Plainte: OI/1/2021/KR

Intitulé de l’affaire: Comment la Commission européenne relève le défi des situations de «pantouflage» impliquant ses (anciens) membres du personnel.

Date: mercredi 15 décembre 2021

Inspection à distance et réunion

Présent

Représentants de la Commission:

Chef d'unité, DG HR

Chef d'unité adjoint, DG HR

Juriste, DG HR

Chargé(e) de mission, Secrétariat général

Représentants du Médiateur:

Mme Ángela Marcos Figueruelo, chargée des enquêtes

Mme Leticia Díez Sánchez, chargée des enquêtes

M. Koen Roovers, responsable des enquêtes

Mme Nina Klubert, stagiaire chargée des enquêtes

Introduction et informations procédurales

La réunion a débuté à 10h00 et s'est terminée à 13h15.

Le Médiateur européen examine actuellement comment la Commission a géré les situations de pantouflage impliquant ses (anciens) membres du personnel. La réunion a été organisée afin de clarifier les questions soulevées lors du contrôle des 100 décisions de la Commission concernant les situations de pantouflage impliquant des (anciens) membres du personnel de la Commission. La Commission a adopté ces décisions à la suite des demandes des membres du personnel souhaitant: a) exercer une activité professionnelle après avoir quitté la Commission («décisions au titre de l’article 16 ^[1]»); et b) exercer une activité professionnelle pendant un congé de convenance personnelle («décisions au titre de l’article 12 ter/40 ^[2]»). Les questions ont été envoyées à la Commission avant la réunion, accompagnées de la demande de réunion, le 15 octobre 2021. Étant donné que les questions figurant à l’annexe II de la demande de réunion d’inspection du Médiateur contiennent des données à caractère personnel, les réponses correspondantes de la Commission sont incluses dans une annexe qui doit être traitée de manière confidentielle à ce stade de l’enquête.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a informé les représentants de la Commission qu’ils recevraient un projet de rapport de la réunion d’inspection afin de vérifier son exactitude, avant de rendre publique toute partie du rapport.

Documents inspectés 

Les 25 juin et 8 septembre 2021, la Commission a partagé tous les documents qu’elle a identifiés comme relevant du champ d’application de la demande d’inspection de la Médiatrice européenne:

• les décisions prises par la Commission en 2019 et 2020 au titre de l’article 16 pour les cadres supérieurs et intermédiaires des DG suivantes: AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, ECHO, ENER, GROW, HOME, MARE, RTD, SANTE et TRADE, ainsi que les entités suivantes: cabinets, service juridique, secrétariat général et comité d’examen de la réglementation;
• les décisions prises par la Commission en 2019 et 2020 au titre de l’article 12 ter, paragraphe 40, à l’intention des cadres supérieurs et intermédiaires des DG suivantes: AGRI, CNECT, COMP, ECFIN, FISMA, RTD et TRADE, ainsi que des entités suivantes: cabinets, service juridique et comité d’examen de la réglementation;
• Les décisions de la Commission au titre de l’article 16 pour le personnel de la DG FISMA et celles du groupe de réflexion/pôle consultatif interne EPSC/IDEA de la Commission.
• les décisions de la Commission de 2021 au titre de l’article 16 concernant deux anciens directeurs généraux adjoints de la DG Concurrence, ainsi qu’une sélection de quatre autres décisions de 2021 au titre de l’article 16 concernant des cadres supérieurs choisis par la Commission.

La Commission a demandé le traitement confidentiel de ces documents.

Pris ensemble, l’inspection de ces décisions de la Commission relatives à des situations de pantouflage a comporté 100 dossiers contenant:

• 80 Décisions de la Commission au titre de l'article 16 sur les demandes d'autorisation de nouvelles activités professionnelles d'anciens membres du personnel ^[3]. 79 décisions ont autorisé la demande, imposant parfois des restrictions. Une décision a été négative, ce qui signifie que la nouvelle activité professionnelle envisagée n’a pas été autorisée.
• 20 Décisions de la Commission au titre de l’article 12 ter, paragraphe 40, relatives aux demandes d’autorisation d’exercer des activités professionnelles pendant un congé de convenance personnelle, concernant dix membres du personnel. Certaines décisions concernaient des demandes de renouvellement d'activités approuvées antérieurement.

À l’issue de la réunion d’inspection, le 20 décembre 2021, la Commission a communiqué à la Médiatrice:

• un document d’orientation interne daté de février 2021, que la DG HR fournit aux services compétents de la Commission afin qu’ils puissent évaluer les conflits d’intérêts potentiels entre la demande d’un ancien membre du personnel de ´ d’exercer une activité professionnelle après avoir quitté la Commission et les tâches effectuées au cours des trois dernières années de service; ainsi que
• une lettre du directeur général de la DG HR aux autres services de la Commission, datée du 23 juillet 2021, exposant les principes et critères d’évaluation des demandes d’activités extérieures des membres du personnel pendant les congés de convenance personnelle.

