L-Ombudsman Ewropew

Wara li kkunsidrat

(1) Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (ir-”Regolament”)^[1], u b’mod partikolari l-Artikolu 45(3) tiegħu; u

(2) Id-Dokument ta’ pożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“l-EDPS”) dwar ir-rwol tal-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Data tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE,

Iddeċieda kif ġej:

Artikolu 1 Nomina tal-UPD

1. L-Ombudsman Ewropew għandu jinnomina Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (minn hawn’ il quddiem imsejjaħ “UPD”) fost il-membri tal-persunal tal-Ombudsman Ewropew abbażi tal-kwalitajiet personali u professjonali tiegħu jew tagħha, b’mod partikolari, l-għarfien espert tal-liġi u l-prattiki dwar il-protezzjoni tad-data u l-kapaċità li jwettaq il-kompiti tiegħu. Jista’ jiġi nominat Deputat UPD, wara konsultazzjoni mal-UPD^[2]. L-UPD jista’ jkollu persunal assistent.

2. Il-mandat tal-UPD għandu jkun ta’ ħames snin u għandu jkun eliġibbli biex jerġa’ jinħatar.

3. Id-dettalji ta’ kuntatt tal-UPD għandhom jiġu kkomunikati lill-EDPS u ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew.

4. L-UPD li ma jibqax jissodisfa l-kondizzjonijiet meħtieġa għall-qadi ta’ dmirijietu jew dmirijietha, jista’ jitkeċċa biss mill-Ombudsman Ewropew bil-kunsens tal-EDPS. L-Ombudsman Ewropew għandu jistabbilixxi li l-UPD ma jibqax jissodisfa dawn il-kondizzjonijiet fuq proposta mis-Segretarju Ġenerali. Għall-finijiet tal-kisba tal-kunsens tal-EDPS għal tali tkeċċija skont l-Artikolu 44(8) tar-Regolament, l-EDPS għandu jiġi kkonsultat bil-miktub. Kopja ta’ dak il-kunsens għandha tintbagħat lill-UPD.

Artikolu 2 Status tal-UPD

1. L-UPD jirrapporta għand is-Segretarju Ġenerali tal-Ombudsman Ewropew.

2. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 1, l-UPD għandu jaġixxi b’mod indipendenti. L-UPD ma jista' jirċievi l-ebda struzzjoni dwar l-eżerċizzju tal-kompiti tiegħu jew tagħha jew jitkeċċa jew jiġi penalizzat talli wettaq dawk il-kompiti.

3. L-Ombudsman Ewropew għandu jiżgura li:

(a) l-UPD ikun involut, kif xieraq u f’waqtu, fil-kwistjonijiet kollha relatati mal-protezzjoni tad-data;

(b) l-UPD ikollu ż-żmien u r-riżorsi meħtieġa biex iwettaq il-kompiti tiegħu jew tagħha, u biex isostni l-għarfien espert tiegħu jew tagħha; u

(c) ma jkun hemm l-ebda kunflitt ta’ interessi bejn il-kompiti u d-dmirijiet tal-UPD bħala tali u kwalunkwe kompitu u dmir uffiċjali ieħor li jista’ jitwettaq minnu jew minnha.

4. L-UPD u l-persunal assistent relatat huma marbuta b’segretezza jew b’kunfidenzjalità rigward it-twettiq tal-kompiti tiegħu jew tagħha, f’konformità mal-liġi tal-Unjoni.

Artikolu 3 Kompiti, dmirijiet u setgħat tal-UPD

1. L-UPD jinforma u jagħti pariri lill-Ombudsman Ewropew dwar l-obbligi tal-istituzzjoni skont ir-Regolament u skont dispożizzjonijiet oħra tal-Unjoni dwar il-protezzjoni tad-data.

2. L-UPD għandu jiżgura, b’mod indipendenti, l-applikazzjoni interna tar-Regolament u jissorvelja l-konformità mar-Regolament, ma’ liġi oħra applikabbli tal-Unjoni li jkun fiha dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data u mal-politiki tal-Ombudsman Ewropew fir-rigward tal-protezzjoni tad-data personali, inklużi l-assenjazzjoni tar-responsabbiltajiet, is-sensibilizzazzjoni u t-taħriġ tal-persunal involut fl-operazzjonijiet ta’ pproċessar, u l-verifiki relatati.

3. L-UPD għandu jiżgura li s-suġġetti tad-data jkunu infurmati dwar id-drittijiet u l-obbligi tagħhom skont ir-Regolament.

