Din id-Dikjarazzjoni ta’ Privatezza tiddeskrivi kif l-Ombudsman Ewropew jipproteġi d-data personali tiegħek meta twieġeb għal konsultazzjoni tal-Ombudsman, u fejn, bħala tali, l-Ombudsman jaġixxi bħala l-kontrollur tad-data. Din id-dikjarazzjoni tistabbilixxi wkoll liema drittijiet għandek bħala suġġett tad-data.

B’mod partikolari, hija tispjega r-raġuni għall-ġbir u l-ipproċessar tad-data; il-mod kif l-Ombudsman jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data pprovduta; u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw il-kontributuri fir-rigward tad-data tagħhom.

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

Il-kontributuri jimlew il-formola ta’ kuntatt fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew, li tidderieġi l-kontribuzzjonijiet lejn il-kaxxa postali ddedikata għall-konsultazzjoni. Il-kontribuzzjonijiet jistgħu jintbagħtu wkoll permezz ta’ ittra jew email. Il-persunal rilevanti fl-uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew jipproċessa l-kontribuzzjonijiet.

L-Ombudsman Ewropew jista' jikkuntattja lill-kontributuri biex jitlob kjarifiki u/jew iqassam ir-riżultati tal-konsultazzjoni/inkjesta. Id-dettalji ta’ kuntatt tal-persuna responsabbli għall-inkjesta huma pprovduti fl-istedina biex twieġeb għall-konsultazzjoni.

Id-data personali miġbura u pproċessata ulterjorment hija data meħtieġa għall-parteċipazzjoni fil-konsultazzjoni, kif ġej: l-isem, il-kunjom, l-email, id-deskrizzjoni tal-impjieg, u l-lingwa ppreferuta għal aktar korrispondenza, lingwa oħra li wieħed jaċċetta tweġiba fiha, u l-kontenut (fil-biċċa l-kbira, il-fehmiet tal-individwu jew tal-organizzazzjoni dwar is-suġġett).

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

L-Ombudsman Ewropew jixtieq jagħti lill-pubbliku u lill-partijiet interessati l-opportunità li jesprimu l-fehmiet tagħhom fil-kuntest ta' inkjesti u inizjattivi strateġiċi li jibbenefikaw minn input estern u għalhekk jista' jniedi konsultazzjonijiet pubbliċi.

3. X’inhi l-bażi legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

Il-bażi legali għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar hija l-Artikolu 11 tat-TUE.

Id-data personali tiġi pproċessata f’konformità mar-Regolament 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-UE. L-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku (l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament 2018/1725).

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

Is-Settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni (ICT) tal-Ombudsman Ewropew jimmaniġġja d-data ppreżentata fis-sit web. Il-persunal tal-Ombudsman Ewropew responsabbli għat-twettiq ta’ konsultazzjonijiet pubbliċi u persunal awtorizzat, fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif”, se jkompli jipproċessa d-data ppreżentata mill-kontributuri.

5. Min se jkun ir-riċevitur tad-data?

Il-persunal tal-Ombudsman Ewropew responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar għandu aċċess għad-data personali tiegħek; kif ukoll persunal awtorizzat ieħor tal-Ombudsman Ewropew fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif”.

Bħala parti mill-proċedura ta’ inkjesta, l-Ombudsman Ewropew jibgħat lill-istituzzjoni, lill-korp, lill-uffiċċju jew lill-aġenzija rilevanti tal-UE l-kontribuzzjonijiet kollha li jirċievi. Fl-interess tat-trasparenza, l-Ombudsman Ewropew jagħmel kontribuzzjonijiet pubbliċi riċevuti għal konsultazzjoni.

Meta tikkontribwixxi għal konsultazzjoni, inti meħtieġ tidentifika lilek innifsek u lill-organizzazzjoni li qed tikkontribwixxi f’isimha. Kontribuzzjonijiet anonimi għall-konsultazzjonijiet mhumiex aċċettati. Dan biex jiġi evitat l-użu ħażin.

Fl-interess tat-trasparenza, l-Ombudsman Ewropew tagħmel kontribuzzjonijiet pubbliċi li tkun irċeviet bi tweġiba għal konsultazzjoni pubblika. Id-data personali tiegħek ma ssirx pubblika. Għandek tevita li tinkludi data personali bla bżonn fil-kontribuzzjonijiet tiegħek, b’mod partikolari data personali ta’ partijiet terzi. Jekk tali data tiġi inkluża, din tiġi redatta mill-verżjoni li ssir pubblika.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

Il-kontribuzzjonijiet jinħażnu fil-fajl tal-każ rilevanti f'konformità mal-politika ta' żamma tas-sistema ta' ġestjoni tal-każijiet tal-Ombudsman għal perjodu ta' għaxar snin wara li jingħalaq il-każ ^[2]. Dan jinkludi informazzjoni personali bażika (l-ismijiet, il-kunjomijiet, l-indirizz tal-posta elettronika), il-preferenzi lingwistiċi u t-tweġibiet. Il-kontribuzzjonijiet jiġu arkivjati skont il-politika tal-Ombudsman dwar l-arkivjar ^[3].

7. Kif nipproteġu d-data tiegħek?

Id-data elettronika tinħażen fuq is-servers tal-Ombudsman Ewropew. Din id-data hija protetta minn bosta miżuri ta’ sigurtà stabbiliti mis-settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni tal-Ombudsman Ewropew biex jiġu protetti l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-Istituzzjoni.

L-aċċess għad-data personali huwa protett permezz tal-ġestjoni tad-drittijiet ta’ aċċess, li huma strettament limitati u bbażati fuq il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”.

L-indirizzi tal-email qatt ma jsiru pubbliċi, iżda jinħażnu u jistgħu jintużaw mill-Ombudsman Ewropew għal korrispondenza relatata mat-tweġiba pprovduta.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Meta tikkontribwixxi għal konsultazzjoni, tista’ tagħżel jekk id-data personali tiegħek għandhiex tiġi ppubblikata jew le fuq is-sit web tagħna.

Għandek ukoll drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirrettifikaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek u d-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek.

L-Ombudsman Ewropew se jwieġeb it-talbiet tiegħek mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn xahar wara.

Fl-aħħar nett, għandek id-dritt li fi kwalunkwe ħin tirrikorri għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jekk tqis li l-Ombudsman Ewropew ikun kiser id-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament 2018/1725 minħabba l-ipproċessar tad-data personali tiegħek.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar il-konsultazzjonijiet pubbliċi tal-Ombudsman Ewropew, fl-indirizz li ġej: EO@ombudsman.europa.eu

Tista' tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew fl-indirizz li ġej: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

[2] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.