Introduzzjoni

L-Ombudsman Ewropew huwa impenjat li jipproteġi d-data personali tiegħek u li jirrispetta l-privatezza tiegħek. L-Ombudsman tiġbor u tipproċessa ulterjorment id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.

1. X'data personali tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

• L-ewwel isem
• Titlu tal-impjieg
• Organizzazzjoni
• Data awdjo u/jew viżiva (bħal immaġnijiet u reġistrazzjonijiet tal-vuċi)

2. Għaliex u kif l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

L-Ombudsman Ewropew ipproduċiet sensiela ta’ filmati mmirati biex iqajmu kuxjenza dwar il-mandat tal-uffiċċju, dwar kif jista’ jgħin liċ-ċittadini, kif ukoll biex jiġbed l-attenzjoni tal-pubbliku dwar il-ħidma li saret f’xi oqsma ewlenin.

Il-filmati juru l-uċuħ wara l-ħidma tal-istituzzjoni, juru l-kooperazzjoni ma' istituzzjonijiet oħra tal-UE biex itejbu l-amministrazzjoni tal-UE, u jenfasizzaw ir-relazzjoni tagħha mal-- pubbliku kemm bħala lmentaturi kif ukoll bħala lmentaturi potenzjali, u bħala benefiċjarji ta' amministrazzjoni tal-UE aktar effiċjenti u trasparenti.

3. X’inhuma l-bażijiet legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

L-ipproċessar ta’ data personali huwa marbut mal-komunikazzjoni u l-promozzjoni tal-attivitajiet tal-Ombudsman (inkluż b’ritratti u reġistrazzjonijiet awdjoviżivi), li huma meħtieġa għall-funzjonament tal-Ombudsman, skont il-mandat tat-Trattati. Dawn id-dispożizzjonijiet huma l-Artikolu 11 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u l-Artikolu 15 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

Konsegwentement, dawk l-operazzjonijiet ta’ pproċessar huma legali skont l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725 (l-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni).

 4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

L-Ombudsman Ewropew huwa responsabbli għall-ipproċessar tad-data, kif ukoll il-Kummissjoni li ppubblikat il-filmat fuq il-portal awdjoviżiv tagħha.

5. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

Ir-reġistrazzjonijiet awdjoviżivi jintużaw għal skopijiet ta' komunikazzjoni fuq is-sit web tal-Ombudsman u l-kanali tal-midja soċjali tiegħu (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube), kif ukoll fuq il-portal awdjoviżiv tal-Kummissjoni. Kull min jara l-vidjows permezz ta 'kwalunkwe waħda minn dawn il-pjattaformi se jkollu aċċess għal din id-dejta.

6. Kemm idum inżommu d-data?

Il-materjal awdjoviżiv se jinżamm għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop li għalih ġie rreġistrat (jippromwovi l-mandat u l-attivitajiet tal-Ombudsman Ewropew) u jista’ jiġi arkivjat ukoll fi stadju aktar tard għall-preservazzjoni permanenti għal skopijiet storiċi biex l-istorja u l-wirt awdjoviżiv tal-Ombudsman Ewropew u tal-Unjoni Ewropea jiġu ddokumentati, ippreservati u magħmula disponibbli għall-pubbliku.

Jekk inti detentur tad-drittijiet u tixtieq li d-data tiegħek titneħħa mill-materjal awdjoviżiv, nistednuk tikkuntattja lill-Ombudsman Ewropew (ara l-intestatura 8 ta’ din l-istqarrija ta’ privatezza: “X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?).

7. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, l-Ombudsman daħħlet fis-seħħ għadd ta' miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf ta’ data, u l-alterazzjoni ta’ data jew aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirrettifikaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Fejn applikabbli, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, u li toġġezzjona għall-ipproċessar tagħha, kif ukoll id-dritt għall-portabbiltà tad-data. Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725 għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek.

Tista’ toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-kontrollur tad-data fuq eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Din l-oġġezzjoni għall-ipproċessar ma taffettwax il-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel it-talba tiegħek.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-kontrollur tad-data jew, f’każ ta’ kunflitt, lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tingħata taħt l-intestatura 9 ta’ din l-istqarrija ta’ privatezza. Meta tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri, ir-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-intestatura 10 hawn taħt) fit-talba tiegħek.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

- Kontrollur tad-data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, l-Ombudsman Ewropew fuq eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

- L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Ombudsman Ewropew

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

- Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD)

Għandek id-dritt ta’ rikors (jiġifieri tista’ tressaq ilment) lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk tqis li d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek mill-kontrollur tad-data.

10. Fejn issib informazzjoni aktar dettaljata

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Ombudsman jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Ombudsman Ewropew, li jkunu ġew dokumentati u nnotifikati lilhom. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-link li ġejja: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-Rekord li ġejja: 02/2023