Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ġbir u l-ipproċessar tad-data tal-applikanti; il-mod kif l-Ombudsman Ewropew (EO) jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data pprovduta; kif tintuża din l-informazzjoni; u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw il-kandidati fir-rigward tad-data tagħhom.

Il-kontrollur huwa l-Ombudsman Ewropew.

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

L-applikanti jipprovdu d-data tagħhom permezz tal-għodda ta’ applikazzjoni online (sit web). Għat-twettiq tal-proċedura tal-għażla, id-data tiġi importata f’għodda tal-IT imfassla biex tappoġġa u tiffaċilita l-proċedura.

Din id-data ġeneralment tinkludi, iżda mhijiex limitata għal: informazzjoni personali bażika (isem, kunjom, nazzjonalità, numru tat-telefon); informazzjoni li tinsab fis-CV (edukazzjoni, esperjenza ta’ xogħol, profiċjenza fil-lingwa eċċ.); kopji ta’ dokument li jagħti prova taċ-ċittadinanza tal-applikant; jekk ikun meħtieġ, dikjarazzjoni li tiddikjara kwalunkwe diżabilità biex jiġi żgurat li jkunu jistgħu jiġu stabbiliti l-miżuri ta' aċċessibbiltà meħtieġa; għall-applikanti li huma membri tal-persunal tal-UE, l-istatus amministrattiv (jiġifieri, uffiċjal stabbilit, aġent temporanju, eċċ.), l-istituzzjoni fejn jaħdmu, it-titlu tal-kariga attwali tagħhom, il-grad attwali tagħhom; informazzjoni li tinsab fi kwalunkwe ittra ta’ motivazzjoni; kopji tad-diplomi tal-applikanti; kopji tar-rapporti tal-persunal tal-applikanti, jekk applikabbli; kopji ta’ evidenza ta’ esperjenza professjonali, jekk applikabbli; tweġibiet għall-istudji tal-każijiet mibgħuta mill-kandidati.

Il-membri tal-persunal tas-settur tal-Unità-HR tal-PAB responsabbli għall-proċeduri tal-għażla jipproċessaw ukoll id-data, maħżuna f’folder kondiviż fis-server tal-EO, bħal: id-deċiżjonijiet li jaħtru l-Kumitati Konsultattivi tal-Għażla, in-noti ta’ eliġibbiltà ffirmati mill-Kumitat Konsultattiv tal-Għażla u approvati mill-Ombudsman; it-tabelli ta’ evalwazzjoni tal-kandidati; in-noti ta’ preselezzjoni sottomessi lill-EO. It-talbiet għal rieżami/għal informazzjoni mibgħuta mill-kandidati bl-email u t-tweġibiet rilevanti jinħażnu fil-kaxxa postali funzjonali “Career”.

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

L-għan tal-ipproċessar tad-data huwa li jiġu identifikati l-kandidati għall-mili tal-postijiet vakanti fl-Uffiċċju tal-EO u li titwettaq il-proċedura tal-għażla rilevanti.

3. X’inhi l-bażi legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

Il-bażi legali tal-proċedura li tirfed l-għażla ta’ uffiċjali u aġenti oħra hija r-Regolamenti tal-Persunal (u b’mod partikolari l-Artikolu 27-34), il-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-UE u d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-1 ta’ Diċembru 2014 li tadotta dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni relatati mal-ingaġġ u l-użu ta’ persunal kuntrattwali.

L-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku (l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament 2018/1725).

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

Is-Settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni (ICT) tal-Ombudsman Ewropew jimmaniġġja d-data ppreżentata fis-sit web. L-Unità tal-Persunal, l-Amministrazzjoni u l-Baġit (PAB) (is-Settur tar-Riżorsi Umani) u s-settur tal-ICT jimmaniġġjaw l-għodda tal-għażla.