4. L-UPD għandu jagħti parir fejn ikun mitlub rigward il-ħtieġa għal

(a) notifika lill-EDPS u/jew komunikazzjoni lis-suġġett tad-data ta’ ksur ta’ data personali;

(b) valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data, jissorvelja l-prestazzjoni tagħha, u jikkonsulta lill-EDPS f’każ ta’ dubju dwar il-ħtieġa ta’ valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data; u

(c) konsultazzjoni minn qabel mal-EDPS, u jikkonsulta mal-EDPS f’każ ta’ dubju dwar il-ħtieġa ta’ konsultazzjoni minn qabel.

5. L-UPD għandu jwieġeb għat-talbiet mill-EDPS u, fil-kompetenza tiegħu jew tagħha, jikkoopera u jikkonsulta mal-EDPS fuq talba ta’ dan tal-aħħar jew fuq l-inizjattiva tiegħu jew tagħha stess.

6. L-UPD għandu jiżgura li d-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data ma jiġux affettwati b’mod negattiv minn operazzjonijiet ta’ pproċessar li l-Ombudsman Ewropew ikun il-kontrollur tagħhom.

7. L-UPD għandu jżomm reġistru ċentrali tar-rekords ta’ operazzjonijiet ta’ pproċessar u ta’ ksur ta’ data personali taħt ir-responsabbiltà tal-Ombudsman Ewropew. L-UPD għandu jiżgura li r-reġistru tar-rekords ta’ operazzjonijiet ta’ pproċessar ikun pubblikament aċċessibbli, anki elettronikament. Fuq talba, ir-rekords tal-attivitajiet ta’ pproċessar tal-Ombudsman Ewropew għandhom isiru disponibbli għall-EDPS.

8. L-Ombudsman Ewropew, il-Kumitat tal-Persunal u kwalunkwe individwu jistgħu jikkonsultaw lill-UPD, mingħajr ma jgħaddu mill-kanali uffiċjali, dwar kwalunkwe kwistjoni li tikkonċerna l-interpretazzjoni jew l-applikazzjoni tar-Regolament, sa fejn tkun tirrigwarda attivitajiet ta’ pproċessar ta’ data li l-Ombudsman Ewropew huwa l-kontrollur tagħhom. Sa fejn ikun possibbli, l-UPD għandu jipprovdi informazzjoni li tinftiehem mingħajr għarfien speċjalizzat.

9. L-UPD jista’ jagħmel rakkomandazzjonijiet lill-Ombudsman Ewropew għat-titjib prattiku tal-protezzjoni tad-data u jagħti pariri dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw l-applikazzjoni ta’ dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data għal attivitajiet ta’ pproċessar ta’ data li l-Ombudsman huwa l-kontrollur tagħhom.

10. L-UPD jista’, fuq inizjattiva tiegħu jew tagħha stess jew fuq talba tal-Ombudsman Ewropew, is-Segretarju Ġenerali, il-Kumitat tal-Persunal jew kwalunkwe individwu, jinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi direttament relatati mal-kompiti tiegħu jew tagħha u li jsir/ssir jaf/taf bihom, u jirrapporta lura lill-persuna li tkun ikkummissjonat l-investigazzjoni jew lill-Ombudsman Ewropew. Tali investigazzjonijiet għandhom jirrispettaw il-prinċipju ta’ ġustizzja u d-dritt tal-persuni involuti li jesprimu l-fehmiet tagħhom dwar fatti li jikkonċernawhom.

11. Is-suġġetti tad-data jistgħu jikkuntattjaw lill-UPD fir-rigward tal-kwistjonijiet kollha relatati mal-ipproċessar tad-data personali tagħhom u biex jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom.

12. Ħadd m’għandu jsofri preġudizzju minħabba kwistjoni li tinġieb għall-attenzjoni tal-UPD bl-allegazzjoni li seħħ ksur tar-Regolament.

13. Fit-twettiq ta’ dmirijietu jew dmirijietha, l-UPD għandu jkollu aċċess f’kull ħin għad-data li tifforma s-suġġett tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar u għall-uffiċċji, l-installazzjonijiet tal-ipproċessar tad-data u t-trasportaturi tad-data kollha.

14. Fit-twettiq tal-funzjonijiet tiegħu jew tagħha fir-rigward tal-ipproċessar imwettaq minn istituzzjoni oħra jew korp ieħor tal-Unjoni f’isem l-Ombudsman Ewropew, l-UPD jista’ jikkoopera mal-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-istituzzjoni kkonċernata jew tal-korp ikkonċernat.

Artikolu 4 Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha.

Magħmula fi Strasburgu, 09/10/2019

Emily O’Reilly

[1] ĠU 2018 L 295, p. 39.

[2] Meta jiġi nominat Deputat UPD skont din il-proċedura, l-espressjoni “UPD” tinftiehem bħala li tirreferi kemm għall-UPD kif ukoll għad-Deputat UPD.