Discussion

En ce qui concerne les décisions relatives aux activités postérieures à l’emploi des anciens membres du personnel ^[4]:

1. Sur la base de l’inspection, il semble que la possibilité d’interdire un nouvel emploi, prévue à l’article 16 du statut par le législateur, soit rarement utilisée. Parmi les décisions au titre de l’article 16 adoptées par la Commission en 2019, 2020 et 2021 (à ce jour), combien comprenaient une interdiction (temporaire) de l’activité envisagée?

La Commission a déclaré que la possibilité d’interdire une activité postérieure à l’emploi n’est utilisée qu’en dernier recours si le risque ne peut être atténué par:

• le cantonnement, c’est-à-dire en limitant la portée de l’activité demandée et en interdisant au membre du personnel de traiter, par exemple, des dossiers spécifiques, des procédures législatives, des subventions, des appels à propositions, des affaires ou des questions liées aux travaux effectués au cours des trois dernières années de service, y compris des affaires connexes ou ultérieures et/ou des procédures judiciaires; ou
• Refroidissement, c’est-à-dire en imposant une période définie pendant laquelle l’ancien membre du personnel est exclu d’avoir (certains) contacts professionnels avec d’anciens collègues ou de représenter des parties adverses.

Dix décisions ont interdit une activité entre 2019 et 2021. La Commission a ajouté que ces chiffres ne donnent pas nécessairement une image précise de la situation, étant donné que les récentes activités de sensibilisation peuvent avoir contribué à une diminution du nombre de demandes d’activités qui devraient être interdites.

En outre, la Commission a ajouté que la DG HR entame régulièrement un dialogue avec les (anciens) membres du personnel afin de fournir des conseils sur l’activité prévue après l’emploi. Parfois, un tel avis «préliminaire» entraîne le retrait de ce qui aurait autrement été une demande problématique ou empêche le membre du personnel d’introduire une telle demande. Cette possibilité n'est pas reflétée dans les statistiques.

Les mesures de sensibilisation aux conflits d'intérêts comprennent la formation des membres du personnel. Cette formation est dispensée pendant la première journée de service, pendant la période de stage et régulièrement pendant la période de service. En outre, il existe une formation spécifique axée sur les activités postérieures à la cessation de service à la fin de l’emploi. Une formation sur l’éthique est dispensée sur la plateforme d’apprentissage en ligne de la Commission et plusieurs DG bénéficient également d’une formation supplémentaire particulière. Les chefs d'unité reçoivent une formation supplémentaire en matière d'éthique. Les statistiques de la Commission montrent que plus de 3 000 membres du personnel reçoivent une formation en éthique chaque année. En outre, des informations détaillées sont fournies sur l’intranet de la Commission, y compris des exemples de ce qui constitue un conflit d’intérêts. La DG HR travaille en étroite collaboration avec les personnes de contact en matière d’éthique dans d’autres services de la Commission et fournit des conseils individuels aux membres du personnel.

Enfin, la Commission a expliqué que la grande majorité des demandes sont formulées par des agents contractuels et des agents temporaires et/ou ne concernent pas des situations de conflit d’intérêts.

2. Comment la Commission assure-t-elle la cohérence des décisions qu’elle prend en ce qui concerne les nouveaux emplois d’anciens membres du personnel qui peuvent sembler présenter des risques de conflit d’intérêts comparables?

Ces risques pourraient inclure des mesures d’anticipation prises par un membre du personnel avant de passer à un nouveau rôle qui pourrait manquer d’impartialité, ou des activités futures directement liées au travail de la personne au cours des trois dernières années de service auprès de la Commission.

Le Conseil a fait remarquer qu'il y a plusieurs façons dont il assure la cohérence de ces décisions. En 2018, la Commission a procédé à une centralisation de tous les processus liés à l’éthique, ce qui a chargé la DG HR de fournir des avis sur toutes les demandes en matière d’éthique, notamment les déclarations des membres du personnel fondées sur l’article 11 bis du statut ^[5]. En outre, le comité mixte ^[6] est toujours consulté avant qu'une décision au titre de l'article 16 ne soit prise, tandis que le service juridique et le secrétariat général sont consultés afin de garantir que chaque projet de décision est à la fois solide sur le plan juridique et cohérent avec des cas similaires.

En outre, la Commission a mis en place davantage d’orientations internes, y compris, par exemple, des listes de contrôle. Bien que chaque cas soit évalué au cas par cas, la DG HR examine également les décisions antérieures afin de comparer les restrictions à imposer dans une affaire avec les restrictions imposées dans des décisions antérieures similaires.

Les risques spécifiques mentionnés dans la question sont pris très au sérieux par la Commission. L’article 11 bis du statut impose aux membres du personnel d’informer immédiatement l’autorité investie du pouvoir de nomination de ces situations. La Commission dispose d’un flux de travail spécifique pour ces «déclarations de conflit d’intérêts». L'autorité investie du pouvoir de nomination, qui prend la décision finale, est la DG de l'ancien membre du personnel. La DG HR est consultée avant qu’une décision finale ne soit prise, ce qui garantit la cohérence.

L'autorité investie du pouvoir de nomination doit prendre toutes les mesures appropriées, y compris, par exemple, décharger le fonctionnaire de sa responsabilité en la matière. Les unités responsables elles-mêmes prennent souvent des mesures pour prévenir un conflit d’intérêts, avant même qu’une décision ne soit prise conformément à l’article 11 bis du statut.

À la suite du réexamen en 2018 de la décision de la Commission ´s relative aux activités extérieures, le formulaire de déclaration de conflit d’intérêts fondé sur l’article 16 du statut a été adapté. Les membres du personnel doivent à présent confirmer qu'ils respectent l'article 11 bis du statut.

3. Lorsque la direction générale (DG) à laquelle un ancien membre du personnel a travaillé tout récemment est consultée par la DG des ressources humaines (HR), des «lignes directrices» sont fournies en pièce jointe à utiliser pour l’évaluation de l’emploi envisagé par l’ancien membre du personnel.

Pourriez-vous fournir une copie de ces lignes directrices?

La Commission a accepté de fournir une copie de ces lignes directrices au Médiateur européen.

Le document d’orientation a été créé afin de se conformer aux suggestions formulées par la Médiatrice européenne dans son enquête de 2019 sur la question ^[7].

Le document d'orientation se compose de trois parties:

1. le champ d'application et la procédure,
2. les options disponibles pour atténuer les risques de conflit d'intérêts et
3. des orientations sur l’évaluation.

En outre, le document d’orientation contient des informations générales supplémentaires, telles que les dispositions juridiques pertinentes.

La Commission a noté que le document d’orientation est systématiquement utilisé et a contribué à des évaluations plus étayées des risques de conflits d’intérêts fournies par les DG des anciens membres du personnel.

4. Comment la Commission veille-t-elle au respect des restrictions qui figurent dans ses décisions visant à atténuer les risques de conflits d’intérêts liés aux nouveaux emplois d’anciens membres du personnel?

Y a-t-il des cas où ces risques ont été réalisés et, dans l'affirmative, quelles mesures ont été prises?

La Commission précise que les anciens membres du personnel doivent respecter les obligations générales découlant du statut et des décisions de l’autorité investie du pouvoir de nomination les concernant individuellement. Ils reçoivent un rappel de ces obligations générales avant de quitter le service.

Les décisions fondées sur l’article 16 du statut sont communiquées au service compétent de la Commission des anciens membres du personnel, où elles sont diffusées selon le principe du besoin d’en connaître. Cette mesure constitue un moyen de contrôle efficace, par exemple en cas d'interdiction de contacts professionnels ou de lobbying vis-à-vis de l'ancienne DG ou de l'institution.

La Commission travaille selon une approche fondée sur la confiance: elle espère que les anciens membres du personnel informeront leur nouvel employeur des conditions imposées dans la décision et qu’ils consulteront l’autorité investie du pouvoir de nomination en cas de doute.

Bien que la Commission s’attende à ce que, le cas échéant, ses anciens membres du personnel informent dûment leurs nouveaux employeurs ou clients des restrictions applicables à leurs activités postérieures à la cessation de service, la Commission considère qu’elle n’est pas autorisée, d’un point de vue juridique, à interférer dans une relation bilatérale entre les anciens membres du personnel et leur nouvel employeur. Par conséquent, la Commission ne demande pas de preuve que les restrictions imposées ont été partagées avec le nouvel employeur.

En ce qui concerne le suivi des décisions au titre de l’article 16, outre les moyens de contrôle internes (voir ci-dessus sur la diffusion interne d’informations sur les restrictions), la Commission s’appuie également sur un contrôle externe effectué par d’autres institutions, le public et des tiers. Par exemple, les services de la Commission suivent activement les informations accessibles au public, telles que les rapports des médias. Un contrôle externe peut être exercé sur la base du rapport relatif aux activités professionnelles des hauts fonctionnaires après la cessation de leurs fonctions ^[8], qui est publié chaque année. En outre, le contrôle peut être exercé au moyen de demandes d’accès du public à des documents ou de questions du Parlement européen.

Le Médiateur européen a suggéré de mettre à disposition les informations relatives aux activités professionnelles des hauts fonctionnaires après la cessation de leurs fonctions plus rapidement, au lieu d'une fois par an. Toutefois, la Commission considère qu’elle est liée par le statut des fonctionnaires, qui fait référence à une publication annuelle du rapport, ainsi que par le règlement relatif à la protection des données ^[9].

La Commission considère que ces moyens de contrôle internes et externes, combinés à l’effet dissuasif des procédures disciplinaires, sont appropriés et proportionnés aux risques identifiés. 

La Commission ne peut exclure que des risques puissent se matérialiser. Elle estime néanmoins que les restrictions qu'elle impose atténuent efficacement les risques. Selon la Commission, les risques les plus fréquents peuvent être ceux liés à l’utilisation éventuelle par d’anciens membres du personnel de contacts professionnels développés en service actif en vue d’obtenir un accès privilégié aux services de la Commission. Toutefois, une interdiction temporaire des contacts professionnels combinée aux informations sur cette interdiction fournies sur la base du besoin d’en connaître aux services concernés atténue efficacement ces risques.

Si la Commission apprenait qu’un risque de conflit d’intérêts s’est matérialisé, ses services chercheraient immédiatement à prendre contact avec l’ancien membre du personnel. En outre, l’Office d’enquête et de discipline (IDOC) a le pouvoir d’enquêter plus avant sur ces questions et d’imposer des mesures dissuasives ainsi que des sanctions aux (anciens) membres du personnel en cas de violation d’une décision.

5. La Commission admet-elle que d’anciens membres du personnel – auxquels elle interdit de travailler sur certaines affaires ou questions directement liées à leurs anciennes fonctions – puissent néanmoins conseiller leurs nouveaux collègues sur de telles questions, par exemple au sein d’un cabinet d’avocats?

Si la Commission reconnaît qu'il s'agit d'un risque, qu'est-ce qu'elle fait pour contrer ce risque au moyen d'un suivi?

En ce qui concerne le comportement des anciens membres du personnel, la Commission est d’avis que les membres de son personnel respectent les normes éthiques les plus élevées pendant leur travail au service de la Commission et qu’ils continueront à respecter ces normes après la cessation de leurs fonctions.

La Commission a expliqué que les restrictions qu’elle peut imposer pour atténuer les risques de conflits d’intérêts liés aux activités postérieures à l’emploi des anciens membres du personnel peuvent inclure, dans leur champ d’application, la fourniture de conseils à des collègues (comme en témoigne le libellé des restrictions dans les décisions communiquées au Médiateur européen dans le cadre de la présente enquête). Il convient de rappeler que la condition/rappel suivante est généralement imposée dans ce type d’affaires: «en vertu de l’article 16, premier alinéa, du statut, l’obligation de se comporter avec intégrité et discrétion en ce qui concerne l’acceptation de certaines nominations ou de certains avantages de tout nouvel employeur ou de ses clients. L’obligation susmentionnée comprend l’abstention de conseiller ou de travailler pour le compte de l’un des clients sur des dossiers ou des questions particuliers (par exemple: contrats, dossiers stratégiques, subventions, dossiers, réclamations, enquêtes, procédures législatives en cours), auxquels un ancien membre du personnel a participé personnellement et substantiellement et qui impliquerait de s’appuyer sur des informations reçues dans l’exercice de ses fonctions qui n’ont pas été rendues publiques.»

Lorsque d’anciens membres du personnel ne sont pas autorisés à travailler sur certaines questions ou affaires, le fait de conseiller d’autres personnes sur ces questions est considéré comme un travail sur ces questions et constitue donc une violation des restrictions imposées. Par conséquent, la Commission n'accepte pas que d'anciens collègues puissent donner des conseils sur des questions sur lesquelles ils ne sont pas censés travailler. En tout état de cause, lorsqu’un ancien membre du personnel exerce une nouvelle activité professionnelle dans un cabinet d’avocats, la Commission interdit systématiquement à l’ancien fonctionnaire de travailler sur des affaires sur lesquelles il a travaillé à la Commission, conformément au devoir de discrétion et au principe général de confidentialité.

La Commission assume la bonne foi de ses anciens membres du personnel, ce qui va de pair avec le respect des obligations statutaires. Par conséquent, en cas de violation potentielle, la charge de la preuve incombe à la Commission et non à l’ancien membre du personnel.

D’autre part, en ce qui concerne les demandes d’exercer une nouvelle activité professionnelle dans des cabinets d’avocats, la Commission a noté qu’elle ne considérait pas ce type d’activité comme du lobbying (pour autant que l’activité réponde aux critères d’exclusion prévus dans l’accord interinstitutionnel établissant le registre de transparence – certaines activités spécifiques exercées par certains cabinets d’avocats constituent du lobbying). Tous les cabinets d’avocats ne sont pas inclus dans le registre ^{de transparence [10]}. En outre, les avocats suivent les règles déontologiques (éthiques et professionnelles) de leur profession. Ceux-ci incluent que les avocats ne devraient pas violer la confidentialité des informations fournies par d'anciens clients et qu'ils ne devraient pas utiliser ces informations à l'avantage d'un nouveau client.

6. Lorsque d’anciens membres du personnel qui participent à l’initiative «active senior» ^{de la Commission [11]} demandent également à exercer une activité extérieure (rémunérée), comment la Commission garantit-elle la compatibilité et l’absence de conflit d’intérêts potentiel?

L’initiative «active senior» est une initiative relativement nouvelle. Il permet aux anciens membres du personnel d'encadrement supérieur de continuer à contribuer aux activités de la Commission sur une base volontaire.

Lorsqu’un ancien membre du personnel participant à l’initiative demande à exercer une activité extérieure (rémunérée), deux évaluations distinctes seront effectuées. L’une concerne les risques de conflits d’intérêts avec les activités des anciens membres du personnel au cours de leurs trois dernières années de service à la Commission (si l’évaluation a lieu dans les deux ans suivant la cessation de leurs fonctions), et l’autre les risques de conflits d’intérêts liés à leur participation à l’initiative «senior actif».

En outre, les contrats senior actifs comprennent une section sur l'éthique. Les anciens membres du personnel participant au programme des seniors actifs doivent déclarer toutes leurs activités extérieures lors du recrutement et toute nouvelle activité extérieure qu’ils exercent pendant leur participation à l’initiative. La DG HR vérifie ces déclarations et, en cas de risque de conflit d’intérêts, l’ancien membre du personnel ne serait pas autorisé à participer à l’initiative.

7. Comment la Commission traite-t-elle tout risque de conflit d’intérêts entre les rôles des anciens membres du personnel en tant que conseillers spéciaux de la Commission et leurs activités postérieures à l’emploi?

Les procédures prévues à l'article 16 du statut et celles relatives aux conseillers spéciaux sont indépendantes et appliquées séparément. Si, au cours des deux premières années suivant la cessation de ses fonctions, un ancien membre du personnel s’engage en tant que conseiller spécial et introduit ensuite une demande d’activité postérieure à la cessation de ses fonctions, ce dernier ne peut être évalué au titre de l’article 16 du statut qu’au regard des trois dernières années de service.

Toutefois, une procédure spécifique ^[12] en place garantit qu’il n’y a pas d’incompatibilité entre une activité extérieure envisagée et le mandat d’un conseiller spécial (pendant la durée du mandat uniquement).

La DG HR participe aux deux évaluations.

Chaque conseiller spécial doit signer un document attestant qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts entre ses fonctions de conseiller de la Commission européenne et ses autres activités. 

En outre, lors de la nomination d’un conseiller, chaque membre de la Commission doit veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêts entre les futures fonctions de son conseiller spécial et toute autre activité professionnelle (rémunérée ou non) qu’il pourrait exercer.

Chaque demande de nomination d'un conseiller spécial doit être accompagnée de la documentation appropriée.

Les conseillers spéciaux potentiels doivent (remplir et) signer:

• une déclaration sur l’honneur (déclaration sur l’honneur) indiquant qu’ils ont connaissance des articles pertinents du statut (articles 11 et 11 bis) et qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts avec les fonctions qu’ils sont sur le point d’assumer, et
• une déclaration d’activités, vérifiée par la DG HR, certifiant qu’elle ne peut pas établir de conflit d’intérêts, avant leur entrée en fonction, afin de s’assurer qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts.

Sur la base de ces deux déclarations, le membre de la Commission responsable doit établir qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts concernant les conseillers spéciaux qu’il a choisis et doit confirmer sa demande de nomination par une «déclaration d’assurance».

8. Lorsqu’un ancien membre du personnel ayant récemment travaillé à la DG est consulté sur diverses demandes d’autorisation d’emploi de l’ancien membre du personnel, la DG reçoit-elle des copies des décisions de la Commission lors de leur adoption?

Si non, pourquoi pas?

La DG HR copie systématiquement les personnes de contact éthique de toutes les DG du système de gestion documentaire ARES de la Commission lors de l’envoi d’une décision au titre de l’article 16. Les personnes de contact peuvent ensuite partager la décision sur la base du besoin d’en connaître avec d’autres membres du personnel.

Dans les cas où plusieurs décisions sont prises sur la base d’une demande d’un ancien membre du personnel, les décisions sont envoyées dès qu’elles sont disponibles.

9. La Commission consulte le comité paritaire des représentants du personnel et des institutions sur les demandes d'autorisation d'activités postérieures à l'emploi des anciens membres du personnel. Le comité mixte peut émettre son avis sur la base d’une procédure écrite ou d’une discussion en personne.

Quels sont les critères pour la tenue d'une réunion en personne?

Les avis de la commission paritaire sur les projets de décisions de l'autorité investie du pouvoir de nomination concernant l'activité d'un ancien fonctionnaire/agent au titre de l'article 16 du statut sont acquis par procédure écrite conformément aux règles suivantes:

a) Dans les cas où l'AIPN n'a pas l'intention de refuser l'autorisation pour l'activité, ou a l'intention de soumettre cette autorisation à des restrictions, la commission paritaire est informée par une procédure écrite et émet un avis "a silentio" dans un délai de 5 jours calendrier.

Si, dans ce délai de cinq jours calendrier, trois membres titulaires ou suppléants du comité mixte se déclarent opposés au recours à la procédure écrite, la demande d'avis est automatiquement inscrite à l'ordre du jour de la réunion suivante du comité mixte;

b) Dans les cas où l'AIPN a l'intention de refuser l'autorisation pour l'activité, la demande d'avis est automatiquement ajoutée à l'ordre du jour de la prochaine réunion de la commission paritaire.

Le comité mixte cherche à parvenir à un avis commun par consensus ou vote à la majorité. Les avis sont adoptés à la majorité simple (7+1) des membres, compte tenu du fait que le président du comité mixte n'a pas de droit de vote. En cas d’égalité des voix (7-7), l’avis du comité mixte est considéré comme scindé («avis partagé»).

Une discussion en présentiel n’a lieu que si au moins trois membres et/ou suppléants du comité mixte s’opposent à l’avis décidé dans le cadre de la procédure écrite dans un délai de cinq jours. Dans ce cas, la demande sera ajoutée à l'ordre du jour de la prochaine réunion de la commission, pour être discutée en personne. Le comité mixte tient des discussions en personne sur tous les projets de décisions interdisant une activité. Toutefois, si le quorum n’est pas atteint lors de la réunion en présentiel, aucun avis ne sera adopté.

La DG HR fournit au comité toutes les informations nécessaires pour prendre une décision en toute connaissance de cause. L'organisation du comité mixte est déterminée par le comité lui-même.

10. La Commission informe-t-elle le comité paritaire des décisions finales sur les demandes d’autorisation d’emplois envisagés d’anciens membres du personnel, une fois qu’elles ont été adoptées?

Étant donné que le comité mixte n’est consulté sur les décisions au titre de l’article 16 qu’avant leur adoption et qu’il n’a aucune responsabilité en ce qui concerne la mise en œuvre des décisions au titre de l’article 16, la DG HR ne partage pas les décisions finales avec le comité mixte. Le statut ne contient pas non plus d’obligation d’informer le comité paritaire des décisions finales. Toutefois, afin de donner son avis, la décision à adopter est communiquée au comité. En principe, aucune modification n'est apportée à la décision après que le comité a rendu son avis. Par conséquent, les membres du Comité sont déjà au courant de la décision.

En ce qui concerne les décisions relatives aux activités extérieures du personnel en congé de convenance personnelle sans rémunération [^13]:

11. Comment la Commission assure-t-elle la cohérence des décisions qu’elle prend en ce qui concerne les activités extérieures des membres du personnel en congé sans rémunération de convenance personnelle qui peuvent sembler présenter un risque comparable de conflit d’intérêts, par exemple en raison d’un risque d’atteinte à la réputation de la Commission?

La Commission est pleinement déterminée à garantir l’intégrité de la pratique consistant à autoriser les activités extérieures des membres du personnel en congé sans rémunération pour raisons personnelles.

Il existe un flux de travail spécifique pour l’évaluation des demandes relatives à de telles activités ^[14]:

i. Chaque demande est évaluée de manière indépendante par les deux supérieurs hiérarchiques (ou un supérieur hiérarchique selon le cas), qui donnent leur avis motivé sur l’absence ou l’existence de risques potentiels.

ii. la demande est ensuite évaluée par le responsable éthique central de la DG HR, qui soumet l’avis au

iii. l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN)^[15], qui adopte l'approbation finale ou le rejet.

Dans le cas de demandes de renouvellement d’une autorisation, qui doivent être présentées chaque année, de nouvelles restrictions peuvent être imposées si la Commission a connaissance de risques qu’il convient d’atténuer pour protéger ses intérêts légitimes.

La DG HR, en tant qu’autorité investie du pouvoir de nomination, a adopté une approche plus stricte dans les cas où l’activité prévue doit avoir lieu dans des cabinets d’avocats, des cabinets de conseil et des services des affaires publiques d’organisations dans le même domaine d’expertise que celui dans lequel le membre du personnel travaille à la Commission, ou lorsque la Commission agit en tant qu’autorité de contrôle ou de réglementation dans ce domaine et, en particulier, lorsque les membres du personnel doivent représenter leur nouvel employeur devant la Commission. Cette approche a été partagée avec d'autres services de la Commission, les invitant à adopter une approche similaire. La Commission a expliqué que l’accord de la DG HR est nécessaire pour la décision finale de l’autorité investie du pouvoir de nomination, de sorte que, de facto, la DG HR est en mesure d’assurer une mise en œuvre correcte de cette approche.

12. Comment la Commission veille-t-elle au respect des restrictions prévues dans ses décisions qui visent à atténuer le risque de conflits d’intérêts liés aux activités extérieures des membres du personnel en congé sans rémunération?

La Commission a déclaré que le respect de la restriction était assuré de la même manière que pour les activités professionnelles postérieures à la cessation de service. La Commission précise que les membres du personnel, y compris ceux en congé de convenance personnelle, doivent respecter les obligations découlant du statut et des décisions de l’autorité investie du pouvoir de nomination les concernant individuellement. La Commission espère que les membres du personnel autorisés à exercer une activité extérieure pendant le congé de convenance personnelle informeront leurs nouveaux employeurs des restrictions qui leur sont imposées et qu’ils respecteront ces restrictions.

La Commission partage systématiquement avec les services compétents les restrictions qu’elle impose à l’activité extérieure des membres du personnel lorsqu’ils sont en congé de convenance personnelle sur la base du besoin d’en connaître, par exemple lorsque les restrictions comprennent une interdiction des contacts professionnels.

Outre les mesures internes susmentionnées, telles que le partage d’informations sur les restrictions fondées sur le besoin d’en connaître au sein des services d’origine des membres du personnel, elle suit de près les informations accessibles au public. Lorsque la Commission a connaissance d’une violation potentielle, elle en assure rapidement le suivi auprès de l’ancien membre du personnel concerné. En outre, l'IDOC a le pouvoir de mener d'autres enquêtes et de prendre des mesures si nécessaire. La Commission considère que ces moyens de contrôle internes et externes, combinés à l’effet dissuasif des procédures disciplinaires, sont appropriés et proportionnés aux risques identifiés.

13. La DG HR cherche-t-elle à obtenir des informations plus détaillées, au-delà de la description générale de l’activité présentée par le demandeur?

Cela peut se produire, par exemple, si le membre du personnel s’installe dans un cabinet d’avocats ou un cabinet de conseil où des questions pourraient se poser concernant la nature des clients et les cas pour lesquels le membre du personnel a l’intention de travailler/sur lesquels il a l’intention de travailler? Si oui, pouvez-vous donner quelques exemples?

La DG HR procède à une évaluation complète de la situation, en évaluant le risque de conflits d’intérêts liés aux activités extérieures qu’un membre du personnel en congé sans rémunération de convenance personnelle souhaite entreprendre. Pour ce faire, il engage un dialogue avec les membres du personnel. À la suite des suggestions techniques formulées par la Médiatrice européenne dans la décision clôturant l’enquête stratégique précédente sur le pantouflage, les questions posées au superviseur du membre du personnel ont été révisées afin de l’obliger à développer davantage un conflit d’intérêts potentiel.

La DG HR demande généralement des informations complémentaires au membre du personnel, à son supérieur hiérarchique ou à d’autres personnes chaque fois que cela est nécessaire. En outre, la DG HR mène sa propre enquête et s’informe, par exemple, des informations accessibles au public sur le nouvel employeur potentiel. Toutes les informations prises en compte par la DG HR sont communiquées à l’AIPN avant qu’elle ne prenne la décision finale.

En ce qui concerne spécifiquement les cabinets d’avocats, le risque de conflit d’intérêts dépend en grande partie de la question de savoir si le membre du personnel rejoindra un cabinet d’avocats travaillant dans le même domaine d’expertise ou dans un autre. Dans le premier cas, la DG HR demandera au membre du personnel des informations complémentaires sur les domaines d’activité et les clients potentiels afin d’évaluer s’il existe des risques.