5. Min se jkun ir-riċevitur tad-data?

L-Ombudsman Ewropew, is-Segretarju Ġenerali (SG), il-membri tal-persunal tas-Settur tal-ICT responsabbli għall-amministrazzjoni tad-data ppreżentata online, il-membri tal-persunal tal-Unità tal-PAB responsabbli għall-proċeduri tal-għażla (is-Settur tar-Riżorsi Umani), u l-membri tal-Kumitat Konsultattiv tal-Għażla. Fuq talba li ssir lis-settur tar-riżorsi umani, it-tim tas-SĠ jista’ jikkonsulta s-CV, l-ittri ta’ motivazzjoni u t-tweġibiet għall-istudji tal-każijiet tal-kandidati magħżula.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

Id-data tal-applikanti sottomessa lis-sit web tinżamm fil-kont personali online tagħhom għal sentejn, f’każ li l-applikanti jkunu jixtiequ japplikaw għal postijiet vakanti futuri. Jekk l-applikanti ma jaqbdux mal-kont tagħhom fi żmien sentejn, il-kont u d-data li jkun fih jitħassru awtomatikament wara li tintbagħat email ta’ notifika lill-applikant.

Id-data tal-applikanti li ma jintgħażlux titħassar mill-għodda tal-għażla, mill-folder kondiviż fis-server tal-EO u mill-kaxxa postali funzjonali “Career” sentejn wara t-tmiem tal-proċedura tal-għażla.

Id-data tal-kandidati reklutati tinżamm għal perjodu ta’ 10 snin mit-terminazzjoni tal-impjieg, jew mill-aħħar pagament tal-pensjoni li wara dan iż-żmien tinqered.

Parti mid-data (in-nazzjonalità, is-sess, il-pajjiż ta’ residenza, id-dati tal-applikazzjoni, in-numru tar-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni, in-numru ta’ referenza tal-proċedura tal-għażla, is-sena tat-twelid u l-lingwi mitkellma) tiġi anonimizzata u tinżamm għal finijiet statistiċi biss.

7. Kif nipproteġu d-data tas-suġġett tad-data?

Id-data tinġabar online b’mod sigur. L-aċċess għad-data fuq is-sit web huwa protett mill-password tal-għażla tal-applikant.

Id-data elettronika tinħażen fuq is-sit web u fuq is-servers tal-Ombudsman (għodda tal-għażla u folder kondiviż). Id-data hija protetta minn bosta miżuri ta' sigurtà stabbiliti mis-settur tat-Teknoloġiji tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni biex jipproteġu l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-Istituzzjoni.

L-aċċess għad-data personali huwa protett permezz tal-ġestjoni tad-drittijiet ta’ aċċess, li huma strettament limitati, skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”, mill-mandat tal-utent.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Int għandek id-dritt ta 'aċċess għad-dejta personali tiegħek stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif nużawha.

Għandek ukoll id-dritt li titlob rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernak, dment li tiġi ssalvagwardjata l-kunfidenzjalità tad-deliberazzjonijiet u tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-kumitat konsultattiv tal-għażla, flimkien mad-drittijiet ta’ applikanti oħra. L-applikanti jistgħu jirrettifikaw id-data ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-proċedura. Fir-rigward tad-data relatata mal-kriterji ta’ ammissibbiltà jew ta’ valutazzjoni, id-dritt ta’ rettifika jista’ jiġi eżerċitat sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-użu tad-data tiegħek mill-Ombudsman Ewropew għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek, fi kwalunkwe ħin.

Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek id-dritt li titlob li nħassru d-data personali tiegħek jew li nillimitaw l-użu tagħha.

L-Ombudsman Ewropew se jwieġeb it-talbiet tiegħek mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn xahar wara.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar il-proċedura tal-għażla ta’ uffiċjali u aġenti oħra fl-Uffiċċju lill-Ombudsman Ewropew, fl-indirizz li ġej: career@ombudsman.europa.eu

Kap tal-Unità tal-Persunal, l-Amministrazzjoni u l-Baġit
Ombudsman Ewropew
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasburgu Cedex

Tista' tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew fl-indirizz li ġej: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu