużjoni msemmija fl-Artikoli 136 u 141 tar-Regolament Finanzjarju
• Formola rigward in-nuqqas ta’ kunflitti ta’ interess għall-membri tal-persunal tal-istituzzjonijiet jew tal-korpi tal-UE, kif ukoll għall-esperti involuti fil-proċess tal-għażla.

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

Id-data personali tinġabar u tiġi pproċessata ulterjorment għall-fini tal-ġestjoni u l-amministrazzjoni tal-proċeduri ta’ akkwist mill-Ombudsman Ewropew.

3. X’inhuma l-bażijiet legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

Il-bażi ġuridika għall-operazzjonijiet ta' pproċessar ta' data personali hija r-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni [1], b'mod partikolari l-Artikoli 160-179.

L-ipproċessar huwa meħtieġ abbażi tal-Artikoli 5 1(a), (b) u (c) tar-Regolament (UE) 1725/2018.

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

L-Ombudsman Ewropew huwa responsabbli għall-ipproċessar tad-data. Id-data tiġi pproċessata b’mod aktar speċifiku mill-Unità tal-Persunal, l-Amministrazzjoni u l-Baġit (PAB).

5. Min se jirċievi d-data?

L-Ombudsman Ewropew, is-Segretarju Ġenerali, il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni (jekk applikabbli); persunal responsabbli għall-ġestjoni tal-kuntratti fi ħdan l-unità rilevanti; persunal responsabbli għall-ġestjoni tal-offerti u l-kuntratti fl-Unità tal-PAB. It-trasferiment ta’ data personali huwa possibbli għal pajjiżi terzi jew għal organizzazzjonijiet internazzjonali.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

Il-fajls relatati mal-proċeduri tal-offerti, inkluża d-data personali, jinżammu fis-servizz inkarigat mill-proċedura sakemm tiġi ffinalizzata, u fl-Unità PAB għal perjodu ta’ 7 snin wara l-iffirmar tal-kuntratt. Is-siltiet mir-rekords ġudizzjarji jinżammu għal sentejn wara t-tmiem tal-proċedura rilevanti. Madankollu, l-offerti minn offerenti li ma jintgħażlux jinżammu għal 5 snin wara l-iffirmar tal-kuntratt.

7. Kif nipproteġu d-data tas-suġġett tad-data?

Il-fajls tal-karti jinħażnu f’armarju msakkar mill-unitajiet responsabbli. Il-fajls elettroniċi jinħażnu fuq servers bi drittijiet ta’ aċċess limitati għall-membri tal-persunal rilevanti tal-Unitajiet involuti fil-proċedura (jiġifieri, l-Unità PAB u l-Unità li fil-fatt se jużaw il-kuntratt).

Il-membri tal-Kumitat ta’ Evalwazzjoni għandhom aċċess għall-fajls għall-fini tal-evalwazzjoni u huma infurmati li ma għandhomx iżommu kopji wara t-tlestija tal-proċess ta’ evalwazzjoni.

Il-klawżoli kuntrattwali jiżguraw li l-kuntrattur jipproċessa d-data personali tal-persunal tal-EO fuq l-istruzzjonijiet tal-Ombudsman biss (klawżoli ta’ protezzjoni tad-data miżjuda mal-kuntratt ta’ servizzi/għamara u mal-Kundizzjonijiet ġenerali tal-kuntatt).

F’każ ta’ trasferimenti ta’ data personali lil pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, il-kuntratt iffirmat bejn l-Ombudsman u l-offerent rebbieħ jipprevedi klawżoli kuntrattwali standard li jiżguraw li d-data personali tiġi pproċessata f’konformità mar-regoli vinkolanti fuq l-istituzzjonijiet tal-UE.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek id-dritt li titlob aċċess għad-data personali tiegħek stess. Għandek ukoll id-dritt li titlob rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernak mingħajr dewmien. Id-dritt li tiġi rettifikata d-data jista’ japplika biss għal data fattwali pproċessata fi ħdan il-proċedura ta’ akkwist rilevanti. Dan id-dritt jista’ jiġi eżerċitat biss sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti. Madankollu, data ta’ identifikazzjoni mhux preċiża tista’ tiġi rettifikata fi kwalunkwe ħin matul u wara l-proċedura ta’ akkwist billi tintbagħat email lil eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

L-Ombudsman Ewropew se jwieġeb it-talbiet tiegħek mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn xahar wara.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar il-proċedura ta’ akkwist pubbliku lill-Ombudsman Ewropew, fl-indirizz li ġej: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Ombudsman Ewropew
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasburgu Cedex

Tista' tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew fl-indirizz li ġej: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

[1] ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1.