Dans certains cas, les membres du personnel sont allés travailler dans des cabinets d’avocats dans différents domaines du droit par rapport à ceux dans lesquels ils travaillaient à la Commission, par exemple dans le domaine du droit national dans leur pays d’origine. Dans de tels cas, la Commission considère que les risques sont nettement plus faibles que dans les cas où les membres du personnel travailleraient dans le même domaine, dans lequel ils travaillaient à la Commission. Dans ce contexte, la DG HR tient également compte de la situation personnelle du membre du personnel concerné dans son évaluation (par exemple, si un membre du personnel doit retourner travailler dans son pays d’origine pour des raisons familiales).

Les déménagements vers des cabinets de conseil sont considérés comme particulièrement problématiques, car la représentation d’un intérêt privé devant la Commission, en particulier lorsqu’elle est liée aux travaux effectués tout en travaillant pour la Commission, peut donner lieu à des risques de conflits d’intérêts. De tels déménagements ne sont généralement autorisés qu'avec des restrictions, telles que l'interdiction de travailler sur des affaires impliquant la Commission ou concernant les questions sur lesquelles la personne a travaillé pendant qu'elle travaillait à la Commission.

Suivi

La Médiatrice et les représentants de la Commission sont convenus de discuter des progrès accomplis par la Commission dans le traitement des situations de «pantouflage», depuis la dernière enquête de la Médiatrice en 2019 ^[16] lors d’une réunion tenue le 20 janvier 2022.

Les représentants de la Commission conviennent de partager avec le Médiateur européen:

• Quelques détails statistiques supplémentaires sur les cas dans lesquels la Commission a imposé une interdiction (temporaire) d’une activité post-emploi envisagée entre 2019 et 2021. La Commission fournira chaque année une ventilation en agents contractuels, agents temporaires et agents permanents;
• Statistiques sur le nombre de demandes au titre de l’article 11 bis introduites entre 2019 et 2021;

 

Bruxelles, le 18 février 2022

 

Koen Roovers Angela Marcos Figueruelo

Agent des enquêtes Agent des enquêtes

Annexes :

· Annexe confidentielle contenant les réponses aux questions de l'annexe II de la demande de réunion  

 

[1] Adopté en vertu de l'article 16 du règlement n° 31 (CEE), 11 (CEEA), fixant le statut des fonctionnaires et le régime applicable aux autres agents de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique (ci-après dénommé "statut"), disponible à l'adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Adopté au titre de l’article 12 ter 40 du statut

[3] Certains anciens fonctionnaires ont demandé l'autorisation pour plusieurs activités.

[4] Il s’agit des décisions fondées sur l’article 16 du statut, voir https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] L’article 11 bis dispose que les fonctionnaires de l’Union ne peuvent, « dans l’exercice de [leurs] fonctions [...], traiter d’une question dans laquelle ils ont, directement ou indirectement, un intérêt personnel de nature à compromettre [leur] indépendance et, en particulier, des intérêts familiaux et financiers ».

[6] Voir annexe II du statut.

[7] Voir https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/fr/110608

[8] Voir: https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report_de.

[9] Article 16, paragraphe 4, du statut et règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, disponibles à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[10] Voir: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do.

[11] Dans le cadre de l’initiative « senior actif », les anciens membres du personnel peuvent participer sur une base volontaire à des missions ou activités non rémunérées exercées au sein de la Commission.

[12] Voir: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-rules-on-special-advisers_c2007_6655_en_0.pdf.

[13] Il s’agit des décisions fondées sur l’article 12 ter en combinaison avec l’article 40 du statut, voir https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[14] Les demandes de congé de convenance personnelle (qui sont distinctes de la demande d'exercice d'une activité professionnelle) sont traitées par une autre autorité investie du pouvoir de nomination: le commissaire aux ressources humaines pour les demandes présentées par des membres du personnel d'encadrement supérieur; pour les autres membres du personnel, l'autorité investie du pouvoir de nomination est le directeur général compétent. Les chefs de cabinet sont l'autorité investie du pouvoir de nomination des membres du personnel travaillant dans un cabinet.

[15] Dans le cas des cadres supérieurs, l'autorité investie du pouvoir de nomination est le directeur général des ressources humaines. Pour les autres membres du personnel, l'autorité investie du pouvoir de nomination est le directeur général compétent. Les chefs de cabinet sont l'autorité investie du pouvoir de nomination des membres du personnel travaillant dans un cabinet.

[16] Voir https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/en/110608.