(1)

L-Ombudsman Ewropew għandu s-setgħa li jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, skont ir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (2) (ir-“Regolamenti tal-Persunal”), u bid-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-4 ta’ Novembru 2004 li tadotta dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinari. Jekk meħtieġ, jinnotifika wkoll il-każijiet lill-OLAF.

(2)

Il-membri tal-persunal tal-Ombudsman Ewropew huma obbligati li jirrappurtaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi frodi u korruzzjoni, li huma ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll li jirrappurtaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat mid-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-20 ta’ Frar 2015 dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta.

(3)

L-Ombudsman Ewropew stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jittratta b’mod effettiv il-każijiet attwali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tiegħu tat-18 ta’ Diċembru 2017. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali li biha l-vittma allegata tal-fastidju tista’ tagħmel kuntatt mal-“korrispondenti tal-etika” tal-Ombudsman Ewropew u/jew mal-Kumitat ta’ Konċiljazzjoni.

(4)

L-Ombudsman Ewropew jista’ jwettaq ukoll investigazzjonijiet dwar ksur potenzjali tar-regoli tas-sigurtà għal informazzjoni klassifikata tal-Unjoni Ewropea (“IKUE”).

(5)

L-Ombudsman Ewropew huwa soġġett kemm għal awditi interni kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tiegħu.

(6)

Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi u investigazzjonijiet, l-Ombudsman Ewropew jikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni.

(7)

L-Ombudsman Ewropew jista’ jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali u mal-organizzazzjonijiet internazzjonali ta’ pajjiżi terzi, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.

(8)

L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll jikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.

(9)

L-Ombudsman Ewropew iwettaq inkjesti dwar il-każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina allegati fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji jew aġenziji tal-Unjoni, bl-eċċezzjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea li taġixxi fir-rwol ġudizzjarju tagħha. F’dan il-kuntest, l-Ombudsman Ewropew jista’ jkollu bżonn jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet u waqt l-inkjesti. L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-ilmentaturi kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.

(10)

Biex jissodisfa l-kompiti tiegħu, l-Ombudsman Ewropew jiġbor u jipproċessa l-informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża d-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja. L-Ombudsman Ewropew jaġixxi bħala kontrollur tad-data.

(11)

Skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 (“ir-Regolament”), l-Ombudsman Ewropew huwa għalhekk obbligat li jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.

(12)

L-Ombudsman Ewropew jista’ jkun meħtieġ li jirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi ta’ inkjesti amministrattivi, awditi, investigazzjonijiet u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll meħtieġ li jibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data kontra d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jagħti lill-Ombudsman Ewropew il-possibbiltà li jillimita, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament, kif ukoll tal-Artikolu 4 tiegħu sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-Ombudsman Ewropew huwa intitolat li jillimita dawk id-drittijiet.

(13)

L-Ombudsman Ewropew jista’, pereżempju, ikollu bżonn jirrestrinġi l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli tal-każ jew fl-istadju pre-dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Ombudsman Ewropew li jwettaq l-inkjesta b’mod effettiv, kull meta, pereżempju, ikun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.

(14)

Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhud jew ta’ informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-Ombudsman Ewropew jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(15)

Jista’ jkun meħtieġ li tiġi protetta informazzjoni kunfidenzjali dwar membru tal-persunal li jkun għamel kuntatt mal-korrispondenti tal-etika tal-Ombudsman Ewropew u/jew mal-Kumitat ta’ Konċiljazzjoni fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-Ombudsman Ewropew jista’ jkun jeħtieġ li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ dawk kollha kkonċernati.

(16)

L-Ombudsman Ewropew jista’, pereżempju, ikun jeħtieġ li jirrestrinġi l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġett tad-data msemmi f’dokument ta’ lment jew inkjesta dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul l-investigazzjoni fir-rigward tal-amministrazzjoni ħażina allegata f’istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE. L-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Ombudsman Ewropew li jwettaq l-inkjesta b’mod effettiv, kull meta, pereżempju, ikun hemm ir-riskju li l-persuna kkonċernata tista’ tipperikola l-inkjesta. L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll ikun meħtieġ jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-ilmentatur kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.

(17)

L-Ombudsman Ewropew għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-Ombudsman Ewropew għandu jagħti raġunijiet li fihom jispjega l-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet.

(18)

Fl-applikazzjoni tal-prinċipju tal-obbligu ta’ rendikont, l-Ombudsman Ewropew għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tiegħu tar-restrizzjonijiet.

(19)

Meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Ombudsman Ewropew u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Ombudsman Ewropew.

(20)

L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur li jinforma lis-suġġetti tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jippreżentaw ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS).

(21)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, l-Ombudsman Ewropew jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta’ informazzjoni bir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b’xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-Ombudsman Ewropew għandu jivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.

(22

) L-Ombudsman Ewropew għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari.

(23)

Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu jkun ikkonsultat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni.

(24)

L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt ta’ aċċess. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet ikunu japplikaw, l-Ombudsman Ewropew m’għandux għalfejn japplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni.