M. Jeppe Tranholm‐Mikkelsen
Secrétaire général
Conseil de l'Union européenne
1048 BRUXELLES
BELGIQUE

Strasbourg, le 04/10/2017

Accès aux documents relatifs aux instances préparatoires du Conseil lors de l'examen de projets d'actes législatifs de l'UE (OI/2/2017/AB)

Monsieur,

Je vous remercie pour votre réponse, datée du 26 juillet 2017, aux 14 questions posées au Conseil dans le cadre de mon enquête stratégique concernant la divulgation de documents issus des discussions sur les projets d'actes législatifs de l'UE au sein des instances préparatoires du Conseil. La réponse contenait des explications utiles sur les quatre principaux aspects de l’enquête et énumérait diverses améliorations qui renforceront la capacité du public à suivre le processus décisionnel au sein du Conseil.

Afin d’obtenir une vue d’ensemble complète du processus interne d’enregistrement, de notation et de divulgation des documents préparatoires relatifs au processus législatif, je vous saurais gré de bien vouloir, conformément à l’article 3, paragraphe 2, du statut du Médiateur européen, prendre des dispositions pour que mon personnel inspecte trois dossiers relatifs à des actes législatifs adoptés en 2016.

Les dossiers pourraient être choisis par le Secrétariat général du Conseil (SGC), afin d'illustrer les différentes pratiques entre les services du SGC visées dans les conclusions générales de l'évaluation menée par le SGC en 2015 [1].

Il serait particulièrement utile de joindre dans les dossiers, outre les documents législatifs eux-mêmes, des notes internes ou des échanges de courriels qui contribueraient à illustrer dans la pratique:

· la manière dont l'évaluation prima facie a été effectuée au sein des services du SGC pour décider si les documents relatifs aux dossiers contrôlés devaient ou non porter la mention "LIMITE", conformément à l'annexe II du règlement intérieur du Conseil;

· comment et quand le statut LIMITE a été levé alors que les discussions étaient en cours (le cas échéant);

· comment et quand le dossier législatif a été rendu directement accessible après l'adoption finale de l'acte concerné (et quels documents n'ont pas été rendus directement accessibles), conformément à l'article 11, paragraphe 6, de l'annexe II du règlement intérieur du Conseil.

Ce contrôle serait également l'occasion pour mon personnel de voir l'ensemble des résultats de l'évaluation menée par le SGC en 2015 et de discuter des améliorations mentionnées dans la réponse du Conseil. Il s'agit notamment: (i) du nouveau système d'enregistrement des documents du Conseil, (ii) du projet interinstitutionnel visant à développer une plate-forme de rédaction commune, (iii) des outils techniques qui sont en cours de développement pour faciliter la divulgation publique des documents LIMITE et (iv) des différentes initiatives visant à simplifier davantage l'accès aux documents du registre public du Conseil.

Je vous saurais gré de bien vouloir prendre contact avec Mme Alice Bossière, chargée des enquêtes stratégiques (+ 32 2 283 34 01), afin de convenir d'une date appropriée pour l'inspection.

Le rapport d'inspection sera publié sur mon site web. Je tiens à souligner que, conformément à l’article 4, paragraphe 8, des dispositions d’exécution du Médiateur, l’inspection n’aboutira pas à ce que des tiers ou toute autre personne aient accès à des documents que votre institution identifie comme confidentiels au cours de l’inspection, ou à des informations contenues dans ces documents.

Je saisis également cette occasion pour vous informer que j’ai l’intention de lancer une consultation publique sur ces questions. Vous trouverez le texte de la consultation publique en annexe.

Je vous remercie une fois de plus pour votre bonne coopération en la matière.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Pièce jointe: consultation publique du Médiateur européen dans le document OI/2/2017/AB

[1] Dans sa réponse du 26 juillet, le Conseil a joint les conclusions générales de l'évaluation menée par son SGC au cours du premier semestre 2015 sur les principes régissant la rédaction des documents relatifs aux activités législatives en cours du Conseil.